Тема 11: Автоматизированные системы управления, обработки и анализа информации.

11.1 Стратегическая роль информационных технологий в управлении.

11.2 Структура и составные АСОИ.

11.3 . Постановка задач, разработка алгоритмов и получения результатов.

Основной предпосылкой для организации системы объективного информационного обеспечения менеджмента на объекте управления является функционирование системы автоматизированного сбора и обработки информации при безбумажной информационной технологии.

Социально-экономический объект управления, будь то предприятие, или это производственное объединение, акционерное общество, фирма, биржа, банк, коммерческая структура, учреждение и т.п. (далее - предприятие), является организационно-экономической системой.

 В этих объектах управления (предприятиях) взаимосвязь руководящей и управляемой систем определяется через информационную систему, в которой информационные совокупности, характеризующие нормативные, плановые, справочные и фактические явления и процессы, также тесно взаимосвязаны и взаимозависимы.
Взаимосвязь информационных совокупностей рассмотрим на примере промышленного предприятия, где конструкторская и технологическая информация характеризует структуру и технологию изготовления изделий, нормативная и расценочная информация является базой при планировании производства этих изделий, а справочная информация хорошо дополняет только указанную.

Учетная или первичная (фактическая) информация характеризует процессы и явления, происходящие у производственно-хозяйственной и др. деятельности.
Через эту, фактическую, информацию определяется степень выполнения плана производства по изготовлению изделий по всем параметрам и соответствие их конструкторским и технологическим требованиям.

Стоит учитывать, что элементы информационной системы - информационные совокупности на предприятии - не только взаимосвязаны и дополняют друг друга, но и многократно повторяются.

Эта характерная особенность (повторение) весьма эффективно используется при применении ПЭВМ.

 Например, если нормативно-плановая и конструкторско-технологическая (т.е. условно-постоянная) информация несет сообщение, что, в каком (заданном) количестве, как, где, на чем, с помощью чего, в каких условиях и т.д. надо делать, то фактическая (учетная) информация отвечает на вопрос, кто сделал, а также, что, в каком (фактическом) количестве, как, где, на чем, с помощью чего, в каких условиях и т.д. уже сделано.

Как видим, первая часть информации - условно-постоянная - дополняется второй частью - фактической. При этом в обеих частях есть немало общего. Так, информация, которая отвечает на вопрос, что, как, где, на чем, с помощью чего и в каких условиях, есть в обеих частях, и только информация, которая отвечает на вопрос кто сделал и в каком количестве, это новое дополнение (есть переменная информация). Если фактический показатель в каком количестве будет отвечать плановым или нормативным, то он уже не будет новым дополнением.
Если сбор и обработка информационных совокупности выполняется вручную, то эти общие условно-постоянные показатели в процессе управленческих и других операций многократно переписываются специалистами различных уровней - конструкторами и технологами, плановиками и бухгалтерами, экономистами и нормировщиками.
Другое дело, если эти условно-постоянные показатели один раз зафиксировать на машинных носителях. Тогда специалисты смогут многократно использовать эти показатели в своей работе не только во время сбора первичной информации, в учете и т.д., но и при информировании менеджеров. Так, когда дополнить их фактическими показателями, возникающих в производственно-хозяйственной деятельности, то всю эту информационную совокупность можно обрабатывать автоматически на ПЭВМ.
Указанные процессы можно осуществить, используя комплексы средств вычислительной и информационной техники, с помощью которой рационально выполняются четыре группы основных операций: сбор и передача информации в ПЭВМ, ее обработка по заранее разработанным алгоритмам и программам, выдача обработанной информации пользователям, хранение и поиск информации. В зависимости от эксплуатационных возможностей и степени применения указанной техники при выполнении этих операций происходит частичная и комплексная механизация операций, частичная и полная их автоматизация. Полная или комплексная автоматизация информационных операций на практике и в литературе известна как система машинной или автоматизированной обработки информации.
В современных условиях, когда нужно не только собирать и обрабатывать информацию, но и иметь возможность обеспечивать ею менеджеров и специалистов разных уровней, указанная система получила дальнейшее развитие и действует как система автоматизированного сбора и обработки информации.
Чтобы организовать систему автоматизированного сбора и обработки информации, используемой для управления объектом, нужно создать такие процессы, при которых вероятна первичная информация (которая характеризует производственно-хозяйственную и иную деятельность) один раз в минимальном составе в ритме производства измерялась бы и фиксировалась (а иногда и первично обрабатывалась) и в том же ритме (при необходимости) передавалась по каналам связи в ПЭВМ пользователей и комплексно (системно, то есть всесторонне по соответствующим алгоритмам) обрабатывалась (вместе с условно-постоянной) на ПЭВМ так, чтобы полученная в максимуме исходная информация была закончена обработкой и полностью отвечала бы всем требованиям управления объектом, в том числе информированию менеджеров и специалистов разных уровней, а также процессам конструкторской и технологической подготовки производства, нормирования и планирования, учета и контроля, составление установленной сводной отчетности и проведение комплексного экономического анализа за разные периоды времени и по разным структурных звеньям и объекта управления в целом. В этом и заключается ее сущность.
Такая система сбора и обработки информации может создаваться на разных уровнях, в масштабе разных организационно-управленческих звеньев - цеха или производственной единицы, предприятия или производственного объединения, отрасли, региона и т.д.

 С увеличением масштабности управленческого звена значительно растут трудоемкость и сложность организации системной обработки информации.
Теперь рассмотрим сущность этой системы в деталях.
При создании системы автоматизированного сбора и обработки информации в первую очередь необходимо организовать комплексы АРМ, объединённые, например, локальной сетью, с помощью которых собиралась бы первичная информация в местах ее массового возникновения в ритме производства (то есть во время, близкое к реальному) при без бумажной информационной технологии. При этом должны быть определены единые шаги для информационных совокупностей в планировании и учете производственно-хозяйственной и иной деятельности. Это значит, что нормативно-плановые показатели должны быть рассчитаны с учетом почасового (то есть на час рабочего времени, изменение и т.д.) и по объектного (то есть на рабочее место, бригада, цех и т.д.) факторов, как это характерно для фактических (учетных) показателях.
Проведенные исследования подтверждают, что комплексы АРМ на крупных производствах, например, объединениях, по ресурс обеспечивающему признаку (материальные, трудовые, финансовые ресурсы, а также основные средства, готовая продукция и общепроизводственные деятельность), организовать целесообразнее, чем по другим признакам.
Такой подход к организации системы комплексов АРМ на объекте управления позволит: обеспечивать взаимосвязь и контроль процессов сбора и обработки информации по горизонтали (между структурными подразделениями) на каждом уровне, по каждой предметной области – ресурс обеспечиваемой подсистемой, оперативно и всесторонне обеспечивать по каждой подсистеме и на всех уровнях (по вертикали) решения функциональных вопросов управления (нормирование и регламентация, планирование, учет и контроль, сводная отчетность, экономический анализ и принятие управленческих решений) по всем видам производства, оперативно осуществлять информирование менеджеров и специалистов разных уровней достоверной, полной и объективно необходимой информацией о состоянии ресурсов, особенно приоритетных в управлении производством, а также о процессах и операциях, происходящих на предприятии и в его структурных звеньях; решать проблему своевременного автоматизированного формирования достоверных результатов (показателей) производственно-хозяйственных и другой деятельности предприятия в целом, а также получение сводных финансовых показателей для формирования установленной отчетности за разные периоды времени.
В практическом плане система комплексов АРМ на предприятии может иметь такую ​​структуру, которая образует техническую основу оперативного автоматизированного управления производством на высоком качественном уровне.

 Комплекс АРМ по управлению производством, выпуском и отгрузкой готовой продукции включает следующие основные АРМ:

звено низового уровня - АРМ мастера производственного участка (это АРМ для сбора и обработки данных о выработке рабочих-сдельщиков), АРМ заведующего складом и (или) кладовщика ; звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ нормировщика, АРМ технолога, АРМ менеджера; звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера по сводным показателям, АРМ плановика, АРМ коммерческого руководителя, АРМ руководителя.
Комплекс АРМ по управлению основными средствами включает следующие основные АРМ: звено низового уровня - АРМ мастера по оборудованию; звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ технолога, АРМ менеджера, руководителя; звено высшего уровня - АРМ плановика, АРМ главного технолога, АРМ руководителя.

Комплекс АРМ по управлению материальными ресурсами включает следующие основные АРМ: звено низового уровня - АРМ заведующего складом и (или) кладовщика; звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ экономиста, АРМ нормировщика, АРМ менеджера, руководителя; звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера по сводных показателей, АРМ плановика, АРМ руководителя.

Комплекс АРМ по управлению трудовыми ресурсами включает следующие основные АРМ: звено низового уровня - АРМ мастера участка (это АРМ и для сбора и обработки данных о выработке), АРМ табельщика; звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ нормировщика, АРМ кадровика, АРМ менеджера по персоналу; звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера из сводных показателей, АРМ экономиста, АРМ плановика, АРМ менеджера, руководителя.

Комплекс АРМ по управлению финансовыми ресурсами включает следующие основные АРМ: звено низового уровня - АРМ кассира и банковских расчетов; звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ экономиста, АРМ плановика, АРМ менеджера, руководителя; звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера из сводных показателей, АРМ старшего плановика, АРМ старшего экономиста, АРМ руководителя.

Следует заметить, что названия указанных выше АРМ пользователей должны прежде всего функциональную (по ресурсному признаку), а не должностную, направленность, поскольку на объектах управления одни и те же должности пользователей, особенно в условиях рыночной экономики, имеют разные названия.
Кроме указанных комплексов АРМ, есть и такие ПЭВМ, используемые по предприятию в целом: как централизованные (сервер), для размещения распределительной базы (баз) данных, библиотеки описанных форм первичных (входящих) и исходящих документов, текстов-заготовок, регламентирующей и другой информации, для формирования сводных показателей по предприятию в целом; как централизованные (сервер), для связи с внешними обьектами управления, связанные с данным предприятием и расположены во внешней среде, для главного руководства предприятия, для архива , службы маркетинга, других нужд.

Когда создают систему комплексов АРМ различных уровней, то следует иметь в виду, что количество ПЭВМ на том или ином звене (рабочем месте) полностью зависит от объемов собираемой на этом АРМ, сроков ее обработки и периодичности выдачи ее пользователям. Поэтому допускается, чтобы одна ПЭВМ использовалась несколькими пользователями.
Режим труда указанных АРМ не одинаков. Если АРМ звена низового уровня обычно работают в ритме производства, то есть тогда, когда выполняются производственно-хозяйственные и другие массовые операции и информация о них фиксируется в ПЭВМ, то АРМ звеньев старших уровней или те, что выполняют отдельные операции, работают в более «свободном» или «снисходительном» режиме.

Информационное обеспечение системы комплексов АРМ подразумевает организацию такой информационной базы, которая бы регламентировала информационные связи, обеспечивала необходимыми данными все АРМ и тому подобное. Централизованная ПЭВМ (сервер) включает в себя распределенную базу данных и обеспечивает поддержку и дробление ее на подбазы, размещаемые на отдельных АРМ; простоту доступа к любой подбазе с учетом санкционированного доступа высокую производительность манипулированием данными и т. д. Структура же информационной базы должна быть такой, которая бы обеспечивала минимальную избыточность данных, удобство организации архива и т.д.
Указанные комплексы АРМ обеспечивают непрерывность и всеохватность информационного цикла (служба маркетинга - конструкторская разработка - технологическая подготовка - планирование- производство - учет - отгрузка изделий - расчеты с покупателями - составление сводной отчетности - анализ - управление производством), которые полностью отражаются в информационной системе и в ее базе (базах) данных.
Структурно система комплексов АРМ объединяется преимущественно локальной сетью, в которой микро-ЭВМ, ПЭВМ, терминалы и другая информационная техника взаимосвязаны с помощью каналов как между собой, так и с одним или несколькими средними, или крупными (центральными) ЕОМ.

В системе комплексов АРМ предприятия, в которой ПЭВМ объединены локальной сетью, принципиально по-другому организуются информационные потоки между пользователями или процессами. Например, фактическая информация о движении материальных ценностей на складе формируется на АРМ заведующего складом (звено низового уровня). Затем она автоматически, в соответствии с регламентирующей информацией менеджеров и специалистов разных уровней, передается на ПЭВМ - АРМ соответствующих пользователей.
Так, данные о поступлении материальных ценностей на склад, сформированные на АРМ заведующего складом, передаются в ритме производства: на АРМ бухгалтера материальных ценностей (звено среднего уровня) для контроля за точностью и правильностью оприходования этих материалов на складе, а также для формирования данных о заготовке материальных ценностей (в том числе выявление разницы в ценах поставщиков и предприятия), расчетов с поставщиками и т.д., на АРМ экономиста отдела материально-технического обеспечения (звено среднего уровня) для контроля за выполнением договорных поставок поставщиками и других операций (контроль обеспечения запасов на складе и т.д. ), на АРМ руководителя отдела материально-технического обеспечения (звено среднего уровня), а в ряде случаев и на АРМ заместителя первого руководителя (звено высшего уровня), который отвечает за обеспечение этим ресурсом производства в целом, а также для выработки и принятия решений, особенно в дефицитной номенклатурой материальных ценностей, на АРМ старшего бухгалтера (звено высшего уровня) для возведения данных о материальных ценностях в различных аспектах по предприятию в целом.
Таким образом, применение технических средств для автоматизированного выполнения указанных операций ощутимо снижает трудоемкость сбора и обработки фактической (первоначальной) информации, значительно уменьшает количество ошибок, высвобождает много времени у руководителей и специалистов для выполнения других, творческих обязанностей. Более того, на объекте управления создаются реальные условия для всестороннего одноразового сбора и многократной обработки информации на различных участках, начиная с той, где информация возникает впервые, то есть с конструкторской подготовки производства. Конструкторская (состав изделия) информация, зафиксированная на машинном носителе, на разных этапах управленческо-производственных процессов автоматизировано дополняется технологической, а дальше нормативной, плановой и, наконец, фактической информацией.

Все это свидетельствует о том, что переход от механизации или автоматизации на отдельных участках учета и планирования до системного автоматизированного сбора и обработки информации по предприятию в целом является не только объективной необходимостью, но и реальностью.
Благодаря совершенствованию технических средств и методов сбора и обработки информации возникла реальная возможность собирать массовую первичную информацию в ритме производства, то есть за время, близкое к реальному, перейти от решения отдельных учетно-плановых и нормативных задач к системному выполнения задач управления предприятием в целом. Этому способствует и внедрение без бумажной информационной технологии.
Кроме того, функционирование этой системы способствует разработке усовершенствованных форм и методов управления предприятием и эффективному его использованию для производственных целей, а также создает условия для подъема культуры управления, сокращает сроки выработки и принятия управленческих решений, улучшает их качество и т.п.

В международной практике термины «система автоматизированного сбора и обработки информации по новой информационной технологии »и« система объективного информационного обеспечения менеджмента » вместе с механизмом объективного информирования менеджеров (руководителей) и специалистов разных уровней в ряде случаев соответствует термину «система обработки данных » (data - processing system) или термина «управленческая информационная система» (management information system), которая считается формальной системой, обеспечивающей руководителей информацией, необходимой для принятия управленческих решений.

Так, используя комплексы АРМ и их сети при применении безбумажной информационной технологии, можно организовать не только систему автоматизированного сбора и обработки информации, но и систему объективного информационного обеспечения менеджмента как на объекте управления в целом, так и на его структурных звеньях.

Однако ПЭВМ, объединенные коммуникациями, могут быть эффективно использованы для сбора и обработки необходимой информации не только на данном объекте управления, но и за его пределами.