Синтетические счета бухгалтерского учета позволяют сформировать бухгалтерскую информацию таким обра­зом, чтобы заинтересованные пользователи могли составить пред­ставление об общем количестве, структуре и движении активов - в зависимости от их ликвидности и периода использования в производстве (оборотные или внеоборотные); структуре и движении пассивов - в зависимости от принадлежности источников (собствен­ные или заемные), а также от сроков погашения обязательств (краткосрочные или долгосрочные). Кроме того, изучение данных по синтетическим, счетам бухгалтерского учета (которые в бухгалтерском балансе иногда объединяют по признаку однородности) может по­зволить составить общее представление о финансовом состоянии организации и ее перспективах.

Однако для целей оперативного и управленческого учета, а так­же для организации и осуществления действенного внутрихозяйст­венного контроля необходима более точная детализация данных. Для этого вводятся субсчета и счета аналитического учета, откры­ваемые к соответствующим синтетическим счетам.

Синтетические счета 1 порядка      

Субсчета 2 порядка

           Субсчет 1                                               Субсчет 2                                                   Субсчет 3

                                                                                                Аналитические счета 3 порядка

Аналитические счета 1, 2, 3               Аналитические счета 1, 2, 3                   Аналитические счета 1, 2, 3

                                                                                                Аналитические счета 4 порядка

Аналитические счета 1, 2, 3               Аналитические счета 1, 2, 3                    Аналитические счета 1, 2, 3

Рис. 2. Система синтетических счетов, субсчетов и аналитических счетов.

Приведенная схема не означает, что субсчета аналитичес­кого учета необходимо открывать к каждому счету более высокого уровня: субсчета и счета аналитического учета открываются в зависимости от потребностей бухгалтерского, управленческого и оперативного учета. Часто для этих целей достаточно открыть бухгалтерские счета трех-четырех порядков: синтетического, нескольких субсчетов к синтетическому счету и по два-четыре аналитических счета к каж­дому или некоторым синтетическим счетам.

Например, Планом счетов к счету 10 «Материалы» предусмот­рено открытие  девяти субсчетов («Сырье и материалы», «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали», «Топливо», «Тара и тарные материалы», «Запасные части», «Прочие материалы», «Материалы, переданные в переработку», «Строитель­ные материалы», «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»). К субсчету «Сырье и материалы» могут открываться счета аналити­ческого учета «Сырье», «Основные материалы», «Вспомогательные  материалы» и т.п., к субсчету «Топливо» - счета аналитического уче­та «Нефтепродукты», «Твердое топливо», «Газообразное топливо», «Тепловая энергия» и т.п. К счету аналитического учета III порядка «Нефтепродукты» могут открываться аналитические счета IV поряд­ка - «Нефть», «Дизельное топливо», «Бензин», «Талоны на нефте­продукты» и т.д.

Синтетические счета – счета, на которых имущество организации, ее обязательства и хозяйственные процессы отражаются в обобщенном виде. К ним относятся счета «Основные средства», «Материалы», «Уставный капитал», «Расчеты по оплате труда» и др. Синтетический учет ведется только в денежном выражении.

Аналитические счета – счета, на которых отражаются детальные данные по каждому отдельному виду имущества, обязательств организации и процессов. Аналитические счета открываются в дополнение к синтетическим с целью их детализации и получения частных показателей по каждому отдельному виду имущества, обязательств организации и процессов.

Основным необходимым условием при открытии и ведении суб­счетов и аналитических счетов является соответствие суммарных оборотов и остатков по счетам более низкого уровня оборотам и ос­таткам по тем счетам, к которым они открыты. Например, все обороты и остатки по субсчетам, открытым к счету 10 «Материалы», должны со­ответствовать оборотам и остаткам по самому синтетическому счету; сумма оборотов и остатков по аналитическим счетам, открытым к субсчету «Топливо», должна соответствовать оборотам и остаткам по этому субсчету и т.д.