Главная цель коммуникации — обмен информацией различного рода. Коммуникации проявляются, главным образом, в наличии информационных связей. Если они нарушены или их нет вообще, нет и не может быть коммуникации. Информация — это необходимое условие коммуникаций, но понятие коммуникации не сводиться полностью к понятию информации или информационных связей. В коммуникациях важную роль играет личностный фактор. При одинаковой информации коммуникации складываются различным образом.

Эти два аспекта коммуникации — информационный и личностный — необходимо обязательно учитывать в менеджменте.

Внешние коммуникации — коммуникации между организацией и внешней средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

Внутренние коммуникации — коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными.

Современные средства коммуникации, которые могут использовать организации:

- электронная почта;

- голосовая почта;

- факс;

- телеконференция;

- видеоконференция;

- электронный обмен данными;

- интрасети, или внутренние сети.

В процессе обмена информации можно выделить четыре базовых элемента:

- отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее и передающее информацию;

- сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов;

- канал — средство передачи информации;

- получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Информационные барьеры

В процессе коммуникации, на любом из ее этапов возможно искажение смысла передаваемой информации, это называется шумом или коммуникативными барьерами.

Информационный барьер — это противоречие между информационными запросами сообщества (общества) и техническими возможностями их обеспечения.

Обычно выделяется до десяти и более информационных барьеров. Наиболее значимыми из них являются:

1. Пространственные (географические) барьеры. Они возникают вследствие удаления источника и приёмника информации друг от друга в пространстве.

2. Временные (исторические) барьеры. Связаны с разделением источника и приёмника информации во времени.

3. Государственно-политические барьеры — тормозят процесс формирования единого мирового информационного пространства, вследствие существования на Земле свыше полутора сотен независимых государств, разделённых границами, имеющих различные политические режимы, разные законодательства, по-разному регулирующие информационно-документационные процессы.

4. Режимные барьеры — ограничивают доступ к документированной и электронной информации. Часть информации, содержащей государственную тайну или имеющей конфиденциальный характер, оказывается недоступной для широкого потребителя.

5. Ведомственные и бюрократические барьеры. Они обусловлены разветвлённой, иерархической структурой системы управления и самоуправления (включая государственное, местное, внутрифирменное и т.д.), которая удлиняет пути прохождения документов, в том числе вследствие недостаточной компетентности или нерадивости государственных, муниципальных и иных служащих.

6. Экономические барьеры — связаны с отсутствием или дефицитом финансовых средств для производства, передачи, потребления информации.

7. Технические барьеры — возникают вследствие нехватки или технической несовместимости оборудования, а также технических средств, программного обеспечения и т.п., необходимых для оптимизации информационных процессов.

8. Семантические (терминологические) барьеры — появляются в результате различного толкования разными людьми слов, терминов, символов.

9. Языковые (национально-языковые) барьеры — обусловлены незнанием либо слабым знанием языков. Между тем, по подсчётам специалистов, существует около 3000 различных разговорных языков, на которых говорят народы Земли.

10. Идеологические барьеры — возникают между отдельными людьми или социальными группами, вследствие наличия у них разных систем взглядов на окружающую действительность, различного вероисповедания и т.п.

11. Психологические барьеры — связаны с особенностями восприятия информации конкретным человеком, с особенностями его памяти; со свойствами человеческой личности, с особенностями характера человека (замкнутость, застенчивость и т.п.); с психологическим состоянием человека в конкретный период времени (усталость, плохое настроение); наконец, с психофизическими возможностями человека.

Для преодоления информационных барьеров можно использовать следующие методы:

- выслушивание;

- отбор персонала;

- перегруппировка персонала;

- обсуждение в группах;

- налаживание обратной связи.