Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения учрежде­ний, организаций и предприятий.

Основным законом, регулирующим порядок создания и исполь­зования информации (информационных ресурсов), является Феде­ральный закон Российской Федерации “Об информации, информа­тизации и защите информации” от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использова­ния информационных ресурсов, в частности:

· порядок документирования информации;

· право собственности на отдельные документы и отдельные мас­сивы документов, документы и массивы документов в информаци­онных системах;

· категории информации по уровню доступа к ней;

· порядок правовой защиты информации.

В Законе следующим образом определены его основные понятия - “документированная информация” и “информационные ресурсы”:

документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющи­ми ее идентифицировать;

информационные ресурсы — отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в инфор­мационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

Документирование информации — обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы — в соответ­ствии с положениями закона должно осуществляться в порядке, ус­танавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.

Информационные ресурсы могут быть государственной и не­государственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного само­управления, организаций и общественных объединений.

Российская Федерация и субъекты Российской Федерации явля­ются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, при­обретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, а также полученных путем иных установленных законом способов. Государство имеет пра­во выкупа документированной информации у физических и юриди­ческих лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведе­ния, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов го­сударственной власти.

Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях и полученные в порядке дарения или насле­дования, являются собственностью данных юридических и физи­ческих лиц.

Субъекты, представляющие в обязательном порядке докумен­тированную информацию в органы государственной власти и орга­низации, не утрачивают своих прав на эти документы и на исполь­зование информации, содержащейся в них.

Документированная информация, представляемая в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридичес­кими лицами независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, формирует информаци­онные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию.

Информационные ресурсы, являющиеся собственностью госу­дарства, находятся в ведении органов государственной власти и организаций в соответствии с их компетенцией, подлежат учету и защите в составе государственного имущества. Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев, предусмот­ренных законодательством Российской Федерации.

Граждане, органы государственной власти, органы местного са­моуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организа­циям, ответственным за формирование и использование государст­венных информационных ресурсов.

Федеральный закон “Об участии в международном информационном обмене” от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информаци­онном обмене в рамках единого мирового информационного про­странства. Закон призван обеспечить защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, а также защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Закон определяет объекты и субъекты международного инфор­мационного обмена. Объектами международного информационного обмена могут быть документированная информация, информаци­онные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена, а субъ­ектами — Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и местного самоуправления, физи­ческие и юридические лица.

Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вво­дит ограничения на вывоз документированной информации, опре­деляет порядок защиты конфиденциальной информации и рассмат­ривает другие вопросы международного информационного обмена.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации ус­танавливает Закон “О стандартизации” от 10 июня 1993 г. № 5154-1.

Стандартизация в соответствии с законом — это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

· безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

· технической и информационной совместимости, а также взаимо­заменяемости продукции;

· качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем раз­вития науки, техники и технологии, единства измерений;

· экономии всех видов ресурсов;

· безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникно­вения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

· обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Закон определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществле­ние государственного контроля и надзора за соблюдением требова­ний государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Российской Федерации, Закон относит:

· государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической информации;

· стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

В нормативных документах по стандартизации закреплены тре­бования к построению, изложению и оформлению документов, ведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматиза­ции информационных процессов в управлении, техническим сред­ствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе с документами.

Закон возложил на Комитет Российской Федерации по стандар­тизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) форми­рование и реализацию государственной политики в области стан­дартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работах по международной (региональной) стандартизации и некоторые другие вопросы. Гос­стандарт России принимает государственные стандарты и общерос­сийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, которые вводятся в действие после их государствен­ной регистрации.

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной де­ятельности.

Закон Российской Федерации “О языках народов Российской Фе­дерации” от 25 октября 1991 г. № 1807-1 (с изменениями от 24 июля 1998 г.) регулирует вопросы использования государственного языка в документах. В соответствии с этим законом официальное делопро­изводство может вестись на государственном языке Российской Федерации — русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законода­тельством республик. Официальная переписка между государствен­ными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Фе­дерации ведется на русском языке.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, направленные в государственные органы Российской Федерации, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения - на русском языке.

Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданско­го состояния, трудовые книжки, документы об образовании, военные билеты на территории республик, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке республики.

В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется русский язык. Другие языки могут применяться только при наличии соответствующего международного или межреспубликанского договора. Закон устанавливает также нормы использования языка в судебной, внешнеполитической, внеш­неэкономической и других сферах деятельности.

Одним из реквизитов документа является эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Использование товарных знаков, в том числе и в официальной документации, определяется законом Российской Федерации “О товарных знаках, знаках обслу­живания и наименования мест происхождения товара” от 23 сентября 1992 г. №3520-1.

Ряд законодательных актов Российской Федерации регулирует вопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации. В частности, закон Российской Федерации “О государственной тайне” от 21 июля 1993 г. № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

К государственной тайне Закон относит защищаемые государст­вом сведения в области его военной, внешнеполитической, эконо­мической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государ­ственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведе­ний и их носителей, распоряжения сведениями, составляющими государственную тайну, порядок защиты государственной тайны, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны и др. Законом установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну: “секретно”, “совершенно секретно”, “особой важности”, — а также порядок проставления на документах грифа секретности.

Положения этого закона нашли развитие в ряде указов Прези­дента Российской Федерации.

Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением, в частности создание и использование современных автомат тизированных и телекоммуникационных систем (Закон российской Федерации “О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных” от 23 сентября 1992 г. № 3523-1), использование средств связи (Федеральный закон “О почтовой связи от 16 февраля 1995 г. № 129-ФЗ) и др.