Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Выберите тип работыЧасть дипломаДипломная работаКурсовая работаКонтрольная работаРешение задачРефератНаучно - исследовательская работаОтчет по практикеОтветы на билетыТест/экзамен onlineМонографияЭссеДокладКомпьютерный набор текстаКомпьютерный чертежРецензияПереводРепетиторБизнес-планКонспектыПроверка качестваЭкзамен на сайтеАспирантский рефератМагистерская работаНаучная статьяНаучный трудТехническая редакция текстаЧертеж от рукиДиаграммы, таблицыПрезентация к защитеТезисный планРечь к дипломуДоработка заказа клиентаОтзыв на дипломПубликация статьи в ВАКПубликация статьи в ScopusДипломная работа MBAПовышение оригинальностиКопирайтингДругое

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

Содержание лекций

	Введение в предмет «Основы делопроизводства»
1.	Предмет и задачи курса «Основы делопроизводства». Основные понятия
1.1	Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления
1.2	Характеристика системы ДОУ
1.3	Отличительные характеристики делопроизводства и ДОУ
2.	История развития делопроизводства в России
2.1	Приказное делопроизводство
2.2	Коллежское делопроизводство
2.3	Министерская реформа 1811 г. и ее влияние на развитие делопроизводства
2.4	Зарождение советского делопроизводства
2.5	Правовое регулирование делопроизводства в Российской Федерации
2.6	Зарубежный опыт делопроизводства
3.	Основы правового регулирования института делопроизводства
3.1	Основные направления государственной политики РФ в работе с информационными ресурсами
3.2	Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации
3.3	Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения
3.4	Государственные стандарты на документацию
4.	Нормативно-методическая база делопроизводства (НМБД).
4.1	Характеристика нормативно-методической базы делопроизводства
4.2	Унифицированная система организационно-распорядительной документации
4.3	Государственная система документационного обеспечения управления(ГСДОУ). Основные положения
4.4	Типовые организационные структуры делопроизводства
5.	Организационно-методическое обеспечение документооборота организации
5.1	Организация документооборота (общие положения)
5.2	Регистрация документов в организации
5.3	Система плановой документации Система распорядительной документации
5.4	Система справочной документации
5.5	Контроль за исполнением документов
6.	Унификация и стандартизация в делопроизводстве. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
6.1	Унификация и стандартизация в делопроизводстве
6.2	Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
7.	Определение понятия документа. Виды документов. Функции документов. Классификация документов
7.1	Документ в системе информационного менеджмента
7.2	Виды документов
7.3	Свойства документов
7.4	Функции документов
7.5	Признаки документа
.76	Классификация документов
8.	Порядок и правила оформления организационной, распорядительной информационно-справочной документации
8.1	Основные положения по документированию управленческой деятельности
8.2	Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов
9.	Основные правила договорной, кадровой, корреспонденционной и экспедиционной работы в организации
9.1	Основные положения по договорной, кадровой, корреспонденционной и экспедиционной работе в организации
9.2	Правила оформления документов по договорной, кадровой, корреспонденционной и экспедиционной работе
10.	Номенклатура дел
10.1	Общие положения
10.2	Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации
10.3	Формирование дел
10.4	Подготовка и передача дел в архив
11.	Требования к оформлению документов. Формуляр-образец, реквизиты, бланки
11.1	Формуляр-образец
11.2	Бланки документов
11.3	Требования к оформлению документов
12.	Требования к оформлению реквизитов документов
12.1	Понятие реквизитов документов
12.2	Виды реквизитов
12.3	Требования к оформлению реквизитов документов

Предмет и задачи курса «Основы делопроизводства». Основные понятия

 

1. Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления

2. Характеристика системы ДОУ. Отличительные характеристики делопроизводства и ДОУ

 

1.1 Мы знаем, что любое предприятие, организация или учреждение имеет определенную структуру управления, т.е. имеет свой управленческий аппарат, в его состав входят руководители различных уровней.

Для того чтобы управлять предприятием, чтобы предприятие эффективно функционировало на рынке, управленческий аппарат (руководители) выдает свои властные указания или решения. Решение принимается на основе какой-либо определенной информации. А уже информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве.

От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Любое управленческое решение обязательно сопровождается составлением документов. При этом создается огромное количество различных видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.д. Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Документ выступает результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции:

· сбор и обработку документной информации;

· подготовку решения, принятие и документирование решения;

· доведение решения до исполнителей;

· исполнение решения;

· контроль исполнения;

· сбор информации об исполнении;

· передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

· хранение и поиск информации.

Если учесть, что в аппарате управления занято более 14 млн. человек, а ежегодный документооборот в стране составляет примерно 60 млрд. листов, то несомненно, что эффективное нормативное регулирование этого процесса имеет большое значение.

В век информации документированная информация составляет основу управления. Эффективность предприятия в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.

Организация работы с документами влияет на качество работы в управлении предприятия, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех предприятия.

Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации.

Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия, особенно туристского. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Управление немыслимо без документов. Работа с документами, их составление и изготовление, учет и классификация, анализ и обобщение предмет труда работников управленческого аппарата. Управленческий труд связан с созданием документов, определяющих и организующих деятельность отраслей народного хозяйства, которые объединяются в системы документации. К специальным системам документирования относят документирование бухгалтерского, оперативно-технического учета и отчетности, планирования, военной, судебной, торговой, дипломатической и других видов деятельности. При построении системы документирования административной деятельности учреждений надо учитывать, что быстрота, аккуратность, четкость и качество работы администрации во многом зависят от состояния и организации документирования ее деятельности.

В организации должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в организации составляют систему ДОУ. Система ДОУ формируются под влиянием следующих факторов:

- используемой нормативно-методической базой ДОУ;

- сложившихся национальных традиций работы с документацией;

- установленных руководством предприятия правил работы с документами;

- квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Приступая к изучению дисциплины, прежде всего, следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

В отличие от общелитературного языка язык профессионального общения требует однозначности толкования основных понятий. Для документационного обеспечения управления это особенно важно. Язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, и не точное употребление того или иного термина может иметь нежелательные юридические последствия.

Документоведение – дисциплина, которая изучает закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления.

Делопроизводство – отрасль человеческой деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами. Это комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам, представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности организации, учреждения, предприятия.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, т.е. движение документов в рамках ДОУ.

Деловая процедура – последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организации для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Т.е. Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием,

А деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями или учреждениями.

 

1.2 Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее время широко используется термин «Документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии употребляемой в компьютерных программах и литературе.

Формальное тождество понятий «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» в государственном стандарте — это лишь позиция его разработчиков. Чтобы подтвердить их правоту, теоретические положения должны быть развернуты в соответствующие механизмы трансформации делопроизводства в документационное обеспечение управления. К примеру, можно рассматривать ДОУ как упорядочение документирования и управление всеми системами документации в целях сокращения документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий. Из этого утверждения можно вывести по крайней мере два существенных отличия делопроизводства от ДОУ:

1. Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию;

2. ДОУ в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами.

Вышеизложенные позиции весьма уязвимы с точки зрения научного системного анализа. Очевидно, что не объемы и виды документации являются определяющими, когда говорится о делопроизводстве и ДОУ. Вряд ли эти понятия обозначают и лишь отрасль деятельности. Представляется, что главным при изучении рассматриваемых понятий должно быть их значение в процессах управления, удельный вес работы с документами в управлении. Следует определить делопроизводство как техническую функцию управления, а ДОУ — обеспечивающую. Суть отличий заключается не только в объеме документации, которую регулирует делопроизводство или ДОУ, а в том, что при переходе от делопроизводства к ДОУ усиливается его информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки.

Более того, не следует понимать делопроизводство и ДОУ как взаимоисключающие друг друга понятия. Делопроизводство — в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие, конструкция), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления — понятие другого рода. Его суть — обеспечение процесса управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение управления — термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

ДОУ включает следующие основные процессы:

1. фиксация управляющих воздействий или данных о состоянии дел организации на официальных носителях, т.е. «документирование» или производство документов;

2. своевременное предоставление информации в официальном порядке, т.е. передача документов или документооборот;

3. оперативное и долговременное хранение документов, т.е. «делопроизводство» и «архивное хранение».

Цель ДОУ – обеспечение руководства информацией о состоянии дел в организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Каждый из вышеназванных процессов является составной частью системы управления предприятия в целом.

ДОУ – охватывает вопросы документирования, организации работы с документами, в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

Систематизация архивного хранения документов – определение правил хранения создаваемой в организации информации, системы ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.

Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Три источника и три составные части ДОУ. Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Принято выделять три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).

2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).

3. Систематизация архива документов.

 

Коллежское делопроизводство

Нормативно-методическая база делопроизводства (НМБД)

1. Характеристика нормативно-методической базы делопроизводства

Виды документов

3. Свойства документов. Функции документов. Признаки документа

Классификация документов

7.1

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по данному вопросу или объекту управления.

Своевременность и правильность управленческого решения зависит от объективности, достоверности, оперативности и полноты информации. Носителем информации является документ.

Документ (лат.) – способ доказательства или поучительный пример.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Это определение взято из ГОСТ 16.48.7-87 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Материал, использующийся в качестве носителя информации, был разный: папирус, глиняные таблички, пергамент, береста…

Главные требования к носителю информации:

1. Технологичность;

2. Удобство в работе;

3. Долговечность.

В этом отношении бумага идеальна. Документ и бумага в XVII в. стали олицетворяться как единое целое.

Петр I в 1699 г. ввел гербовую бумагу, которая стала одним из важных источников доходов. Сейчас в мире существует целый комплекс документов – ценные бумаги.

Согласно ГК РФ ценной бумагой является документ, удостоверяющий с соблюдением установленной формы и обязательных реквизитов имущественные права, осуществление или передача которых возможна при его предъявлении.

Носителем информации ценной бумаги является специальная бумага, которая обеспечивает надежную защиту прав юридических и физических лиц.

Какое-либо несоответствие ценной бумаги установленным формам и норме влечет к потере ее ценности. Поэтому подмена понятий бумага и документ не отвечает истинному соотношению ценностей. Сама информация стала ресурсом.

ГОСТ 1998: Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит – обязательный информационный элемент оформления официального документа.

В условиях автоматизации информационных процессов возникли требования к плотности записи информации и технологичности носителя. Это привело к появлению новых видов носителей (магнитные ленты, диски).

Документ – основное средство коммуникации. Он должен иметь такую форму и содержание, чтобы:

- Способствовать более оперативному движению информации по инстанциям;

- Обеспечивать точное понимание содержания документа получателем;

- Обеспечивать достижение целей менеджмента.

Разберем составляющие документа:

Документ

Что? Куда? Как?

информация + носитель информации + язык

Информация – универсальная субстанция, пронизывающая все сферы человеческой деятельности, служащая проводником знаний и мнений, инструментом общения, взаимопонимания и сотрудничества, а также утверждения стереотипов мышления и поведения.

Формы информации:

1. Элементарная – информация, циркулирующая в неживой природе.

2. Биологическая – информация, циркулирующая в живой природе.

3. Социальная – создается, используется и распространяется обществом, это способ передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Именно такая – социальная информация содержится в документах и является объектом изучения документоведения и различных наук документно-коммуникативного цикла..

Носитель информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе и в преобразованном виде.

Носители: бумага, аудио-, видео-, кинопленка, карты, дискета, диск.

Документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам, т.е. создание документов) осуществляется на естественном и искусственном языках.

При документировании на естественном языке создаются текстовые документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

При документировании на искусственном языке документы создаются на машинных носителях с использованием таких способов записи, которые обеспечивают обработку информации с помощью ЭВМ.

Искусственные языки – специально разработанные коды для особых видов деятельности и передачи специальных сообщений (шифры, язык глухих, азбука Морзе, азбука флажков на флоте, языки машинного программирования). Они создаются и применяются тогда, когда естественные языки использовать затруднительно.

Способы закрепления информации: письмо, рисунок, графика, фото, звуковые и видеозаписи.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д.

Поэтому выделяют следующие ресурсы использования документа.

Ресурсы использования документов.

1. сохранение и накопление информации

2. возможность передачи информации другому лицу

3. многократное использование информации

4. возвращение к информации во времени

5. учет информации

6. доказательство информации

В РФ все большее распространение получает информационный менеджмент (управление информацией).

Информационный менеджмент предполагает создание единой инфраструктуры организации на базе массива документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров.

Цель информационного менеджмента – эффективное документационное обеспечение процессов управления с наименьшими затратами.

Широкое применение новых информационных технологий превратило документ в важнейший вид ресурсов.

В 1995 г. вышел ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»: информационный ресурс является товаром.

Документ превратился в официальный и стал объектом государственного регламентирования.

Регламентирование направлено на выработку требований к носителю информации, к самой информации и к технологии работы с документами.

Характеристика документа как системного объекта. Документ – сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность – это задача, которая решается с помощью системного подхода – методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов – систем.

Документ представляет собой систему – множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент – предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, и т.д.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа выступают заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.д. Документ как единое целое – это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов, и др. )в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

Изучение документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

При системном подходе изучаемый документ рассматривается как часть более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому прежде всего важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.

Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще – совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

 

Виды документов

1.Официальные документы – созданные организацией или должностным лицом и оформлены в установленном порядке.

2. Подлинник официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа, составленный в первый раз, подписанный и надлежащим образом оформленный.

3. Оригинал – документ, впервые созданный каким-либо индивидуальным или коллективным автором, в процессе создания может иметь несколько редакций или вариантов. Оригиналы составленные в нескольких экземплярах называются умноженными, по внешнему виду могут быть черновыми и беловыми.

4. Подлинный документ – документ, сведения о месте и времени создания или об авторе которого содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем соответствуют действительности

5. Личный документ – официальный документ удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и который может содержать другие сведения биографического характера.

6. Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности ли выполнения его служебных обязанностей.

7. Копия документа – повторное или точное воспроизведение подлинника с пометкой «копия», засвидетельствованное в установленном порядке, соответствующим должностным лицом.

Разновидности копий:

Выписка – копия части документа(обязательно указать из какого документа она сделана, она подтверждается подписью и печатью).

Отпуск – копия отосланного документа

Дубликат – особый вид копии, имеющий юридическую силу оригинала и особую пометку «дубликат» (отличие от оригинала: дата выдачи, подпись и место выдачи)

Копии различают по способу удостоверения:

1. Нотариальная и официально заверенная – подтверждается другим должностным лицом

2. Простая заверенная копия – заверена частными лицами, без печати, с подписью.

3. Не заверенная копия – не имеет подтверждения соответствия оригиналу.

 

Свойства документа

Как всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

1. Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.

Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых – информативной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь).

Документ имеет двуединую природу, т.е. две стороны:

? Содержание(духовная сущность: мысли, идеи)

? Форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления и передачи информации).

Тезис о двойственной природе документа является аксиомой документоведения. Содержательно-информационная сущность документа является главным признаком документа. Его форма обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя зафиксированной информации) и особенно материальной конструкции. Различают внешнюю (полиграфическое или иное оформление) и внутреннюю форму документа (внутренняя организация материала). Именно по материальной конструкции отличают книгу от газеты, карты, дискеты и т.д. Иногда к формальным признакам документа относят форму записи информации. Тогда различают форму материально-конструктивную и семиотическую (знаковую).

Между информацией (сообщением, текстом) и материальным носителем настолько тесная связь, что принято использовать особый термин «документная информация».

1. Функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ – полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои сущностные функции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации.

2. Структурность документа, т.е. тесна взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок и т.д.).

Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Набор перечисленных свойств документа – это особая целостная система, выполняющая возложенные на нее обществом функции. Связь между ними является неастолько тесной, что отделить их друг от друга можно лишь условно.

Определение признаков и свойств документов только начато в документоведении и требует дальнейшего уточнения как их номенклатуры, так и содержательного наполнения.

Признаки документа. К отличительным признакам документа относятся:

1. Наличие смыслового семантического содержания. Документ – носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обязательным признаком.

2. Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и и перемещения информации в пространстве и времени.

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально пердназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы – это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.

4. Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное, незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеет ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

Функции документов. Документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обществу функции.

Функция документа – целевое назначение, присущее этому документу, его общественная роль, социальное назначение, цель и задача. Не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, т.е. в одном и том же документе переплетаются различные функции и разграничить их можно только условно для удобства их классификации и анализа.

Документ выполняет 3 группы социально взаимосвязанных функций:

1. Главная функция

2. Общие функции

3. Специальные функции

Главная функция обеспечивает хранение и передачу или распространение информации во времени и пространстве.

Общие функции. Сюда относятся информационная, кумулятивная и коммуникативная функции.

Информационная функция – способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний, когда в когда в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Коммуникативная функция – способность документа быть средством передачи, обмена, общения и преемственности. Эта функция обеспечивает внешние связи предприятий и организаций.

Кумулятивная функция – способность документа накапливать, собирать и концентрировать, упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

Специальные функции: управленческая, познавательная, правовая, общекультурная мемориальная, гедоническая и т.д. функции.

Управленческая функция выполняется документами, которые созданы с целью управления (законодательные акты, кодексы, приказы). С помощью этих документов обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

Познавательная функция – способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества.

Правовая функция – способность документа служить средством доказательства и подтверждения каких-либо фактов или сведений, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов в суде, прокуратуре и т.д. (конституции, договоры)

Общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм и ритуалов, принятых в данном обществе.

Мемориальная функция – способность документа служить памятью человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому (исторические памятники, предметы старины).

Гедоническая функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения и рационального использования свободного времени (фильмы, журналы) и т.д.

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитете и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо. Документ всегда сочетает в себе несколько функций, которые тесно связаны переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (например: учебник – образовательная, указ – правовая, афиша – рекламная).

Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего, с какой целью создан конкретный документ)и читательское (для кого создан документ – для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа. Знание функций документа позволяет:

- определить подлинную сущность документа, социальную значимость его содержания;

- правильно понять роль документной информации (в отличии от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;

- осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);

- определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использование в библиотеках, органах НТИ, архивах и т.д.;

- разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.

Классификация документов.

Классификация документов – одна из наиболее давних и до сих пор окончательно не решенных проблем. Начальные этапы ее связаны с организацией и систематизацией собраний, созданием перечней единиц хранения, т.е. функционированием первых библиотек и архивов, в частности древнеегипетских и ассирийских.

Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документов, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IXв., стран Арабского Халифата).

Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его содержания и формы, берет начало в XXв. Одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация».

Активно проблема классификации документов начинает разрабатываться лишь в конце 1960-х – начале 1970-х годов в рамках информатики, книго- и архивоведения, а в конце 1980-ч – библиотеко- и библиографоведами.

Лишь в последние годы удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете информационной и материальной составляющих документа.

Основные признаки классификации по информационной составляющей документа – содержание документа (по смыслу документа); степень обобщения информации (первичные и вторичные); тип знаков, использованных для записи информации (текстовые и нетекстовые – карта, ноты, чертеж документы); предназначенность для восприятия информации человеком (человекочитаемые – книга, журнал и т.д. и машиночитаемые – магнитная лента, грампластинка, микрофильм, диск и т.д.); канал восприятия знаков, использованных для записи содержания (визуальный, аудиальный, аудиовизуальный); степень распространенности информации (опубликованный, неопубликованный и непубликуемый); способ записи информации (рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный, электронный) и др.

К классификации по физической (материальной) составляющей документа относятся следующие признаки: по материалу носителя информации (бумажный, пленочный, пластиковый и т.д.); по материальной конструкции или форме носителя (листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковый, комбинированы) и т.д.

Как известно, типология документа – это отнесение его к определенному типу по совокупности признаков. Типологический критерий также может быть положен в основу организации классификационных рядов документов.

Наиболее существенные типообразующие признаки для классификации документов – это целевое назначение документа, читательский адрес, характер информации или стиль изложения и др.

Целевое назначение документа – это обусловленность его потребностями той или иной сферы общественной деятельности: науки, производства, образования, управления и т.д. Рассмотрим классификацию деловых документов.

Классификация деловых документов. Все документы обращаются на предприятиях и классифицируются по следующим признакам:

1. по видам деятельности или назначению (научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (организационно-распорядительные), по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

2. по наименованию существует множество разновидностей документов (научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.)

3. по способу фиксации информации различают письменные, графические, фото- и кинодокументы. К письменным относят все рукописные, машинописные, изготовленные типографским способом, на множительных аппаратах и электронные документы.

4. по месту составления документы делятся на используемые для решения внешних (входящая, исходящая корреспонденция) и внутренних вопросов.

5. по степени сложности документы классифицируют на простые, в которых рассматривается один вопрос и сложные, в которых рассматривается несколько вопросов.

6. по степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для служебного пользования (ДПС), конфиденциальные документы.

7. по юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

8. по срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

9. по стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписка из документа и дубликат подлинника. Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск – копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

10. по происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

11. по срокам хранения документы делят на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

12. по степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организации, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

13. по характеру содержания документы подразделяют на первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

14. по степени унификации различаю документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.д.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и др. документы.

Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголов­ки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций, кроме того используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п.

8 Порядок и правила оформления организационной, распорядительной информационно-справочной документации

1. Основные положения по документированию управленческой деятельности

2. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Организационные документы – закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время. Все организации и предприятия вместе с актами государственной власти управляют положениями, уставами, инструкциями и правилами. В организационные документы входят: положения, уставы, инструкции, правила.

Положение – это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений. Положения составляются преимущественно при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как типичными, так и индивидуальными. Индивидуальные положения для отдельных учреждений, организаций, предприятий составляются на базе типичных. Типичные положения, как правило, утверждаются высшими органами управления. Индивидуальные – управляющими предприятий, организаций, учреждений. Положение должно содержать такие реквизиты: наименование вида документа, герб, название учреждения, дата, месяц, издание, заглавие, гриф утверждения, текст.

Текст, обычно, состоит из таких разделов:

§ общие положения;

§ имущество и деньги предприятия;

§ производственная и хозяйственная деятельности;

§ права и обязанности предприятия или его подразделения;

§ структура управления;

§ реорганизация и ликвидация учреждения, организации, предприятия.

В первом разделе указывается цель создания предприятия, учреждения, организации или ее структурных подразделений, главные задания, функциональные связи с другими организациями, подразделениями.

Во втором разделе указываются основные и оборотные деньги, порядок купли имущества, амортизационные отчисления и их предназначение, прибыль, отчисления на премии рабочим и служащим, жилищный фонд, служебные помещения, порядок использования излишков неиспользованных оборотных денег.

В других разделах регламентируется производительная сила и хозяйственная деятельность предприятия. В зависимости от специфики деятельности в положении можно также отобразить ход капитального строительства, находчивость и рационализацию, положение материально –технического обеспечения.

Устав – это собрание правил, которые регулируют:

1. основы организации и деятельности предприятий и учреждений определенной отрасли хозяйства;

2. условия создания, состав, строительство и деятельность конкретного предприятия, организации, или учреждения определенной отрасли или сферы управления;

3. конкретную сферу деятельности организаций.

Устав включает такие реквизиты:

1. гриф утверждения высшей организации или органа управления;

2. наименование вида документа (устав);

3. заглавие;

4. текст;

Текст включает такие разделы:

1. Общие положения, в которых раскрываются цель, задания и функции, устава по объектам и субъектам и др.

2. Главная деятельность, ее содержание.

3. Планирование и учет работ.

4. Предназначение вспомогательных служб.

5. Взаимодействие с другими органами, аналогичными по деятельности.

6. Специфическая особенность деятельности.

7. Ответственность организации за надлежащее выполнение обязанностей и порядок решения споров, предъявление претензий. Обычно, текст устава разбивают на статьи (пункты), которые группируются в разделы (отмечаются римскими цифрами).

Инструкция – это правовой акт, который издается органами государственного управления для принятия правил, которые регулируют организационные, научно – технические, технологические, финансовые и другие специальные виды деятельности учреждений, предприятий, отдельных их подразделений и служб, а также должностных особ или граждан. Каждая инструкция должна быть утверждена высшими органами или управляющими организаций (с проставлением номера и даты исполнения).

Инструкция, кроме грифа утверждения, имеют такие реквизиты:

1. наименование ее вида;

2. короткое содержание (заглавие);

3. текст;

4. должность и фамилия особы, ответственной за ее составление;

5. подпись особы, дату и номер (индекс) соответственно классификаторам.

Текст подают в логичной последовательности, группируют по разделам, которым иногда дают подзаглавия, делят на параграфы (отмечают арабскими цифрами). При этом удобно пользоваться сквозной нумерацией. Разделы больших инструкций обозначаются римскими цифрами, а пункты – арабскими.

Правила – это служебные документы, которые определяют наставления или требования, которые регламентируют определенный порядок действия, поведения. По форме и содержанию правила похожи на инструкции, иногда они бывают их составной частью.

Реквизиты правила:

1. гриф утверждения;

2. вид документа (правила);

3. заглавие (короткое содержание предназначения правила);

4. дата и номер;

5. текст (может состоять из пунктов);

6. подпись особы, которая отвечает за составление правила;

7. правила обязательны для выполнения.

Номенклатура дел

1. Общие положения

2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации

3. Формирование дел

4. Подготовка и передача дел в архив

В деятельности любой организации возникает огром­ное "количество различных служебных документов. Чтобы правильно распределить исполненные документы дела, а при необходимости быстро их найти, необходим класси­фикатор, которым является номенклатура дел организации.

Номенклатурой дел называют систематизированный перечень наименований дел,_которые ведутся в организа­ции, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Виды номенклатур дел

Существуют три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для определенных категорий организаций и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характе­ру деятельности, но различных по структуре. Она носит рекомендательный характер.

Независимо от наличия типовой и примерной номенк­латуры дел каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Индивидуальная номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации в определенном календарном году. Она составляется для обеспечения поряд­ка формирования и учета дел в организации, намечает группировку исполненных документов в дела, системати­зацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основным учетным документом в делопроизводстве.

Реквизиты номенклатуры дел:

· наименование организации;

· наименование вида документа;

· дата;

· регистрационный номер;

· место составления;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись;

· грифы согласования и утверждения.

 

Формирование дел

В соответствии с заголовками номенклатуры дел ис­полненные документы группируются в дела. Документы помещаются в дело, если они по своему содержанию соот­ветствуют заголовку дела.

Формированием дела занимаются лица, ответственные за документацию, контроль за правильным формировани­ем дел возлагается на службу документационного обеспе­чения организации.

Документы организации группируются в дела по оп­ределенным признакам, а внутри дела располагаются в определенной последовательности.

Признаки заведения дел

1. Номинативный признак (по названию разновидно­сти документов). Так формируются в дела распорядитель­ные документы, некоторые виды справочно-информационных документов. Например, “Приказы директора по основной деятельности за 1997 г.”.

2. Авторский признак (по названию автора докумен­тов дела). Например, “Протоколы педсоветов УПО за 1997 г.”.

3. Корреспондентский признак (по названию коррес­пондента). Например, “Переписка с АО “Вымпел” по вопросам реализации продукции в 1998 г.”.

4. Предметно-вопросный признак (в дело группируют­ся разные документы, относящиеся к решению одного во­проса). Например, “Учредительные документы фирмы (устав, договор учредителей, другие документы)”.

5. Географический признак (документы разных кор­респондентов группируются в дело по территориальной расположенности авторов). Например: “Переписка с итальянскими фирмами по вопросу поставки обуви в 1998 г.”.

Последовательность расположения документов в формируемом деле

С целью убыстрения поиска документы в деле располагаются в определенной последовательности:

— в хронологической последовательности (по датам создания или поступления документов) формируются в дела приказы, решения, служебные письма, телефоно­граммы и т.п.

— в порядке алфавита по фамилиям, группируются в самостоятельные дела лицевые счета по зарплате, анкеты и т.п.

— по номерам в дела подшиваются накладные, кви­танции, документы.

— в вопросно-логической последовательности подши­ваются документы с приложениями, дата утверждения Или составления которых может не совпадать с датой до­кумента.

Основные правила формирования дел

При формировании дел соблюдаются следующие ос­новные правила:

 1. В дело помещают только исполненные документы. При этом документы должны быть правильно оформлены (иметь определенный набор реквизитов данной разновид­ности, отметку об исполнении или надпись “В дело”),

2. Формируют дело из документов одного календарно­го года. Например, номенклатуру дел организации со­ставляют и утверждают в последнем квартале предыдуще­го года, но относится она к документам текущего года.

В организациях исключения могут составлять сле­дующие дела:

— переходящие дела (дела не законченные в текущем году, переходящие на следующий год);

— личные дела (их формируют в течение всего перио­да работы какого-либо лица в данной организации).

3. Отдельно в дела группируются документы постоян­ного и временного сроков хранения.

4. В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, то она должна быть заверена по установленной форме.

Исключения могут составлять черновики особо ценных документов.

5. Документы, относящиеся к решению одного вопро­са, группируются в одно дело.

6. В дело помещают основные документы и приложе­ния к ним. Приложения присоединяют к основным доку­ментам независимо от даты их утверждения или состав­ления.

7. Документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, формируются в дела отдельно от остальных документов организации.

В дела не подшиваются документы, подлежащие воз­врату. Машинограммы помещаются в дела на общих ос­нованиях.

В соответствии с этими правилами распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные рас­порядительными документами, являются их приложениями и группируются вместе с распорядительными до­кументами.

Приказы по основной деятельности группируются от­дельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения. При большом объеме приказов по личному со­ставу разрешается группировать отдельные приказы по яичному составу в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Переписка организации группируется, как правило, в хронологической последовательности; документ-ответ по­мещается за документом-запросом.

Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов в деле больше, дело делится на тома, которые имеют тот же заголовок.

Дело, в которое подшиваются документы организа­ции, представляет собой твердую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указывается:

— название организации;

— название структурного подразделения;

— номер дела по номенклатуре дел;

— заголовки дела по номенклатуре дел;

— дата (указание года формирования дела);

— количество листов (сведения заполняются в конце календарного года);

— срок хранения документов (в соответствии со ст. перечня).

 

Подготовка и передача дел в архив

Порядок проведения экспертизы, ценности документов в организации. Дела с исполненными документами хранятся в струк­турных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации.

Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности. Экспертиза ценности документов организации проводится постоянно действующей экспертной комисси­ей (ЭК), которая создается приказом руководителя орга­низации. Председателем ЭК назначается один из руково­дящих работников. Решения ЭК принимаются большин­ством голосов. Заседания ЭК протоколируются, прото­колы утверждаются руководителем организации. В своей работе ЭК организации руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми пе­речнями документов с указанием сроков хранения, дру­гими нормативными документами.

Экспертная комиссия организации изучает документы с целью их отбора для хранения в архиве или уничтоже­ния, если срок хранения документов истек.

В организациях экспертиза ценности проводится при составлении номенклатур дел, когда заранее определяется срок хранения документов; при формировании дел и про­верке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены.

Оформление дел. Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформ­лению в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основны­ми правилами работы ведомственных архивов.

Перед сдачей дел в архив производятся следующие виды работ:

Подготовка дел к сдаче их в архив производится в конце следующего года после завершения их делопроизводством.

Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов дело­производством.

Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводст­венного года).

Документы в деле нумеруются. Валовая нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу не задевая текста документов, черным графическим ка­рандашом или нумератором.

Сложенные листы разворачивают и нумеруют в пра­вом верхнем углу. Некоторые документы (чертежи, фото­графии и т.п.) нумеруются на оборотной стороне в верх­нем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно.

Составляется заверительная надпись дела. Она со­ставляется на отдельном листе-заверителе дела по уста­новленной форме. В заверительной над­писи дела указывается количество пронумерованных лис­тов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество листов внут­ренней описи.

Составляется внутренняя опись документов дела. Для некоторых видов дел с ценными документами состав­ляется на отдельном листе по установленной форме внут­ренняя опись (Приложением 39). Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, да­тах, заголовках и номерах листов дела, на которых рас­положен каждый документ. К внутренней описи дела со­ставляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее до­кументов и количество листов внутренней описи.

Дело прошивается или переплетается в твердую об­ложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из де­ла удаляются скрепки и другие металлические крепле­ния. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться.

Оформляется обложка дела. На ней указывают:

— наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

— наименование структурного подразделения;

— регистрационный номер дела;

— номер дела по годовому разделу сводной описи дел;

— заголовок дела;

— аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

— дата дела (тома, части);

— количество листов в деле;

— срок хранения дела;

— архивный шифр дела.

При оформлении обложки дел наименование органи­зации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена.

Заголовок дела на обложке должен соответствовать за­головку из номенклатуры дел организации. В некоторых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения.

Датой дела является год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

На основании заверительной надписи дела указывает­ся количество листов в деле.

Составление и оформление описей дел и передача дел в архив. На дела, завершенные делопроизводством, отобранные на хранение, составляются описи дел.

Опись дел — это систематизированный перечень заго­ловков дел. Описи составляются отдельно на:

· дела постоянного хранения;

· временного (свыше 10 лет) хранения;

· дела по личному составу;

· дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т.п.);

· служебные ведомственные издания.

Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствий количества дел, вносимых в опись, количеству дел по но­менклатуре организации. Обнаруженные недостатки уст­раняются.

Такие описи составляются на дела каждого структур­ного подразделения организации. При этом в описатель­ную статью описи должны быть занесены:

— порядковый номер дела (тома, части) по описи;

— регистрационный номер дела (тома, части);

— заголовок дела (тома, части), который должен пол­ностью соответствовать заголовку на обложке дела;

— дата дела (тома, части);

— количество листов в деле (тома, части);

— срок хранения дела.                        

Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа “Примечание” используется для отметок об осо­бенностях физического состояния дел о наличии копий и т.п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием долж­ности), а утверждает ее руководитель структурного под­разделения. Составляют опись в 2-х эк­земплярах, один из которых передается в ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений служат основой сводной описи дел всей организации.

Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждого экземпля­ра описи указывается количество дел (цифрами и пропи­сью), номера отсутствующих дел, дата приема передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего де­ла.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подле­жат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках, без допол­нительной пересистематизации, нумерации листов, без заверительной надписи.

Дела хранятся в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

На документы, отобранные к уничтожению, составля­ется акт. Обычно составляется акт о выделении к унич­тожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт. если срок их хране­ния истекает к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, закон­ченные делопроизводством в 1996 году, могут быть вклю­чены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 года.

 

11 Требования к оформлению документов. Формуляр-образец, реквизиты, бланки

1. Формуляр-образец

2. Бланки документов

3. Требования к оформлению документов

1.1 Под оформлением документов понимают соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений определенных требований, установленных в законодательных актах и нормамативно-методических документах.

Одним из таких документов является ГОСТ Р 6.30-2003, УСД, требования к оформлению документов. Он устанавливает единые правила и требования к оформлению документов, составу реквизитов и определяет формуляр-образец документа.

C 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот ГОСТ введен взамен одноименного недолго просуществовавшего стандарта 6.30-97, на базе которого был построен раздел «Оформление документов» в действующей ныне Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Росархив, М., 2001), юридически закрепленной и устанавливающей общие правила и единый порядок документирования и организации работы с документами в учреждениях.

Основные отличия и особенности нового стандарта. Основное и главное отличие состоит в рекомендательном характере государственного стандарта. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимания на обязательности стандартных требований. Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации «О стандартизации» (в редакции от 30 декабря 2001 г. N 196-ФЗ) и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ. Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения.

Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) по классу 020000. Детально, путем перечисления, сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так негосударственных структур. Как и ранее, стандарт устанавливает состав реквизитов документов. требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов.

Исходя из необходимости исключить из стандарта пункты, регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного стандарта исключен раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации», а также положения о порядке изготовления гербовых бланков. На этом же основании из стандарта исключен гриф ограничения доступа к документу, а также содержание пунктов, касающихся правовых вопросов подписания и датирования документов.

Заметным изменением в стандарте является введение новых реквизитов. Один из них – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), введенный Федеральным законом от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» и выдаваемый каждому юридическому лицу в документах о государственной регистрации.

Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 438 установлено, что Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации. В связи с этим положением ОГРН включен в состав реквизитов организационно-распорядительных документов в структуре государственного стандарта России с порядковым номером 05.

Другой вновь введенный реквизит – идентификационный номер налогоплательщика / код постановки на учет (ИНН/КПП); порядковый номер реквизита – 06.

ОГРН и ИНН/КПП проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Сохраняется код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Место размещения новых реквизитов на бланке определено в образцах.

В новом стандарте сохранилась запись, которая была и в предыдущем стандарте: о дате подписания, являющейся датой документа. Обращается внимание на правило написания даты словесно-цифровым способом в случае, когда день месяца состоит из одной цифры – в этом случае перед ней должен ставиться ноль: 05 июня 2003 г.

Уточнения внесены в пункты, относящиеся к использованию оттиска печати для заверения подлинности подписи документа или соответствия копии документа подлиннику, и другие более мелкие изменения.

Вновь утвержденный государственный стандарт России будет использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

На основе принятого ГОСТ ВНИИААД планирует подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение (журнал «Секретарское дело» N 5, 2003 г.). Одним из предлагаемых путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т. п. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае. Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов (шаблонов), тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Право издания нормативных правовых актов организациями определяется в положениях (уставах) о них.

Возможно внедрение стандартных требований оформления организационно-распорядительных документов на всей территории субъекта Российской Федерации. В этом случае обязательность устанавливается также путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта Российской Федерации, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры.

Реквизиты документа. Реквизиты документа – обязательные признаки документа (информационные элементы: дата, текст, подпись, печать), установленные законодательным нормативным документом – ГОСТом.

По материалам: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». (Принят Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65).

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

· 01 – Государственный герб Российской Федерации;

· 02 – герб субъекта Российской Федерации;

· 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· 04 – код организации;

· 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (новый);

· 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (новый);

· 07 – код формы документа;

· 08 – наименование организации;

· 09 – справочные данные об организации;

· 10 – наименование вида документа;

· 11 – дата документа;

· 12 – регистрационный номер документа;

· 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

· 14 – место составления или издания документа;

· 15 – адресат;

· 16 – гриф утверждения документа;

· 17 – резолюция;

· 18 – заголовок к тексту;

· 19 – отметка о контроле;

· 20 – текст документа;

· 21 – отметка о наличии приложения;

· 22 – подпись;

· 23 – гриф согласования документа;

· 24 – визы согласования документа;

· 25 -оттиск печати;

· 26 – отметка о заверении копии;

· 27 – отметка об исполнителе;

· 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· 29 – отметка о поступлении документа в организацию;

· 30 – идентификатор электронной копии документа.

Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, т. к. набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.

Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные – в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования.

Переменные – наносятся непосредственно в процессе подготовки конкретного документа.

На формуляре-образце при оформлении документов реквизиты формируются в 3 части: заголовочная, содержательная и оформляющая.

Заголовочная – начало документа, где содержатся сведения об организации или авторе документа и первичные данные о самом документе (реквизиты 1-16).

Содержательная – главная часть документа, где раскрывается его смысл и назначение (реквизиты 17-20), текст документа.

Оформляющая – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей части также располагаются вспомогательные делопроизводственные отметки, облегчающие работу с документом.

При работе с электронными документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов.

Формуляр-образец – совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности, присущих всем документам определенной системы документации.

Он указывает место реквизитов на листе бумаги, определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле – место, где располагаются реквизиты.

Служебное поле предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Формуляр образец по ГОСТ Р 6.30-2003. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

Формуляр образец по ГОСТ Р 6.30-2003. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами, содержащими информацию об организации или авторе документа, отсутствие которых лишает документ юридической силы. Для документа длительного срока хранения используют официальный или фирменный бланк, который изготовляется типографским способом или с помощью специального штампа. Для документа временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами на компьютере.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297×420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды служебных бланков:

общий бланк,

бланк письма,

бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. Реквизиты документа и Общий бланк организации (образец)).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны – угловое и продольное (см. Пример 1 и Пример 2).

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец бланка приказа).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.

Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При эгом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным. Для внутренних документов часть реквизитов (01 – 07, 14), как правило, не воспроизводится.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68). Инструкция рекомендует при подготовке документов применять текстовый редактор Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати через 1 – 2 интервала.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница» и его сокращенных вариантов или знаков тире (- 2 -).

Особые требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).

12 Требования к оформлению реквизитов документов

1. Понятие реквизитов документов

2. Виды реквизитов

3. Требования к оформлению реквизитов документов

 

12.1 По материалам: ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003). – М.: «Феникс», 2004.

Правила оформления деловых бумаг, служебных писем, характеристик, а также образцы и примеры документов различного рода вы найдете в разделе «Стиль документа».

Реквизиты организации

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования на бланках документов изображения герба городов, автономных областей, автономных округов определяется нормативными актами соответствующих органов власти.

3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа.

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Если организация -автор документа имеет вышестоящую организацию, то над ее наименованием указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства и т. п. указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Пример оформления реквизитов:

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. В этом случае должность автора указывается ниже наименования организации, например:

 

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Заместитель директора

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 7708033140/771001001

 

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Пример оформления реквизитов:

 

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс (095) 718-78-74

E-mail: mail@vniidad.ru

http://www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 7708033140/771001001

 

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают

11. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:

день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, постановлений и т. п.) регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа.

Для писем регистрационный номер дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются, например: 18-36-430, где 18 – индекс структурного подразделения (индекс дела), 36 – индекс корреспондента, 430 – порядковый номер документа по картотеке.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответом на запрос (письмо, докладная записка и пр.).

 

14. Место составления документа.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15. Адресование документа

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

 

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

 

При адресовании документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

 

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

 

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата:

 

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Лагунину

 

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:

 

Администрации районов

Московской области

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

 

Главному редактору

Издательского дома «Медиадом»

Н.В. Семиной

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

 

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

 

Образцову О.П.

ул.Садовая, д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

 

При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес допускается не указывать.

Утверждение документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

16. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись ________В.А. Степанов

21.12.2004 г.

Допускается центрирование каждой строки реквизита относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись __________Л.В. Кузнецов

21.12.2004

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне:

 

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор АО «Электронные технологии» Личная подпись ____Л.В. Кузнецов 21.12.2004	Генеральный директор АО «Электросервис» Личная подпись____А.Н. Панкратов 21.12.2004

 

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

 

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 N 14

или

УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 N 82

Резолюция

 

В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т. п., зафиксированного в документе.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, стоит в резолюции первой.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции и дата, например:

 

А.В. Федорову

Б.С. Никонову

Л.С. Сергеевой
Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«ИНФОРМИКА» к 04.02.2005

Личная подпись

21.12.2004 г.

 

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа, например:

- Приказ

о создании аттестационной комиссии…

об использовании целевого фонда…

- Распоряжение

о повышении трудовой дисциплины…

об оценке стоимости арендованных помещений…

- Указание

о графике отпусков на 2004 год

об усилении контроля за качеством проектной документации…

- Постановление

об утверждении Положения о …

об утверждении унифицированных форм…

- Должностная инструкция

ведущего эксперта…

секретаря-референта…

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые размещаются в верхнем правом углу документа.

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете«, «владеете» или «были«, «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю«, «предлагаю«, «прошу«).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет«, «решил«).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем«, «решили«).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали«, «выступили«, «постановили«, «решили«).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции«, «в состав объединения входят«, «комиссия установила«).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить«, «направляем на рассмотрение«);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым«, «прошу выделить«);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает«, «ВНИИДАД считает возможным«).

Приложение

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

 

Отметка размещается через три интервала от левого поля документа. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяются пробелом в полтора интервала.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/127 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

 

Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319

 

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 N 251

 

Приложения печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем организации.

Подпись

В состав реквизита «Подпись» входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке организации);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий

Личная подпись

А.А. Борисов

 

или на бланке:

 

Вице-президент

Личная подпись

А.А. Борисов

 

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

 

Исполнительный директор ЗАО «Партнер»

Личная подпись

А.А. Борисов

 

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Директор института Главный бухгалтер

Личная подпись Личная подпись

М.В. Ларин   З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по научной работе			Заместитель директора по научной работе
Личная подпись	Ю.Г. Демидов		Личная подпись	К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель комиссии	Личная подпись	В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись	А.Н. Сокова
	Личная подпись	А.С. Красавин
	Личная подпись	О.И. Рысков

 

Подпись должна быть не только на документах, направляемых в другие организации, но и на копиях документов, остающихся в делах организации-автора локумента.

Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложений с пропуском 3 – 4 межстрочных интервала. Печатается от левого поля документа.

Оттиск печати.

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится оттиск печати организации.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

Печати подразделяют на гербовые и простые.

Печати с изображением российского герба используются государственными учреждениями. Кроме них, такую печать получают организации, наделенные отдельными государственными полномочиями, например, частные нотариальные конторы. С 1 января 2004 года введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности: «НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ «ПЕЧАТИ МАСТИЧНЫЕ УДОСТОВЕРИТЕЛЬНЫЕ. Форма, размеры и технические требования»" (http://www.gosreglament.ru). Согласно новым правилам гербовая печать увеличится в диаметре на пять миллиметров. Кроме того, на ней появятся дополнительные надписи.

В печати указываются ИНН и номер свидетельства о государственной регистрации. Особые требования предъявляются к материалам, из которых изготовлена печать. Они являются более современными, что позволяет получать более четкие оттиски.

Новые гербовые печати имеют несколько степеней защиты и должны производиться у сертифицированных изготовителей. Сами сертификаты выдаются только системой ПолиграфСерт Министерства печати РФ. Документы, заверенные несертифицированными печатями, не будут иметь юридической силы.

В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций и содержащая также указание на ИНН и регистрационный номер.

Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя, местонахождение, словосочетание: «индивидуальный предприниматель», ИНН и регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации.

Примерный вид новых печатей представлен на рисунках.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать:

· Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т. д.).

· Архивная копия.

· Архивная справка.

· Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

· Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т. д.).

· Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.).

· Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).

· Командировочные удостоверения.

· Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

· Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

· Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные: платежные – сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на импорт и т. д.).

· Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т. д.).

· Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

· Сметы расходов (на содержание аппарата управления, калькуляцию к договору и т. д.).

· Соглашения.

· Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате и т. д.).

· Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

· Титульные списки.

· Удостоверения.

· Штатные расписания.

Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ей юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

 

Верно
Инспектор службы кадров	Личная подпись	А.Г. Сергеева
12.04.2003

 

Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, отметку о заверении удостоверяют печатью. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Содержание лекций

	Введение в предмет «Основы делопроизводства»
1.	Предмет и задачи курса «Основы делопроизводства». Основные понятия
1.1	Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления
1.2	Характеристика системы ДОУ
1.3	Отличительные характеристики делопроизводства и ДОУ
2.	История развития делопроизводства в России
2.1	Приказное делопроизводство
2.2	Коллежское делопроизводство
2.3	Министерская реформа 1811 г. и ее влияние на развитие делопроизводства
2.4	Зарождение советского делопроизводства
2.5	Правовое регулирование делопроизводства в Российской Федерации
2.6	Зарубежный опыт делопроизводства
3.	Основы правового регулирования института делопроизводства
3.1	Основные направления государственной политики РФ в работе с информационными ресурсами
3.2	Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации
3.3	Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения
3.4	Государственные стандарты на документацию
4.	Нормативно-методическая база делопроизводства (НМБД).
4.1	Характеристика нормативно-методической базы делопроизводства
4.2	Унифицированная система организационно-распорядительной документации
4.3	Государственная система документационного обеспечения управления(ГСДОУ). Основные положения
4.4	Типовые организационные структуры делопроизводства
5.	Организационно-методическое обеспечение документооборота организации
5.1	Организация документооборота (общие положения)
5.2	Регистрация документов в организации
5.3	Система плановой документации Система распорядительной документации
5.4	Система справочной документации
5.5	Контроль за исполнением документов
6.	Унификация и стандартизация в делопроизводстве. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
6.1	Унификация и стандартизация в делопроизводстве
6.2	Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
7.	Определение понятия документа. Виды документов. Функции документов. Классификация документов
7.1	Документ в системе информационного менеджмента
7.2	Виды документов
7.3	Свойства документов
7.4	Функции документов
7.5	Признаки документа
.76	Классификация документов
8.	Порядок и правила оформления организационной, распорядительной информационно-справочной документации
8.1	Основные положения по документированию управленческой деятельности
8.2	Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов
9.	Основные правила договорной, кадровой, корреспонденционной и экспедиционной работы в организации
9.1	Основные положения по договорной, кадровой, корреспонденционной и экспедиционной работе в организации
9.2	Правила оформления документов по договорной, кадровой, корреспонденционной и экспедиционной работе
10.	Номенклатура дел
10.1	Общие положения
10.2	Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации
10.3	Формирование дел
10.4	Подготовка и передача дел в архив
11.	Требования к оформлению документов. Формуляр-образец, реквизиты, бланки
11.1	Формуляр-образец
11.2	Бланки документов
11.3	Требования к оформлению документов
12.	Требования к оформлению реквизитов документов
12.1	Понятие реквизитов документов
12.2	Виды реквизитов
12.3	Требования к оформлению реквизитов документов

Предмет и задачи курса «Основы делопроизводства». Основные понятия

 

1. Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления

2. Характеристика системы ДОУ. Отличительные характеристики делопроизводства и ДОУ

 

1.1 Мы знаем, что любое предприятие, организация или учреждение имеет определенную структуру управления, т.е. имеет свой управленческий аппарат, в его состав входят руководители различных уровней.

Для того чтобы управлять предприятием, чтобы предприятие эффективно функционировало на рынке, управленческий аппарат (руководители) выдает свои властные указания или решения. Решение принимается на основе какой-либо определенной информации. А уже информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве.

От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Любое управленческое решение обязательно сопровождается составлением документов. При этом создается огромное количество различных видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.д. Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Документ выступает результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции:

· сбор и обработку документной информации;

· подготовку решения, принятие и документирование решения;

· доведение решения до исполнителей;

· исполнение решения;

· контроль исполнения;

· сбор информации об исполнении;

· передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

· хранение и поиск информации.

Если учесть, что в аппарате управления занято более 14 млн. человек, а ежегодный документооборот в стране составляет примерно 60 млрд. листов, то несомненно, что эффективное нормативное регулирование этого процесса имеет большое значение.

В век информации документированная информация составляет основу управления. Эффективность предприятия в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.

Организация работы с документами влияет на качество работы в управлении предприятия, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех предприятия.

Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации.

Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия, особенно туристского. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Управление немыслимо без документов. Работа с документами, их составление и изготовление, учет и классификация, анализ и обобщение предмет труда работников управленческого аппарата. Управленческий труд связан с созданием документов, определяющих и организующих деятельность отраслей народного хозяйства, которые объединяются в системы документации. К специальным системам документирования относят документирование бухгалтерского, оперативно-технического учета и отчетности, планирования, военной, судебной, торговой, дипломатической и других видов деятельности. При построении системы документирования административной деятельности учреждений надо учитывать, что быстрота, аккуратность, четкость и качество работы администрации во многом зависят от состояния и организации документирования ее деятельности.

В организации должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в организации составляют систему ДОУ. Система ДОУ формируются под влиянием следующих факторов:

- используемой нормативно-методической базой ДОУ;

- сложившихся национальных традиций работы с документацией;

- установленных руководством предприятия правил работы с документами;

- квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Приступая к изучению дисциплины, прежде всего, следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

В отличие от общелитературного языка язык профессионального общения требует однозначности толкования основных понятий. Для документационного обеспечения управления это особенно важно. Язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, и не точное употребление того или иного термина может иметь нежелательные юридические последствия.

Документоведение – дисциплина, которая изучает закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления.

Делопроизводство – отрасль человеческой деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами. Это комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам, представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности организации, учреждения, предприятия.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, т.е. движение документов в рамках ДОУ.

Деловая процедура – последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организации для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Т.е. Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием,

А деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями или учреждениями.

 

1.2 Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее время широко используется термин «Документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии употребляемой в компьютерных программах и литературе.

Формальное тождество понятий «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» в государственном стандарте — это лишь позиция его разработчиков. Чтобы подтвердить их правоту, теоретические положения должны быть развернуты в соответствующие механизмы трансформации делопроизводства в документационное обеспечение управления. К примеру, можно рассматривать ДОУ как упорядочение документирования и управление всеми системами документации в целях сокращения документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий. Из этого утверждения можно вывести по крайней мере два существенных отличия делопроизводства от ДОУ:

1. Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию;

2. ДОУ в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами.

Вышеизложенные позиции весьма уязвимы с точки зрения научного системного анализа. Очевидно, что не объемы и виды документации являются определяющими, когда говорится о делопроизводстве и ДОУ. Вряд ли эти понятия обозначают и лишь отрасль деятельности. Представляется, что главным при изучении рассматриваемых понятий должно быть их значение в процессах управления, удельный вес работы с документами в управлении. Следует определить делопроизводство как техническую функцию управления, а ДОУ — обеспечивающую. Суть отличий заключается не только в объеме документации, которую регулирует делопроизводство или ДОУ, а в том, что при переходе от делопроизводства к ДОУ усиливается его информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки.

Более того, не следует понимать делопроизводство и ДОУ как взаимоисключающие друг друга понятия. Делопроизводство — в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие, конструкция), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления — понятие другого рода. Его суть — обеспечение процесса управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение управления — термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

ДОУ включает следующие основные процессы:

1. фиксация управляющих воздействий или данных о состоянии дел организации на официальных носителях, т.е. «документирование» или производство документов;

2. своевременное предоставление информации в официальном порядке, т.е. передача документов или документооборот;

3. оперативное и долговременное хранение документов, т.е. «делопроизводство» и «архивное хранение».

Цель ДОУ – обеспечение руководства информацией о состоянии дел в организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Каждый из вышеназванных процессов является составной частью системы управления предприятия в целом.

ДОУ – охватывает вопросы документирования, организации работы с документами, в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

Систематизация архивного хранения документов – определение правил хранения создаваемой в организации информации, системы ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.

Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Три источника и три составные части ДОУ. Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Принято выделять три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).

2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).

3. Систематизация архива документов.

 

История развития делопроизводства в России

 

1. Приказное делопроизводство

Коллежское делопроизводство