Документооборот – это движение документов от момента их составления на предприятии или получения от другой стороны с целью использования для бухгалтерских записей и до передачи в архив на хранение. За организацию документооборота ответственность несет главный бухгалтер.

Основные стадии документооборота:

1) создание документа (выписка, оформление, подпись материально- ответственных лиц и других оперативных работников);

2) прием и проверка документа бухгалтером с формальной стороны, по существу и арифметическая проверка правильности цен, таксировки;

3) учетная обработка – проставление кодов, корреспондирующих счетов, группировка документов по однородности хозяйственных операций, подсчет сумм по ним;

4) запись данных документа в учетные регистры (ручным или машинным способом);

5) сверка и увязка записей в документах и учетных регистрах;

6) передача на хранение в архив.

Для рациональной организации документооборота составляется график документооборота. Составляя его, главный бухгалтер обязан определить перечень и наименование документов, необходимых на конкретном предприятии, номер их типовой формы, количество экземпляров выписки, назначить исполнителей и сроки исполнения по каждой стадии документооборота.

Важным условием рациональной организации документооборота является также надлежащее хранение документов, их сохранность и возможность быстрого нахождения нужного документа в случае необходимости. С этой целью все обрабатываемые документы сшиваются, переплетаются по характеру учитываемых операций (кассовые, банковские, товарные и т.п.). Важно, чтобы папки имели обозначение (название, номер, символ).

Для обеспечения сохранности документов, учетных регистров, форм отчетности на предприятии организуется архив.

Требования по хранению на предприятиях бухгалтерских документов изложены в Положении о документальном обеспечении записей бухгалтерского учета (приказ Министерства финансов Украины №88 от 24.05.1995 г.).

Руководитель предприятия несет ответственность за надлежащее хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерських отчетов в течение установленного срока, но не менее трех лет.

Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обробатку, а также бухгалтерские отчеты подлежат обязательной передаче в архив. Они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах, за их сохранность несут ответственность лица, уполномоченные главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.

Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов из бухгалтерии и из архива предприятия работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров и бухгалтерских отчетов в архиве предприятия определяется в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности ораганов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41.

По завершению срока хранения документы, которые не подлежат передаче в Национальный архивный фонд, изымаются для уничтожения, о чем составляется акт. Акт об изъятии для уничтожения документов одобряется постоянно действующей (экспертной) комиссией предприятия и утверждается руководителем.