6.1 Учетные документы, их назначение. Требования к содержанию и оформлению документов

Характерной особенностью бухгалтерского учета является непрерывное и сплошное отражение хозяйственных операций с помощью документов.

Документ (dokumentum) – латинское слово, которое означает буквально: свидетельство, доказательство. В теории и на практике под документом понимают материальный носитель, на котором с помощью разных средств и способов зафиксирована информация в понятной и целесообразной для восприятия форме.

Бухгалтерский документ – письменное свидетельство определенной формы и содержания о факте осуществления операции или дающее право на ее совершение.

Все хозяйственные операции отражаются в системе счетов на основании данных, содержащихся в документах. От достоверности и реальности этих данных зависит качество бухгалтерского учета.

Документация – вся масса документов, используемая на предприятии. Все документы должны составляться четко, своевременно и обязательно по установленной (типовой) форме. Для всех предприятий (кроме банков) Министерство финансов Украины устанавливает единый порядок создания, принятия, отражения, хранения учетных документов.

Документирование – процесс оформления хозяйственных операций документами.

В документах показываются данные, которые необходимы для экономической и юридической характеристики зафиксированных в них хозяйственных операций, для контроля за сохранностью собственности, определения хозяйственной целесообразности и эффективности осуществляемых процессов. От качества и своевременности составления документов в значительной мере зависит и качество системы бухгалтерского учета, а также эффективность принятия решений.

Все документы для придания им юридической силы и доказательности должны иметь обязательные реквизиты (показатели, данные), без которых документы считаются недействительными.

Реквизиты – показатели, которые характеризуют операцию, это составные элементы документа. Для каждого документа имеются свои специфические показатели, существуют и общие, обязательные реквизиты, без которых документ является недействительным. В соответствии со статьей 9.3 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» к обязательным реквизитам документа относятся:

Ø наименование документа (формы);

Ø код формы;

Ø наименование предприятия, от имени которого составлен документ;

Ø дата и место составления;

Ø содержание и объем хозяйственной операции, единицы измерения;

Ø должность, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции.

Ø личные подписи.

В соответствии со статьей 9.1 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после завершения ее.

Ответственность за своевременное и качественное составление документов, передачу их в установленное время для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность данных, приведенных в документах, несут лица, которые составили и подписали эти документы.

Первичные документы подлежат тщательной проверке работниками, ведущими бухгалтерский учет, по форме, содержанию, наличию в документе обязательных реквизитов. Запрещается принимать к исполнению документы на операции, противоречащие законодательным и нормативным актам.

В случае, если при оформлении документа допущена ошибка, то ее можно исправит корректурным способом, т.е. неправильный текст или сумму зачеркивают одной линией, а сверху пишут правильный текст или сумму. Рядом ставят надпись «исправлено», дату исправления и подтверждают подписью лиц, подписавших этот документ. В банковских, кассовых документах, при оформлении бланков строгой отчетности не допускается исправления ошибок. Если в таких документах допущена ошибка, то они подлежат аннулированию, и вместо их выписывают новые.

Классификация документов

Правильному составлению и использованию документов помогает их группировка по однородным признакам.

Классификация документов:

1) по назначению:

а) распорядительные (приказ, распоряжение, наряд);

б) исполнительные (оправдательные), в которых фиксируется факт совершения операции (накладные, приходный кассовый ордер, выписка банка);

в) документы бухгалтерского оформления (расчеты, справки);

г) комбинированные, которые содержат распоряжение и подтверждают фактическое совершение операции (расходный кассовый ордер, доверенность);

2) по месту составления:

а) внутренние;

б) внешние;

3) по степени обобщения учетных данных:

а) первичные документы – оформляют саму операцию и те изменения, которые она вызвала;

б) сводные – обобщают данные первичных документов (товарный отчет, материальный отчет, отчет кассира, выписка банка, авансовый отчет);

4) по технике формирования:

а) бумажные носители информации, т.е. документы, составленные вручную;

б) машиносчитываемые носители информации, т.е. документы, составленные с помощью вычислительной техники;

5) по характеру учитываемых операций:

 а) товарные (материальные) – содержат сведения о ТМЦ в натурально-                      стоимостном измерении (накладная, товарно-транспортная накладная, спецификация);

 б) кассовые – содержат данные о движении наличных денег в кассе (приходные и расходные кассовые ордера);

 в) банковские документы (платежные поручения, чеки, аккредитивы), которые используются для безналичных расчетов;

 г) документы по оплате труда (табель использования рабочего времени, лицевой счет, расчетно-платежная ведомость);

 д) документы по инвентаризации (приказ, инвентаризационная опись, акт инвентаризации наличия денежных средств, сличительная ведомость);

 е) документы по оформлению движения основных средств (акт ввода-передачи, акт ликвидации основных средств).