Управление проектами (Project Management) – приложение профессиональных знаний, навыков, инструментов и методов к руководству исполнением работ проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту.

Управление проектами представляет собой методологию организации, планирования и координации использования человеческих и материальных ресурсов на всем протяжении жизненного цикла проекта (проектного цикла), направленную на эффективное достижение целей проекта путем применения системы современных методов, техники и технологий управления.

Объектами управления проектами в широком смысле являются отдельные процессы, либо фазы жизненного цикла. В узком смысле объекты управления проектами можно описать по модели 4Р – работы, ресурсы, результаты, риски. Эти четыре компонента еще рассматривают как управляемые параметры проекта. 

Работы – это трудовые процессы, направленные на достижение результатов и требующие необходимых затрат времени и ресурсов. К работам следует относить деятельность по созданию материальных объектов (производственные работы), интеллектуально-информационной продукции (НИР), деятельность по выработке и передаче управляющих воздействий и обратной связи (решения и отчеты), деятельность по перемещению материальных ресурсов (например, поставка).

Под ресурсами следует понимать совокупность объектов, необходимых для выполнения работ. Существуют три основные группы ресурсов, используемых в управлении проектами: человеческие (руководители и работники), материальные (машины и механизмы, здания и сооружения, материалы и комплектующие, финансовые средства), информационные (проектные решения, модели, управляющие команды, отчетная документация).

Результаты – это продукты деятельности, воплощающие в себе ранее поставленные цели. Результаты могут быть материальные и нематериальные; прямые и косвенные; промежуточные и окончательные.

Риски – совокупность вероятностных взаимодействий проекта с независимыми факторами внешней и внутренней среды. Управление рисками нужно рассматривать как деятельность по управлению взаимодействием проекта и факторов риска, имеющую своей целью минимизировать отклонения от ранее принятых решений.

Все четыре базовых элемента управления проектом находятся во взаимодействии друг с другом. Ресурсы используются при выполнении работ, в ходе выполнения работ создаются результаты, в результатах содержатся материальные и экономические субстраты ресурсов. Риски воздействуют на ресурсы, на работы, на результаты. Проект воздействует на окружающую среду.

В качестве субъектов управления рассматриваются участники проекта, взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений. В зависимости от типа проекта в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда сотен) организаций. У каждой из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его судьбу.

Участники могут быть активными, которые взаимодействуют с проектом (например, инициатор, заказчик, команда проекта), и пассивными, которые испытывают воздействие со стороны проекта (например, потребители продукции проекта, поставщики). Всех участников проекта можно сгруппировать по трем категориям:

1. Управленческий аппарат заказчика проекта, включая все необходимые подразделения и организации, представляющие различные роли заказчика (например, инвестор, функциональный заказчик, генеральный заказчик и др.).

2. Управленческий аппарат исполнителя проекта, включая все необходимые подразделения и организации, представляющие различные роли исполнителя (генеральный подрядчик, подрядчик, субподрядчик, поставщик и др.).

3. Команды проектов (группы управления, рабочие группы) – специализированные организационные структуры, создаваемые на время выполнения проектов и включающие управленческий и технический персонал, выделяемый заказчиком и исполнителями.

Ниже перечислены возможные участники проекта.

Инициатор – это участник проекта, являющийся носителем основной идеи проекта и инициативы по его реализации. В качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта.

Заказчик – это участник проекта, заинтересованный в достижении основной цели, результатов проекта. Заказчик определяет основные требования и рамки проекта, обеспечивает финансирование проекта, заключает контракты с другими непосредственными участниками проекта, несет ответственность за результаты проекта перед другими участниками проекта и обществом.

Инвестор – это участник проекта, осуществляющий финансирование проекта и заинтересованный в достижении финансовых результатов проекта. Инвестор вступает в контрактные отношения с заказчиком, осуществляет расчеты с другими участниками по мере выполнения проекта.

Проектировщики – специализированные проектные организации, разрабатывающие проектно-сметную и технологическую документацию.

Поставщики – обеспечивают закупки и поставки, то есть отвечают за материально-техническое обеспечение проекта.

Подрядчики (генеральный подрядчик, субподрядчики) – юридические лица, несущие ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом.

Потребитель продукции проекта – юридическое или физическое лицо, являющееся покупателем или пользователем результатов проекта. Потребитель может быть конечным, который использует результаты проекта, или промежуточным, который, являясь покупателем результатов проекта, осуществляет их дальнейшую передачу другим потребителям, выступая при этом как посредник.

Руководитель проекта (проект-менеджер) – это участник проекта, которому делегированы полномочия по управлению деятельностью, направленной на достижение целей проекта. Руководитель проекта несет ответственность перед заказчиком за достижение всех целей проекта. В отдельных крупных и сложных проектах за выполнение обязанностей руководителей проекта отвечает специально приглашенная управляющая фирма, но в любом случае в качестве полноправного руководителя проекта выступает один человек.

Команда проекта – это совокупность действующих как единое целое участников проекта, которая обеспечивает под руководством проект-менеджера достижение целей проекта. Состав и обязанности команды проекта зависят от масштабов, сложности и других характеристик проекта, однако во всех случаях состав команды должен обеспечивать высокий профессиональный уровень выполнения всех возложенных на команду обязанностей. Команда формируется в зависимости от потребностей проекта, опыта и квалификации персонала, а также от условий и организации проекта.

Центром, куда стекается вся информация по проекту, где проводятся совещания и встречи, а также организованы рабочие места членов команды, является офис проекта (штаб проекта). Офис управления проектами (ОУП) – организационная структура, стандартизирующая процессы руководства проектами и способствующая обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами. Сфера ответственности ОУП может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления одним или более проектами.

Рис. 2.2. Офис проекта

В организациях существует несколько типов структур ОУП, каждый из которых различается степенью контроля и влияния, оказываемого на проекты внутри организации, а именно:

- Поддерживающий. Поддерживающие ОУП играют консультативную роль, предоставляя шаблоны, лучшие практики, обучение, доступ к информации и уроки, извлеченные из других проектов. Данный тип ОУП служит в качестве хранилища проекта. Степень контроля со стороны ОУП низкая.

- Контролирующий. Контролирующие ОУП предоставляют поддержку и требуют соответствия требованиям с помощью различных средств. Соответствие может предполагать адаптацию структур или методологий управления проектами, использование специфических шаблонов, форм и инструментов или соответствие требованиям руководства. Степень контроля со стороны ОУП средняя.

- Руководящий. Руководящие ОУП контролируют проекты путем непосредственного управления данными проектами. Степень контроля со стороны ОУП высокая.

Основная функция ОУП заключается в поддержке руководителей проектов различными способами, которые могут включать в себя, среди прочего:

-управление общими ресурсами всех проектов, администрируемых ОУП;

-определение и разработка методологии, лучших практик и стандартов управления проектами;

-коучинг, наставничество, обучение и надзор;

-мониторинг соответствия стандартам, политикам, процедурам и шаблонам управления проектами посредством аудитов проектов;

-разработка и управление политиками, процедурами, шаблонами проекта и другой общей документацией (активами процессов организации);

-координация коммуникаций между проектами.

Руководители проектов и ОУП преследуют разные цели и, таким образом, руководствуются различными требованиями. Все их действия приведены в соответствие со стратегическими интересами организации. Разница между ролью руководителя проекта и ОУП может заключаться в следующем.

1. Руководитель проекта сосредоточивается на конкретных целях проекта, в то время как ОУП управляет основными изменениями в содержании программы и может рассматривать их как потенциальные возможности для более успешного достижения бизнес-целей.

2. Руководитель проекта контролирует ресурсы, выделенные под проект, с целью более точного выполнения целей проекта, а ОУП оптимизирует использование общих ресурсов организации во всех проектах.

3. Руководитель проекта управляет ограничениями (содержанием, расписанием, стоимостью и качеством и т. д.) отдельных проектов, а ОУП управляет методологиями, стандартами, общими рисками/возможностями, метриками и взаимозависимостями проектов на уровне предприятия.

Проект – это отрытая система, которая непрерывно обменивается ресурсами, информацией с внешней средой. Внешнюю среду проекта принято называть окружением проекта, под которым понимается совокупность факторов и объектов, непосредственно не принимающих участия в проекте, но влияющих на него и осуществляющих взаимодействие с проектом и отдельными его элементами. При этом обычно выделяют непосредственное окружение проекта и дальнее окружение проекта (политика, общество, законы и право, наука и техника, культура, природа, экономика).

Окружающая среда проекта рассматривается как источник рисков проекта, то есть может приводить к отклонениям от ранее принятых решений.

Если проект реализуется в рамках предприятия, то все подразделения этого предприятия, не участвующие в проекте, следует рассматривать как объекты непосредственного окружения проекта.