Окончательная отработка целей позволяет начать диагностический этап работ по планированию. Первым шагом является изучение и оценка внешней среды.

Анализ внешней среды представляет собой процесс, посредством которого разработчики стратегического плана выявляют и контролируют внешние влияющие на деятельность организации факторы, чтобы определить возможные угрозы и позитивные обстоятельства для фирмы.

Анализ внешней среды помогает получить важные результаты. Он даёт организации информацию и время для прогнозирования потенциальных возможностей, для составления плана с учётом непредвиденных обстоятельств, для разработки системы раннего предупреждения на случай возможных угроз и формирования стратегий, которые могут превратить прежние угрозы и опасности в любые выгодные возможности.

В самом общем виде при анализе внешней среды изучению подвергается влияние факторов: экономических, политических, рыночных, технологических, международных, социальных, факторов конкуренции. В зависимости от масштабности и целевой направленности разрабатываемых планов эти факторы могут учитываться в различном количественном и структурно-содержательном сочетании.

Так, при формировании планов, связанных с трудовой деятельностью персонала организации, наибольшую значимость из экономических факторов имеют темпы инфляции (или дефляции), уровни занятости и безработицы, трудовая миграция населения, налоговая напряженность; из числа политических факторов – нормативные документы государственных и местных органов власти в области организации, нормирования, оплаты и безопасности труда, найма рабочей силы, загрузки рабочих мест, создания соответствующих условий и режимов труда для различных категорий работников, в том числе с ограниченной трудоспособностью и т.д.

При планировании трудовых показателей трудно переоценить важность рыночных факторов. Изменчивая рыночная среда представляет собой область постоянного внимания для организаций. Предметом анализа рыночной внешней среды являются многочисленные факторы, которые могут оказать непосредственное воздействие на успехи или провалы организации. К их числу относятся изменяющиеся демографические условия, состояние спроса и предложения рабочей силы, динамика конъюнктуры рынка труда, распределение доходов населения и его активность в вопросах трудоустройства, степень гибкости и жесткости трудовых отношений, методы и механизмы государственного воздействия на процессы управления использованием трудовых ресурсов, основные тенденции трансформации рынка труда, уровень и характер социального партнерства субъектов рынка труда. Влияние этих факторов может быть усилено или ослаблено научно-техническим прогрессом. И хотя влияние технических факторов в известной мере можно считать автономным, их совместное с рыночными факторами воздействие на экономику приводит к серьезным сдвигам в самом содержании трудовой деятельности. Поэтому анализ технической внешней среды должен быть нацелен на выявление возможных изменений в технологии производства, а, следовательно, в интенсивности и качестве труда, на применение компьютерной техники и других организационно-технических средств, обеспечивающих рост производительности труда.

Большинство крупных фирм и множество мелких компаний действуют на международном рынке или в своей деятельности ориентируются на нормы и стандарты международной среды. Поэтому становится весьма актуальной необходимость постоянно контролировать и оценивать изменения в этой широкой среде. Угрозы и благоприятные возможности для организации в сфере совершенствования управления трудовой деятельностью могут возникнуть в результате использования иммиграционной рабочей силы и зарубежных специалистов, влияния иностранных картелей и корпораций, изменений валютных курсов и политических решений в других странах, из-за нарушений международных трудовых стандартов, определяющих нормы поведения экономических субъектов в процессе труда. Международные трудовые стандарты - главный результат международно-правового регулирования социально-трудовых отношений, которое представляет собой регламентацию с помощью соглашений государств вопросов, связанных с применением наёмного труда, улучшением его условий, охраной труда, защитой индивидуальных и коллективных интересов работников. Формальным выражением такого регулирования являются нормы, закрепленные в актах, принятых Организацией Объединённых Наций (ООН), Международной организацией труда (МОТ), региональными объединениями государств.

Проектирование фирмой изменений в её трудовой деятельности могут вызвать неоднозначные реакции её конкурентов. Анализ фактических и возможных таких реакций позволит организации своевременно избежать негативных последствий ответных действий своих конкурентов. При проведении подобного рода анализа важны четыре диагностических элемента: 1)анализ будущих целей конкурентов в сфере труда; 2)оценка текущей стратегии конкурентов; 3)обзор предпосылок в отношении подготовки враждебных ответных действий; 4)углублённое изучение сильных и слабых сторон конкурентов.

Факторы социального поведения включают меняющиеся ожидания, убеждения, отношения, мотивационные установки, нравы и ценностные ориентации трудового коллектива, общества в целом. Намечаемые плановые разработки могут привести к серьёзным трансформациям социальной среды фирмы. Анализ характера и направленности таких трансформаций будет способствовать заблаговременному выявлению возможных последствий и их наиболее полному учёту в деятельности организации.

В результате исследования внешней среды формируется перечень опасностей и возможностей, с которыми сталкивается организация в этой среде. Перечень составляется в виде документа, в котором отражается удельный вес в баллах (положительных и отрицательных) каждого фактора для измерения его значимости для фирмы, а также оценку по совокупности баллов степени влияния фактора на деятельность организации. Положительные факторы характеризуют потенциальные возможности для организации, отрицательные – грозящие ей опасности. Анализ перечня позволяет выявить и выбрать наиболее предпочтительные варианты контактирования и взаимодействия с внешней средой.