2 вопрос. Документальное оформление поступления материалов.

3 вопрос. Документальное оформление отпуска материалов.

Вопрос. Инвентаризация материальных ценностей.

Вопрос.

Первичные документы по поступлению и отпуску производственных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов тщательно оформляются, обязательно содержат подписи лиц, совершавших операции.

Контроль за соблюдением правил оформления движения материалов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих структурных подразделений.

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств, собственного производства.

Для выполнения производственной программы организации определяют потребность в материалах и приобретают, производят их. На поставку материалов организация заключает договоры с поставщиками, в которых определяются права, обязанности и ответственность сторон по поставкам материальных ценностей. Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке. Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю товарно-транспортную накладную, квитанцию к железнодорожной накладной и другие документы. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления, после чего передают ответственному исполнителю по снабжению. В отделе снабжения по поступившим документам проверяют соответствие объёма, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов договорным условиям. В результате такой проверки на самом счете или другом документе делают отметку о полном или частичным акцепте. Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов, в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, номер, дату приходного ордера или акта о приёмке, дату запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от оплаты. Проверенные счета из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и по массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, служащий основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику. Для получения материалов со склада поставщика экспедитору выдают доверенность, в которой указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приёмке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приёмку. Принятый груз экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом (кладовщику), который проверяет соответствие количества и качества материалов. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными на документе поставки проставляют штамп, в оттеске которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приёмку материалов производит комиссия и оформляет акт о приёмке материалов, служащий основанием для предъявления претензий поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют так же при приеме материалов, поступивших без счета поставщика ( неотфактурованная поставка). 

Поступление на склад материалов собственного производства, отходов производства, сэкономленных в производстве материалов, и другого оформляют требованиями - накладными, которые выписывает цех-сдатчик в 2-х экземплярах, первый из которых является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

 Материалы, полученные при разборке и демонтаже зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

 Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли и других организациях, на рынке или у населения за наличный расчет. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный чек или акт (справка), составленный подотчетным лицом, в котором подотчетное лицо излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов, цены, а так же паспортных данных продавца материальных ценностей. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.

Вопрос.   

Материалы отпускаются со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону для переработки, в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

 Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно - заборными картами. Они выписываются в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Один экземпляр лимитно - заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе. Отпуск материалов со склада производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала на другой оформляют требованием - накладной.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за её пределами, оформляют накладной на отпуск материалов на сторону, которую выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр накладной служит для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов. При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Списание материалов вследствие их непригодности оформляют актом на списание материалов.

Вопрос.

Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ (приказ Минфина РФ № 34-н от 29.07.98г.) установлено, что количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается организацией самостоятельно, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

1) При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже.

2) Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее первого октября отчетного года.

3) При смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел).

4) При установлении фактов хищений и злоупотреблений, а так же порчи ценностей.

5) В случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстримальными условиями.  

6) При ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении.

 В процессе инвентаризации проверяются:

1) Сохранность товарно-материальных ценностей.

2) Правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента.

3) Порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей.

4) Порядок организации материальной ответственности.

По объему проверки инвентаризации делятся на сплошные и выборочные, а по времени проведения - на плановые и внезапные. Организует и руководит проведением инвентаризации руководитель организации или его заместитель, или главный бухгалтер. Работу по проведению инвентаризации осуществляет рабочая инвентаризационная комиссия, состоящая из компетентных лиц, назначаемая приказом руководителя. Бухгалтерия к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационные описи материальных ценностей по местам хранения (эксплуатации) и по материально-ответственным лицам. Материально-ответственные лица в описях дают расписку о том, что все документы склада записаны в карточки складского учета и сданы в бухгалтерию.

Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации, оформляют составлением сличительных ведомостей и оценивают по фактической себестоимости.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

1) Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежат оприходованию с отнесением в доходы организации:

Дт 08.4; 10; 50; 41

Кт 91.1.

2) Недостача материальных ценностей в приделах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на затраты производства (издержки обращения):

Дт 20, 44

 Кт 10, 41, 43

3) Недостача товарно-материальных ценностей, денежных средств и иного имущества, а так же порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц:

а) Дт 94                                                                            

Кт 50, 10, 41,43 ,01

б) Дт 73.2

Кт 94.

4) Некомпенсируемые потери товарно-материальных ценностей в результате чрезвычайных обстоятельств хозяйственной деятельности организации списываются на финансовый результат ее деятельности:

        Дт 91.2

        Кт 01,10, 11, 50, 51, 41, 43 и др.