Стадии документооборота:

1) Поступление документов со стороны или выписка их в организации.

2) Исполнение и доработка документов в организации до поступления их в бухгалтерию

3) Поступление первичных и сводных документов в бухгалтерию.

4) Обработка документов в бухгалтерии.

5) Обеспечение текущего хранения документов.

6) Передача документов в текущий архив организации, а затем в государственные архивы.

Соблюдение графика документооборота контролирует главный бухгалтер, требования которого являются обязательными для всех подразделений и служб организации.

6 вопрос.

После проверки и обработки документов на их основании производятся записи в регистры бухгалтерского учета. Только после этого документы поступают в текущий архив организации, где хранятся в течение года. Документы должны храниться так, чтобы обеспечить их сохранность, а в случае необходимости быстро получить нужные сведения. Документы должны быть подшиты в папки по соответствующим операциям – кассовые, товарные, товарные и т.д.

После сдачи годового отчета все документы, относящиеся к отчетному году, должны быть подготовлены для сдачи в архив. Документы нумеруются, переплетаются и подшиваются в папки. На титульном листе указываются наименование организации, наименование дела, отчетный период, общее количество листов в деле, срок хранения.

Сроки хранения основных бухгалтерских документов:

1. Бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки к ним:

 а) годовые – 10 лет

 б) квартальные – 5 лет.

2. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним – 10 лет.

3. Первичные документы и приложения к ним, являющиеся основанием для бухгалтерских записей, – 5 лет.

4. Материалы инвентаризаций товарно-материальных ценностей – 5 лет.

5. Доверенности на получение денежных сумм и товарно – материальных ценностей – 3 года.

6. Учетные регистры – 5 лет.

7. Исполнительные документы – до минования надобности, но не менее 5 лет.

8.Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые) - 5 лет после истечения срока договора.

9. Договоры о материальной ответственности – 5 лет после увольнения материально ответственного лица.

10. Лицевые счета рабочих и служащих по начислению заработной платы – 75 лет минус возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

11. Расчетные (расчетно-платежные) ведомости по начислению заработной платы – 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов 75 лет.

Ответственность за организацию хранения первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Документы из архива могут выдаваться только по его разрешению.

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы. Кроме того, в государственный архив передаются документы, которые имеют политическое, научное, социально-культурное или историческое значение.

Организации, которые не должны сдавать документы в государственные архивы, уничтожают дела, по которым истекли сроки хранения. При этом составляется акт на списание документов, по которым истекли сроки хранения.

Вопрос.

Данные, содержащиеся в первичных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

Не допускаются пропуски и изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учёта в регистрах бухгалтерского учета.

Учетные регистры – это таблицы специальной формы, которые служат для обобщения и группировки всех записей в бухгалтерском учете.

Они предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных документах. На основе данных, записанных в учетные регистры, составляется бухгалтерская отчетность.

Запись хозяйственных операций в учетные регистры называется учетной регистрацией.

Обязательные реквизиты регистра бухгалтерского учета:

-наименование регистра

-наименование экономического субъекта, составившего регистр

-дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр

-хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета

-величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения

-наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра

-подписи лиц, ответственных за ведение регистра с указанием их фамилий и инициалов.

Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

 Учетные регистры группируются по определенным признакам

1. По внешнему виду:

- карточки

- книги

 - свободные листы

- машинные носители.

2. По назначению:

- хронологические

- систематические

- комбинированные.

3. По объему учетных записей:

- синтетические

- аналитические

- смешанные.

Вопрос.

От вида применяемых учетных регистров, их количества, порядка и последовательности записей в них, степени использования средств автоматизации зависит форма бухгалтерского учета.