Контроль, являясь классической базовой функцией управления, представляет собой специализированный вид управленческой деятельности, связанный с наблюдением за ходом происходящих процессов в управляемом объекте, сравнении его параметров с заданной программой функционирования, выявлении отклонений. На практике контроль реализуется путем сопоставление фактических результатов с целевыми ориентирами, роль которых в зависимости от объекта контроля могут выполнять: прогнозируемые и планируемые показатели, задания, стандарты, нормы и нормативы, пороговые (допустимые) значения, характеристики деятельности персонала и др.

Применительно к социально-экономическим системам (организациям) назначение контроля – обеспечить достижение целей функционирования, своевременно фиксируя проблемы и сообщая субъекту управления (менеджерам) о необходимости проведения корректирующих действий. Система контроля в организации включает следующие элементы:

- субъект контроля – лицо, подразделение или организация, осуществляющие контрольные действия;

- объект контроля – лицо, подразделение или организация, в отношении которых проводятся контрольные действия;

- предмет контроля – процесс, задания, показатели, характеристики, которые проверяются субъектом контроля;

- принципы контроля – правила осуществления контрольной деятельности;

- процесс контроля – совокупность последовательно осуществляемых этапов контроля;

- технология контроля – последовательность выполнения контрольных работ с использованием соответствующей техники и методов (опрос, инспекция, аудит, ревизия, отчет и др.).

Особое место контроля в управленческом цикле определяется тем, что он выступает компонентом всех функций управления, связывая их в единое целое. Контроль является продолжением планирования и сопровождает процесс реализации планов организации, определяя необходимость и содержание регулирующих и мотивирующих действий. Выявленные в процессе контроля отклонения являются объектом анализа. Особо выражен контроль как заключительная функция управления, позволяющая определить достижение поставленных целей.

Контроль в любой организации необходим, так как его эффективное осуществление позволяет:

- снизить степень неопределенности информации о текущем состоянии дел. Процесс функционирования организации и выполнения ее планов находится под влиянием большого количества факторов и условий, которые вызывают те ли иные возмущения и отклонения. Система контроля позволяет своевременно выявить данные нарушения и обеспечить менеджеров соответствующей информацией;

- предупредить возникновение связанных с этой неопределенностью кризисных ситуаций. Менеджеры организации, обладая своевременной и объективной информацией, получают возможность предупредить развитие нежелательных сценариев;

- поддерживать условия успешной деятельности организации. Полученная в результате контроля информация - основа для определения наиболее результативных направлений организационной деятельности, как в долгосрочной перспективе, так и в текущем периоде.

Таким образом, в системе менеджмента контроль выполняет следующие задачи:

- диагностика реальной ситуации в организации, выявление проблем;

- установление и поддержание обратной связи;

- стимулирования качественной и эффективной работы.

В основе обеспечения эффективности контроля лежит соблюдение следующих принципов:

- стратегическая направленность, что предполагает построение системы контроля на основе ключевых параметров и аспектов функционирования организации;

- своевременность (оперативность) контроля предполагает такую его периодичность, которая соответствует контролируемому явлению и позволяет регулировать возникшие отклонения;

- гибкость – способность приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде организации;

- ориентация на результат. Конечная цель контроля состоит не в обнаружении недостатков, а в обеспечении достижении общего результата деятельности организации;

- простота и прозрачность. Персонал организации должны знать объекты и показатели контроля, понимать его методы и формы;

- адекватность, т.е. соответствие система контроля характеру деятельности конкретной организации;

- экономичность контроля, критерием которой выступает отношение затрат на его реализацию к получаемых дополнительным результатам;

- объективность контроля. Данный принцип требует использования для целей контроля объективной информации, единых стандартов его применения по отношению к разным подразделениям и (или) членам организации, соответствия санкций выявленным в процессе контроля недостаткам.

Контроль как процесс представляет собой последовательность определенных действий, которые традиционно представляется в виде ряда этапов (таблица 6.1.).

Таблица 6.1 – Этапы контроля и их содержание

ВИДЫ КОНТРОЛЯ: ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ, ТЕКУЩИЙ И ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

Можно выделить три главных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль-осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Текущий контроль- осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Системы обратной связи. Обратная связь - это данные о полученных результатах. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Заключительный контроль. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми.