Основные понятия

Данные списка могут быть упорядочены путем сортировки в алфавитном порядке, численно и хронологически.

Программа Excel автоматически определяет список данных, если он организован по следующим правилам:

1. Список выполнен в виде колонок однотипных данных.

2. Список отделяется от других данных хотя бы одной строкой и одним столбцом.

3. Внутри списка нет пустых строк и столбцов.

4. Первая строка списка является заголовочной и содержит метки столбцов (имена полей).

5. Вместо ссылки на область списка можно использовать имя при выполнении каких-либо операций.

6. В колонках могут быть представлены значения, вычисленные по формулам.

При выполнении сортировки списка данных можно использовать методы сортировки по возрастанию, по убыванию или в пользовательском порядке.

При сортировке по возрастанию сначала сортируются числа от наименьших до наибольших, затем текст по алфавиту от А до Я и от A до Z (латинские символы ранее русских), даты от ранних до поздних, пустые всегда становятся последними. При сортировке по убыванию порядок противоположный, за исключением пробелов, которые всегда на последнем месте. Можно сортировать символы с учетом регистра, тогда сначала располагаются прописные, а затем строчные буквы.

Пользовательский порядок определяется по специальному списку, введенному заранее с помощью команды меню Сервис, Параметры, вкладка Списки (см. Автоматическое заполнение пользовательским списком).

Если список данных состоит из нескольких колонок, то можно устанавливать уровни (ключи) сортировки. Первый ключ наиболее важен и позволяет с помощью сортировки группировать одинаковые данные в указанной колонке. По второму уровню сортируются данные во втором столбце для групп первого столбца. Аналогично третья колонка может быть отсортирована для одинаковых данных второй колонки.

Для выполнения сортировки списка можно установить курсор в любую ячейку списка, однако, данные могут быть также выделены.

Выполняется сортировка одним из методов:

1. Быстрая сортировка по одному ключу – кнопки По возрастанию и По убыванию панели инструментов стандартная.

2. Команда Сортировка меню Данные позволяет в диалоговом окне установить уровни и методы сортировки для выбранных меток столбцов.

Запустите табличный процессор Ms Excel. Откройте созданный ранее файл с Вашей Рабочей книгой.

Вставьте в Рабочую книгу новый лист (назовите его «Компьютеры») и оформите следующую таблицу:

Выполните быструю сортировку поля «ОЗУ» по возрастанию. Для этого установите курсор в любую ячейку этого столбца и щелкните на панели инструментов стандартная кнопку По возрастанию.

Выполните сортировку по ключам: 1 ключ - Цена по возрастанию; 2 ключ - Частота по убыванию; 3 ключ - ОЗУ по возрастанию. Для этого:

1. Установите курсор в любую ячейку списка.

2. В меню Данные выберите команду Сортировка. Появится окно диалога Сортировка диапазона.

3. В секции Сортировать по установите первый ключ сортировки, выбрав из списка имя поля «Цена». Далее в секциях Затем по и В последнюю очередь, по аналогичным образом установите второй и третий ключи сортировки.

4. Щелкните мышью по кнопке Ok.

Выполните сортировку по ключам: 1 ключ - Монитор по убыванию; 2 ключ - Гарантия по возрастанию; 3 ключ – Гибкий диск по убыванию.