Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

Коммуникационный процесс — это взаимодействие совокупности элементов. Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

1. Отправитель — лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;

2. Сообщение - непосредственно информация;

3. Канал - средство передачи информации

4. Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

Коммуникационный процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы:

1. Зарождение идеи или отбор информации;

2. Выбор канала передачи информации;

3. Передача сообщения;

4. Интерпретация сообщения.

Например, генеральный директор торговой фирмы решил обсудить с менеджерами магазинов вопрос о состоянии и улучшении качества торгового обслуживания населения на совещании. В данном случае генеральный директор - отправитель, у которого зародилась идея; информация о состоянии и улучшении качества торговли - сообщения; совещание — это канал информации; получатели — менеджеры магазинов, которые интерпретируют сообщение и при помощи этого же совещания дают обратную связь генеральному директору.

Процесс коммуникаций:

Цель – обеспечение взаимопонимания людей, участвующих в информационном обмене.

Рисунок. Модель процесса коммуникаций.

Формулирование идеи. С этого всегда начинается обмен информацией, а также с отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это очень важно в том случае, когда необходимо решить задачу быстро и добиться понимания всех сотрудников в технологии решения задачи.

Кодирование информации. Чтобы идея была понятна, отправитель должен с помощью специальных символов закодировать информацию с тем, чтобы придать ей определенную форму.

В качестве таких символов могут использоваться различные слова, рисунки, графики, интонации в голосе или жесты.

Выбор канала связи и передача сообщения. Отправитель выбирает соответствующий типу символов канал связи с тем, чтобы закодированное сообщение было доставлено получателю.

В некоторых случая отправитель вынужден выбирать несколько каналов связи с тем, чтобы быть уверенным в доставке сообщения получателю.

Декодирование и восприятие информации – это процесс перевода символов сообщения в мысли получателя.

Если символы, используемые отправителем, имеют для получателя такое же значение, то он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею.

Интерпретации сообщений. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем, формируя свой ответ, в котором содержится его интерпретация полученного сообщения.

Передача (отправка) подтверждения. Сформулированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи и тем самым замыкается процесс коммуникаций.

Отправитель – это лицо, которое стремиться донести определенные идеи с помощью информации.

Сообщение – информация, которая имеет определенную форму и закодирована с помощью символов.

Канал связи – средство передачи сообщения.

Получатель – лицо, которому отправитель адресует переданное сообщение.

Характеристика коммуникационных сетей

Эффективность коммуникации определяется наличием каналов связи в сети. Для уменьшения возможных шумов и искажений в организации целесообразно иметь минимальное количество каналов связи в сети коммуникаций. Исходя из этого положения, рассмотрим 3 группы сетей, которые обеспечивают коммуникации в организации:

1. последовательная сеть (ПКС)

ПКС применяются при рассмотрении каждым уровнем стоящих задач. При этом каждый уровень для того, чтобы решить задачу, формирует свою коммуникационную сеть для нижестоящего уровня.

2. веерная коммуникационная сеть (ВКС)

ВКС применяются в случае срочного решения задачи различными отделами и службами.

3. круговая сеть (ККС)

ККС применяется при решении различных задач, когда отделам и службам приписано выполнить только определенный этап, но при выполнении этого этапа необходимо обеспечить взаимодействия между должностными лицами.

Модели коммуникаций

Коммуникации в организациях представляют собой сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления, которые могут рассматриваться как действие, взаимодействие и процесс. В зависимости от перечисленных подходов и различаются модели коммуникаций [84, 97].

1. Коммуникация как действие ориентирована на выполнение ряда операций, обеспечивающих передачу определенной информации от одного субъекта к другому.

2. Коммуникация как взаимодействие предполагает введение элемента обратной связи. Однако линейные связи в данной модели заменены на циркулярные, что делает ее сложной и неточной.

3. Современная модель коммуникации является более полной, так как отражает коммуникацию как процесс.

Вопрос №2 МЕЖЛИЧНОСТНЫЕ КОММУНИКАЦИИ

Межличностные коммуникации могут возникать в любом из рассмотренных видов коммуникаций и предполагают прямой межличностный обмен информацией, в котором преимущественно используется канал устной речи. При множестве методов коммуникации почти все свое время руководители тратят на прямой межличностный обмен информацией. Изучение межличностных коммуникаций с целью их управляемости имеет наибольшую значимость.

В межличностных коммуникациях главным является передача информации от одного лица к другому. Межличностные коммуникации обладают рядом отличительных характеристик, которые необходимо учитывать менеджерам в профессиональной деятельности.

Во-первых, межличностная коммуникация практически всегда более оперативна и достигает своего адресата при минимуме помех.

Во-вторых, она всегда избирательна, так как межличностный канал оперативно формируется в наиболее подходящий для передачи информации момент и способен выходить на нужного респондента.

Межличностная коммуникация более свободна от формальных, регламентирующих форму и стиль сообщения рамок, что делает ее более доступной и доходчивой. Кроме того, при личном общении эффект восприятия может быть усилен за счет обаяния говорящего, тембра его голоса, интонации, мимики, жестов, ориентированных исключительно на конкретного собеседника. И последнее, в межличностной коммуникации открываются огромные неограниченные возможности для использования эффекта обратной связи.

Нельзя переоценить значимость обратной связи, поскольку именно от нее зависит эффективность межличностных коммуникаций. Правильные последующие действия и обратная связь требуют создания соответствующих формальных и неформальных механизмов, посредством которых передатчик может проверить, насколько правильно было интерпретировано его сообщение. Успешная деятельность посредством межличностных коммуникаций определяется, прежде всего эффективностью или неэффективностью обратной связи. Условия эффективности обратной связи [23] даны ниже.

1. Намерение. Целью обратной связи являются улучшение качества работы, повышение ценности каждого отдельного работника.

2. Конкретность. Обратная связь должна обеспечивать реципиентов конкретной информацией, благодаря которой могут быть установлены способы исправления сложившейся ситуации.

3. Описательность. Обратная связь должна иметь скорее описательный характер, чем оценочный, и содержать объективные сведения о результатах деятельности работника.

4. Полезность. Обратная связь предоставляет информацию, которую работник может использовать для улучшения результатов и качества своего труда, помочь получить новые знания, сформировать новые навыки и умения.

5. Своевременность. Обратная связь должна осуществляться вовремя, так как дает возможность внести коррективы в действия и тем самым влиять на результаты процессов.

6. Готовность. Для эффективности обратной связи требуется готовность работников ее воспринять

7. Ясность и достоверность. Если информация неверна, то это формирует предвзятое мнение и может исказить или привести к ошибочным коррективам в деятельности работников.

В процессе межличностных коммуникаций выделяются три основные фазы.

1. Докоммуникативная фаза характеризуется запросами и ожиданиями аудитории.

2. Коммуникативная фаза отражает процесс непосредственной реализации запросов.

3. Послекоммуникативная фаза отличается использованием полученной информации.

Представленные фазы в межличностном общении лежат в основе установления методов, средств и способов коммуникации. К их числу относятся: текст (слово), другие символы (рисунки), действие (невербальные коммуникации) [86].

Универсальным средством межличностных коммуникаций является язык. В процессе коммуникации язык реализуется в виде отдельных текстов. Именно текст является той структурной единицей простейшего акта общения, которая определяет поведение коммуниканта.

К коммуникативным символам также относятся рисунки, схемы, диаграммы, модели, макеты и т.д. В большинстве случаев они используются для пояснения словесных сообщений.

Еще одним видом коммуникативных средств является невербальное общение, которое попало в фокус внимания исследователей только недавно. Предпринимаемые людьми действия выступают средствами коммуникаций в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. Невербальные коммуникации называют «языком молчания», которые могут осуществляться, не только когда человек говорит, но и когда он ничего не произносит. Эффект большинства посланий создается невербальной информацией [74]: 37% — тональностью голоса и 55% -выражением лица. Особенно это проявляется в тех случаях, когда словесная часть послания отправителя противоречива. В такой ситуации получатель больше полагается на невербальную часть, чтобы понять значение послания.

Таблица