При выборе вариантов коммуникаций менеджеры должны избегать «чрезмерных перегибов», т.е. предоставления людям такого количества информации, что они не смогут справиться с ее восприятием в полном объеме. Но они должны быть очень осмотрительны и не скрывать информацию ради своего статуса или власти. Следует также проявлять осторожность и не разглашать информацию, которую необходимо держать для себя или определенного уровня управления в организациях.

К числу наиболее распространенных форм организационных коммуникаций относятся следующие формы передачи информации:

• устная;

• письменная;

• электронная.

Устная форма передачи информации.Определив, кому и что необходимо знать, менеджер должен выбрать самые подходящие средства передачи информации. Устная форма коммуникации предлагает большой выбор. Возможности включают организационную структуру, собрания, инструктаж, общение один на один или устную презентацию в группе.

Общие принципы успешной устной коммуникации

Среди конкретных требований, предъявляемых к устным коммуникациям, следующие [39]:

1) цели устного общения.

2) подготовка:

• соберите материал из многих источников, насколько это возможно, включая ваши собственные знания, знания других людей, книги, документы и т.д.;

• отсейте материал. Оставьте существенные и относящиеся к делу факты и убедитесь, что все факты и цифры достоверны;

3) организация. Постройте презентацию посредством отбора основных вопросов с дополнительными данными и расположите их в логической последовательности;

4) наглядные пособия. Подготовьте наглядные пособия. Используйте их для поддержания внимания; чтобы помочь служащим усвоить сложную информацию

5) тренировка. Попросите какого-нибудь друга посмотреть, как вы практикуетесь в проведении презентации, и установите с ним положительную обратную связь.

6) презентация. Проверьте все заблаговременно. Стремитесь к ясности, краткости и простоте.

Письменные средства передачи информации.Слово в письменной форме имеет некоторые преимущества [20]:

• его можно прочитать, когда реципиент захочет; таким образом, оно представляет собой хорошее и доступное средство для очень занятых людей;

• оно может содержать сложную информацию, так как оно может быть прочитано несколько раз, чтобы помочь восприятию;

• оно поможет более глубокому усвоению темы, потому что оно может передать больше частных подробностей и сложностей;

• его можно передавать тем людям, контакт с которыми в другом варианте было бы трудно осуществить;

• оно может быть гибким в отношении объема и отдельных частностей, так что количество информации может быть определено в соответствии с потребностями разных участников;

• оно позволяет использовать постоянную запись;

• оно может вызывать меньше эмоциональных реакций, чем разговор.

Правила успешной письменной коммуникации [23]

1. Тщательное изложение. Особое внимание нужно уделить:

а) цели — знайте точно, какие требуются результаты, и варьируйте стиль, тон, расположение материала;

б) читателю. Что предпочесть в отношении:

• языковых средств;

• длины и рамок документа;

• тона изложения (сообщение, продажа, подготовка решения);

• удобств для читающих.

2. Структура и содержание. Обратите особое внимание на логическую композицию, точные доводы и относящуюся к делу информацию.

3. Языковые средства. Ясно выраженная мысль не может быть непонятной. Вы никогда не сделаете ошибки, если будете использовать доступные и точные слова для выражения своих мыслей.

4. Изложение. Читающий должен захотеть взять этот документ и прочитать его, потому что его содержание хорошо изложено и этот документ выглядит привлекательно.

Методы письменного общения [23]

1. Письма. Они обычно используются для личных сообщений, для подтверждения, например, деловых встреч, повышения по службе, изменения оклада.

2. Докладные записки. Обычно применяются для более общих вопросов, они распространяются между рядом людей, каждый из которых получает свою собственную копию.

3. Доска объявлений. Обычно используется для сообщений и анонса извещения, которые могут влиять на большое количество людей.

4. Внутренние журналы и газеты — средство передачи сообщений, представляющее общий интерес, также можно использовать для постоянного информирования одной части организации относительно другой.

5. Руководства и справочники. Они используются, чтобы дать ориентиры по корпоративной политике и системам, чтобы стандартные процедуры применялись в определенных видах деятельности по всему предприятию.

6. Ежегодный отчет. Многие организации осознают, что у них есть ответственность перед своими служащими, так же как перед акционерами, заключающаяся в том, чтобы информировать их о ежегодных успехах компании и распределении получаемого дохода.

7. Видеокассеты. С их появлением некоторые компании готовят ежегодный отчет на пленке

Среди дополнительных организационных мер, оказывающих неоценимую помощь в организационных коммуникациях, являются информационные бюллетени начальника, рассылаемые всем служащим, включая руководство. Особенно важна частота и регулярность выхода информационного бюллетеня.

Людям необходимо знать, в какой степени они соответствуют данной организации, какой вклад их труд вносит в общее дело. Они хотят знать, как работает компания и какова в этом их роль.

На практике это означает, что отдельный служащий должен знать следующее:

1) о собственной работе: цели, нормативы и краткосрочные задания; успехи, как они оцениваются;

2) о собственном отделе: цели, планы и успехи, связи с более крупной организацией, работа начальника и его коллег;

3) о компании в целом: цели компании, ее основная деятельность, успехи, главные люди в компании, структура компании, изменения, особенно те, что влияют на служащих; будущие планы и их потенциальное воздействие на служащих.

Менеджеры высшего звена должны понимать, что происходит в низших подразделениях организации.

Эффективная вертикальная коммуникация важна и по другим причинам. Она помогает главным менеджерам оценивать мотивацию и моральные установки людей, находящихся на низовых ступенях организации, их вероятное реагирование на возможные изменения.