Запись операций на счетах показывает, что каждая хозяйственная операцияприводит к двум экономическим явлениям и, следовательно, записывается как минимум на двух счетах бухгалтерского учёта; причём обязательно по дебиту одного счёта и по кредиту другого. Такой порядок записи получил название двойной двусторонней записи.

Способ двойной двусторонней записи:

1) Отражает структуру баланса;

2) Показывает различия в структуре активов и пассивов счетов;

Показывает изменение форм стоимости в процессе кругооборота хозяйственных средств.

Способ двойной двусторонней записи лежит в основе двойной системы бухгалтерии.

Способ двойной двусторонней записи имеет:

1) Экономическое значение (т. к. по средствам такой записи увязывается 2 экономических момента в работе предприятия);

2) Контрольное значение (т. к. двойная запись позволяет контролировать правильность записей на счетах бухгалтерского учёта).

Такая возможность создаётся тем, что если каждая операция в одной и той же сумме записывается по дебиту одного счёта и по кредиту другого счёта, то итоги оборотов по дебиту всех счетов всегда должны быть равны итогу оборотов по кредиту всех счетов, т. е. сумма оборотов по дебиту всегда равна суме оборотов по кредиту.

Корреспонденция между счетами и бухгалтерские проводки.

При отражении хозяйственных операций на счетах методом двойной записи возникает определенная взаимосвязь, которая называется корреспонденцией счетов, а счета, между которыми возникла такая взаимосвязь, называются корреспондирующими.

Для записи на счетах корреспонденция обозначается бухгалтерской проводкой. Бухгалтерской проводкой называется запись, в которой указывается названия дебетуемого и кредитуемого счетов, а также сумма хозяйственных операций.

Бухгалтерские проводки могут быть:

1) Простые (затрагиваются только 2 счёта);

2) Сложные (затрагиваются 3 и более счёта).

На практике бухгалтерские проводки оформляются специальным документом, в котором записываются одна или группа однородных хозяйственных операций (например, операции по дебиту и кредиту кассы записываются в журнале-ордере № 1, расчётного счёта – в № 2 и т. д.).

Систематическая и хронологическая записи в бухгалтерском учёте.

Для обеспечения контроля за полнотой записей, а также для обеспечения сохранности сведений все составленные бухгалтерские проводки сначала регистрируются в хронологической последовательности (т. е. по мере их совершения во времени). При регистрации каждой проводке присваивается порядковый номер, под которым данная хозяйственная операция записывается на счетах бухгалтерского учёта, в журналах-ордерах и бухгалтерских книгах. Такая запись и называется хронологической. Она охватывает подряд все хозяйственные операции, независимо от их экономического содержания и однородности (например, хронологическая запись может вестись в журнале регистрации хозяйственных операций).

После регистрации в журнале операции записываются на счетах бухгалтерского учёта в определенной группировке по принципу однородности и однокачественности операции. Такая запись называется систематической.

Поскольку в журнале регистрации хозяйственных операций и на счетах бухгалтерского учёта записываются одни и те же операции, то сума оборотов по дебиту всех счетов всегда равна сумме оборотов по кредиту всех счетов и равна сумме по журналу регистрации хозяйственных операций.

На практике хронологическая и систематическая записи могут вестись как вместе, так и раздельно.

Счета синтетического и аналитического учёта.

Счета, открываемые по балансу, учитывают сгруппированные имущества, капитал и обязательства по их видам. Такие счета, служащие для обобщения учёта, называются синтетическими. В них учёт ведётся только в денежной оценке.

Однако для управления организацией необходимо знать наличие и движение хозяйственных средств по их наименованиям. Поэтому в бухгалтерском учёте синтетические счета подразделяются на аналитические (например, к синтетическому счёту «материалы» могут быть открыты аналитические счета «железо», «чугун», «сталь» и т. п.).

Таким образом, счета, которые открываются в развитие синтетических счетов и служат для учёта средств и их источников, называются аналитическими.

Сальдо в аналитическом счёте записывается на той же стороне, где оно было записано в синтетическом счёте. Сальдо конечное определяется также по правилам синтетического счёта. Учёт в аналитических счетах ведётся в натуральном и денежном измерениях.

Не все синтетические счета можно подразделить на аналитические. Те счета, которые нельзя подразделить, называют простыми (например, счёт «касса»), а те, которые можно подразделить – сводными(например, «основные средства»).

Кроме синтетических и аналитических счетов в бухгалтерском учёте применяют субсчета.

Субсчёт – определённое подразделение внутри синтетического счёта с целью объединения в группы аналитических счетов (например: счёт «материалы» может иметь субсчета «основные материалы», «вспомогательные материалы», «топливо», «полуфабрикаты» и т. п.).

Все синтетические счета и субсчета названы в плане счетов бухгалтерского учёта.