Информация по всем видам расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, учитывается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

На ОАО «Тульский молочный комбинат» к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» открыты субсчета:

7301 «Расчеты по предоставленным займам»;

7302 «Расчеты с персоналом по удержанию из заработной платы (недостачи готовой продукции)»;

7303 «Расчеты с персоналом по удержанию из заработной платы (недостачи водителей)»;

7304 «Расчеты с персоналом (использование личного автотранспорта)»;

7305 «Расчеты с персоналом по удержанию из заработной платы (недостачи прочие)».

На субсчете 7301 «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам [25, с. 289]. Займы могут предоставляться работникам на жилищное строительство, приобретение техники, обучение и др. Заем оформляется договором, который составляется на основании заявления, подписанного генеральным директором (Приложение 35). В бухгалтерском учете операции по выдаче займов работникам и их погашению отражаются следующими проводками (табл. 2.11):

Таблица 2.11

Проводки по выдаче займов работникам и их погашению

Пример: согласно личного заявления бухгалтера по учету материальных ценностей Ошурковой С.Н. в апреле 2008 года ей был предоставлен заем в размере 30000,00 руб. с взиманием процентов за пользование займом в размере ¾ процентной ставки (учетной ставки) рефинансирования Центрального банка Российской Федерации. Платежи в счет погашения основного долга и начисленных процентов производятся ежемесячно путем удержания из заработной платы с месяца получения займа.

Оклад Ошурковой С.Н. составляет 6100,00 руб. Также начисляется премия в размере 40% от оклада + бонус в размере 3400,00 руб. Начисленная заработная плата в сентябре 2008 года составляет 11940,00 руб.

В связи с тем, что совокупный доход бухгалтера по учету материальных ценностей Ошурковой С.Н. за 2008 год превысил 20000 руб., стандартный налоговый вычет в размере 400 руб. не применяется. Так как ребенок сотрудницы достиг возраста в 24 года, налоговый вычет в размере 600 руб. не применяется. Сумма налога составляет: 11940,00*13%=1552,00 руб. Бухгалтером расчетного отдела сделаны следующие проводки (табл. 2.12):

Таблица 2.12

Бухгалтерские проводки по начислению заработной платы и удержанию налога на доходы физических лиц и погашению займа и процентов по нему

На субсчете 7302 «Расчеты с персоналом по удержанию из заработной платы (недостачи готовой продукции)» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного кладовщиком склада готовой продукции в результате недостач и хищений товарно-материальных ценностей.

Субсчет 7303 «Расчеты с персоналом по удержанию из заработной платы (недостачи водителей)» содержит информацию о возмещении материального ущерба, причиненного водителями ОАО «Тульский молочный комбинат» в результате недостач и хищений при доставке готовой продукции покупателям.

На субсчете 7305 «Расчеты с персоналом по удержанию из заработной платы (недостачи прочие)» формируются сведения о расчетах по возмещению материального ущерба, причиненного сотрудниками структурных подразделений ОАО «Тульский молочный комбинат», кроме кладовщиков склада готовой продукции и водителей, доставляющих готовую продукцию, в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

Возмещение материального ущерба может осуществляться работником в добровольном порядке. При этом различается полная и ограниченная материальная ответственность работников.

Полная материальная ответственность предусматривает обязанность работника, причинившего материальный ущерб, возместить его в полном размере. Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба установлена трудовым договором, заключаемым с генеральным директором, его заместителями, главным бухгалтером.

Ограниченная материальная ответственность предусматривает обязанность работника, причинившего ущерб, возместить его в заранее установленном размере, который соответствует размеру действительных потерь, но не может превышать пределы, установленные законодательно.

Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества [46, с. 433].

Добровольное возмещение работником материального ущерба происходит путем удержания из заработной платы либо внесения в кассу организации суммы ущерба на основании справки, составленной бухгалтером по учету материальных ценностей (Приложение 36), и копии сличительной ведомости, подписанной материально-ответстветственным лицом (Приложение 37).

Пример: по результатам произведенной инвентаризации, проведенной 1 сентября 2008 года, у материально-ответственного лица – начальника цеха Крючковой И.Б. – выявлена недостача товарно-материальных ценностей на сумму 757,98 руб. + НДС 18% 136,44 руб.

Бухгалтер по учету материальных ценностей Ошуркова С.Н. составила бухгалтерские проводки (табл. 2.13) и предоставила в расчетный отдел справку для удержания недостачи товарно-материальных ценностей в сумме 894,42 руб.

Таблица 2.13

Бухгалтерские проводки по результатам инвентаризации товарно-материальных ценностей

Оклад Крючковой И.Б. составляет 9100,00 руб. + бонус в размере 4100,00 руб. Также начисляется премия в размере 60% от оклада. Начисленная заработная плата в сентябре 2008 года составляет 21120,00 руб.

В связи с тем, что совокупный доход начальника цеха Крючковой И.Б. за 2008 год превысил 20000 руб., стандартный налоговый вычет по налогу на доходы физических лиц в размере 400 руб. не применяется. Так как совокупный доход за 2008 год превысил 40000 руб., налоговый вычет по налогу на доходы физических лиц в размере 600 руб. не применяется. Сумма налога составляет: 21120,00*13%=2746,00 руб. Бухгалтером расчетного отдела сделаны следующие проводки (табл. 2.14):

Таблица 2.14

Бухгалтерские проводки по начислению заработной платы и удержанию налога на доходы физических лиц и удержанию из заработной платы и суммы материального ущерба

В случае отказа работника от добровольного возмещения ущерба администрация ОАО «Тульский молочный комбинат» уведомляет сотрудников расчетного отдела о необходимости произвести удержания за причиненный материальный ущерб из сумм оплаты труда работника. Уведомление оформляется письменным распоряжением, к которому прикрепляется копия решения судебных органов о виновности работника в нанесенном материальном ущербе.

В бухгалтерском учете операции по расчетам с персоналом по удержанию из заработной платы отражаются следующими проводками (табл. 2.15):

Таблица 2.15

Проводки по расчетам с персоналом по удержанию из заработной платы

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием [4, ст. 188 гл. 28].

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. При предоставлении компенсаций соответствующие выплаты производятся за счет средств организации-работодателя [46, с. 433].

Для учета указанных расходов на ОАО «Тульский молочный комбинат» открыт субсчет 7304 «Расчеты с персоналом (использование личного автотранспорта)».

Для целей налогообложения прибыли указанные расходы могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и/или реализацией продукции (работ, услуг), в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации [35, с. 535].

Для целей налогообложения прибыли установлены следующие нормы расходов коммерческих организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (табл. 2.16):

Таблица 2.16

Нормы расходов коммерческих организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей

По мотоциклам предусмотрена норма компенсации в сумме 600 руб. в месяц [10].

Выплата компенсаций осуществляется при соблюдении следующих условий:

- компенсация выплачивается работникам ОАО «Тульский молочный комбинат» за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями;

- основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ генерального директора, в котором предусматриваются размеры этой компенсации (Приложение 38).

Приказ составляется секретарем согласно докладной записки руководителя структурного подразделения, сотруднику которого требуется использование личного автомобиля (Приложение 39);

- конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок [32, с. 283].

В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт) [46, с. 434].

Для получения компенсации работники представляют заместителю главного бухгалтера ОАО «Тульский молочный комбинат» копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в порядке, установленном данным письмом. При этом копия доверенности представляется заместителю главного бухгалтера.

Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается. При этом работник оформляет авансовый отчет по форме № ОА-1 (Приложение 40) и путевой лист легкового автомобиля по форме № 3 (Приложение 41).

Начисление компенсации за использование личных легковых автомобилей отражается в учете по дебету счета 2601 «Общехозяйственные расходы (распределяемые)», 910101 «Прочие расходы» и кредиту счета 7304 «Расчеты с персоналом (использование личного автотранспорта)». Выплата указанной компенсации работнику отражается по дебету счета 7304 «Расчеты с персоналом (использование личного автотранспорта)» в корреспонденции со счетом 50 «Касса».

Пример: менеджеру отдела продаж Омельчук Е.К. выплачивается компенсация за пользование личным легковым автомобилем согласно приказа генерального директора ОАО «Тульский молочный комбинат».

Приказ составлен на основании докладной записки начальника отдела продаж, поскольку транспортное средство необходимо менеджеру для поездок по территории Тулы и Тульской, а также соседних областей с целью выполнения функций по работе с клиентами. Приказом генерального директора также определен конкретный размер компенсации: 1200,00 руб.

По итогам октября 2008 года заместитель главного бухгалтера сделал следующие проводки (табл. 2.17):

Таблица 2.17

Бухгалтерские проводки по начислению и выплате компенсации за использование личным легковым автомобилем

Приказом генерального директора ОАО «Тульский молочный комбинат» работнику может выплачиваться сумма, превышающая установленный размер компенсации.

Однако выплаты, осуществляемые работникам в размерах, превышающих установленные нормы, не являются компенсационными, и рассматриваются как часть оплаты труда со всеми вытекающими налоговыми последствиями.

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации (Приложение 42).

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется в основной базе бухгалтерской программы «ИС-ПРО». Такая организация учета позволяет обеспечить доступ к аналитике счета не только сотрудников расчетного отдела, но и бухгалтеров других участков учета с целью формирования достоверной и полной информации по каждому работнику предприятия.

На ОАО «Тульский молочный комбинат» также предусмотрена ежегодная инвентаризация расчетов с персоналом по прочим операциям, которая проводится аналогично инвентаризации расчетов по оплате труда [13].

По итогам инвентаризации также составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме ИНВ-17, который подписывается сотрудниками расчетного отдела и комиссией, сформированной согласно приказа о проведении инвентаризации [45, с. 218]. Данный акт можно получить автоматически при помощи используемой на ОАО «Тульский молочный комбинат» бухгалтерской программы «ИС-ПРО».

В связи с возрастающим объемом первичных документов, сложностью выполнения расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям и осуществления группировки данных по различным аналитическим признакам использование средств вычислительной техники для автоматизированного ведения бухгалтерского учета и формирования отчетности в настоящее время является обязательным.