Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [21].

Правила документооборота устанавливаются для упорядочения работы по созданию, контролю и использованию в бухгалтерской деятельности первичных учетных документов, своевременности формирования данных бухгалтерской отчетности [23, с. 294].

Наличие системы документооборота на любом предприятии является свидетельством качества системы учета и внутреннего контроля и, как следствие, успешной работы предприятия.

В составе учетной политики ОАО «Тульский молочный комбинат» утверждены правила документооборота и технология обработки учетной информации. Обязательность составления графика документооборота предусмотрена в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» [5, п. 3 ст. 6].

При организации системы документооборота по учету личного состава и оплаты труда на ОАО «Тульский молочный комбинат» (Приложение 9) использовался принцип распределения обязанностей между отделами, что характерно для крупных организаций и позволяет проследить связи между специалистами и подразделениями, участвующими в процессе приема, перевода и увольнения сотрудников.

Подбор сотрудников для ОАО «Тульский молочный комбинат» осуществляет начальник отдела кадров. Прием работника на ОАО «Тульский молочный комбинат» осуществляется по личному заявлению соискателя, которое предоставляется в отдел кадров. Начальник отдела кадров оформляет трудовой договор, приказ о приеме на работу на должность в соответствии со штатным расписанием, делает запись в трудовой книжке.

Трудовой договор представляет собой соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка [4, ст. 56 гл. 10].

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в отделе кадров. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и генеральным директором ОАО «Тульский молочный комбинат».

При приеме работника на работу издается приказ (распоряжение) по форме № Т-1 (Приложение 10). Он составляется на основе заключенного трудового договора и отражает его условия.

Форма № Т-1 заполняется в одном экземпляре начальником отдела кадров на принимаемое на работу лицо. Руководитель подразделения дает заключение о возможности приема на работу. В приказе (распоряжении) указываются сведения о том, в качестве кого принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и с каким испытательным сроком. Приказ (распоряжение) о приеме на работу работника визируется ведущим экономистом для подтверждения оклада, устанавливаемого в соответствии со штатным расписанием, и подписывается генеральным директором. С приказом работника знакомят под расписку.

Прием работников на ОАО «Тульский молочный комбинат» производится на основании штатного расписания (форма № Т-3) (Приложение 11), которое содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, и утверждается приказом генерального директора.

На основании приказа о приеме в трудовую книжку работника начальником отдела кадров вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка работника по форме № Т-2, в которой фиксируется общая информация о работнике, взятая из его документов, предъявленных при поступлении на работу, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Принятый сотрудник направляется в расчетный отдел с целью предоставления документов, необходимых для оформления стандартных вычетов по налогу на доходы физических лиц (справки о доходах физического лица по форме № 2-НДФЛ с прежнего места работы); копии свидетельства о рождении ребенка, о заключении брака, о расторжении брака; страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; копии паспорта).

Сотрудником расчетного отдела на вновь принятого работника открывается лицевой счет (форма № Т-54а) (Приложение 12), в котором будут ежемесячно отражаться сведения  об отработанном времени и заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Форма № Т-54а «Лицевой счет» содержит только справочные данные, так как на ОАО «Тульский молочный комбинат» расчеты по оплате труда ведутся с помощью вычислительных машин. Получаемые расчетные листки в виде машинограммы по расчету заработной платы за каждый месяц вкладываются в лицевой счет работника.

Одновременно начальник отдела кадров предоставляет бухгалтеру расчетного отдела заверенный своей подписью второй экземпляр приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

Для обеспечения безопасных условий труда вновь принятый сотрудник обязан ознакомиться с правилами охраны труда и техники безопасности и пройти стажировку на рабочем месте под руководством мастера или начальника отдела. Также в пользование работнику выдается спецодежда и средства индивидуальной защиты.

Перевод работника на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник, при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем [4, ст. 72.1 гл. 12].

На ОАО «Тульский молочный комбинат» перевод осуществляется по личному заявлению сотрудника. Для издания приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу по форме № Т-5 (Приложение 13) начальнику отдела кадров необходима докладная записка руководителя отдела, в котором сотрудник будет работать. Начальник отдела кадров направляет бухгалтеру расчетного отдела заверенный своей подписью приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Первый экземпляр приказа после визирования руководителей структурных подразделений направляется на подпись генеральному директору.

При увольнении сотрудника начальник отдела кадров руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, в соответствии с которым основаниями прекращения трудового договора являются: соглашение сторон, истечение срока трудового договора, расторжение трудового договора по инициативе работника или работодателя и т.д. [4, ст. 77 гл. 13].

При расторжении трудового договора по инициативе работника в отдел кадров сотрудником подается заявление. Начальник отдела кадров информирует руководителя структурного подразделения, в котором работает сотрудник, о поданном заявлении и необходимости подбора другого сотрудника.

Через две недели после подачи заявления увольняющийся сотрудник получает в отделе кадров увольнительный лист, который подписывают уполномоченные сотрудники предприятия: начальник отдела кадров (указывается количество дней неиспользованного отпуска для расчета компенсации), профком, бухгалтерия (указывается задолженность по расчетам с подотчетными лицами), кладовщик (отражается задолженность за несданную спецодежду).

В этот же день начальник отдела кадров формирует приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме № Т-8 (Приложение 14), оригинал направляется на визирование начальнику отдела и на подпись генеральному директору, второй экземпляр, заверенный начальником отдела кадров, направляется бухгалтеру расчетного отдела.

Начальник отдела формирует табель учета рабочего времени и справку на премию, на основании которых увольняющемуся сотруднику рассчитывается заработная плата за текущий месяц.

Согласно приказа в расчетном отделе составляется форма № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (Приложение 15), в которой рассчитывается размер компенсации за неиспользованный отпуск и выходное пособие.

Выдача окончательного расчета осуществляется в кассе предприятия в день увольнения. Если в течение трех дней уволенный сотрудник не получил причитающиеся денежные средства, бухгалтер расчетного отдела направляет в его адрес письмо-уведомление с сообщением о необходимости получения окончательного расчета в связи с увольнением.

Процесс увольнения сотрудника завершается выдачей ему трудовой книжки, которая хранится в отделе кадров.

Для оформления и учета поощрений работникам за успехи в работе применяется приказ о поощрении работника (Приложение 16). Приказ составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает сотрудник, подписывается генеральным директором и объявляется работникам под расписку. На основании приказа (распоряжения) начальником отдела кадров вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Рабочее время - это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоду времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени [4, ст. 91 гл. 15].

Режим рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает случаи, когда на законных основаниях для работников продолжительность рабочей недели может быть меньше, чем 40 часов. Существует два соответствующих термина:

— сокращенная продолжительность рабочего времени (для работников в возрасте до шестнадцати лет, от шестнадцати до восемнадцати лет, являющихся инвалидами I или II группы, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда) [4, ст. 92 гл. 15].

— неполное рабочее время (по просьбе беременной женщины; одного из родителей, имеющего ребенка в возрасте до четырнадцати лет; лица, осуществляющего уход за больным членом семьи) [4, ст. 93 гл. 15].

Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени может производиться по инициативе работника (совместительство) и/или по инициативе работодателя (сверхурочная работа или работа в выходной день) с письменного согласия сотрудника.

Начисление заработной платы за текущий месяц осуществляется на основании табелей учета рабочего времени по форме № Т-12 (Приложение 17), формируемых руководителями структурных подразделений, входящих в состав ОАО «Тульский молочный комбинат». Табеля представляются начальнику отдела кадров.

Одновременно с табелем необходимо представить также справку о начислении премии (Приложение 18) и докладные записки на работу в сверхурочное время, выходные дни, на доплаты.

Начальник отдела кадров осуществляет контроль за правильностью составления табеля и докладных записок в части правильного отражения перевода сотрудников из отдела в отдел, отражения отпусков и больничных листов. Далее завизированные табеля, справки и докладные передаются ведущему экономисту по труду, основная функция которого – контроль за фактически отработанным временем. При необходимости экономист может обратиться на контрольно-пропускной пункт или воспользоваться системой видеофиксации для подтверждения времени прихода сотрудника на территорию предприятия и выхода за проходные. В функции ведущего экономиста по труду входит формирование приказов на оплату работы в сверхурочное время и выходные дни.

Далее документы передаются на подпись главному инженеру. После визирования табель направляется в расчетный отдел. Справка на премию и докладные передаются на подпись генеральному директору, который рассматривает и визирует справки и приказы. Ведущий экономист по труду формирует комплект документов для передачи их в расчетный отдел.

С помощью используемой на предприятии бухгалтерской программы расчетный отдел начисляет заработную плату и производит удержания из нее. Сведения о начислениях и выплатах заработной платы работникам отражаются в их расчетных листках (Приложение 19).

По итогам расчета информация о начислениях и удержаниях передается по каналам связи в бухгалтерию для контроля разноски по счетам бухгалтерского учета и в отдел прогнозирования экономического и социального развития для подтверждения правильности исчисленных сумм.

После подтверждения правильности расчета заработной платы и разноски по бухгалтерским счетам расчетным отделом формируются платежные ведомости по форме № Т-53 (Приложение 20), которые передаются в кассу для последующей выдачи заработной платы.

Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации используется журнал регистрации платежных ведомостей по форме № Т-53а (Приложение 21), который ведется бухгалтером расчетного отдела.

На ОАО «Тульский молочный комбинат» заработная плата перечисляется также на пластиковые карты и на расчетные счета работников в банках. На такие платежи делаются дополнительные реестры.

Для оформления и учета приемки-сдачи работ, выполненных работником по договорам гражданско-правового характера (Приложение 22) применяется унифицированная форма № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы» (Приложение 23). Форма составляется начальником структурного подразделения, ответственным за приемку выполненных работ, утверждается генеральным директором и передается в расчетный отдел.

Также в течение месяца в расчетный отдел поступают больничные листы, расчет по ним также включается в расчет заработной платы текущего месяца. Для осуществления расчета больничного листа сотрудник после выхода на работу передает листок нетрудоспособности руководителю своего структурного подразделения. В свою очередь руководитель передает лист табельщику либо уполномоченному сотруднику, который заполняет необходимые реквизиты (наименование организации, отдел, табельный номер, период болезни) и передает его начальнику отдела кадров.

В функции начальника отдела кадров входит проставление трудового стажа. Далее листок нетрудоспособности передается в профсоюзный комитет.

Руководитель профсоюзного комитета рассчитывает дни болезни и процент оплаты больничного листа на основании данных отдела кадров. Далее формируется протокол листков нетрудоспособности, который вместе с больничными листами передается в расчетный отдел.

При расчете отпускных расчетный отдел руководствуется вторым экземпляром приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6 (Приложение 24) за подписью начальника отдела кадров. Для формирования данного приказа сотрудник с подписанным заявлением обращается в отдел кадров, где на основании личной карточки работника формируется приказ на отпуск в двух экземплярах. Первый экземпляр отдается работнику для визирования руководителем структурного подразделения, потом возвращается в отдел кадров, откуда передается на подпись генеральному директору.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке по форме № Т-2, лицевом счете (форма № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (Приложение 25).

К основным видам удержаний из заработной платы на ОАО «Тульский молочный комбинат» относятся налог на доходы физических лиц, удержания по исполнительным листам и удержания за брак, недостачи при инвентаризации, подотчетные суммы, спецодежду, а также оплата за проживание в общежитии и профсоюзные взносы.

Для предоставления льгот по налогу на доходы физических лиц в расчетный отдел Общества представляются заявления сотрудников с приложенными к ним документами (справки из учебных заведений, копии свидетельства о рождении, копии свидетельства о заключении брака или о его расторжении). Исполнительные листы в расчетный отдел обычно поступают через секретаря по почте.

Удержания за брак, недостачи при инвентаризации, подотчетные суммы и спецодежду осуществляются согласно расчетам бухгалтерии либо приказам ведущего экономиста по труду, представленным не позднее третьего числа месяца, следующего за отчетным.

На основании личного заявления работника из его заработной платы удерживаются в пользу профсоюзного комитета взносы в размере 1%.

Также ежемесячно в расчетный отдел бухгалтером по прочей реализации передается список сотрудников для удержания из заработной платы по личному заявлению работника оплаты за проживание в общежитии, которое находится на балансе ОАО «Тульский молочный комбинат».

Первичные учетные документы, поступающие в расчетный отдел ОАО «Тульский молочный комбинат», являются основанием для начисления оплаты труда и иных выплат сотрудникам предприятия, а также удержаний из заработной платы.