Информация – обработанные данные, представленные в форме, пригодной для организации контроля и принятия решения. С этой точки зрения данные, которые содержатся в отчетах, таблицах или в компьютерах, называются информацией только с того момента, когда они используются в процессе управления и начинают использоваться для достижения цели.

Информация – это данные, у которых есть потребитель, применяющий их для активного влияния на систему, ее регулирование и развитие.

Информация – это власть, и нередко менеджеры скрывают или придерживают ее для усиления своих позиций и повышения статуса.

Информация как один их основных факторов осуществления управленческого процесса обладает рядом особенностей:

– выступая на определенном этапе управления в качестве продукта труда, на последующем этапе она выступает в качестве предмета труда (структурные подразделения являются как потребителями, так и источниками информации);

– информация может длительно и многократно применяться;

– при использовании информация не теряет своих потребительских свойств;

– информация может быть представлена в разнообразных формах;

– полезность информации определяется не только ценностью заложенных в ней сведений, но еще и умением получателя ею пользоваться;

– информация имеет свойство накапливаться;

– информация утрачивает свои потребительские свойства с появлением новых сведений, то есть морально устаревает в течение времени;

– информацию просто тиражировать и использовать одновременно в нескольких местах в разных, даже противоположных, целях;

– производство информации – сложный и трудоемкий процесс[12].

 Экономическая информация (economic information) — сведения, уменьшающие неопределенность, недостаток знаний, дополняющие представление о социально-экономических процессах, как в сфере производства, так и в непроизводственной сфере на всех уровнях и во всех органах.

Экономическая информация — информация об общественных процессах производства, обмена, распределения, накопления и потребления материальных и иных благ. Это те сведения, знания, которые извлекаются из экономических данных. Иначе говоря, данные сами по себе, пока они не представляют ценности для решения какой-либо задачи, не являются информацией.

Экономическая информация отображает факты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных показателей. Экономическая информация, как правило, передается и обрабатывается в форме знаков, фиксируемых на различных вещественных носителях. Совокупность знаков, используемых для обмена экономической информации в определенной экономической системе, образует язык экономической информации.

Все источники экономической информации делятся на плановые, учетные и внеучетные.

Плановые источники информации включают в себя все типы планов, которые разрабатываются на предприятии, лимиты, нормативные материалы, сметы, ценники.

К источникам учетной информации относятся данные оперативного, бухгалтерского, статистического учета и отчетности, а также данные выборочных наблюдений.

К внеучетным источникам информации относятся:

1. нормативные акты и документы в виде законов, указов, постановлений правительства и местных органов власти, приказов вышестоящих органов управления;

2. материалы ревизий, аудиторских и налоговых проверок;

3. решения собрания коллектива, совета трудового коллектива;

4. материалы радио, печати, телевидения, Интернета и т.д.;

5. соглашения и решения арбитража и судебных органов;

6. материалы официальной переписки с финансовыми, кредитными, страховыми учреждениями;

7. материалы специальных обследований на отдельных рабочих местах;

8. материалы периодических и специальных изданий, конференций[13].

По характеру содержащейся информации источники ее могут быть разделены на параметрические и непараметрические.

Параметрические источники информации содержат размерные (количественные) показатели объекта прогнозирования и планирования. К параметрическим источникам относятся каталоги машин, приборов, оборудования, рекламные проспекты, технические паспорта, финансовые отчеты, бухгалтерская документация.

В непараметрических источниках информации отсутствуют какие-либо количественные величины, а существо вопроса изложено па уровне принципов или качественных характеристик. Такая информация может быть либо непосредственно использована, либо использована после предварительной обработки и приведения ее в формализованный вид[14].

К информации, используемой в экономическом анализе, предъявляются определенные требования:

1. объективное отражение процессов производства, использования всех видов ресурсов (материальных, трудовых, финансовых);

2. сопоставимость информации по предмету и объекту исследования, повремени, методологии исчисления показателей;

3. оперативность информации (как быстро поступает требуемая информация к аналитику);

4. рациональность информации (сокращение объема передаваемых данных, т.е. затраты на сбор, обработку и использование данных должны быть минимальны)[15].

По назначению в процессе управления общественным производством экономическая информация подразделяется на управляющую и осведомляющую (например, учетно-статистическую).

Управляющая экономическая информация состоит из решений, доводимых до сведения исполнителей, — либо в форме прямых приказов, плановых заданий (т.е. «директивно-адресных показателей«), либо в форме экономических и моральных стимулов, мотивирующих поведение исполнителей (объектов управления).

Осведомляющая экономическая информация (прежде всего воплощенная в отчетных показателях) выполняет в экономической системе функцию обратной связи: это сведения о результатах выполнения решений, о состоянии управляемого объекта и т.д., с учетом которых принимаются новые решения, т.е. осуществляется дальнейший процесс управления.

В зависимости от возможности использования и ценности информации для принятия управленческого решения, она подразделяется на полезную, избыточную и ложную.

Полезная экономическая информация характеризуется достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью для обработки.

Ложная экономическая информация возникает при ошибках в сборе, обработке и передаче данных.

Избыточная информация — информация, которая не нужна для принятия решения. Она бывает двух видов: сведения, не имеющие отношения к содержанию принимаемых решений, и сведения, поступающие в объеме, недоступном для своевременной обработки органом управления.

По степени обработки и месту в информационном процессе экономическую информацию можно подразделить на первичную и производную.

Первичная экономическая информация — это как бы сырье в процессе переработки информации: она добывается путем непосредственного наблюдения, регистрации происходящих событий, т.е. прямого сбора и восприятия данных.

Производная экономическая информация — продукт той или иной ее переработки[16].

Методы анализа документов.

Для получения нужной информации необходимо использование методов анализа изучаемых данных. Вею совокупность носителей таких данных называют документами.

Выделяют два основных типа анализа: традиционный, классический, и формализованный, количественный — контент-анализ.

Существенно различаясь между собой, они не исключают, а взаимно дополняют друг друга, позволяя компенсировать имеющиеся недостатки. Анализ документов используется главным образом при работе с вторичными данными.

Традиционный анализ — это цепь логических построений, направленных на выявление сути анализируемого материала. Интересующая информация, заложенная в документе, часто присутствует в неявном виде, в форме, отвечающей целям созданного документа, но не всегда отвечающей целям конкретного исследования.

Традиционный анализ позволяет улавливать основные мысли и идеи, оценить скрытые стороны содержания документа, проникнуть вглубь документа, исчерпать его содержание. Основным его недостатком является субъективность.

При проведении традиционного анализа необходимо ответить на следующие вопросы. Что представляет собой документ? Каков его контекст? Кто его автор? Каковы цели создания документа? Какова надежность самого документа? Какова достоверность зафиксированных в нем данных? Каково фактическое содержание документа? Каково оценочное содержание документа? Какие выводы можно сделать о фактах, содержащихся в документе? Какие выводы можно сделать об оценках, содержащихся в документе?

В традиционном анализе различают внешний и внутренний анализ.

Внешний анализ — это анализ контекста документа в собственном смысле этого слова и всех тех обстоятельств, которые сопутствовали его появлению. Цель внешнего анализа — установить вид документа, его форму, время и место появления. Определяются автор и инициатор создания документа, цели его создания, достоверность и суть его контекста.

Пренебрежение таким анализом во многих случаях грозит неверным истолкованием содержания документа. Например, сиюминутная политическая ситуация может диктовать тенденциозную оценку событий.

Внутренний анализ — это исследование содержания документа.

По существу, вся работа направлена на проведение внутреннего анализа документа, включающего выявление уровня достоверности приводимых фактов и цифр, установление уровня компетенции автора документа, выяснение его личного отношения к описываемым в документе фактам.

Психологический анализ применяется, как правило, при оценке отношения автора к какому-либо политическому, экономическому или социальному явлению. На основе таких исследований может быть получено представление о формировании общественного мнения, общественных установок.

Юридический анализ — применяется для всех видов юридических документов. В юриспруденции используется специфический словарь терминов, замена которых недопустима. Незнание юридического словаря при анализе юридических документов может привести к грубым ошибкам.

Формализованный анализ документов позволяет избавиться от субъективности за счет применения количественных методов.

Суть этих методов сводится к тому, чтобы найти такие подсчи­тываемые признаки, черты, свойства документа, например, такой признак, как частота употребления определенных терминов, кото­рые отражают существенные стороны содержания. Качественное содержание делается измеримым, становится доступным точным вычислительным операциям. Ограниченность формализованного анализа заключается в том, что далеко не все содержание документа может быть измерено с помощью формальных показателей.

Контент-анализ — это техника выведения заключения, производимого благодаря объективному и систематическому выявлению соответствующих задачам исследования характеристик текста. Подразумевается, что применение такой техники включает в себя некоторые стандартизованные процедуры, часто предполагающие измерение.

На практике определились некоторые общие принципы целесообразности и полезности применения методов количественного анализа:

1) когда требуется высокая степень точности или объективности анализа;

2) при наличии обширного по объему и несистематизированного материала;

3) когда важные категории характеризуются определенной частотой появления в изучаемых документах.

Методы сбора первичных данных можно классифицировать как количественные и качественные.

Количественные исследования обычно отождествляют с проведением измерений и различных опросов. Опросы основаны на использовании структурированных вопросов закрытого типа, на которые отвечает большое число респондентов. Структурированные вопросы закрытого типа — это вопросы, на которые можно дать только определенный ответ, например «да» или «нет». Характерными особенностями таких исследований являются: четко определенные формы данных и источники их получения, обработка собранных данных с помощью упорядоченных количественных процедур.

Качественные исследования включают сбор, анализ и интерпретацию данных путем наблюдения за тем, что люди делают и говорят. Наблюдения и выводы носят качественный характер и осуществляются в нестандартной форме. Качественные данные могут быть переведены в количественную форму, но этому предшествуют специальные процедуры.

К качественным методам относят наблюдение, глубинные интервью, анализ протоколов бесед, некоторые разновидности экспертных методов. Если наблюдения сопровождаются измерениями, то это способ количественного исследования.

Основу качественных исследований составляют методы наблюдений, предполагающие скорее наблюдение, чем коммуникации с респондентами. Большинство этих методов основано на подходах, разработанных психологами.

Наблюдение представляет собой метод сбора первичной информации об изучаемом объекте путем наблюдения за выбранными группами людей, действиями и ситуациями. При этом исследователь непосредственно воспринимает и регистрирует все факторы, касающиеся изучаемого объекта и значимые с точки зрения целей исследования.

Наблюдение может быть направлено на достижение различных целей. Оно может быть использовано как источник информации для построения гипотез, служить для проверки данных, полученных другими методами, с его помощью можно извлечь дополнительные сведения об изучаемом объекте.

Разнообразие способов проведения наблюдений определяется четырьмя подходами к их осуществлению: прямое или непрямое наблюдение, открытое или скрытое, структурализованное или неструктурализованное, осуществляемое с помощью человека или механических средств.

Методы опроса.

Опрос — это сбор первичной информации в форме ответов на прямые вопросы. Опрос может носить структурированный и неструктурированный характер; в первом случае все опрашиваемые отвечают на одни и те же вопросы, во втором — интервьюер задает вопросы в зависимости от полученных ответов.

При проведении опроса группа опрашиваемых людей может подвергаться однократному или многократному обследованиям. В первом случае получается срез данной группы по многим параметрам для фиксированного момента. Например, редакции журналов и газет проводят разовые выборочные исследования своих читателей по таким параметрам, как возраст, пол, уровень образования, род занятий.