Технология электронной обработки экономической информации – это человеко-машинный процесс исполнения взаимосвязанных операций, протекающих в установленной последовательности с целью преобразования исходной (первичной) информации в результатную. Любой технологический процесс начинается с приемки поступающих документов или их аналогов. Неправильно оформленные документы возвращаются заказчику.

ЭВМ выполняет ввод и контроль данных, сортировку, формирование рабочего массива, формирование результатного массива, печать выходных документов, выдачу результатной информации на экран дисплея или машинный носитель и передачу ее по каналам связи.

Построение технологического процесса определяется следующими факторами: особенностями обрабатываемой информации, ее объемом, требованиями к срочности и точности обработки, типами, количеством и характеристиками применяемых технических средств. Они ложатся в основу технологии, которая включает установления перечня, последовательности и способов выполнения операций, порядка работы специалистов и средств автоматизации, организацию рабочих мест, установление временных регламентов взаимодействия. Организация технологического процесса должна обеспечить его экономичность, комплексность, надежность функционирования, высокое качество работ.

Рациональное проектирование технологических процессов обработки данных в экономических информационных системах во многом определяет эффективное функционирование всей системы. Сложность и многообразие вариантов технологических процессов обусловливается необходимостью их деления на этапы и операции.

Технологический процесс условно можно разделить на 3 этапа:

- начальный или первичный (сбор и регистрация информации, запись на машинные носители, передача информации на дальнейшую обработку);

- основной этап (осуществляется обработка информации на ЭВМ и получение результатной информации;

- заключительный этап (передача информации пользователю).

На первом этапе технологического процесса вся необходимая информация для расчета заработной платы поступает на бумажных носителях и вводом первичных документов работником отдела кадров в систему ЕК АСУТР. Это персональные данные, данные трудовой книжки, заявления сотрудников, сведения о прохождения медкомиссии, приказы на отпуск, и другие документы. Специалист по управлению персоналом осуществляет прием и регистрацию документов, визуальный контроль на наличие ошибок. При обнаружении их документы возвращаются в отделы.

При отсутствии ошибок информацию необходимо внести в систему ЕК АСУТР.

При загрузке программы вводится пароль пользователя, в случае неверного значения пароля запрос повторяется. Основному этапу технологического процесса присущи следующие операции:

ввод данных в ЭВМ с бумажных носителей с применением программно-логического контроля,

запись входной информации в информационные массивы, сортировка и корректировка введенной информации,

обработка данных, формирование,

выдача результатной информации.

На заключительном этапе происходит передача информации пользователю.

Блок-схема технологический процесс обработки данных представлен на рисунке 5.1.

Рисунок 5.1 - Блок-схема технологического процесса

Структура диалога

Режим диалога – это активный обмен информационными сообщениями между участниками процесса, когда приём, обработка и выдача сообщений производится в реальном масштабе времени.

Наиболее рациональной основой для построения систем является ведение диалога в форме “меню”. Отличие этого подхода состоит в том, что в каждый момент времени на экране отображены все возможные действия пользователя. Он только должен выбрать одно из них

SAP Easy Access - это стандартный первый экран, появляющийся после выполнения регистрации в системе. (рис.5.2)

Рисунок 5.2 – Первый экран меню

Навигация в системе осуществляется с помощью транзакций. Транзакция – это последовательность логически связанных действий, переводящая систему из одного состояния в другое. Транзакция либо должна завершиться полностью, либо система должна быть возвращена в исходное состояние.

Таким образом, транзакция позволяет реализовать какую-либо функцию системы. Код транзакции вводится в поле команды - Выбрав меню Дополнительная информация → Определить начальную транзакцию можно установить транзакцию, первый экран которой будет по умолчанию выводиться сразу после регистрации в системе.

Также навигация по системе может осуществляться с помощью компактной древовидной структуры, которую можно настроить в соответствии с индивидуальными пожеланиями пользователя. (Приложение 2)

Для изменения ракурса древовидной структуры нужно выбрать Дополнительная информация → Параметры настройки. Здесь можно, например, установить вывод на экран технических имен (кодов транзакций).

Можно также составить список “фаворитов”, включив в него наиболее часто используемые транзакции, отчеты, файлы и Web-сайты.

Все экранные формы системы состоят из следующих элементов:

поле команды; строка меню; стандартная строка инструментов; строка заголовка; стандартные и нестандартные кнопки (пиктограммы); строка статусов; картотека; опции (рис.5.3).

Рисунок 5.3 – Элементы экранной формы

Поле команды используется для прямого перехода в нужное приложение через ввод кода транзакции. Код транзакции можно найти либо через дерево меню SAP Easy Access, либо в соответствующем приложении через меню Система → Статус.

Строка меню - содержание меню этой строки зависит от приложения, в котором работает пользователь. Каждый из пунктов этого меню содержит каскадное меню.

Стандартная строка инструментов - пиктограммы этой строки системных функций выводятся на всех экранах R/3. Пиктограммы, не активные на том или ином экране, затеняются. Если указатель мыши на некоторое время задерживается на пиктограмме, появляется небольшое окошко с именем (или функцией) этой пиктограммы. Можно увидеть также соответствующую комбинацию функциональных клавиш.

Строка инструментов приложения содержит функции текущего приложения.

Строка заголовка выводит информацию по текущей позиции и операции в системе.

Независимые кнопки позволяют выбор нескольких опций из группы одновременно.

Зависимые кнопки позволяют выбор только одной опции.

Строка статусов содержит информацию о текущем статусе системы, например, предупреждения или сообщения об ошибках.

Картотека позволяет представить обзор нескольких информативных экранов.

Опции - здесь можно выбрать размер шрифта, цвета списков и т.п.