Основная задача работников агентства ЛАФТО на станции - обеспечить правильное и качественное оформление перевозочных документов, полное взыскание всех причитающихся железной дороге платежей и сборов при качественном обслуживании грузоотправителей и грузополучателей, направлять все свои знания и силы на повышение доходности станции на основании выполнения указаний и распоряжений АФТО, ТЦФТО.

ЛАФТО на станции Бескудниково осуществляет:

 контроль за выполнением плана погрузки по станции в целом и по каждому грузоотправителю в отдельности;

- контроль за соблюдением грузоотправителем (грузополучателем) установленных требований при оформлении таможенных грузов;

-  оформление перевозочных документов;

-  ведение установленных форм учета и отчетности;

- расчет по перевозкам с грузоотправителями, грузополучателями, имеющими единые лицевые счета с Санкт-Петербургским ТехПД на право централизованных расчетов, а также с грузовладельцами, которые не имеют соглашений и рассчитываются по счетам или наличными денежными средствами;

- расчет договорных тарифов и дополнительных сборов подекадно и за месяц.

ЛАФТО на станции Волковская оснащена телефонной связью с грузовыми объектами и подразделениями станции, с грузоотправителями и грузополучателями, персональными компьютерами, счетными машинами, штемпелями, шкафами для хранения документов и бланков, а также канцелярскими принадлежностями.

Обработка документов на отправление груза

Агент ЛАФТО заполняет заголовки учетной карточки (форма ГУ-1) и вносит в них плановые данные, согласно утвержденных АФТО либо ТЦФТ, а на внеплановую или сверхплановую погрузку - соответствующих приказов.

Ежедневно агент ЛАФТО с корешков дорожных ведомостей или книги погрузки переносит данные о погрузке в учетную карточку и одновременно заполняет графу 7, в которой указывает причины недогруза, проверяя при этом имеется ли письменный отказ отправителя от погрузки. Предъявляет учетные карточки на подпись грузоотправителю и начальнику ЛАФТО.

По истечении срока действия плана или приказа агент ЛАФТО производит подсчет результатов выполнения плана перевозок и производит начисление штрафных санкций на ответственность грузоотправителя (железной дороги) и сборов (за не предъявление грузов в соответствии с указанной в заявке железной дороги станции назначения, за изменение железной дороги и железнодорожной станции), подводит итоги по учетной карточке и оформляет ее в полном соответствии с требованиями Правил составления учетной карточки выполнения заявки на перевозку грузов железнодорожным транспортом.

По результатам определяется ответственность за невыполнение заявки (плана, приказа). Агент ЛАФТО вносит сумму сбора в накопительную карточку и оформляет акт общей формы для взыскания штрафа и отправляет данные документы в Московский ТехПД.

Начальник ЛАФТО ежедневно на 8 часов утра анализирует полученные из ИВЦ итоги взаиморасчетов с клиентами и проводит необходимую работу с ними по ликвидации задолженности перед железной дорогой.

Комплект перевозочных документов, заполненных в соответствии с Правилами заполнения перевозочных документов на железнодорожном транспорте, грузоотправитель предъявляет приемосдатчику, который выписывает вагонный лист и передает документы агенту ЛАФТО для проверки правильности их заполнения и визирования. Агент ЛАФТО проверяет наличие денежных средств на соглашении грузоотправителя, доверенности, приказы.

При отправлении грузов на экспорт агент ЛАФТО проверяет наличие телеграммы ТЦФТО о порядке оплаты перевозки, выдает комплект перевозочных документов грузоотправителю для получения разрешения таможенных органов на погрузку. При наличии в документах штампа таможни "погрузка разрешена" принимает заявку от грузоотправителя о выделении подвижного состава.

В день погрузки агент ЛАФТО проверяет наличие в перевозочном документе штампа таможни "выпуск разрешен" за подписью инспектора таможни, заверенной его личной печатью.

Агент ЛАФТО также проверяет наличие заявки (разрешения), уточняет нет ли приказов на изменение плана, конвенкционных запрещений или ограничений по адресам 72, 73 и 75, правильность заполнения комплекта или накладной, открыта ли станция назначения для производства конкретных грузовых операций (Тарифное руководство № 4 часть 2) и наличие приложенных документов (качественное удостоверение, сертификат, ветеринарное свидетельство и т.д.).

При визировании документа агент ЛАФТО обращает внимание на наименование получателя груза, в случае получателя из коммерческих структур, проверяет наличие имеющегося согласия станции назначения о возможности направления груза в данный адрес.

Только после полной проверки предъявленного грузоотправителем документа агент ЛАФТО проверяет правильность кодов станции назначения и груза, определяет расстояние перевозки, провозную плату с применением существующих коэффициентов, записывает сумму в раздел накладной "тарифные отметки", также проверяет, подлежит ли груз обязательному сопровождению ВОХР и определяет плату, исходя из установленных ставок, после чего визирует документ и возвращает грузоотправителю.

Нецентрализованным плательщикам агент ЛАФТО определяет провозную плату с начислением НДС, а также все суммы по дополнительным сборам согласно выданного протокола и выписывает счета с указанием всех реквизитов Транскредитбанка и реквизитов ТехПД для оплаты платежным поручением.

От приемосдатчика станции Бескудниково ЛАФТО поступают комплект документов или накладная ф. ГУ-27, или документ СМГС с вагонными листами на вагоны, погруженные на станции Бескудниково. Агент ЛАФТО проверяет правильность и соответствие данных, внесенных в комплект перевозочных документов или в накладную с данными, внесенными в вагонный лист, а также наличие приложенных документов (качественное удостоверение, ветеринарное свидетельство, справка о взрывобезопасности м/лома, грузовую таможенную декларацию и т.д.) и штампы в документе и вагонном листе при перевозке опасных грузов. Проверяет наличие провозной платы и, если она не указана, производит таксировку с учетом существующих коэффициентов для данной перевозки. Проверяет, подлежит ли данный груз обязательному сопровождению ВОХР.

При необходимости агент ЛАФТО выписывает удостоверение проводнику, который удостоверяет своей подписью в корешке получение удостоверения.

Комплекту перевозочных документов агент ЛАФТО присваивает номер из книги ф. ГУ-35, в которой против этого номера проставляет свою подпись и дату. Присвоенный комплекту перевозочных документов номер проставляет в вагонном листе.

На грузы, следующие по документам: международным, прямого смешанного железнодорожно-водного сообщения, воинским, на отправки вагонов нерабочего парка, большой грузовой и пассажирской скоростью, агент ЛАФТО копирует от руки дорожные ведомости с корешками и квитанциями соответствующих форм в полном соответствии данных, внесенных в накладную. Далее, в накладной проставляет номер документа, построчные штемпели в соответствии данных с правилами и инструкциями. Например: "легко воспламеняется", "не спускать с горки", "охрана ж. д. (код станции)", "негабаритный" и др.

Затем агент ЛАФТО ставит календарный штемпель с датой о приеме груза к отправлению на накладной, в дорожной ведомости дополнительно указывая срок доставки, корешке дорожной ведомости и в квитанции.

По окончании отчетных суток агент ЛАФТО составляет опись всех сообщений с перечислением номеров соответствующих документов, израсходованных за данные сутки.

При поступлении перечней из ТехПД агент ЛАФТО производит подборку их по клиентам, при наличии квитанций прилагает их к перечням для выдачи клиентам.

Перед началом передачи за текущие сутки сообщений 251, 410 агент ЛАФТО проверяет сообщение 499, все ли макеты приняты на данное число, затем проверяет настройку нормативно-справочной информации, после чего может приступить к вводу информации в компьютер с дальнейшей передачей ее в ИВЦ дороги. Записывает в книгу учета номер переданных макетов, дату передачи и приема макета, а также вид сообщения.

После внесения информации в компьютер с корешков дорожных ведомостей агент ЛАФТО выводит информацию на принтер, а затем осуществляет прямой ввод информации через автоматическую телефонную связь в ИВЦ дороги.

При получении на экране дисплея подтверждения о приеме сообщений агент ЛАФТО делает распечатку макетов в 2-х экземплярах, один из которых соединяет с корешками дорожных ведомостей и сопроводительным листком, сшивает вместе и готовит к отправлению в ТехПД.

Второй экземпляр распечатки макета вместе с полученным ответом агент ЛАФТО подшивает в отдельную папку.

Распечатки сообщений по воинским отчетам подшиваются в отдельную папку (для служебного пользования) с предварительным пронумеровыванием сообщений (нумерация ведется с начала текущего года).

Оформленные перевозочные документы (накладная, дорожная ведомость и один экземпляр вагонного листа) агент ЛАФТО передает в СТЦ под роспись в книге установленной формы с указанием даты и времени передачи.

Обработка документов на выдачу грузов

Поступившие от приемосдатчиков документы (накладную и дорожную ведомость) агент ЛАФТО записывает в книги прибытия грузов за порядковыми номерами, отдельно по станции Бескудниково. Порядковый номер записи переносится в дорожную ведомость.

Для получения груза клиент предъявляет агенту ЛАФТО постоянную или разовую доверенность на право получения груза и паспорт, подтверждающий его личность.

Агент ЛАФТО определяет сумму платы за пользование вагонами, сумму сбора за хранение груза и сбора за подачу и уборку вагонов (для разового клиента).

Затем выписывает счет (в двух экземплярах) и вручает его получателю под расписку в копии для оплаты платежным поручением.

Агент ЛАФТО выдает получателю дорожную ведомость для раскредитования, который проставляет банковские реквизиты и номер доверенности, если она постоянная - возвращает товарному кассиру и расписывается в дорожной ведомости. Если доверенность разовая - агент ЛАФТО сверяет указанные номера накладных с дорожной ведомостью для раскредитования.

После чего агент ЛАФТО выдает грузополучателю накладную с нанесением календарного штемпеля и датой выдачи груза. Разовые доверенности агент ЛАФТО подшивает вместе с дорожными ведомостями.

Агент ЛАФТО по дорожным ведомостям, на выданные за смену грузы, составляет отчет выдачи по сообщениям: СНГ, международное, прямое сообщение, местное сообщение, воинские и централизованные с указанием номера отчета в книге прибытия.

Затем выписывает накопительную карточку на общую сумму за хранение груза, за пользование вагонами, если клиент имеет право на централизованные расчеты через ТехПД, и присваивает ей номер из шести знаков: первые два из которых - число месяца, следующие два - месяц и последние два - порядковый номер накопительной карточки. После чего записывает в специальную книгу учета.

После получения приказа из ДЦФТО или АФТО 2 на переадресовку вагонов с грузами агент ЛАФТО производит регистрацию разрешенных переадресовок в специальной книге. Вызывает клиента и сообщает ему о поступлении приказа и необходимости оформления документов.

Если переадресовка производится по старым документам - требует от приемосдатчика вагонный лист и оформляет переадресовку (исправляет в документах станцию назначения и ее код, а также получателя груза и его код), соответственно делает исправления и в вагонном листе.

Если переадресовка производится по новым документам - требует от приемосдатчика вагонные листы, как новые, так и старые, а при погрузке на открытом подвижном составе - наличие штампа и его росписи, также памятки, ведомости подачи-уборки и акты.

По предъявлении клиентам комплекта перевозочных документов агент ЛАФТО проверяет правильность его заполнения, платежеспособность клиента по справке сообщений 2840.

Если у клиента имеется на соглашении дебиторская задолженность, ответственный агент ЛАФТО требует предварительно внести оплату или перечислить соответствующую сумму на расчетный счет ТехПД с последующим предъявлением станции платежного поручения.

Приемосдатчик составляет акт общей формы в трех экземплярах, в котором учитывает время задержки и оформление переадресовки за своей подписью и подписью клиента и передает его в агентство ФТО. Агент ЛАФТО производит начисление по акту сбора за хранение груза, плату за пользование вагонами и других сумм, связанных с оформлением переадресовки, и выписывает счет, первый экземпляр которого выдает под роспись в копии клиенту для оплаты, и только после этого предъявления, подтверждающего оплату документа, оформляет переадресовку установленным порядком.

Если клиент централизованный, то агент ЛАФТО выписывает накопительную карточку на платежи, связанные с переадресовкой, и дает на подпись клиенту.

После чего сообщает по телефону приемосдатчику данные о переадресовываемых вагонах.

По прибытии импортного груза агент ЛАФТО заполняет книгу учета таможенных грузов.

До вручения представителю грузополучателя копии железнодорожной накладной агент ЛАФТО должен заполнить "Журнал - расписку" и получить в соответствующей графе "Журнала - расписки" подпись представителя грузополучателя. После этого выдаются копия железнодорожной накладной и сопроводительные документы представителю грузополучателя при наличии доверенности для оформления таможенных процедур.

После завершения грузополучателем таможенного оформления и предоставления в линейное агентство ФТО железнодорожной накладной и копии железнодорожной накладной со штампом "Выпуск разрешен", заверенной личной печатью инспектора таможенного органа, агент ЛАФТО должен:

- заполнить недостающие графы Книги учета таможенных грузов;

-  оформить выдачу груза грузополучателю в соответствии с правилами перевозок грузов.

В конце смены агент ЛАФТО выводит баланс о выданных отправках и остающихся перевозочных документах на следующие сутки (переходные) в книге прибытия грузов формы ГУ-42.

Оформление ведомостей подачи и уборки вагонов

При поступлении в линейное агентство ФТО памяток приемосдатчика агент ЛАФТО производит их подборку по предприятиям. Одновременно проверяет последовательность нумерации памяток, наличие подписей приемосдатчика и клиента.

Оформляет ведомости подачи и уборки вагонов отдельно по клиентам. Номер ведомости содержит шесть знаков: первые два знака - месяц, третий - пятидневка, последние три цифры - порядковый номер ведомости.

Памятки приемосдатчика заполняют приемосдатчики по каждому отправителю (получателю) в трех экземплярах. Ведомости подачи и уборки вагонов заполняет агент ЛАФТО, который производит их таксировку.

После подписи их представителями станции и клиента, имеющими доверенности, первый экземпляр ведомости направляется в ТехПД в сопровождении перечня начисленных сборов (платежей).

Перечень составляется в одном экземпляре один раз в пятидневку и в него вносится по каждому клиенту сумма платы за пользование вагонами, сумма сборов за маневровую работу, промывку вагонов, за подачу и уборку вагонов.

Вместе с перечнем в ТехПД также направляются накопительные карточки, акты на пользование вагонами и ведомости подачи и уборки вагонов. Первый экземпляр ведомости подачи и уборки вагонов прикладывается к Перечню. Второй экземпляр ведомости подачи и уборки вагонов выдается клиенту, а третий, к которому присоединяются памятки с уведомлениями, акты общей формы остается в делах станции.

На переадресованные вагоны к перечням прикладываются ведомости подачи и уборки вагонов, которые рассчитаны агентом ЛАФТО на основании акта общей формы или памятки на уборку вагонов и в них указана сумма платы за пользование вагонами.

Перечни ведутся отдельно по народохозяйственным и воинским грузам.

В перечень за каждую пятидневку агент ЛАФТО вносит сборы за подачу и уборку вагонов за пятидневку для взыскания в безакцентном порядке, а по нецентрализованным клиентам - сборы за подачу и уборку вагонов, маневровую работу и другие платежи взыскиваются по платежным поручениям через банк, согласно счета.

По окончании месяца агент ЛАФТО сшивает свои экземпляры документов и переносит в архив, где они хранятся согласно инструкции.

Взыскание платы за пользование вагонами, сборов за подачу и уборку вагонов с клиентов, не имеющих соглашений с ТехПД, производится по платежным поручениям согласно счета.

Агент ЛАФТО ежедневно записывает в книгу учета все данные с ведомостей подачи и уборки вагонов, а также памяток приемосдатчика, необходимые для составления отчета о простое вагонов на путях необщего пользования и на местах общего пользования (КОО-4). Отчет по форме КОО-4 составляется за месяц (квартал и год) и передается в отдел коммерческой работы в сфере грузовых перевозок по факсу.