Можно создавать, поле с открывающимся списком, из которого пользователь будет выбирать нужный вариант. Для этого нужно:

1. Щелкнуть по кнопке Поле со списком на панели инструментов Формы.

2. Дважды подряд щелкните на созданном поле списка. Откроется диалоговое окно Параметры поля со списком. Здесь нужно сделать необхо­димые установки.

Защита бланка.

При заполнении экранного бланка пользователь может случайно его испортить, поэтому следует защитить бланк. Для этого щелкните на кнопке Защита формы на панели инструментов Формы.

Если больше не нужна панель инструментов Формы, то ее можно убрать, Для этого в меню Вид выберите ко­манду Панели инструментов, в появившемся под­меню щелкните на строке Формы.

Сохранение и закрытие шаблона бланка.

Чтобы сохранить и закрыть файл с бланком нужно в меню Файл выбрать команду Закрыть. В появившемся окне с вопросам, желаете ли вы сохранить изменения, щелк­ните по кнопке Да. Бланк будет сохранен как шаблон, ко­торым можно пользоваться для создания новых докумен­тов. Заполненный на основании этого шаблона бланк бу­дет являться документом Microsoft Word.

Заполнение экранного бланка

В меню Файл выберите команду Создать. Далее выберите шаблон бланка и можно приступить к его заполнению. Переходить от одного поля к другому можно с помо­щью клавиши Tab. Если бланк защищен, то ячейки, не со­держащие полей, будут недоступны.

Тема 2.4. Технология обработки табличных данных

Табличные процессоры (ТП).

Табличный процессор — это прикладное программное обес­печение для создания, изменения и печати различных таблиц. Такая программа используется для управления электронной таблицей — компьютерным эквивалентом обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов (текст, числа, даты, формулы и т.д.).

Особенностью электронных таблиц является то, что струк­турирование информации в них начинается непосредственно на этапе ввода данных, так как они привязываются к структурным элементам таблиц (ячейкам). Главное их достоинство — это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных фор­мульными зависимостями, при изменении значения любой ячейки.

Табличные процессоры позволяют не только создавать, редак­тировать и выводить на печать таблицы, они, как правило, обла­дают мощными вычислительными возможностями: позволяют производить экономические, математические, логические, статисти­ческие и прочие расчеты. Кроме того, такие мощные программы, как Microsoft Ехcel, могут строить всевозможные графики, диаг­раммы и т.п. Это особенно удобно в тех случаях, когда нужно наглядно представить определенную информацию, то есть на пре­зентациях, в отчетах и аналогичных документах.

Табличные процессоры позволяют использовать информацию, созданную не только в них самих, но и в прочих програм­мах. Например Microsoft Excel позволяет осуществлять экспорт/импорт данных из других программ интегрированного пакета Microsoft Office: Word, Access, PowerPoint и т.д. Все это делает табличные процессоры очень удобными в работе современных специалистов.

Электронные таблицы нашли широкое применение не только в экономических и бухгалтерских расчетах, сфера их применения значительно шире. Они используются для проведения однотип­ных расчетов над большими наборами данных и автоматизации итоговых вычислений, проведения анализа с использованием ме­ханизмов поиска и сортировки данных, построения диаграмм и графиков по имеющимся данным и др. Кроме того, большинство табличных процессоров позволяет подстраиваться под запросы пользователей (путем создания пользователями своих макросов).

Первый табличный процессор назывался Visual Calc Затем его основные идеи были усовершенствованы, и на рынке про­граммных продуктов появились следующие поколения подобных программ: Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Super Calc, Microsoft Excel.

Современнее табличные процессоры имеют широкие функци­ональные возможности, которые обеспечивают удобство и про­стоту работы пользователя:

· многовариантность выполнения операций (практически все операции обработки могут быть выполнены несколькими способами, при этом задача пользователя состоит в выбо­ре наиболее удобного варианта);

· быстрый доступ к наиболее часто используемым в конкрет­ной ситуации функциям обработки, сконцентрированным в контекстном меню;

· быстрый доступ к различным командам с помощью пане­лей инструментов;

· наличие разнообразных средств, с помощью которых пользователь может оформить и модифицировать экран и таблицы, например, разбить экран на несколько окон, за­фиксировать заголовки строк и таблиц и т.д.;

· возможность создания шаблонов рабочих листов, которые используются для создания бланков писем, факсов, различ­ных фирменных документов;

· возможность оформления рабочих листов — их формати­рования, осуществляемого как вручную, так и с помощью встроенных вариантов оформления таблиц;

· наличие встроенных функций, используемых для работы с базами данных и списками, для работы с датами и времен­ными значениями, функции для инженерных расчетов, ма­тематические, финансовые, текстовые, логические и дру­гие функции;

· возможность выполнения функции базы данных —запол­нение таблиц аналогично заполнению базы данных, сорти­ровку данных, обработку запросов к базе данных, созда­ние сводных таблиц;

· возможность построения различного типа диаграмм, придав им самое разное оформление;

· возможность проведения статистического анализа;

· Наличие встроенного языка программирования макроко­манд, применение которых упрощает работу с табличным процессором и расширяет список его собственных команд.