Существующие программы текстовой информации условно делятся на 3 вида: редакторы текстов, текстовые процессоры и издательские системы.

Редакторы текстов – предназначены для подготовки простых текстов. К ним относятся редакторы, встроенные в файловые менеджеры для ОС MS DOS (Norton, Dos Navigator) или Windows (FAR, Total Commander), а также Блокнот, входящий в состав любой версии Windows.

Текстовые процес­соры предназначены для создания, редактирования, форматиро­вания и печати самых различных текстовых документов. К их числу относятся: Microsoft Word, Corel Word, Perfect, Лексикон, Иероглиф и др. Совре­менные текстовые процессоры предоставляют пользователям раз­личные интеллектуальные услуги:

· проверка орфографии и коррекция ошибок путем сопос­тавления каждого слова текста с рабочим словарем;

· автоматическая индексация, то есть выделение из текста слов по определенному критерию и занесение их в упорядо­ченные списки;

· подготовка текста для фотонабора, обеспечивающего вы­сококачественное воспроизводство документа в большом количестве;

· автоматическое составление оглавления по заданному тек­сту и др.

Компьютерные издательские системы (publishing system) ос­новываются на использовании современных персональных ком­пьютеров, сканеров, принтеров и сложного программного обес­печения. Отличительными особенностями издательских систем является наличие средств для подготовки текста, иллюстраций, графиков, использование различных шрифтов и других оформи­тельских элементов, развитые средства для организации и разме­щения текста разнотипного характера на странице, поддержка большого числа принтеров, высокое качество печати. К числу издательских систем относятся программы Adobe PageMaker, QuarkXPress и др.

Издатель­ские системы обеспечивают:

· необходимую мощность при верстке сложной страницы, то есть обладают набором свойств, которые позволяют объединять текстовые и графические компоненты, управлять обработкой иллюстраций, набором стилей шрифтов, соответствующих требованиям цветовых и специальных эффектов, обеспечивать абсолютно точное размещение эле­ментов страниц на завершающих стадиях верстки;

· работу с цветом, то есть поддерживают систему согласо­вания цветов, обеспечивают импорт палитры цветов, на­стройку изображения при окончательном выводе;

· формирование документов большого объема, то есть имеют возможность делать сноски, формировать оглавление, обес­печивать импорт текста в разных вариантах;

· управление текстом и полиграфическим оформлением, то есть содержат полный набор клавиатурных команд, обеспечивающих быстрый доступ ко всем устройствам управ­ления текстом, обеспечивают точную подгонку межбуквен­ных просветов и т.д.

Современные текстовые процес­соры, например, Microsoft Word 2003, обладают многими функци­ями издательских систем и позволяют подготавливать полноцен­ные документы для полиграфии, в том числе большие и полно­цветные. При создании подобных документов осуществляются следующие основные операции:

· выбор типа шрифта (в полиграфии используется термин гарнитура), который определяет особенности написания целого набора символов, включающего заглавные и строч­ные буквы, цифры, знаки пунктуации и специальные сим­волы. Каждый тип шрифта имеет несколько стилей начер­тания;

· установление размера шрифта (в полиграфии использует­ся термин кегль), который измеряется в пунктах (1 пт = 0,376 мм). В большинстве документов используются шрифты 10-14 пунктов, в то время как газетная полоса имеет 8-пунктовый кегль;

· установление межстрочного интервала (в полиграфии ис­пользуется термин интерлиньяж), который определяет раз­реженность строк. В современных издательских системах устанавливается автоматически на уровне 110-120% от выбранного размера шрифта;

· установление ширины строки. Для обычного листа бумаги (формата А4) оптимальной считается ширина строки 60-80 символов;

· верстка страницы, которая определяет организацию стра­ницы, задавая соотношения между границами, колонками и расстоянием между ними.

Особенности подготовки текстовых документов

Часто возникает необходимость создания больших докумен­тов со сложной структурой, например, статей, отчетов, диплом­ных работ и т.д. Под структурой документа понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных час­тей. Содержание разрабатываемого сложного документа имеет иерархическую структуру, которая облегчает восприятие мате­риала, повышает значимость документа и степень его воздействия на читателя.

Каждый документ имеет свое название (высший уровень иерар­хии). Далее следуют названия частей и глав документа, внутри которых располагаются параграфы (низший уровень иерархии). Содержание параграфов представляет собой основную смысло­вую часть документа.

Для эффективной работы с большими документами в распоря­жении пользователя имеется стандартный набор операций:

· возможность создания структурированного документа и ре­организации его структуры;

· возможность просмотра структуры документа с выводом на экран только заголовка определенного уровня;

· возможность создания сносок, оглавления, списка иллюст­раций и т.д.

Документ становится более привлекательным при добавлении в него рисунков, таблиц и других объектов, подготовленных в иных программах. Эти задачи позволяет выполнить технология, связывания и внедрения объектов OLE. Импорт различных объек­тов возможен благодаря встроенным или внешним преобразова­телям форматов файлов (фильтрам).

Размещение инородных фрагментов в текстовом документе производится с использованием хранилищ для размещения объек­тов в области страницы (кадров). Могут использоваться кадры прямоугольной и неправильной формы. Одно из важных свойств кадра — возможность быть окруженным текстом.

В комплектах поставки текстовых процессоров содержатся обширные библиотеки готовых шаблонов и стилей форматиро­вания документа, вставляемых полей, нестандартных меню и т.д.

Шаблон — это специальный файл (.dot в Word), содержащий структуру и стиль создаваемых документов программы, а также инструменты для создания будущих файлов. Например, шабло­ны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage —- целые web-узлы.

Однако обойтись только готовыми шаблонами удается не все­гда, поэтому можно изготовить собственные шаблоны, например, шаблон бланка предприятия. Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготовлять аналогичные по форме документы, сокращая затра­ты на их оформление. Содержание документа при этом всегда уникально.

На предприятии может быть создана целая коллекция внут­рифирменных шаблонов документов, которая будет использо­ваться всеми сотрудниками, обеспечивая единообразие оформ­ления документов и сокращая время подготовки конкретного документа.

Стиль — это описание оформления текста, которое именуется и запоминается в шаблоне, базовом для документа. Стилевое офор­мление заменяет непосредственное форматирование документа. Можно изменять атрибуты формирования встроенных стилей и создавать собственные стили, можно назначить стилю клавиа­турную комбинацию клавиш и использовать ее для оформления текста соответствующим стилем.

Современные информационные технологии позволяют сохра­нить не только созданный документ, но и совокупность действий, с помощью которых он был создан. Это достигается с помощью макросов, работу с которыми поддерживают все современные текстовые процессоры. Макрос ~— это набор макрокоманд на языке программирования VBA (Visual Basic for Applications — Visual Basic для приложений), используемый для автоматического вы­полнения некоторых операций.