3.1. Понятие и порядок структуризации проекта

Структура любого проекта представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов – процедур, процессов, работ. Структура проекта представляет собой иерархические декомпозиции проекта на составные части, необходимые для организации, реализации и осуществления контроля выполнения проекта. При разработке структуры проекта определяются элементы системы и связи между ними, распределяются задачи между уровнями и элементами проекта, выбираются средства и методы эффективного решения задач. На основе структуры проекта определяются модели процессов и процедур проекта и его окружения на протяжении жизненного цикла проекта. Насколько детально и тщательно разработана структура проекта, настолько будет эффективен процесс управления проектом.

Формирование структуры проекта начинается с разбиения целей проекта на задачи и далее на более мелкие блоки работ вплоть до достижения самых мелких позиций, подлежащих контролю[9]. Получается «дерево целей», позволяющее определить объемы работ по проекту. Разбиение на работы позволяет установить взаимосвязь между ресурсами и объемами работ по проекту.

На практике структурирование проекта осуществить нелегко. Структура проекта должна включать разделение работ по трем направлениям (примеры типов структур проекта представлены на рис.3.1):

1) компоненты продукции (услуг) проекта,

2) этапы жизненного цикла,

3) организационная структура, которая задает организационную структуру проекта.

4) Главная задача при структуризации проекта – найти вещественные компоненты проекта, что напоминает разбивку книги на главы, земельной площади – на участки. Такую структуру называют подпродуктовой. Однако при структуризации необходимо учитывать и этапы жизненного цикла проекта, такие, как планирование, сборка, реализация и т.д.[10]

Процесс структуризации проекта является неотъемлемой частью общего процесса планирования проекта и определения его целей, подготовки сводного плана проекта и матрицы ответственности. Осуществление этого процесса относительно легче в осязаемых проектах, например, в строительстве, чем в проектах, например, социальных.

Структуризация проекта позволяет получить:

- определение комплекса работ по проекту и разбиение их на управляемые операции, процедуры;

- распределение ответственности и ресурсов за отдельными структурными подразделениями с учетом их функций;

- определение объема необходимых ресурсов, затрат, финансовых средств, времени;

- единую базу данных для планирования, составления сметных документов, контроля затрат и работ по проекту;

- конкретизацию целей проекта по структурным подразделениям организации;

- информацию для привлечения подрядных организаций;

- увязку работ по проекту с системой ведения бухгалтерского учета.

Структуризация проекта может происходить в следующей последовательности:

1. Определение проекта. На этом этапе формулируются цели и содержание проекта, определяются конечные продукты проекта и их характеристики.

2. Детализация подразумевает рассмотрение уровней детализации плана и выявление оптимального количества уровней элементов структуры.

3. Структура процесса. Этап предназначен для разработки схемы жизненного цикла проекта.

4. Организационная структура. Происходит формирование оптимальной организационной структуры проекта, которая включает всех участников и их группы, занятых в проекте, лиц из внешнего окружения, заинтересованных в реализации проекта.

5. Структура продукта. Формируется разбивка конечного продукта по компонентам или подсистемам с определением материального обеспечения, программного обеспечения, информационного обеспечения и т.п.

6. Система бухгалтерских счетов организации – заключается в разработке системы кодов, применяемых при структурировании проекта, которая должна основываться на системе внутреннего бухгалтерского учета.

7. Структура разбивки проекта. Формируется единая структура проекта путем объединения результатов с 3-го по 6-ой пункт.

8. Генеральный сводный план проекта. План может далее корректироваться в процессе поиска критического пути.

9. Матрица распределения ответственности. На данном этапе формируется матрица, столбцы которой представляют элементы организационной структуры организации, а строки – элементы структуры проекта. В ячейках матрицы при помощи условных обозначений или кодов указываются уровни ответственности.

3.2. Методы структуризации проекта.

Методы структуризации проекта сводятся к двум типам:

· метод «сверху вниз» - определяются общие задачи, на основе которых осуществляется детализация уровней проекта;

· метод «снизу вверх», когда определяются частные задачи, а затем происходит их обобщение.[11]

Структуризация проекта может осуществляться на основе ряда моделей, например:

-Дерево целей - первая по времени разработки структурная модель декомпозиции целей проекта на составные компоненты (дерево – связанный граф, выражающий соподчинение и взаимосвязи элементов, в данном случает элементами являются цели и подцели).

- Дерево решений – граф, схема, отражающие структуру задачи оптимизации многошагового процесса, ветви дерева представляют различные события, которые могут возникнуть, а узлы – точки, в которых возникает необходимость выбора, в некоторых узлах события могут не поддаваться управлению, тогда менеджер проекта может дать оценку вероятности того или иного решения.

Рис.3.1. Примеры типов структур проекта «Строительство гостиничного комплекса»

- Дерево работ. На каждой стадии планирования работы по проекту проектирования необходимо разделить на части, при получении дополнительной информации эти части подразделяются на пакеты работ. Пакеты работ – это нижний уровень дерева работ, за которые ответственны подрядчик или соответствующий отдел организации-заказчика. Пакеты работ позволяют легче планировать, организовывать, оперативно управлять, контролировать, разрабатывать сетевые графики выполнения проекта. Дерево работ служит основой для разработки структурной схемы административного управления проектом.

- Организационная структура исполнителей закрепляет уровни и объемы ответственности в  организационной структуре.

- Матрица распределения ответственности по исполнителям, которая формируется на основе дерева работ и организационной структуры исполнителей.

- Сетевая модель проекта (иерархическая система сетевых моделей с заданным уровнем детализации) строится на основе структурной модели с использованием «дерева целей», организационной структуры исполнителей и матрицы ответственности, выделяются пакеты работ с назначенными для них исполнителями, что дает возможность разработать сетевой график узловых событий. Каждый пакет работ представляется своим сетевым блоком. Каждый руководитель на своем уровне может вести работу независимо от других в соответствии со своим сетевым блоком (подсетью), для руководителя проекта разделение проекта на подсети позволяет осуществлять эффективный контроль.

- Структурные декомпозиции стоимостных показателей ресурсов, которые строятся на основе структуры проекта и данных о стоимости элементов проекта. Иерархически построенный граф фиксирует необходимые на каждом уровне ресурсы для реализации проекта.

- Дерево распределения рисков проекта и мер по их снижению[12].

Для структурирования проектов существуют схемы, одной из которых является метод Г. Ласуэлла. Задаваемые в процессе структурирования проекта вопросы, представленные в таблице 3.1, возможно применять для определения отдельных элементов проекта и взаимосвязей между ними, а ответы на вопросы позволяют составить общее представление о проекте и взаимосвязях между его элементами.

Как стало ясно из представленного материала, структуризация проекта является необходимым элементом системы управления проектами. На всех фазах жизненного цикла проектов используются структурные модели для решения задач управления проектом.

Таблица 3.1

Структурирование проекта по методу Г. Ласуэлла[13]