Системный подход к управлению проектами исходит из такого положения, что проект рассматривается как отдельная социально-экономическая система. Исходя из чего при работе над проектом или его реализации, необходимо учитывать следующее:

- проект имеет свою внешнюю среду, в которой он возникает, развивается и живет;

-;проект как любая система состоит из элементов, которые связаны определенными связями;

- состав элементов проекта может меняться на протяжении его жизненного цикла.

Проект относится к классу открытых систем по ряду причин:

-любой проект нуждается в информации, своевременный обмен информацией делает проект жизнеспособным;

- входные параметры могут быть заданы в неявной форме и могут быть восприняты проектом как системой неоднозначно;

- на выходе проекта желаемые и ожидаемые результаты могут быть получены с той или иной степенью вероятности;

- процессы внутри проекта как системы не являются постоянными, их направление, скорость и интенсивность может меняться в соответствии с интересами достижения цели[7].

Реализация проекта происходит в среде, которая характеризуется постоянными изменениями, что влияет на выполнение работ по проекту. В реальности любой проект реализуется конкретной организацией, поэтому среду проекта можно подразделить на внутреннее и внешнее окружение, которые находятся в постоянном функциональном взаимодействии (рис. 2.1).

При разработке проекта, выборе методов и средств его реализации необходимо сделать анализ внутреннего и внешнего окружения:

1) составить перечень участников и факторов, которые влияют или могут повлиять на успешную реализацию проекта;

2) составить карту участников и факторов с указанием оценки влияния, качества влияния и возможные пути их контроля;

3) определить степень зависимости проекта от участников и факторов;

4) установление риска влияния изменений параметров внешней среды в интересах проекта.

Для прогнозирования и анализа факторов внутренней и внешней среды проекта команда проекта должна осуществлять выполнение следующих задач:

- сбор полных требований по проекту;

- обеспечение проектной информацией всех заинтересованных участников;

- определение возможностей и степени удовлетворения требований;

- определение форм и масштабов сбора информации о требованиях к проекту и их изменениях;

- прогнозирование изменений окружения проекта;

- формирование критериев оценки приоритетов и иерархии требований (обязательных и желательных).[8]

Рассмотрим наиболее существенные факторы внутренней среды проекта.

Стиль руководства проектом оказывает влияние на работу команды проекта, его творческие изыскания, дисциплину, психологический климат.

Особая организация проекта заключается во взаимоотношениях между участниками проекта, распределении прав, обязанностей. От гибкости организации порой зависит успех проекта.

Участники проекта влияют на проект в соответствии со своими интересами, уровнем ответственности и степенью вовлеченности в проект.

Команда проекта является непосредственным исполнителем проекта, от работы которой зависит успех проекта.

Методы и средства коммуникации определяют оперативность, полноту и достоверность сбора и обмена, информацией между участниками, внутренней и внешней средой проекта.

Экономические условия связаны с бюджетом, сметами, ценами, тарифами, страхованием, рисками, льготами, налогами и другими факторами, действующими внутри проекта и определяющими его стоимостные характеристики.

Социальные условия проекта составляют уровень заработной платы, предоставляемые дополнительные социальные гарантии и обеспечение, условия труда и техники безопасности и др.

К несущественным факторам относятся:

- экологическое воздействие результатов проекта на окружающую среду;

- технические условия (технологии и техника);

- уровень информатизации проекта;

- организации документооборота проекта.

Если факторы внутреннего окружения проекта можно контролировать и управлять ими, то факторы внешнего окружения в силу своей неопределенности и вероятностной природы плохо поддаются контролю и управлению. Поэтому в системе управления проектом существует подсистема управления рисками, направленная на прогнозирование и предотвращение возможных негативных воздействий факторов внешней среды. Исходя из чего, можно сказать, что управление проектом как системный процесс имеет дело с непредсказуемыми ситуациями, и в целях эффективного управления необходимо учитывать следующие особенности проекта:

- наличие активного человеческого фактора;

- многовариантные модели поведения;

- трудности определения предельных возможностей системы;

- способность изменять структуру при сохранении целостности и жизнеспособности;

- способность выявлять варианты поведения и развития;

- способность к адаптации при изменении внешних и внутренних факторов;

Способность и стремление к целеобразованию и целедостижению.

Рис. 2.1. Схема окружения проекта

Рассмотренные особенности проектов требуют научной организации управления проектами на основе соответствующей методологии.