Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Організація роботи з документами
Змістовий модуль 1. Вступ. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації
Тема 1. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації
Мета самостійної роботи
· Закріплення, поглиблення, поширення і систематизація знань, що були отримані на лекції про основні правила складання і оформлення організаційно-розпорядчої документації.
· Формування вмінь оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації.
· Формування вмінь та навичок складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації.
· Розвиток самостійного мислення.
План вивчення теми
1. Класифікація організаційно-розпорядчих документів. Державні стандарти на організаційно-розпорядчі документи.
2. Суть понять основних професійних термінів і визначень, які постійно зустрічаються при роботі з документами (діловодство, документ, бланк, реквізит, справа, документообіг, номенклатура справ та ін).
3. Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів, порядок і місце їх розташування, оформлення.
4. Поняття про бланки документів. Правила оформлення бланків документів.
5. Види та призначення організаційних документів. Формуляр організаційних документів (положень, статутів, інструкцій).
6. Правила складання та оформлення положень, статутів, інструкцій.
7. Види та призначення розпорядчих документів (накази, розпорядження, вказівки).
8. Накази з основної діяльності та особовому складу. Формуляри наказів з основної діяльності та особовому складу. Порядок підготовки та видання наказів. Правила складання та оформлення наказів.
9. Формуляри розпоряджень і вказівок. Порядок підготовки і видання розпоряджень і вказівок. Правила складання та оформлення розпоряджень, вказівок.
10. Види службових листів. Формуляри службових листів. Правила складання та оформлення службових листів.
11. Формуляри телеграм, телефонограм, довідок, доповідних та пояснювальних записок, актів, протоколів. Правила складання та оформлення телеграм, телефонограм, довідок, доповідних та пояснювальних записок, актів, протоколів.
Методичні рекомендації
Етап перший – закріплення, поглиблення, систематизація знань:
1. Прочитайте конспект лекцій.
2. Прочитайте параграфи 1, 2 (глава І), параграфи 1, 2, 3, 5, 6 (глава ІІ) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 8-16, 19-58, 61-83).
3. Уважно прочитайте текст по частинам, виділіть головне.
4. Розгляньте склад реквізитів, формуляр-зразок службового листа, зразки бланків, зразки оформлення реквізитів та організаційно-розпорядчих документів (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” с. 3- 49).
Етап другий – засвоєння і розуміння основних визначень і термінів:
1. Використовуючи підручник, конспект лекцій, словник, опануйте нові терміни і поняття.
2. Запишіть важливі визначення і терміни.
Етап третій – відповіді на питання для самоконтролю:
1. Суть поняття «організаційно-розпорядчі документи».
2. Класифікація організаційно-розпорядчих документів.
3. Суть поняття “реквізит документа”?
4. Суть поняття “формуляр документа”?
5. Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів.
6. Правила складання та оформлення реквізитів.
7. Суть поняття “бланк документа”?
8. Які види бланків існують для оформлення організаційно-розпорядчої документації?
9. Способи розміщення постійних реквізитів на бланках документів.
10. З яких постійних реквізитів складається бланк для листів?
11. З яких постійних реквізитів складається загальний бланк?
12. Правила оформлення бланків документів.
13. Види організаційних документів, їх призначення.
14. Які реквізити включає формуляр організаційних документів:
- положення;
- статуту;
- інструкції.
15. Правила складання та оформлення організаційних документів.
16. Види розпорядчих документів, їх призначення.
17. Які реквізити включає формуляр розпорядчих документів:
- наказу;
- розпорядження;
- вказівки.
18. Види наказів.
19. Який порядок підготовки та видання наказів, розпоряджень, вказівок?
20. Правила складання та оформлення наказів, розпоряджень, вказівок.
21. Правила складання та оформлення довідково-інформаційних документів:
- протоколу;
- службового листа;
- телеграми;
- телефонограми;
- довідки;
- доповідної та пояснювальної записок;
- акту.
Етап четвертий - складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів:
1. Уважно вивчіть зразки оформлення реквізитів документів та зразки оформлення організаційно-розпорядчої документації (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” с. 16 - 49)
3. Складіть та оформіть реквізити документів.
4. Складіть і оформіть формуляри організаційних, розпорядчих і довідково-інформаційних документів.
Бібліографічний список /5/, /7/
Змістовий модуль 2. Основні правила організації документообігу, реєстрації документів та контролю за їх виконанням
Тема 2. Організація документообігу
Мета самостійної роботи
· Закріплення, поглиблення, систематизація знань про основні правила організації документообігу.
· Формування вмінь складання схем документообігу, проходження вхідних, вихідних та внутрішніх документів.
План вивчення теми
1. Суть поняття «документообіг». Загальні правила організації документообігу в установах, організаціях, на підприємствах.
2. Порядок проходження і виконання вхідних документів. Приймання і початкова обробка кореспонденції, що надійшла. Перевірка правильності доставки кореспонденції. Попередній розгляд документів. Розгляд документів керівництвом. Вимоги щодо резолюцій. Направлення документів на виконання та виконання документів.
3. Порядок проходження і виконання вихідних документів. Складання проекту документа, його виготовлення, візування, погодження, підписання, реєстрація і відправлення.
4. Порядок підготовки, оформлення та виконання внутрішніх документів. Складання проекту документа, його виготовлення, візування, погодження, підписання (затвердження), реєстрація, направлення на виконання.
5. Порядок доставки документів. Організація кур’єрського зв’язку. Порядок приймання й передачі вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
6. Суть поняття «обсяг документообігу». Порядок обліку обсягу документообігу.
Методичні рекомендації
Етап перший – закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань:
1. Прочитайте конспект лекцій.
2. Уважно прочитайте параграфи 1–7 (глава ІІІ) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 83-110).
3. Уважно прочитайте текст по частинам, виділіть головне.
4. Розгляньте схеми організації документообігу організаційно-розпорядчих документів (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” стор. 50 - 52).
Етап другий – засвоєння і розуміння основних визначень і термінів:
1. Використовуючи підручник, конспект лекцій, словник, опануйте нові терміни і поняття.
2. Запишіть важливі визначення і терміни.
Етап третій – відповіді на питання для самоконтролю:
1. У чому заключається суть поняття “документообіг”?
2. Загальні правила організації документообігу.
3. Правила приймання і початкової обробки вхідної документації.
4. Який порядок проходження вхідних документів?
5. Суть поняття “резолюція”?
6. Яким вимогам повинна відповідати резолюція?
7. Який порядок проходження вихідних документів?
8. Порядок проходження та виконання вхідних документів.
9. Порядок підготовки проекту документа.
10. Які правила необхідно виконувати при підготовці, оформленні та виконанні внутрішніх документів?
11. Який порядок приймання й передачі вхідних, вихідних і внутрішніх документів?
12. У чому заключається суть поняття “обсяг документообігу”?
13. З якою метою і як необхідно вести облік обсягу документообігу?
Етап четвертий - складання схем документообігу, проходження і порядок виконання вхідних, вихідних, внутрішніх документів:
1. Розгляньте схеми документообігу та проходження документів (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 85-88).
2. Розгляньте схеми організації документообігу організаційно-розпорядчих документів (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” с. 50 - 52).
3. Складіть схеми документообігу.
4. Складіть схеми проходження вхідних, вихідних та внутрішніх документів.
Бібліографічний список /5/, /7/
Тема 3 . Реєстрація документів і контроль за їх виконанням
Мета самостійної роботи
· Закріплення, поглиблення і систематизація знань про основні правила реєстрації документів і контролю за їх виконанням.
· Формування вмінь заповнювати картки і журнали реєстрації та контрольні картки виконання документів.
План вивчення теми
1. Поняття реєстрації документів. Загальні правила реєстрації документів. Перелік документів, які підлягають та не підлягають реєстрації.
2. Порядок індексації документів. Склад реєстраційних індексів вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
3. Форми реєстрації документів.
4. Карткова форма, реєстрації, її переваги та недоліки. Порядок заповнення карток. Систематизація реєстраційних карток.
5. Журнальна форма реєстрації, її переваги та недоліки. Порядок заповнення журналів реєстрації.
6. Цілі, завдання і правила контролю за виконанням документів. Перелік документів, які підлягають обов’язковому контролю.
7. Строки виконання документів. Індивідуальні та типові строки виконання документів.
8. Техніка контролю за виконанням документів. Контрольні картки, їх форма та порядок заповнення.
9. Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.
Методичні рекомендації
Етап перший – закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань:
1. Прочитайте конспект лекцій.
2. Уважно прочитайте параграфи 1 – 4 (глава IV) і параграфи 1 – 4 (глава V) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 111-136).
3. Уважно прочитайте текст по частинам, виділіть головне.
4. Зверніть увагу на особливості реєстрації документів у журналах та картках.
5. Розгляньте форми реєстрації організаційно-розпорядчих документів (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” стор. 53 - 55).
Етап другий – засвоєння і розуміння основних визначень і термінів:
1. Використовуючи підручник, конспект лекцій, словник, опануйте нові терміни і поняття.
2. Запишіть важливі визначення і терміни.
Етап третій – відповіді на питання до самоконтролю:
1. Суть поняття “реєстрація документів”?
2. Назвіть загальні правила реєстрації документів.
3. Які документи підлягають і які не підлягають реєстрації?
4. Який порядок індексації документів?
5. З яких елементів складається реєстраційний індекс:
- вхідних документів;
- внутрішніх документів;
- вихідних документів.
6. Які форми реєстрації документів Ви знаєте?
7. Як заповнюються журнали реєстрації:
- вхідних документів;
- внутрішніх документів;
- вихідних документів.
8. Як заповнюються картки реєстрації:
- вхідних документів;
- внутрішніх документів;
- вихідних документів.
9. Цілі й задачі контролю за виконанням документів.
10. Техніка контролю за виконанням документів.
11. Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.
12. Виконання яких документів підлягає обов’язковому контролю?
13. Строки виконання документів.
14. Як будується і ведеться контрольна картотека?
15. Правила заповнення контрольних карток.
Бібліографічний список /5/, /7/
Змістовий модуль 3. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання
Тема 4. Складання номенклатур, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання
Мета самостійної роботи
· Закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань, які були отримані на лекції, по складанню номенклатур, формуванню справ, підготовці документів до наступного зберігання та використання
· Формування вмінь та навичок із складання номенклатур, формування справ, підготовки документів до наступного зберігання та використання
· Розвиток самостійного мислення
План вивчення теми
1. Поняття і призначення номенклатури справ. Принципи побудови номенклатури справ. Класифікація номенклатур справ (типові, зразкові, індивідуальні). Порядок розробки, складання і оформлення номенклатури справ.
2. Поняття про формування справ. Загальні правила формування справ. Принципи формування справ (у порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації та ін.).
3. Підготовка документів до наступного зберігання та використання, її етапи.
4. Поняття експертизи наукової та практичної цінності документів. Експертна комісія (ЕК) установи, організації, підприємства; її функції, організація роботи. Порядок складання, оформлення та затвердження актів про призначення до знищення документів та справ.
5. Загальні правила оформлення справ.
6. Опис документів постійного та тимчасового строків зберігання (понад 10 років).
7. Забезпечення збереження документів.
8. Порядок передачі справ до архіву установи, організації, підприємства.
Методичні рекомендації
Етап перший – закріплення, поглиблення, систематизація знань:
1. Прочитайте конспект лекцій.
2. Уважно прочитайте параграфи 1, 2 (глава VI), параграфи 1-6 (глава VII) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 136 – 152, 157 - 175).
3. Прочитайте текст по частинам, виділіть головне.
4. Розгляньте зразки оформлення номенклатур, актів на знищення документів, опису справ, зразок оформлення обкладинки справи (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” стор. 56 - 63).
Етап другий – засвоєння і розуміння основних термінів і визначень:
1. Використовуючи підручник, конспект лекцій, опануйте нові терміни і поняття.
2. Запишіть важливі визначення і терміни.
Етап третій – відповіді на питання для самоконтролю:
1. Суть поняття “номенклатура справ”.
2. Яке призначення номенклатури справ?
3. Види номенклатур справ.
4. Основні вимоги до складання номенклатури справ структурного підрозділу і зведеної номенклатури справ.
5. Оформлення номенклатур справ.
6. Суть поняття “формування справ”.
7. Загальні правила формування справ.
8. Основні вимоги до оформлення справ.
9. Як систематизуються документи усередині справи?
10. Етапи підготовки документів до наступного зберігання та використання.
11. Суть і зміст поняття “експертиза документів”.
12. Функції експертної комісії.
13. Як необхідно організувати роботу експертної комісії?
14. Як підготувати акт до знищення документів та справ?
15. Суть і зміст поняття “опис документів і справ”.
16. Як підготувати опис документів і справ постійного і довгострокового (більш 10 років) строків зберігання?
17. Забезпечення схоронності документів у діловодстві.
18. Порядок передачі справ до архіву установи, організації або підприємства.
Бібліографічний список /5/, /7/
Дата: 2019-03-05, просмотров: 303.