Міністерство ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ України
 |
| |||
Основи діловодства
Навчально-методичний посібник
Дніпропетровськ 2012
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ
Дніпропетровська державна фінансова академія
ЦЕНТР ЗАОЧНОГО НАВЧАННЯ
КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТУ
Основи діловодства
Навчально-методичний посібник
для студентів заочної форми навчання
за освітньо-кваліфікаційним рівнем «бакалавр»
за напрямами підготовки 6.030504 «Економіка підприємства»,
за галуззю знань 0305 «Економіка та підприємництво»
за напрямами підготовки 6.030504 «Економіка підприємства»,
6.030508 «Фінанси і кредит»
Дніпропетровськ - 2012
УДК 35.077.1
ББК 65.291.212.8
С 14
Основи діловодства: Навчально-методичний посібник для студентів заочної форми навчання, які навчаються за галуззю знань 0305 «Економіка та підприємництво» за напрямами підготовки 6.030504 «Економіка підприємства», 6.030505 «Управління персоналом та економіка праці», 6.030508 «Фінанси і кредит». - Дніпропетровськ, Дніпропетровська державна фінансова академія, 2012. - 46 с.
Навчально-методичний посібник для студентів заочної форми навчання з дисципліни «Основи діловодства» розроблений згідно з програмою навчальної дисципліни і навчальним планом.
Посібник містить методичні рекомендації до самостійної роботи, виконання індивідуального завдання, а також даються поради для підготовки до цих видів занять. Для більш глибокого вивчення дисципліни студентам надається бібліографічний список.
Навчально-методичний посібник призначений допомогти студентам у засвоєнні програмного матеріалу дисципліни.
| Автор: | І.П. Садковська | - старший викладач кафедри менеджменту Дніпропетровської державної фінансової академії |
| Рецензенти: | Н.І. Редіна Н.І.Шевченко | - к.е.н., професор, завідувач кафедри менеджменту Дніпропетровської державної фінансової академії - к.е.н., декан факультету управління персоналом та економіки праці Дніпропетровської державної фінансової академії |
| Відповідальний за випуск: | Н.І. Редіна | - к.е.н., професор, завідувач кафедри менеджменту Дніпропетровської державної фінансової академії |
Розглянуто та схвалено вченою радою факультету управління персоналом та економіки праці
Протокол № ___ від ______________ р.
Розглянуто та схвалено
на засіданні кафедри
менеджменту
Протокол № ___ від ______________ р.
ЗМІСТ
| Вступ..……………………………………………………………………… | 4 | |
| 1. | Програма навчальної дисципліни…………………………………… | 6 |
| 2. | Методичні рекомендації до самостійної роботи……………………. | 10 |
| 3. | Методичні рекомендації до виконання індивідуального завдання… | 24 |
| 4. | Підсумковий контроль…………………………….…………….……. | 34 |
| 5. | Список рекомендованої літератури ..........……….…..….………….. | 38 |
| Додатки…………….………………………………………….………….. | 40 | |
Вступ
Програмою навчальної дисципліни “Основи діловодства” передбачено вивчення теорії і практики документування та документаційного забезпечення діяльності установ, організацій та підприємств, знання яких необхідне фахівцю для складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації, організації праці з документами на усіх етапах – від отримання (складання) до передачі справ на архівне зберігання або відправлення.
Після вивчення дисципліни студенти повинні знати:
- суть понять основних професійних термінів і визначень, які постійно зустрічаються при документуванні та документаційному забезпеченні управлінської діяльності установ, організацій і підприємств (документ, бланк, реквізит, справа, номенклатура та ін.);
- правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації;
- організацію документообігу;
- загальні правила реєстрації документів, організації контролю за їх виконанням;
- загальні правила складання номенклатур, формування справ, підготовки документів до наступного використання та зберігання.
Студенти повинні вміти: складати та оформляти організаційно-розпорядчу документацію.
Компетенції, які повинні бути сформовані у студентів при вивченні навчальної дисципліни:
Інструментальні
Здатність отримувати, аналізувати та систематизувати інформацію з базових питань програмного матеріалу навчальної дисципліни з різних джерел (підручник, навчальний посібник, періодичні видання, Інтернет та ін.); здатність ефективно організувати свій робочий час.
Міжособистісні
Здатність до постійного удосконалення емоційних здібностей як інструменту розвитку ефективних міжособистісних комунікацій.
Системні
Здатність застосовувати знання з теорії діловодства у професійній діяльності в сучасних організаціях.
Спеціальні
· Уміння використовувати сучасну нормативно-правову базу з питань діловодства у процесі виконанні управлінських дій.
· Володіння прийомами оформлення організаційно-розпорядчої документації.
· Володіння навичками здійснення уніфікації управлінських документів.
· Володіння правилами організації документообігу в сучасній організації, установі, на сучасному підприємстві.
· Володіння правилами, прийомами і методами обліку (реєстрації) документів та організації контролю за їх виконанням.
· Здатність проводити інформаційно-довідкову роботу з документами.
Послідовність вивчення програмного матеріалу є традиційною для інструктивних документів та навчальної літератури з питань організації діловодства і обумовлена внутрішньою логікою тем дисципліни: на поняттях попередніх тем ґрунтується вивчення наступних тем.
Основними формами організації вивчення студентами дисципліни є: лекції, практичні заняття, індивідуальна робота, самостійна робота.
На лекційному занятті у студентів формуються знання з основ діловодства, а також визначається напрямок, основний зміст і характер усіх інших видів навчальних занять та самостійної роботи студентів з навчальної дисципліни.
Теми «Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації», «Реєстрація документів та контроль за їх виконанням», «Організація документообігу», «Складання номенклатур, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання» доопрацьовуються студентами самостійно. Самостійна робота є основним засобом засвоєння студентами навчального матеріалу в час вільний від обов’язкових навчальних занять. Самостійна робота студентів забезпечується підручниками та наочним альбомом-посібником з дисципліни “Основи діловодства” і може виконуватися у бібліотеці, навчальному кабінеті, а також в домашніх умовах.
Зміст навчально-методичного посібника охоплює усі теми предмету та включає методичні рекомендації по виконанню усіх видів роботи студентів по вивченню дисципліни «Основи діловодства», що передбачені робочою навчальною програмою.
Після вивчення дисципліни передбачається проведення класної контрольної роботи.
ТЕМАТИЧНИЙ ПЛАН НАВЧАЛЬНОЇ ДИСЦИПЛІНИ
| Назва модуля, змістового модуля, теми |
| Модуль 1. Основні правила документування. Організація роботи з документами |
| Змістовий модуль 1. Вступ. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації |
| Тема 1. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації |
| Змістовий модуль 2. Основні правила організації документообігу, обліку документів та контролю за їх виконанням |
| Тема 2. Організація документообігу. |
| Тема 3. Реєстрація документів і контроль за їх виконанням. |
| Змістовий модуль 3. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання |
| Тема 4. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання |
| Модуль 2. Виконання індивідуального завдання |
| Підсумковий контроль: ПМК |
ЗМІСТ НАВЧАЛЬНОЇ ДИСЦИПЛІНИ
«Основи діловодства»
Методичні рекомендації
Етап перший – закріплення, поглиблення, систематизація знань:
1. Прочитайте конспект лекцій.
2. Прочитайте параграфи 1, 2 (глава І), параграфи 1, 2, 3, 5, 6 (глава ІІ) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 8-16, 19-58, 61-83).
3. Уважно прочитайте текст по частинам, виділіть головне.
4. Розгляньте склад реквізитів, формуляр-зразок службового листа, зразки бланків, зразки оформлення реквізитів та організаційно-розпорядчих документів (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” с. 3- 49).
Етап другий – засвоєння і розуміння основних визначень і термінів:
1. Використовуючи підручник, конспект лекцій, словник, опануйте нові терміни і поняття.
2. Запишіть важливі визначення і терміни.
Етап третій – відповіді на питання для самоконтролю:
1. Суть поняття «організаційно-розпорядчі документи».
2. Класифікація організаційно-розпорядчих документів.
3. Суть поняття “реквізит документа”?
4. Суть поняття “формуляр документа”?
5. Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів.
6. Правила складання та оформлення реквізитів.
7. Суть поняття “бланк документа”?
8. Які види бланків існують для оформлення організаційно-розпорядчої документації?
9. Способи розміщення постійних реквізитів на бланках документів.
10. З яких постійних реквізитів складається бланк для листів?
11. З яких постійних реквізитів складається загальний бланк?
12. Правила оформлення бланків документів.
13. Види організаційних документів, їх призначення.
14. Які реквізити включає формуляр організаційних документів:
- положення;
- статуту;
- інструкції.
15. Правила складання та оформлення організаційних документів.
16. Види розпорядчих документів, їх призначення.
17. Які реквізити включає формуляр розпорядчих документів:
- наказу;
- розпорядження;
- вказівки.
18. Види наказів.
19. Який порядок підготовки та видання наказів, розпоряджень, вказівок?
20. Правила складання та оформлення наказів, розпоряджень, вказівок.
21. Правила складання та оформлення довідково-інформаційних документів:
- протоколу;
- службового листа;
- телеграми;
- телефонограми;
- довідки;
- доповідної та пояснювальної записок;
- акту.
Етап четвертий - складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів:
1. Уважно вивчіть зразки оформлення реквізитів документів та зразки оформлення організаційно-розпорядчої документації (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” с. 16 - 49)
3. Складіть та оформіть реквізити документів.
4. Складіть і оформіть формуляри організаційних, розпорядчих і довідково-інформаційних документів.
Бібліографічний список /5/, /7/
Змістовий модуль 2. Основні правила організації документообігу, реєстрації документів та контролю за їх виконанням
Тема 2. Організація документообігу
Мета самостійної роботи
· Закріплення, поглиблення, систематизація знань про основні правила організації документообігу.
· Формування вмінь складання схем документообігу, проходження вхідних, вихідних та внутрішніх документів.
План вивчення теми
1. Суть поняття «документообіг». Загальні правила організації документообігу в установах, організаціях, на підприємствах.
2. Порядок проходження і виконання вхідних документів. Приймання і початкова обробка кореспонденції, що надійшла. Перевірка правильності доставки кореспонденції. Попередній розгляд документів. Розгляд документів керівництвом. Вимоги щодо резолюцій. Направлення документів на виконання та виконання документів.
3. Порядок проходження і виконання вихідних документів. Складання проекту документа, його виготовлення, візування, погодження, підписання, реєстрація і відправлення.
4. Порядок підготовки, оформлення та виконання внутрішніх документів. Складання проекту документа, його виготовлення, візування, погодження, підписання (затвердження), реєстрація, направлення на виконання.
5. Порядок доставки документів. Організація кур’єрського зв’язку. Порядок приймання й передачі вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
6. Суть поняття «обсяг документообігу». Порядок обліку обсягу документообігу.
Методичні рекомендації
Етап перший – закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань:
1. Прочитайте конспект лекцій.
2. Уважно прочитайте параграфи 1–7 (глава ІІІ) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 83-110).
3. Уважно прочитайте текст по частинам, виділіть головне.
4. Розгляньте схеми організації документообігу організаційно-розпорядчих документів (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” стор. 50 - 52).
Етап другий – засвоєння і розуміння основних визначень і термінів:
1. Використовуючи підручник, конспект лекцій, словник, опануйте нові терміни і поняття.
2. Запишіть важливі визначення і терміни.
Етап третій – відповіді на питання для самоконтролю:
1. У чому заключається суть поняття “документообіг”?
2. Загальні правила організації документообігу.
3. Правила приймання і початкової обробки вхідної документації.
4. Який порядок проходження вхідних документів?
5. Суть поняття “резолюція”?
6. Яким вимогам повинна відповідати резолюція?
7. Який порядок проходження вихідних документів?
8. Порядок проходження та виконання вхідних документів.
9. Порядок підготовки проекту документа.
10. Які правила необхідно виконувати при підготовці, оформленні та виконанні внутрішніх документів?
11. Який порядок приймання й передачі вхідних, вихідних і внутрішніх документів?
12. У чому заключається суть поняття “обсяг документообігу”?
13. З якою метою і як необхідно вести облік обсягу документообігу?
Етап четвертий - складання схем документообігу, проходження і порядок виконання вхідних, вихідних, внутрішніх документів:
1. Розгляньте схеми документообігу та проходження документів (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 85-88).
2. Розгляньте схеми організації документообігу організаційно-розпорядчих документів (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” с. 50 - 52).
3. Складіть схеми документообігу.
4. Складіть схеми проходження вхідних, вихідних та внутрішніх документів.
Бібліографічний список /5/, /7/
Тема 3 . Реєстрація документів і контроль за їх виконанням
Мета самостійної роботи
· Закріплення, поглиблення і систематизація знань про основні правила реєстрації документів і контролю за їх виконанням.
· Формування вмінь заповнювати картки і журнали реєстрації та контрольні картки виконання документів.
План вивчення теми
1. Поняття реєстрації документів. Загальні правила реєстрації документів. Перелік документів, які підлягають та не підлягають реєстрації.
2. Порядок індексації документів. Склад реєстраційних індексів вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
3. Форми реєстрації документів.
4. Карткова форма, реєстрації, її переваги та недоліки. Порядок заповнення карток. Систематизація реєстраційних карток.
5. Журнальна форма реєстрації, її переваги та недоліки. Порядок заповнення журналів реєстрації.
6. Цілі, завдання і правила контролю за виконанням документів. Перелік документів, які підлягають обов’язковому контролю.
7. Строки виконання документів. Індивідуальні та типові строки виконання документів.
8. Техніка контролю за виконанням документів. Контрольні картки, їх форма та порядок заповнення.
9. Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.
Методичні рекомендації
Етап перший – закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань:
1. Прочитайте конспект лекцій.
2. Уважно прочитайте параграфи 1 – 4 (глава IV) і параграфи 1 – 4 (глава V) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 111-136).
3. Уважно прочитайте текст по частинам, виділіть головне.
4. Зверніть увагу на особливості реєстрації документів у журналах та картках.
5. Розгляньте форми реєстрації організаційно-розпорядчих документів (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” стор. 53 - 55).
Етап другий – засвоєння і розуміння основних визначень і термінів:
1. Використовуючи підручник, конспект лекцій, словник, опануйте нові терміни і поняття.
2. Запишіть важливі визначення і терміни.
Етап третій – відповіді на питання до самоконтролю:
1. Суть поняття “реєстрація документів”?
2. Назвіть загальні правила реєстрації документів.
3. Які документи підлягають і які не підлягають реєстрації?
4. Який порядок індексації документів?
5. З яких елементів складається реєстраційний індекс:
- вхідних документів;
- внутрішніх документів;
- вихідних документів.
6. Які форми реєстрації документів Ви знаєте?
7. Як заповнюються журнали реєстрації:
- вхідних документів;
- внутрішніх документів;
- вихідних документів.
8. Як заповнюються картки реєстрації:
- вхідних документів;
- внутрішніх документів;
- вихідних документів.
9. Цілі й задачі контролю за виконанням документів.
10. Техніка контролю за виконанням документів.
11. Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.
12. Виконання яких документів підлягає обов’язковому контролю?
13. Строки виконання документів.
14. Як будується і ведеться контрольна картотека?
15. Правила заповнення контрольних карток.
Бібліографічний список /5/, /7/
Змістовий модуль 3. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання
Тема 4. Складання номенклатур, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання
Мета самостійної роботи
· Закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань, які були отримані на лекції, по складанню номенклатур, формуванню справ, підготовці документів до наступного зберігання та використання
· Формування вмінь та навичок із складання номенклатур, формування справ, підготовки документів до наступного зберігання та використання
· Розвиток самостійного мислення
План вивчення теми
1. Поняття і призначення номенклатури справ. Принципи побудови номенклатури справ. Класифікація номенклатур справ (типові, зразкові, індивідуальні). Порядок розробки, складання і оформлення номенклатури справ.
2. Поняття про формування справ. Загальні правила формування справ. Принципи формування справ (у порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації та ін.).
3. Підготовка документів до наступного зберігання та використання, її етапи.
4. Поняття експертизи наукової та практичної цінності документів. Експертна комісія (ЕК) установи, організації, підприємства; її функції, організація роботи. Порядок складання, оформлення та затвердження актів про призначення до знищення документів та справ.
5. Загальні правила оформлення справ.
6. Опис документів постійного та тимчасового строків зберігання (понад 10 років).
7. Забезпечення збереження документів.
8. Порядок передачі справ до архіву установи, організації, підприємства.
Методичні рекомендації
Етап перший – закріплення, поглиблення, систематизація знань:
1. Прочитайте конспект лекцій.
2. Уважно прочитайте параграфи 1, 2 (глава VI), параграфи 1-6 (глава VII) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 136 – 152, 157 - 175).
3. Прочитайте текст по частинам, виділіть головне.
4. Розгляньте зразки оформлення номенклатур, актів на знищення документів, опису справ, зразок оформлення обкладинки справи (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” стор. 56 - 63).
Етап другий – засвоєння і розуміння основних термінів і визначень:
1. Використовуючи підручник, конспект лекцій, опануйте нові терміни і поняття.
2. Запишіть важливі визначення і терміни.
Етап третій – відповіді на питання для самоконтролю:
1. Суть поняття “номенклатура справ”.
2. Яке призначення номенклатури справ?
3. Види номенклатур справ.
4. Основні вимоги до складання номенклатури справ структурного підрозділу і зведеної номенклатури справ.
5. Оформлення номенклатур справ.
6. Суть поняття “формування справ”.
7. Загальні правила формування справ.
8. Основні вимоги до оформлення справ.
9. Як систематизуються документи усередині справи?
10. Етапи підготовки документів до наступного зберігання та використання.
11. Суть і зміст поняття “експертиза документів”.
12. Функції експертної комісії.
13. Як необхідно організувати роботу експертної комісії?
14. Як підготувати акт до знищення документів та справ?
15. Суть і зміст поняття “опис документів і справ”.
16. Як підготувати опис документів і справ постійного і довгострокового (більш 10 років) строків зберігання?
17. Забезпечення схоронності документів у діловодстві.
18. Порядок передачі справ до архіву установи, організації або підприємства.
Бібліографічний список /5/, /7/
Індивідуальні завдання
Індивідуальна робота 1
1. Складіть проект наказу по заводу точного машинобудування про преміювання працівників планово-економічного відділу за дострокову розробку техпромфінплану. Премія видається з фонду матеріального заохочення в розмірі 60% щомісячного посадового окладу. Інші дані в тексті і реквізити вкажіть самостійно.
2. Складіть наказ по відкритому акціонерному товариству «Донецькій завод хімконцентратів» про затвердження інструкції з діловодства на заводі. У констатуючій частині вкажіть, що відповідно до Типової інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997, та ДСТУ 4163-2003 канцелярією заводу розроблені порядок проходження документів і стандарти на організаційно-розпорядчу документацію. В розпорядчій частині затвердіть інструкцію і доручіть завідуючій канцелярією забезпечити методичне керівництво організацією діловодства на підприємстві і встановити контроль за дотриманням вимог інструкції. Інші дані в тексті і реквізити вкажіть самостійно.
3. Складіть спільний лист-відповідь міській адміністрації Головного управління охорони здоров’я області, Головного управління фінансів області і Державної податкової служби області про виділення додаткових асигнувань з обласного бюджету на надання медичної допомоги жителям міста.
Інші дані в тексті і реквізити вкажіть самостійно.
4. Складіть скорочений протокол виробничої наради робітників планово-економічного відділу заводу медпрепаратів, на якому було розглянуто питання про дострокову розробку техпромфінплану на 2012 р. Після обговорення виробнича нарада прийняла рішення розробити техпромфінплан на три дні раніше встановленого терміну. Інші дані вкажіть самостійно.
5. Складіть доповідну записку секретаря-референта керівника підприємства про втрату працівником Степановим Г.І. листа-запиту, що надійшов на адресу підприємства два місяці тому. Інші дані вкажіть самостійно.
6. Знайдіть помилки в оформленні та тексті наведеного нижче листа.
ЧП «Кіровець»
Адреса: 60032, м. Новомосковськ, вул. Передова,16-а
Телефон 46-28-55
ЧП «Кіровець»
46-28-44____________________________________________________________
5.02.12 № 136
На №_____ від _______
Генеральному директору «Енергонагляду»
Кузичеву М.В.
Копії: Генеральному директору «Дніпробленерго»
Томилову ВТ.
Голові обласної адміністрації Мухе В. П.
Меру м. Дніпропетровська Толоконському В.А.
Голові Новомосковського району Частікіну А.Г.
Заступнику голови Новомосковського району, начальнику районного Управления сільського господарства
Золотих В. В.
Голові районної профспілки працівників сільського господарства
Частикіній Л.М.
Шановний Михайло Васильовичу!
Енергонаглядом встановлений термін 11.07.2012 р. обмеження подачі електроенергії (ТП-507), що призведе до загибелі рослин на площі 5 га закритого ґрунту. Місто недоотримає 300 тонн свіжих овочів. Збитки складуть 636 тис. грн.
Зараз вживаються всі заходи з погашення заборгованості перед «Енергонагляд».
Оплата за теплову та електричну енергію проводиться в міру надходження коштів на рахунок в безакцептному порядку, за винятком відрахування в бюджет.
Просимо з розумінням поставитися до стурбованості колективу і посприяти в ситуації, що склалася.
Підпис В.І. Пічков
тел. 46-26-43
Індивідуальна робота 2
1. Складіть лист-прохання ЗАТ «Дніпромеблі» в комітет зовнішньоекономічних зв'язків адміністрації області про виділення ліцензії на поставку до Китаю 4000 т металу у зв'язку з укладенням контракту з Даляньскім об'єднанням з міжнародного співробітництва на будівництво дев'ятиповерхового гуртожитку в м. Дніпропетровську. Згідно з контрактом оплата виконаних робіт буде проводитися гривнями і матеріалами. Інші дані вкажіть самостійно.
2. Складіть гарантійний лист ЗАТ «Екосан» ВАТ «Прогрес» про надання технічної допомоги в розробці робочих креслень насосної станції. ЗАТ «Екосан» просить провести цю роботу безпосередньо на виробництві.
Інші дані вкажіть самостійно.
3. Складіть протокол засідання інвентаризаційної комісії заводу газової апаратури, на якому розглядалося питання про результати інвентаризації по складу № 2 допоміжних матеріалів. На засіданні було прийнято постанову про затвердження результатів інвентаризації і віднесення за рахунок завідувача складом недостачі допоміжних матеріалів в сумі 365 тис. руб., а також зачитані порівняльна відомість по складу № 2 і пояснювальна записка завідувача складом. Інші дані визначте на свій розсуд.
4. Складіть телеграму фірми «Юнісіб» Кемеровському підприємству «Кристал» про повну відмову від оплати продукції, що надійшла на фірму, у зв'язку з тим, що ця продукція не була замовлена. Інші реквізити вкажіть самостійно.
5. Складіть наказ про підсумки роботи з документами у 2012 р. у ВАТ «Світанок». У констатуючій частині вкажіть на низьку вимогливість керівників підрозділів до якості підготовки документів та контролю за їх виконанням. В розпорядчоій частині зверніть увагу керівників на підвищення вимогливості до працівників в частині роботи з документами. Дайте завдання працівнику, відповідальному за діловодство, на розробку заходів щодо поліпшення цієї роботи. Інші дані в тексті і реквізити вкажіть самостійно.
6. Знайдіть помилки в оформленні та тексті наведеного нижче листа.
| Державний Герб України Головне управління Державного банку України у Дніпропетровській області | Першому заступнику Голови Дніпропетровської обласної державної адміністрації Григорьєву Є.І. |
___________№_________
на №________ від _________
Враховуючи вкрай незадовільне становище, що склалося в економіці, а також стан грошового обігу в сільських районах області, Головне управління Державного банку України по області організовує в IV кварталі поточного року в чотирьох районах області перевірки.
В період перевірки будуть вивчені такі питання, як стан макроекономіки району, грошового обігу, соціальної сфери, причини незбалансованості грошових доходів і витрат населення, стан фінансового ринку та інші питання.
З метою глибокого вивчення та оцінки тенденцій в економіці району, а також забезпечення найбільшої дієвості і результативності в реалізації отриманих матеріалів перевірок Головне управління Державного банку України у Дніпропетровській області пропонує взяти участь у зазначених обстеженнях фахівців ГоловПЕУ.
Начальник Головного
управління Підпис Сидоров О.В.
Вик. Тетеріна М.М. тел. 22-08-60
Індивідуальна робота 3
1. Складіть розпорядження по будівельному кооперативу «Запуск» про невірне використання будівельних відходів. У констатуючій частині вкажіть, що при перевірці роботи складу пиломатеріалів встановлені факти відпуску в котельню для спалювання відходів пиломатеріалів завдовжки понад 20 см. У розпорядчій частині слід запропонувати завідувачу складом організувати роботу з реалізації відходів приватних осіб. Інші реквізити вкажіть самостійно.
2. Складіть лист-запрошення об'єднання «Експоцентр» з пропозицією взяти участь в українській виставці на міжнародній галузевій ярмарці в м. Ізмірі (Туреччина), яка буде проходити з 20 листопада по 10 грудня 2012 р. Ізмірський ярмарок є одним з найбільших торгових заходів країн Середнього та Близького Сходу. В тексті треба вказати, що участь в цьому ярмарку дозволяє широко представити експортну продукцію організації, продати експонати зі стенду, вивчити особливості ринку, обмінятися з іншими учасниками ярмарку науково-технічною інформацією та укласти вигідні угоди. Інші реквізити вкажіть самостійно.
3. Складіть пояснювальну записку про причини несвоєчасної передачі інформації про виконання наказу директора. Решту реквізитів вкажіть самостійно.
4. Складіть скорочений протокол виробничої наради робітників планово-економічного відділу заводу медпрепаратів, на якому було розглянуто питання про дострокову розробку техпромфінплану на 2012 р. Після обговорення виробнича нарада прийняла рішення розробити техпромфінплан на три дні раніше встановленого терміну. Інші дані вкажіть самостійно.
5. Складіть проект наказу по електровакуумному заводу про встановлення єдиного режиму роботи центральних складів. У констатуючій частині відзначте, що відпустка цехам матеріалів зі складів підприємства протягом робочого дня порушує нормальну роботу складського апарату. В розпорядчоій частині вкажіть конкретні години відпуску матеріалів зі складів, назвіть конкретних посадових осіб (в дирекції і цехах), які відповідають за переведення складів на більш раціональний режим роботи. Інші пункти в розпорядчій частини та інші реквізити вкажіть самостійно.
6. Знайдіть помилки в оформленні та тексті наведеного нижче листа.
| Державний Герб України Дніпропетровська обласна державна адміністрація Управління культури | Голові Дніпропетровської обласної адміністрації Шевченку О. І. |
Від ________ № __________
На ________ № __________
Розглянувши лист № 7202/1 від 15.08.12 про надання допомоги по ремонту будівлі державного цирку, Управління культури повідомляє, що вирішити це питання виключно силами управління через відсутність грошових коштів в даний момент не представляється можливим.
Однак, враховуючи значущість діяльності державного цирку для міста і області, Управління культури вважає можливим надати одноразову допомогу в розмірі 300,0 тис. грн. Решту коштів у розмірі 300 тис. грн. бере на себе міська адміністрація.
Додаток: Кошторис на зміну покрівельного покриття і ремонт козирка цирку в м. Дніпропетровську на загальну суму 600 тис. грн.
| Начальник Управління культури Дніпропетровської обласної державної адміністрації | Підпис Г.І. Петрова |
Виконав відділ МТО тел. 23-82-30
Індивідуальна робота 4
1. Складіть акт по ВАТ «Оксид» про підсумки документальної ревізії роботи підприємства з 01.02.2012 по 01.09.2012. В акті ревізії зафіксовані такі недоліки: не впорядкований облік особового складу, деякі особисті справи працівників знаходяться в занедбаному стані, у завідувача складом металів Петрова Л.М. виявилися залишки листової сталі (320 кг) і недостача сталевої стрічки (185 кг); допускається необґрунтоване списання пакувального паперу, цвяхів і запасних частин для ремонту устаткування, в механічному цеху допущена перевитрата припою в кількості 60 кг; завідувачем складським господарством П.І. Яківлевим несвоєчасно відвантажена постачальникам тара, за що заводом сплачено штраф в сумі 1,5 тис. руб. Інші реквізити вкажіть самостійно.
2. Складіть доповідну записку начальника відділу керівнику підприємства про факт невиконання розпорядження про монтаж обладнання на ділянці по причині слабкого контролю з боку головного механіка.
3. Складіть інформаційний лист з пропозиціями продажу приватним і державним підприємствам персональних комп'ютерів по договірній вартості і про можливість приймати замовлення на складання програм. Інші реквізити вкажіть самостійно. При складанні листа врахуйте, що він був отриманий Дніпропетровською державною фінансовою академією і необхідно зазначити усі реквізити, які повинні зазначатися на цьому документі при його опрацюванні.
4. Складіть довідку, яка видається студенту економічного факультету з метою підтвердження його навчання на денному факультеті Дніпропетровської державної фінансової академії для пред’явлення до районного військового комісаріату. Інші реквізити вкажіть самостійно.
5. Складіть повний протокол загальних зборів робітників виробничого кооперативу «Запуск», на якому обговорювалося питання про створення виробництва будівельних матеріалів для будівництва житлових будинків. На зборах була заслухана інформація голови про можливість створення такого цеху та перспективи його роботи. Після обговорення було прийнято рішення доручити голові та його заступнику по будівництву протягом 6 місяців розгорнути роботу і виділити для цих цілей 315 тис. грн. Інші реквізити вкажіть самостійно.
6. Знайдіть помилки в оформленні та тексті наведеного нижче листа.
| Державний Герб України Петропавлівський район Львівської області | Голові Львівської обласної державної адміністрації Черемису О.О. |
632810,
м. Петропавлівськ,
вул. Жовтнева, 39
БУДИНОК РАДИ
27.06.2012 № 69
На № 2821/11 від 14.05.2012
Петропавлівська районна адміністрація, з метою безумовного виконання рішення Львівської обласної державної адміністрації, враховуючи численні депутатські обговорення Рад всіх рівнів, враховуючи всі можливі думки жителів району і відсутність фінансування на утримання заповідників районного масштабу, а головне вжиття заходів для збереження та примноження тваринного і рослинного світу району, вирішення конфліктних питань у лові, відстрілі в заказнику «Південний» вважає за доцільне запропонувати адміністрації області:
1. Заказник «Південний» загальною площею 2820 га, в межах: озеро Надира з прибережною зоною, частина островів Жанажол перетворити в заповідник спрямованого режиму або заповедник-сепортер.
2. Організувати біологічний заказник «Південний» в межах: русло р. Стрімка, автомобільна дорога Львів - Рівне, кордон Краснозерского району площею 20 тис. га.
Голова
Петропавлівського району І.І.Сідоров
Індивідуальна робота 5
1. Складіть наказ по підприємству «Дніпро» про підсумки ревізії по перевірці фінансового обліку. У констатуючій частині вкажіть, що ревізією виявлено факти грубого порушення фінансового обліку, повну відсутність обліку та звітності по відрядженнях, відсутність журналу обліку довіреностей. . Інші реквізити вкажіть самостійно.
2. Складіть лист-прохання Державної торгової компанії «Сиборг» в німецьку фірму «Міаве 3» про можливість поставки в Дніпропетровську область екологічно чистого дитячого харчування. Інші реквізити вкажіть самостійно.
3. Складіть наказ про підсумки роботи з документами у 2012 р. у ВАТ «Світанок». У констатуючій частині вкажіть на низьку вимогливість керівників підрозділів до якості підготовки документів та контролю за їх виконанням. В розпорядчій частині зверніть увагу керівників на підвищення вимогливості до працівників в частині роботи з документами. Дайте завдання працівнику, відповідальному за діловодство, на розробку заходів щодо поліпшення цієї роботи. Інші реквізити вкажіть самостійно.
4. Складіть доповідну записку бухгалтера Тимошиної І.П. головному бухгалтеру фірми «Рубін» Бабічеву Н.П. від 15.09.2012 про проведену Тимошиною І.П. перевірку виконання наказу директора фірми № 92 від 12.01.2012 «Про стан бухгалтерського обліку на будівництві бази відпочинку в районі Синіх озер». В наказі були вказані конкретні терміни ліквідації недоліків, виявлених в січні 2012 року. У доповідній записці має бути зазначено виконання всіх пунктів наказу, за винятком пунктів про організацію рівномірної щоденної здачі робітниками нарядів бухгалтеру. Виявлено, що 25 лютого 2012 року було здано тільки 35,2% всіх нарядів. Решта нарядів здані першого березня 2012 року. За графіком термін здачі останніх нарядів за минулий місяць встановлено першого числа наступного місяця. Інші дані вкажіть самостійно.
5. Складіть телефонограму, яка направляється керівникам підприємств регіону про необхідність централізації розрахунків з працівниками підприємства. До обов'язків облікових працівників цехів повинно входити лише оформлення первинних документів з обліку виробітку. Необхідно подати пропозицію про перегляд штатів працівників в цехах і бухгалтерії з розрахунку загального скорочення штатів не менш ніж на 20%. Інші дані вкажіть самостійно.
6. Знайдіть помилки в оформленні та тексті наведеного нижче листа.
| Державний Герб України Дніпропетровська обласна державна адміністрація Голова Солонянського району | Заступнику голови Дніпропетровської обласної адміністрації Мамон Г.Л. |
№ 4 від 12.01.2012
На території нашого району є село Мамон, де є початкова школа, медичний пункт, дитячий садок і два опалювальних житлових будинки.
В даний час вся соціальна сфера цього села знаходиться у вкрай важкому становищі.
У котельні зруйнувалася шлаколита стіна, прийшов в непридатність дах, необхідний ремонт і заміна насосного та запірного обладнання, прийшла в непридатність теплотраса, треба замінити сталеві водопровідні труби, що живлять котельню. Для придбання необхідних матеріалів, їх доставки і виконання робіт нам необхідно 2 млн. грн.
У районній Адміністрації мені сказали, що таких грошей немає, а значить, і збереження всієї соціальної сфери цього села залишається проблематичним.
Просимо Вас надати нам фінансову допомогу.
Голова Адміністрації Підпис Іванов А.В.
ПІДСУМКОВИЙ КОНТРОЛЬ
4.1. МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ДО ВИКОНАННЯ МОДУЛЬНОГО (КОНТРОЛЬНОГО) ЗАВДАННЯ
Після виконання студентом модульного (контрольного) завдання викладачем оцінюються теоретичні знання та практичні навички, які набув студент під час вивчення дисципліни.
Модульне (контрольне) завдання охоплює всі теми навчальної дисципліни і складається з варіантів, кожний з яких містить три питання: два теоретичних і одне практичне.
Відповідь на теоретичне питання повинна бути чіткою, обґрунтованою, лаконічною, грамотною, повністю розкриваючою суть питання, оформленою без вільних скорочень слів.
При виконанні практичного завдання студент повинен визначити до якої групи організаційно-розпорядчої документації відноситься документ, що необхідно скласти по завданню, на якому бланку він оформляється, з’ясувати, які реквізити використовуються для його оформлення (дивись додаток А), які вимоги існують до складання цього виду документа.
Робота виконується письмово в аудиторії під контролем викладача.
Модульне (контрольне) завдання виконується на аркушах паперу формату А 4. Відповіді на теоретичні питання виконуються одне за одним з однієї сторони аркуша паперу, практичне питання виконується на окремому аркуші.
На виконання модульного (контрольного) завдання відводиться 80 хвилин.
Список рекомендованої літератури
Основна література
1. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). М.: “Интел-Синтез”, 1996 – 216 с.
2. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. Донецьк: Сталкер, 1997 – 164 с.
3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000 – 384 с.
4. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: зразки найважливіших документів українською мовою. – К.:Техніка, 1992. – 400 с.
5. Садковська І.П. Основи діловодства: Наочний альбом-посібник. - Вид. 2-ге, виправлене І.П.Садковською. - Дніпропетровськ, ДДФЕІ, 2004. - 65 с.
6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М. “ПРИОР”, 1995
7. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. К., 1987 – 320 с.
Додаткова література
1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
2. ДСТУ 4163 - 2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - Введ. 09.01.2003. - К.: Держстандарт України, 2003. - 22 с. (Держ. Стандарти України).
3. ДСТУ 3844 - 99. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. - Введ. 01.07.2000. - К.: Держстандарт України, 2000. - 20 с. (Держ. Стандарти України).
4. ДСТУ 3843 - 99. Державна уніфікована система документації. Основні положення. - Введ. 01.07.2000. - К.: Держстандарт України, 2000. - 16 с. (Держ. Стандарти України).
5. ДСТУ 2732 - 94. Діловодство й архівна справа. - Введ. 01.07.1995. - К.: Держстандарт України, 1995. - 33 с. (Держ. Стандарти України).
6. Інструкція з діловодства Міністерства фінансів України.
7. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: Т-во “Знанння”, КОО, 2000. – 460 с. – (Вища освіта ХХІ століття).
8. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере – СПб.: “Издательский дом Герда”, 2001, 304 с.
9. Палеха Ю. Управлінське документування: Навч. посібник: у 2 ч. Ч 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001 – 327 с.
10. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим. - Введ. Постановою КМ України від 17.10.1997 № 1153. - 67 с.
11. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П.Бибик, І.Л.Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта.- 2-е вид., доп. і випр. – К,: Довіра: УНВЦ “Рідна мова”, 1999. – 507 с. – (Б-ка держ. службовця. Держ мова і діловодство).
Періодичні видання
1. Журнал «Секретар-референт»
2. Журнал «Справочник кадровика»
Додаток А
Додаток Б
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України
Дніпропетровська державна фінансова академія
ІНДИВІДУАЛЬНЕ ЗАВДАННЯ
з навчальної дисципліни
„Основи діловодства”
Виконала
Студентка гр. ФК-06-2 з
Трофименко Р.Л.
Перевірила
старший викладач
кафедри менеджменту
Садковська І.П.
Оцінка________________
Підпис викладача____________
Дніпропетровськ 2012
Додаток В
РЕЦЕНЗІЯ
на індивідуальну роботу студента
________________________________________________________________________
/Прізвище та ініціали/
Короткий аналіз позитивних сторін
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Докладний аналіз недоліків та помилок
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Висновки та оцінка роботи
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Дата_______________________________
Підпис викладача____________________
Навчальна література
Садковська Ірина Петрівна
Основи діловодства
Навчально-методичний посібник
Основи діловодства: Навчально-методичний посібник для студентів заочної форми навчання, які навчаються за освітньо-кваліфікаційним рівнем «бакалавр» за галуззю знань 0305 «Економіка та підприємництво» за напрямами підготовки 6.030504 «Економіка підприємства», 6.030505 «Управління персоналом та економіка праці», 6.030508 «Фінанси і кредит». - Дніпропетровськ, Дніпропетровська державна фінансова академія, 2012. – 46 с.
Навчально-методичний посібник для студентів заочної форми навчання з дисципліни «Основи діловодства» розроблений згідно з програмою навчальної дисципліни і навчальним планом.
Посібник містить методичні рекомендації до самостійної роботи, виконання індивідуального завдання, а також даються поради для підготовки до цих видів занять. Для більш глибокого вивчення дисципліни студентам надається бібліографічний список.
Навчально-методичний посібник призначений допомогти студентам у засвоєнні програмного матеріалу дисципліни.
УДК 35.077.1
ББК 65.291.212.8
С 14
Підп. до друку _______________ Формат 80*108 1/32 Папір друк.
Ум. друк. арк. _____ Тираж _______ Замовлення № ____
РВВ ДДФА Дільниця оперативного друку. Св. Держкомітету інформ. політики, телебачення та радіомовлення сер. ДК 2126 від 17.03.2005 р.
Видавець і виготівник: Дніпропетровська державна фінансова академія, вул. Аржанова, 12, м. Дніпропетровськ, 49083
Міністерство ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ України
| |
| |||
Основи діловодства
Навчально-методичний посібник
Дніпропетровськ 2012
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ
Дата: 2019-03-05, просмотров: 314.
