Організація роботи з документами

Змістовий модуль 1. Вступ. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

Тема 1. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

Порядок ведення загального діловодства. Класифікація документів. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації. Державні стандарти, що регламентують порядок роботи з документами та правила їх оформлення.

Суть понять основних професійних термінів і визначень, які постійно зустрічаються при роботі з документами (діловодство, документ, бланк, реквізит, справа, документообіг та ін).

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів, порядок і місце їх розташування, оформлення.

Поняття про бланки документів. Правила оформлення бланків документів.

Види та призначення організаційних документів. Формуляр організаційних документів (положень, статутів, інструкцій).

Правила складання та оформлення положень, статутів, інструкцій.

Види та призначення розпорядчих документів (накази, розпорядження, вказівки).

Види наказів. Накази з основної діяльності та особовому складу. Формуляри наказів з основної діяльності та особовому складу. Порядок підготовки та видання наказів. Правила складання та оформлення наказів.

Формуляри розпоряджень і вказівок. Порядок підготовки і видання розпоряджень і вказівок. Правила складання та оформлення розпоряджень, вказівок.

Види та призначення довідково-інформаційних документів (листів, телеграм, телефонограм, довідок, доповідних та пояснювальних записок, актів, протоколів та ін.).

Види службових листів. Формуляри службових листів. Правила складання та оформлення службових листів.

Формуляри телеграм, телефонограм, довідок, доповідних та пояснювальних записок, актів, протоколів. Правила складання та оформлення телеграм, телефонограм, довідок, доповідних та пояснювальних записок, актів, протоколів.

Змістовий модуль 2. Основні правила організації документообігу, реєстрації документів та контролю за їх виконанням

Тема 2. Організація документообігу

Суть поняття «документообіг». Загальні правила організації документообігу в установах, організаціях, на підприємствах.

Порядок проходження і виконання вхідних документів. Приймання і початкова обробка кореспонденції, що надійшла. Перевірка правильності доставки кореспонденції. Попередній розгляд документів. Розгляд документів керівництвом. Вимоги щодо резолюцій. Направлення документів на виконання та виконання документів.

Порядок проходження і виконання вихідних документів. Складання проекту документа, його виготовлення, візування, погодження (у необхідних випадках), підписання, реєстрація, відправлення, підшивання другого примірника (копії) до справи.

Порядок підготовки, оформлення та виконання внутрішніх документів. Складання проекту документа, його виготовлення, візування, погодження, підписання (затвердження), реєстрація, направлення на виконання.

Порядок доставки документів. Порядок приймання й передачі вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Суть поняття «обсяг документообігу». Порядок обліку обсягу документообігу.

Тема 3. Реєстрація документів і контроль за їх виконанням

Поняття реєстрації документів. Загальні правила реєстрації документів. Перелік документів які підлягають та не підлягають реєстрації.

Порядок індексації документів. Склад реєстраційних індексів вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Форми реєстрації документів.

Карткова форма, реєстрації, її переваги та недоліки. Порядок заповнення карток. Систематизація реєстраційних карток.

Журнальна форма реєстрації, її переваги та недоліки. Порядок заповнення журналів реєстрації.

Цілі, завдання і правила контролю за виконанням документів. Перелік документів, виконання яких підлягає обов’язковому контролю.

Строки виконання документів. Індивідуальні та типові строки виконання документів.

Техніка контролю за виконанням документів. Контрольні картки, їх форма та порядок заповнення. Форма контрольних карток.

Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.

Змістовий модуль 3. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Тема 4. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Поняття і призначення номенклатури справ. Принципи побудови номенклатури справ. Класифікація номенклатур справ (типові, зразкові, індивідуальні). Порядок розробки, складання і оформлення номенклатури справ.

Поняття про формування справ. Загальні правила формування справ. Принципи формування справ (у порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації та ін.).

Підготовка документів до наступного зберігання та використання, її етапи.

Порядок передачі справ до архіву установи, організації, підприємства.

Поняття експертизи наукової та практичної цінності документів. Експертна комісія (ЕК) установи, організації, підприємства: її функції, організація роботи.

Загальні правила оформлення справ: оформлення обкладинки, брошурування, нумерація аркушів, складання засвідчувального напису.

Опис документів постійного та тимчасового строків зберігання (понад 10 років).

Порядок складання, оформлення та затвердження актів про призначення до знищення документів та справ.

Забезпечення зберігання документів.

Модуль 2. Виконання індивідуального завдання
2. методичні рекомендації до самостійної роботи

Дидактичною метою самостійної роботи студентів є:

1. Первинне оволодіння знаннями (засвоєння нового матеріалу). Постановка такої мети доцільна в тому випадку, якщо студенти самостійно, без допомоги викладача, вивчають новий навчальний матеріал (наприклад, студенти, які не мали можливості бути присутніми на лекційному занятті).

2. Закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань, отриманих під час аудиторних занять.

У залежності від поставленої мети студенти повинні використовувати такі основні види роботи: