В западной практике закупочной деятельности выработан ряд «общих правил» или рекомендаций, которые не только существенно облегчают отношения с поставщиками и банковской сферой, но и упрочивают положение предприятия, создают условия для выживания в конкурентной борьбе. Этот своеобразный кодекс характеризует этические нормы партнерства. Он может быть кратко сформулирован следующим образом: в основе успешного производства и сбыта продукции лежат хорошие отношения между предпринимателем, с одной стороны, и кредиторами и поставщиками, с другой.

В отношениях с поставщиками рекомендуется придерживаться следующих основных принципов:

1. Обращаться с поставщиками также, как с клиентами фирмы.

2. Не забывать демонстрировать на деле общность интересов.

3. Знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций.

4. Оказывать помощь в случае возникновения проблем у поставщика

5. Соблюдать принятые на себя обязательства.

6. Учитывать в деловой практике интересы поставщика.

7. Поддерживать по возможности стабильные контакты в деловой сфере.

Управление заказами.

При изучении данного вопроса студенту следует обратить внимание на то, что логистический менеджмент в фирме начинается с приема и обработки заказов потребителей товаров. Укрупненно, не касаясь пока маркетинговой стратегии фирмы, задачей логистического менеджмента является качественное удовлетворение спроса от приема заказа до доставки готовой продукции потребителю в соответствии с правилами логистического микса (7 S).

Заказ является информационной единицей логистических операций. В общем случае он представляет собой бланк, проходящий все стадии процесса обслуживания потребителей. Заказ, как правило, объединяет в себе документы, связанные с отдельной сделкой (договором, контрактом).

Основным комплексным показателем в рассматриваемой области является портфель заказов. Портфель заказов представляет собой совокупность заказов потребителей (покупателей) имеющихся на определенную дату.

Портфель заказов составляется на основе соответствующих заявок на поставку продукции отражающих спрос потребителей. При его формировании должны быть учтены производственны и логистические возможности продуцентов. Они создают основу для заключения договоров поставки продукции, которые в свою очередь становятся основой в процессе управления товарными потоками.

Общая процедура управления заказами включает в себя несколько этапов, образующих логистический цикл заказа, который выражается периодом времени, необходимым для оформления заказа на поставку определенного товара, изготовления данного товара, включая приобретение нужных для этого средств производства и непосредственно на доставку заказанной продукции на склад потребителя или к другому месту назначения.

Элементы логистического цикла:

1) время на формализацию заказа и его оформление в установленном порядке;

2) время на доставку или передачу заказа поставщику;

3) время выполнения заказа поставщиком: время ожидания постановки заказ на выполнение и время выполнения заказа

4) время на доставку изготовленной продукции заказчику;

5) время на подготовку продукции к продаже.

Цикл заказа:

- для продавца – время с момента получения заказа до момента, когда продукция прибывает на склад, где ее принимает потребитель;

- для покупателя – период времени с момента, когда сделан заказ, до момента получения продукции.

Показатели цикла исполнения заказа потребителя:

1. Скорость выполнения заказа – время от момента получения заказа до его исполнения.

2. Бесперебойность выполнения логистических операций – способность системы обслуживания предприятия поддерживать ожидаемые сроки исполнения заказа на протяжении многих функциональных циклов.

3. Уровень недостатков обслуживания потребителей.

4. Гибкость логистических операций – способность системы обслуживания предприятия удовлетворять особые потребности потребителей.

Особенностью логистического цикла в современных условиях является его постоянное сокращение, которое осуществляется за счет внедрения гибких производственно-логистических систем, новейших средств связи и обработки информации, передовых технологий в организации транспортно-складских работ и т.д.

Окружающая среда требует от фирмы поиска всех возможных путей и источников получения информации о заказах с помощью современных информационно-коммуникационных технологий. Это обусловило появление за рубежом концепции « Electronic Data Interchange» – EDI (электронного обмена данными).

EDI представляет собой компьютерный информационный обмен между пользователями с применением стандартного формата данных и обслуживающий современные телекоммуникационные технологии.

Использование EDI позволяет:

1) улучшить достоверность, своевременность и качество логистической информации за счет уменьшения количества бумажных документов и возможности ошибок ввода данных;

2) повысить производительность за счет быстрой передачи и обработки информации;

3) сократить логистические издержки за счет уменьшения доли живого труда и материальных затрат, связанных с печатью, почтой, процедурами бумажного документооборота; сокращения телефонных и телексных коммуникаций; уменьшения административных затрат.

Для EDI существенным являются коммуникационные и информационные стандарты.

Информационные стандарты регламентируют структуру и вид документов, которые должны быть переданы. Эти стандарты определяются так называемым трансакционными рядами (в логистике рядами УДЕ). Трансакционный ряд – это ряд кодов, описывающих связанные электронные документы.

Коммуникационные стандарты определяют технические характеристики таким образом, чтобы компьютеры могли корректно интерпретировать обмен информацией. Коммуникационные стандарты определяют характеристики приема, преобразования и скорость передачи данных.

Наиболее часто используемым в EDI коммуникационным стандартом является стандарт UN/EDIFACT. Он представляет собой набор принципов обмена деловыми данными между промышленными предприятиями, экспортерами, снабженческими организациями, оптовыми дистрибьюторами, брокерами, агентами, экспедиторами, перевозчиками и др. Стандарт формирует однообразно построенные сообщения, которые базируются на международных стандартах, заменяет традиционные бумажные документы на электронные каталоги (файлы).

При внедрении стандарта облегчается подготовка грузовых партий к отправке; определяется в кратчайшее время местоположение товара, транспортного средства; наличие запасов на складах дистрибутивной сети и производителя; наличие грузов к отправке; существенно упрощаются процедуры планирования, регулирования, контроля и мониторинга.