Подотчетными лицами являются работники организации, которым выданы из кассы наличные денежные средства с условием представления отчета об их использовании. Руководителем организации утверждается перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет.

Как правило, под отчет выдаются денежные средства на хозяйственно-операционные, командировочные и представительские расходы.

К хозяйственно-операционным расходам относят расходы работников на покупку товаров, включая оплату ГСМ, работ и услуг.

Под служебной командировкой понимается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

К представительским расходам относят расходы на официальный прием или обслуживание представителей других организаций участвующих в переговорах, в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров или иной руководящей структуры, независимо от места организации данных мероприятий.

Порядок выдачи денег под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, устанавливаются руководителем организации.

Выдача наличных средств под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее предоставленному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Денежные средства, полученные под отчет, должны быть израсходованы только на установленные цели.

Не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы средства под отчет, или со дня возвращения из командировки сотрудники обязаны представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.

Под оправдательными документами понимаются чеки контрольно- кассовых машин, товарные чеки, счета, накладные, проездные билеты, квитанции, командировочное удостоверение и другие документы.

Наличные денежные средства на командировочные расходы выдаются в размере сумм, необходимых на оплату проезда, проживания и суточных за время пребывания в командировке. Министерство финансов устанавливает нормы возмещения командировочных расходов для бюджетных организаций. Коммерческие организации учитывают командировочные расходы в пределах установленных норм для целей налогообложения, для целей финансового учета нормы командировочных расходов устанавливаются данными организациями самостоятельно.

Вместо наличных денежных средств под отчет могут выдаваться банковские корпоративные карты для оплаты представительских или командировочных расходов. В этом случае подотчетные лица обязаны представить в качестве оправдательных документов квитанции электронных терминалов, банкоматов.

Бухгалтер проверяет авансовый отчет, руководитель утверждает сумму расхода, что является основанием списания расходов, оплаченных из подотчетных сумм и осуществления окончательных расчетов с подотчетными лицами. В случае превышения признанных расходов подотчетного лица над полученной суммой разница выдается работнику из кассы.

Оставшаяся часть неиспользованного аванса возвращается подотчетным лицом в кассу организации или удерживается из его заработной платы.

Для расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Дебетовое сальдо по счету 71 отражает сумму дебиторской задолженности работников организации по подотчетным суммам.

Бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами представлены в табл. 6.9.

Та б л и ц а 6 . 9. Порядок учета расчетов с подотчетными лицами

1 На основании расходного ордера из кассы выданы денежные средства работнику организации под отчет

Д71 К50 на сумму предстоящих расходов

2 Материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом, приняты к учету

Д07, 08,10, 41 К71 Стоимость материальных ценностей

3 Утвержден авансовый отчет. Списана с подотчетного лица утвержденная сумма авансового отчета:

– расходов, связанных с основным видом

Деятельности: Д 20,23,25,26 К 71

– расходов, несвязанных с основным

видом деятельности: Д91.2К71

4 Возвращены неиспользованные подотчетные суммы в кассу организации

Д50 К71 Остаток неспользованного аванса

5 Отражены подотчетные суммы, не возращенные подотчетным лицом в установленные сроки

Д94 К71 Остаток неспользованного аванса

6 Удержана из заработной платы невозвращенная подотчетная сумма

Д70 К94 Остаток неспользованного аванса

7 Выплачена сумма, превышающая аванс 71 50 Перерасход

При приобретении материальных ценностей и признании услуг из подотчетных сумм НДС учитывается только при предоставлении счетов фактур. Во всех остальных случаях он не выделяется, не учитывается и к вычету предъявляться не может.

Пример 6.4.

Работнику организации выдано под отчет 10 000 руб. на приобретение материалов. Подотчетным лицом куплено материалов на сумму 11 200 руб. (в том числе НДС – 18 %), что подтверждается кассовым чеком и счетом-фактурой продавца. Работником составлен и представлен в бухгалтерию организации авансовый отчет. Перерасход по авансовому отчету выдан работнику из кассы организации. Составим бухгалтерские записи (табл. 6.10).

Та б л и ц а 6 . 1 0. Журнал хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами

1 Выданы денежные средства из кассы под отчет

Д71 К50 на сумму 10 000 руб.

2 Материалы приняты к учету Д10 К71 на сумму 9 492руб.

3 Учтен НДС по приобретенным ценностям

Д19 К71 на сумму 1 708руб.

5 Выдан подотчетному лицу перерасход

Д71 К50 на сумму 1 200 руб.

6 НДС предъявлен к вычету

Д 68 К19 на сумму 1 708руб.

Пример 6.5. По распоряжению руководителя работник аппарата управления направлен в трехдневную служебную командировку с целью заключения договора. Сотруднику выдано под отчет 8 000 руб. По возвращении из командировки ему выплачены суточные за три дня по норме, установленной организацией, 600 руб. в сутки. Подотчетное лицо представило оправдательные документы: железнодорожные билеты в оба конца на сумму 2900 руб., счет за проживание в гостинице на сумму 3 000 руб. Сумма остатка возвращена работником в кассу организации. Составим бухгалтерские записи (табл. 6.11).

Таблица6.11.Журнал хозяйственных операций по учету выданного аванса

1 Выданы денежные средства из кассы под отчет Д71 К50 - 8 000руб.

2 Принята к учету сумма суточных (расчет: 600 руб./дн.3 дня)

Д26 К71 на сумму 1 800руб.

3 Принята к учету сумма проезда (на основании железнодорожных билетов):

– Д26К71 на стоимость проезда 2458 руб.

– Д19К71 на сумму НДС (18 %) 442 руб.

4 Принята к учету сумма расходов по найму жилого помещения:

– Д26 К71 на стоимость проживания 2542 руб.

– Д19К71 на сумму НДС (18 %) 458 руб.

4 Возвращен остаток аванса в кассу организации 50 71 300