Методические рекомендации по изучению темы

Студенты изучают организационно-правовые документы, регламентирующие юридический статус организации, ее организационно-правовую форму, руководство: устав, положения о структурных подразделениях и коллегиальных органах, должностные инструкции сотрудников, штатное расписание. Структура и функции службы документационного обеспечения управления изучаются на основе анализа документов, регламентирующих ее деятельность и принятую технологию работы с документами: положение о службе ДОУ; инструкция по делопроизводству; номенклатура дел и др.

Тема 2. Документирование управленческой деятельности

Методические указания по изучению темы

Применяя знания, полученные во время изучения курса «Документоведение» и прохождения учебной практики, студенты выявляют системы документации, используемые в организации, анализируют применяемые бланки, основные виды документов, которыми оформляются различные функции, отмечают правильность их оформления и их особенности. Одновременно изучается техническая оснащенность процессов документирования: технические и программные средства, используемые для изготовления документов и передачи информации; оборудование рабочих мест сотрудников организации и службы делопроизводства компьютерами, организационной техникой, средствами связи.

Тема 3. Организация и технология работы с документами

 Методические указания по изучению темы

При изучении организации и технологии ДОУ в организации студенты используют знания и навыки, полученные в ходе изучения теоретического курса и прохождения производственной практики.

На основе анализа схемы организационной структуры организации студенты определяют маршруты движения входящего, исходящего и внутреннего документопотоков (вычерчиваются оперограммы). В результате изучения документооборота студенты делают выводы о его оперативности, целенаправленности, оптимальности. В своей работе студент должен отразить общий объем документооборота.

При изучении информационно-поисковой системы организации, прежде всего, обращают внимание на форму регистрации, определяют рациональность ее применения. Анализируются состав реквизитов, фиксируемых при регистрации, и степень их соответствия нормативным документам. Студенты описывают картотеки и базы данных о документах организации.

При изучении организации и технологии контроля исполнения документов определяются взаимосвязь регистрации и контроля, анализируются перечни документов, подлежащих контролю, и сроки исполнения документов. При наличии обращений граждан в организацию изучается специфика работы с этой категорией документов.

Для изучения и систематизации документов выявляют применяемые в организации классификационные справочники, схемы классификации и типы классификаторов. Анализируя номенклатуру дел организации, определяют ее качество, наличие всей необходимой информации. Рассматривая практику формирования дел, студенты отмечают ее соответствие с существующими правилами и номенклатурой дел. При изучении процедуры экспертизы ценности в организации выявляют наличие приказов о создании экспертной комиссии и положения о ней, изучают ее состав, результаты деятельности (протоколы ЭК, акты о выделении дел к уничтожению). При наличии архива выясняют хронологические рамки содержащихся в нем документов, изучают Положение об архиве (если есть), порядок его работы.

Тема 4. Самостоятельная работа

В ходе прохождения преддипломной практики, студенты делают соответствующие записи в дневнике (по плану программы). Особое внимание при составе материалов, собираемых студентом в ходе практики, определяется темой магистерской работы.

К анализу делопроизводства в учреждении или структурном подразделении практикант должен подходить критически, сопоставляя конкретную систему работы с документами с действующими требованиями нормативно методической базы. Замеченные недостатки и несоответствия в документационном обеспечении управления студент обсуждает с руководителем практики от учреждения, и свои замечания вносит в отчет.