ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ПОЛЕЙ ФОРМЫ

Работать с формой удобнее, если для ее окна задано полноэк­ранное представление.

Примечание: Чтобы на экране полностью были видны все элементы формы, не­обходимо использовать команду По размеру формы из меню Окно. Данная команда недоступна, если окно открыто в полноэкранном представлении.

Просмотр записей в форме осуществляется с помощью кнопок со стрелками, расположенными в нижней части окна формы, а также посредством клавиш PgUp и PgDn. Переход из поля в поле вы­полняется с помощью клавиши Tab, или клавиш управления курсором. Содержимое активизированного поля маркируется. Режим редактирова­ния, в котором можно изменять содержимое полей формы, устанавли­вается в нажатием клавиши F2. При изменении содержи­мого поля в колонке маркировки окна формы появляется изображение карандаша.

В форму можно вводить новые записи. Для этой цели предназна­чена команда Ввод данных из меню Записи. В результате ее активи­зации появляется пустая запись, которая может быть заполнена но­вой информацией. Вернуться к просмотру всех записей позволяет ко­манда Удалить фильтр из меню Записи.

Удаление записей из формы производится с помощью клавиши Del. Удаляемую запись необходимо маркировать. Для этого доста­точно щелкнуть в столбце маркировки (левый столбец в окне). Выде­ление записи отменяется при выполнении щелчка вне столбца марки­ровки.

Маркированные записи могут быть вставлены в буфер обмена посредством команд Вырезать и Копировать из меню Правка.

В формах возможно выполнение операций поиска и замены.

Совет:

В случае необходимости скопировать в буфер обмена несколько записей надлежит предварительно отобрать их с помощью филь­тра, а затем активизировать команду Выделить все записи из меню Правка.

 

ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ В ФОРМЕ

Фильтры можно использовать в тех же целях, что и запросы на выборку данных, однако фильтры уступают запросам по функциональ­ным возможностям: при фильтрации нельзя подавить отображение от­дельных полей и выполнить вычисления и, наконец, фильтр позволяет только отобрать и отсортировать нужные записи.

Существует три способа фильтрации данных в форме:

- Обычный фильтр - отбор записей по содержимому нескольких полей (критерий отбора формируется с помощью логического оператора ИЛИ).

- Фильтр по выделенному фрагменту -фильтрация путем выделе­ния данных.

- Расширенный фильтр - построение расширенного фильтра.

Рассмотрим все три способа фильтрации на примере базы данных адресов. Создадим фильтр для отбора записей, содержащих адреса клиентов, которые проживают в определенных населенных пунктах.

Для использования фильтров необходимо предварительно по таб­лице Адреса с помощью мастера создать форму.

 

Обычный фильтр

 

- В меню Записи активизировать команду Фильтр, а в открыв­шемся подменю - команду Изменить фильтр.

Можно также выполнить щелчок на соответствующей кнопке па­нели инструментов.

- В окне Адреса:фильтр выбрать значение Москва  в списке Населенный пункт, а в разделе Или - значение Новые Васюки в таком же списке.

- Щелкнуть на кнопке Применение фильтра на панели инструмен­тов или выбрать одноименную команду в меню Фильтр.

В результате фильтрации и сортировки полученных данных в форме будут отображаться только те адреса, которые в поле насе­ленного пункта содержат значение Москва или Новые Васюки.

Для отмены фильтрации выбрать команду Удалить фильтр из меню Записи.

Фильтр по выделенному

- Для этого необходимо выделить данные, которые будут исполь­зоваться в качестве критерия фильтрации (в нашем примере выделить в первой записи поля адреса со значением Обухов 2 кв. 6).

- Активизировать команду Фильтр из меню Записи и выбрать в открывшемся подменю команду Фильтр по выделенному. Можно также щелкнуть на одноименной кнопке в панели инструментов. В результате будут отобраны записи, которые в поле адрес содержат значение Обухов 2 кв. 6. Информация о количеств отфильтро­ванных записей появляется в нижней части окна формы.

Если после выделения данных выбрать команду Исключить выде­ление, в форме отобразятся только те записи, которые в поле адре­са не содержат значения Обухов 2 кв. 6.

Расширенный фильтр

- В меню Записи активизировать команду Фильтр, а в открывшемся подменю - команду Расширенный фильтр.В результате поя­вится окно, которое напоминает окно конструктора запросов.

- Перетащить с помощью мыши имя поля  Населенный пункт в QBE-область и установить в строке Сортировка значение По возрастанию.

- В строке Условие отбора ввести значение Москва, а в строке Или - Новые Васюки.

- Щелкнуть на кнопке Применить фильтр в панели инструментов или выбрать одноименную команду в меню Фильтр.

Критерий фильтрации можно записать и по-другому: In("Моск­ва";"Новые Васюки"), однако такая запись намного длиннее.

Для удаления фильтров предназначены кнопка Удалить фильтр панели инструментов и анологичная команда из меню Записи.

 

 

 ФОРМА ЛЕНТОЧНОГО ТИПА

Выбрав форму ленточного типа, пользователь получает в свое распоряжение логическую структуру, определяющую столбцы и строки формы, которая очень близка к исходной таблице, а при выборе таб­личной формы - структуру, идентичную таблице. Преимуществом форм этих типов является возможность одновременного отображения на эк­ране нескольких записей. Для каждой записи в форме отводится по одной строке.

Если форма содержит небольшое количество полей, все они, как правило, видны на экране. Чтобы отобразить невидимую область фор­мы, следует использовать полосу прокрутки. Форма ленточного типа подходит для отображения информации из таблиц с большим числом записей.

В качестве примера составим каталог телефонов на основе дан­ных таблицы адресов. Нам понадобятся такие данные, как фамилия, номер телефона и факса. При создании формы пользователь может выбрать те поля, которые хочет включить в нее. Формировать запрос для этого не нужно.

Чтобы создать каталог телефонов в виде ленточной формы, необ­ходимо выполнить следующие действия:

- Создать новую форму на основе таблицы Адреса. Для этого на вкладке Формы окна базы данных нажать кнопку Создать.

- В диалоговом окне Новая форма выбрать таблицу Адреса в спис­ке таблиц и запросов. Затем маркировать элемент Мастер фор­мы и нажать кнопку ОК.

- В списке Доступные поля первого окна мастера форм выбрать поля для создаваемой формы. (Выполнить двойной щелчок на именах Фамилия, Телефон и Телефакс. Эти поля будут скопиро­ваны в список Выбранные поля). Нажмать кнопку Далее, чтобы перейти в следующее окно мастера.

- Активизировать переключатель Ленточный и нажат кнопку Да­лее.

- В третьем диалоговом окне мастера выбрать в списке стиль оформления и нажать кнопку Далее.

- Присвоить новой форме имя Каталог телефонов и нажать кнопку Готово.

 СОЗДАНИЕ ДИАГРАММ

Access позволяет представлять в виде диаграммы сведения, со­держащиеся в форме. При этом диаграмму не обязательно строить на основе всех данных. Ее можно создать на основе данных, удовлетво­ряющих заданным условиям, например, на основе сведений, получен­ных в результате фильтрации.

Перед построением диаграммы следует указать программе, со­держимое каких полей таблицы или формы использовать. По умолчанию значения столбца образуют на диаграмме ряд данных, а значения строки - категорию. Диаграмма может состоять из нескольких рядов и категорий.

Для отображения числовых значений на диаграмме служат марке­ры данных - линии, полосы, секторы и т.д. Иногда маркеры данных снабжают метками, которые представляют собой числовые или тексто­вые значения элементов ряда. Оси используются для отображения шкалы - диапазона значений рядов данных, представленных на диаг­рамме.

Диаграмму часто сопровождают легендой - поясняющим текстом и сводом условных знаков.

В Access существует несколько способов построения диаграмм. Самый простой - создание стандартных диаграмм с помощью мастера диаграмм. Более эффектные диаграммы создаются посредством прог­раммы Microsoft Graph, входящей в состав пакета Microsoft Office 97.

Рассмотрим, как с помощью мастера диаграмм построить столби­ковую диаграмму на основе данных об объеме продаж из таблицы Тор­говля. Для этого необходимо выполнить следующую последователь­ность действий:

Нажать кнопку Создать на вкладке Формы окна базы данных и выберать Таблицу Торговля в списке таблиц и запросов диа­логового окна Новая форма.

- - Запустить мастер диаграмм Диаграмма.

- В первом окне мастера скопировать поля Продавец, Объем операций и Номер записи из списка Доступные поля в список Поля для диаграммы, щелкнув на кнопке с двумя стрелками.

- Следующее окно мастера служит для выбора типа диаграммы.

Access позволяет создавать диаграммы 15-ти типов.

- Выбрать тип диаграммы, предлагаемый программой по умолча­нию, - столбиковую диаграмму.

По умолчанию на диаграмме сопоставляются объемы продаж у разных клиентов. Сведения из поля Продавец помещены в легенду ди­аграммы.

- В этом же диалоговом окне мастера диаграмм можно измените способ представления данных на диаграмме (в случае необ­ходимости), изменяя с помощью мыши положение кнопок полей Продавец, Объем операций и Номер записи, расположенные в правой части окна. Можно в любой момент увидеть результат построения диаграммы, щелкнув по образцу.

- В последнем окне мастера ввести название диаграммы, нап­ример, Объем продаж, и нажать кнопку Готово. На экране по­явится готовая диаграмма.

Поскольку возможности мастера диаграмм ограничены, для оформления и редактирования диаграмм лучше использовать Microsoft Graph, запуск которого осуществляется после выполнения двойного щелчка на диаграмме в режиме Вид/Панели инструментов/Настройка/Панель элементов.

Существует много способов изменения стандартного оформления диаграммы. Каждый элемент диаграммы имеет определенный набор па­раметров, значения которых устанавливаются в соответствующем диа­логовом окне, открывающемся вследствие двойного щелчка на элемен­те диаграммы.

 

 СОСТАВНЫЕ И СВЯЗАННЫЕ ФОРМЫ

Мастер, а также конструктор форм позволяют создавать сложные логические структуры из нескольких связанных таблиц - составных форм. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые име­на, однако они должны иметь одинаковые типы данных. В рассматри­ваемом примере применяются две таблицы, связанные отношением One-To-Many (один ко многим). Это отношение наиболее часто ис­пользуется при установке связи между таблицами. В этом случае од­ной записи в главной таблице могут соответствовать несколько за­писей в подчиненной таблице.

Главная форма включает содержимое некоторой записи главной таблицы, а подчиненная - зависимые записи подчиненной таблицы. Подчиненная форма встраивается в главную форму таким образом, чтобы они обе были видны в общем окне. Связь между таблицами мож­но проследить в окне Схема данных, которое открывается в результате активизации одноименной команды из меню Сервис.

В качестве примера создадим составную форму, включающую све­дения об объеме торговых операций с одним клиентом. В главной форме должен находиться блок данных из таблицы Адреса, а в подчи­ненной - соответствующие данные об обороте из таблицы Торговля. В результате появится возможность оценить активность каждого клиента.

- Нажать кнопку Создать на вкладке Формы окна базы данных.

- Запустить мастер форм.

- В списке Таблицы/Запросы первого диалогового окна мастера выбрать основную таблицу создаваемой конструкции - Адреса.

- Скопировать поля Фамилия, Телефон и Факс в список Выбран­ные поля.

- Выбрать таблицу Торговля в списке Таблицы/Запросы и скопи­ровать поля Продавец и Объем операций в список Выбранные поля.

- В следующем диалоговом окне мастера определить логическую структуру составной формы. Поскольку форма предназначена для просмотра сведений о клиентах и должна включать подчи­ненную форму со сведениями о продавцах, в списке Выберете тип представления данных оставить выделенным элемент по Адреса.

- Опции Подчиненные формы и Связанные формы определяют отно­шение между таблицами. Для создания составной формы оста­вить включенной опцию Подчиненные формы и нажать кнопку Далее.

- В следующем окне мастера выбрать внешний вид подчиненной формы.Оставить включенной опцию Табличный и нажать кнопку Далее.

- Выберать стиль оформления формы и перейти в следующее окно мастера.

- Ввести заголовок главной формы - Обзор объемов продажи. Для подчиненной. формы оставить предложенное программой имя

После нажатия кнопки Готово на экране появится результат ра­боты мастера форм.

Примечание: Каждый вызов составной формы сопровождается обновлением дан­ных соответствующих таблиц.

Access позволяет устанавливать связь не только между табли­цами, но и между формами. Если во втором окне мастера форм активизировать опции Связанные формы, выбранные поля из связанных таблиц будут включены в разные формы (окна).В этом случае можно просматривать подчиненную форму параллельно с главной при условии, что кнопка вызова подчи­ненной формы, расположенная в левом верхнем углу окна, нажата.

 

 ПРИМЕНЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ В ФОРМАХ

Во время редактирования формы в режиме конструктора на экран автоматически выводится Панель элементов, которая содержит инструменты для создания элементов управления. Наличие их в форме увеличивает эффективность работы и делает ее более комфортной. Одна из кнопок на панели инструментов – Мастера – определяет, каким способом создаются новые элементы управления. Если кнопка нажата, то для создания элемента запускается соответствующий мастер.

Если от услуг мастера отказаться, а для этого достаточно отжать кнопку Мастера, то элемент управления создается как заготовка, без определения многих свойств. Их необходимо будет задать на дальнейших этапах разработки.

Вставлять элементы управления лучше в поля данных и примечания. В форму можно вставить любой элемент, имеющийся на панели элементов. Вставим в форму кнопку. Для этого необходимо:

1. Открыть форму в режиме конструктора.

2. Отпустить на панели инструментов Панель элементов кнопку Мастера – работаем без мастера.

3. Нажать на той же панели инструмент Кнопка и нарисовать на форме мышью контур будущего элемента управления.

4. Щелчком по кнопке правой кнопкой мыши открыть контекстное меню и выбрать в нем команду Свойства.

5. На вкладке Макет определить свойство Подпись, т.е. текст, который располагается на кнопке.

В результате мы получим на форме кнопку, которая пока работать не будет.

 

Мастер кнопок

 

Мы создали кнопку, самостоятельно определяя их свойства. Для их разработки можно применить мастера кнопок. При этом на панели инструментов Панель элементов должна быть нажата кнопка Мастера. Начало процесса создания кнопки такое же, как и в рассмотренном случае,— надо использовать инструмент Кнопка в режиме конструктора фор­мы или отчета и обрисовать мы­шью контур будущей кнопки. Затем в дело вступает мастер кнопок.

Он содержит фиксированный набор кнопок, и на первом его шаге надо выбрать подходящую кнопку. Все они разбиты на категории. На­звания кнопок приведены ниже.

Дата: 2018-12-28, просмотров: 16.