Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Выберите тип работыЧасть дипломаДипломная работаКурсовая работаКонтрольная работаРешение задачРефератНаучно - исследовательская работаОтчет по практикеОтветы на билетыТест/экзамен onlineМонографияЭссеДокладКомпьютерный набор текстаКомпьютерный чертежРецензияПереводРепетиторБизнес-планКонспектыПроверка качестваЭкзамен на сайтеАспирантский рефератМагистерская работаНаучная статьяНаучный трудТехническая редакция текстаЧертеж от рукиДиаграммы, таблицыПрезентация к защитеТезисный планРечь к дипломуДоработка заказа клиентаОтзыв на дипломПубликация статьи в ВАКПубликация статьи в ScopusДипломная работа MBAПовышение оригинальностиКопирайтингДругое

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

НАЧАЛО РАБОТЫ

 

Цель работы: получить начальные сведения об Access 97

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В настоящее время существует множество систем управления базами данных (СУБД). Среди них СУБД Access занимает одно из первых мест по популярности. Она входит в состав пакета Microsoft Office и хорошо интегрирована с другими популярными продуктами фирмы Microsoft. Кроме того, она хорошо зарекомендовала себя при использовании в сети.

Несомненным достоинством Access является также то, что эта программа создавалась сразу для Windows и поэтому не содержит в себе ограничений, накладываемых MS DOS.

Существует много способов управления Microsoft Access: система меню, панели инструментов, контекстные меню, использование указателя мыши и комбинаций «горячих клавиш». Многие средства ввода команд просто дублируют друг друга. Наиболее удобными считаются применение контекстного меню и мыши.

 

НАЧАЛО РАБОТЫ: СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ В БАЗЕ ДАННЫХ

Сразу после запуска Access открывает окно. В нем пользователю предлагается выбрать один из следующих вариантов: создать новую базу данных, запустить мастер по созданию базы данных, открыть существующую базу данных. Если поставить переключатель в положение Новая база данных и нажать кнопку ОК, то откроется окно Файл новой базы данных, в котором нужно указать папку, куда будет записываться создаваемый файл, тип файла из списка и имя файла. После нажатия клавиши Enter программа откроет окно базы данных. Оно содержит шесть вкладок: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

На начальном этапе работы это окно пусто. Если в БД создана хотя бы одна таблица, то в данном окне доступны кнопки Открыть и Конструктор.

После нажатия на кнопку Создать программа откроет окно диалога. Новая таблица. Продолжить работу можно используя: режим таблицы, конструктор, мастера таблиц, импорта таблиц и связи с таблицами. Рассмотрим различные режимы работы .

 

РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ

 

В этом режиме на экране появляется заготовка таблицы. Поля таблицы вначале имеют имена Поле1, Поле2 и т.д. присвоенные по умолчанию, но их можно переименовать, присвоив им новые имена.

Тип полей будет определяться программой автоматически, в зависимости от внесенной в них информации.

Основной “технологический “ прием, который необходимо освоить при работе с таблицей, - выделение ячеек мышью. Для выделения одной ячейки необходимо передвинуть указатель мыши в ее левую часть так, чтобы он превратился в жирный белый крестик, и нажать кнопку мыши. При двойном щелчке в ячейке будут выделены только данные. Для выделения столбца достаточно щелкнуть по его заголовку. Для выделения группы смежных столбцов необходимо, при нажатых клавише Shift и кнопки мыши, провести по заголовкам выделяемых столбцов. Те же действия, но без нажатой клавиши Shift, приведут к перемещению столбца по горизонтали. Для выделения записи нужно щелкнуть в ее области выделения, а для выделения нескольких записей провести мышью при нажатой кнопке по нужным областям выделения.

Для выделения прямоугольного блока ячеек необходимо указатель мыши установить на угловую ячейку будущего прямоугольного фрагмента так, чтобы он превратился в толстый жирный крестик, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащить крестик в противоположный угол выделяемого фрагмента. Для изменения формы уже выделенного фрагмента можно, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкнуть в другой ячейке, которая должна стать угловой. Если необходимо выделить прямоугольный фрагмент, не помещающийся целиком на экране, то нужно выделить угловую ячейку, прокрутить лист к противоположной угловой ячейке и, нажав клавишу Shift, щелкнуть в ней.

Для работы в режиме Таблица удобно использовать инструменты, которые Access выводит на экран, а также контекстные меню, связанные с элементами таблицы: заголовком окна, строкой, ячейкой, заголовком поля.

Над строками таблицы можно выполнять операции: изменять высоту строки (или нескольких строк) и выполнять три стандартные операции перемещения данных с использованием буфера обмена.

Контекстное меню, связанное с полями таблицы содержит намного больше команд. Назначение большинства из них ясно из названия. Поясним некоторые из них.

Выбрав команду Скрыть столбцы можно убрать выбранные столбцы с экрана, а для того чтобы вернуть их обратно, надо вызвать команду Показать столбцы из контекстного меню, связанного с заголовком окна. Многие команды контекстных меню продублированы в главном меню. На­пример, две вышеупомянутые команды можно найти в меню Формат. Коман­да Закрепить столбцы не только «примораживает» выбранный столбец к экра­ну так, чтобы при прокрутке он всегда был виден, но и перемещает его в левую сторону таблицы. Команда Столбец подстановок запускает Мастер под­становок, о котором речь пойдет ниже.

Команда Шрифт обеспечивает доступ к обычной для Windows --приложений процедуре выбора шрифтов, их начертания, размера и цвета. Команда Отобразить столбцы открывает список полей, в котором можно указать, какие поля должны быть видимы, а какие — нет. Таким образом, эта команда слу­жит не только для «показа» полей, как подразумевает ее название, но и для их скрытия. Следует обратить внимание, как распределены команды по контекстным меню. Команды фильтрации находятся в меню для ячейки табли­цы и для всей таблицы. Команды сортировки находятся в меню, связанны­ми с ячейкой и со столбцом. Команды для работы с буфером обмена имеются сразу в нескольких меню.

Существуют две команды сортировки: «по возрастанию» и «по убыва­нию». Они производят сортировку всего столбца, независимо от того, какой его фрагмент выделен.

Сортировку очень легко выполнить - достаточно нажать соответствующую кнопку. Отменить же действие команд сортировки невозможно. Несколько последовательно выполненных операций сортировки разных полей могут безнадежно перепутать записи в таблице. Поэтому важно с самого начала иметь поле, сортировка в котором позволит восстановить исходный порядок следования записей. Лучше всего на эту роль подхо­дит поле счетчика, в котором записи последовательно пронумерованы.

Команда Добавить объект доступна только в том случае, когда поле табли­цы имеет тип «Поле объекта 0 L Е». Внедрение объектов в таблицу — это уже высший пилотаж в конструировании баз данных.

Если в таблице имеется поле типа «Гиперссылка», пункт Гиперссылка по­зволяет вставлять в базу данных ссылки на самые различные документы и файлы.

Итак, допустим, мы создали таблицу, заполнили ее данными и решили закрыть. После, деактивизации окна таблицы программа может вывести на экран различные окна диалога, в которых пользователю будут заданы вопро­сы, касающиеся статуса таблицы. Например, если в последней не были зада­ны ключевые поля, то на экране появится окно с предупреждающим сообще­нием.

В данном случае ре­комендуется согласиться с программой и щелкнуть кнопку Да. Программа создаст поле счетчика. По умолчанию имя этого поля будет Код, а хранить оно станет номера записей таблицы. Поле-счетчик заполняется программой автоматически при появлении в таблице новых записей.

Его удобно использовать, например, для восстановления исходного порядка следования записей после операций сортировки. Для этого надо упо­рядочить значения поля-счетчика по возрастанию. Аналогичная сортировка по убыванию позволит перевернуть таблицу «вверх ногами», чтобы быстро посмотреть, что находится в ее конце.

После того как таблица закрыта, она отображается в окне базы данных в виде значка и своего имени. Как и положено современной СУБД, Ассеss позволяет менять структуру таблицы и в дальнейшем, на лю­бом этапе работы с базой данных. Для этого предусмотрен режим конструк­тора.

 

                         РЕЖИМ «КОНСТРУКТОР»

 

Для запуска Конструктора после нажатия кнопки Создать в окне Новая таблица надо выбрать опцию Конструктор.

Разумеется, режим конструктора можно включить и в уже существующей базе данных для любой таблицы.

При построении таблицы в этом режиме программа не создает по умолчанию никаких полей. Пользователь сам должны определить структуру таблицы. В верхней части окна конструктора расположена таблица (бланк), которая должна содержать перечень всех полей, их типов и описаний.

Первоначально бланк в верхней части окна пуст. Для создания таблицы необходимо, как минимум, заполнить графы «Имя поля» и «Тип поля». Графа «Описание» не является обязательной и предназначена для текста подсказки, который выводится в нижней строке экрана во время рабо­ты с таблицей.

Для того чтобы задать тип поля, надо щелкнуть в соответствующей ячей­ке столбца «Тип данных». Это приведет к появлению символа списка справа в выбранной ячейке. Надо открыть его и выбрать нужный тип.

Мы уже знаем, что одно из полей таблицы должно быть определено как ключевое. Чтобы создать его, необходимо установить курсор на нужную строку бланка и нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов или выбрать коман­ду Ключевое поле из контекстного меню, связанного с данной строкой. Пер­вичный ключ может включать несколько полей. Такая ситуация возникает, когда только комбинация значений нескольких полей может однозначно иден­тифицировать запись в таблице. Для того чтобы создать такой составной ключ, надо выделить несколько строк в бланке, а затем использовать инстру­мент Ключевое поле. О том, что поле является ключевым, свидетельствует изображение ключика в области выделения строки, содержащей данные о поле. У таблицы не может быть более одного ключа.

В режиме конструктора существует много так называемых «скрытых списков». Их уп­равляющие элементы становятся видимыми только после щелчка мышью в соответ­ствующей строке или ячейке бланка, или в поле ввода на вкладках. Поэтому пользова­телю необходимо знать местоположение таких списков.

Рассмотрим типы и свойства полей.

 

ТИПЫ И СВОЙСТВА ПОЛЕЙ

Текстовый формат

Вкладка Общие со свойствами текстовых полей имеет ряд строк. Раз­мер  поля может находиться в пределах от 1 до 255 символов. Слишком короткое поле неприятно тем, что данные в нем могут не уместить­ся. Чересчур длинное поле приводит к нерациональному использованию па­мяти. Размер поля можно изменять «по ходу дела», но при его уменьшении возможна потеря (усечение) данных. Правда, Ассеss предупреждает об этом пользователя перед выполнением операции.

Формат поля используется в формах и запросах. Существует набор спе­циальных символов формата, которые жестко задают вид и размер вводимых строк. Кодовые символы формата текстовых полей представлены ниже:

@ — должен быть текстовый символ или пробел,

& — текстовый символ,

< — преобразование символов в нижний регистр,

> — преобразование символов в верхний регистр.

Формат поля может состоять из двух частей, разделенных знаком «точка с запятой». Первая часть является собственно форматом ввода, вторая — оп­ределяет значение поля, если данные в него не были введены.

Маска ввода также представляет собой последовательность кодовых сим­волов. Их не так уж много:

0 — должна быть цифра от 0 до 9,

9 — цифра или пробел,

# — цифра, пробел, плюс или минус,

L — должна быть буква (А...Z, А...Я),

? — может быть буква,

А — должна быть буква или цифра,

а — может быть буква или цифра,

& — должен быть любой символ или пробел,

С — произвольный символ,

.,:;-/ — разделители, которые сохраняют свой вид в строке данных,

< — преобразование символов в нижний регистр,

> — преобразование символов в верхний регистр,

! — маска должна заполняться справа налево,

\ — следующий за этой обратной косой чертой символ будет введен как литерал.

Кодовые символы 0, А, L, & предполагают обязательный ввод данных в поле. Поскольку некоторые виды данных (даты, время, телефонные номера) содержат стандартные разделители, то для упрощения ввода предусмотрено, что некоторые общепринятые символы-разделители воспринимаются в маске ввода «буквально», т. е. записываются в поле наряду с введенными данны­ми. Кроме этого, для определения символьных констант, состоящих из не­скольких символов, допускается использовать двойные кавычки. В отличие от символов формата, символы маски ввода являются общими для всех типов полей, в которых разрешено применение маски.

В качестве примера напишем маску для ввода в базу данных номера пас­порта. Он, как известно, содержит буквенную и числовую части, каждая из которых имеет фиксированную длину и является обязательной: L??-LL №000000.

Подпись — это второй (первый — имя) идентификатор поля, который используется программой вместо имени поля при работе с данными в таблич­ной форме для создания заголовка столбца. Следует отметить, что наличие подписи в некоторых случаях может затруднять работу. Поэтому разумно использовать только имя поля до тех пор, пока это возможно, а в слу­чае крайней необходимости - создать подпись.

Свойство «значение по умолчанию» говорит само за себя. Если при вводе данных часто повторяется одно и то же значение (в данном случае текстовая строка), то целесообразно «попросить» программу автоматически подстав­лять заданное значение во все вновь создаваемые поля. Пользователь же в процессе работы решает, оставить поле как есть или изменить данные. Это может сэкономить время при вводе, но может быть и причиной дополнитель­ных ошибок, если оператор забудет стереть ненужные значения поля. Для формулировки значения по умолчанию можно использовать процедуру Пост­роитель выражений. Она вызывается нажатием кнопки, которая появляется после щелчка в строке «Значение по умолчанию».

Свойство «условие на значение» позволяет создать фильтр, который не разрешит вводить в данное поле, что попало, а позволит использовать только те значения, которые удовлетворяют определенному условию. Для задания такого критерия можно запустить Построитель выражений. Если же пользователь БД нарушит условие ввода, то программа сообщит ему об этом, выведя на экран текст, определенный как свойство «сообщение об ошибке».

Свойство «обязательное поле» является логическим. Оно может прини­мать одно из двух значений: Да или Нет, которые выбираются из списка, связанного со строкой данного свойства. Да означает, что в поле обязательно должны быть введены данные.

Свойство «пустые строки» тоже логическое и похоже на предыдущее. Оно определяет, разрешены, или нет в данном поле пустые строки. Для Ассеss существуют два разных поня­тия: «поле, в которое ничего не было введено» и «поле с пустой строкой, т. е. содержащее пробелы».

Свойство «индексированное поле» может иметь одно из трех значений: поле не индексировано; поле индексировано, но допускаются повторяющиеся значения; поле индексировано, и повторения значений поля запрещены.

При конструировании базы данных нет необходимости зада­вать все свойства полей. Более того, их не надо определять до тех пор, пока в этом не возникнет настоятельная необходимость. Но чтобы пол­ностью использовать потенциал Ассеss, при работе с программой необходимо держать «в уме» возможность применения того или иного свойства.

 

Числовой формат

При работе с полями разных типов вкладка свойств Общие принимает соответствующий формат.

Числовые поля обладают, в основном, теми же свойствами, что и текстовые, но имеются и некоторые отличия.

Размер поля может принимать значения из следующего списка:

Байт — целые числа в пределах от 0 до 255,

Целое — целые числа от -32 768 до 32 767

Длинное целое — целые числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647

С плавающей точкой (4 байт) - числа в пределах от -3.402823Е38 до 3.402823Е38,

С плавающей точкой (8 байт) — числа в пределах от -1.79769313486232Е308 до 1.79769313486232Е308,

Код репликации — уникальный глобальный идентификатор (GUID) длиною 16 байт.

Формат поля может определяться следующими кодовыми сим­волами:

. — точка используется в качестве десятичного разделителя,

 , — запятая применяется как разделитель групп разрядов,

0 — вывод цифры (или нуля, если разряд незначащий),

# — вывод цифры,

$ — вывод знака доллара,

% — вывод числа в процентном формате,

Е или е — вывод числа в экспоненциальной форме (например, О.ООЕ+00).

При создании числового формата могут быть заданы четыре группы ко­дов. Первая для вывода положительных чисел, вторая - для отрицательных значений, третья — для представления нулевого значения и четвертая — для пустых полей. Группы разделяются знаком «точка с запятой».

Основой для определения числового формата может служить следующая конструкция: # ##0,00

В этом формате указано не только расположение обязательных и факуль­тативных разрядов, но и отмечено, что в числе должно проводиться разделе­ние групп разрядов пробелами. Так, например, число 123456,789 в этом фор­мате выглядело бы следующим образом: 123 456,79.

В справочнике Ассеss указано, что точка является десятичным разделите­лем. На самом деле вид десятичного разделителя выбирается в Windows. Для того чтобы сделать это, или посмотреть, какой вид разделителя установ­лен на компьютере, необходимо раскрыть Панель управления, выбрать окно Свойства: Язык и стандарты, а в нем - вкладку Числа. По умолчанию в русской версии Windows в качестве разделителя используется запятая, поэтому она и показана в приведенных выше примерах.

Несмотря на то, что форматирование данных начинает действовать сразу же после его задания, нет гарантии, что число в таком формате может быть введено в таблицу. На­пример, числа с дробной частью используются только в том случае, когда размер поля -«с плавающей точкой». В противном случае дробная часть будет просто отброшена. В формате можно задавать и цвет выводимых символов. Допустим, надо представить значения температуры так, чтобы величины больше нуля были красного цвета, а меньше нуля — синего. В этом случае формат может быть таким:

#[Красный];-#[Синий];0[Зеленый];"Неизвестно"

Хотя в данном случае неважно, как будет представлено нулевое значение, необходимо все равно создать для него группу формата (в любом виде). Иначе ноль не будет выводиться на экран.

Как можно использовать последнюю, четвертую группу формата? Во-пер­вых, можно создать фразу-напоминание (Введи число!), которая покажет, что в некоторой ячейке отсутствуют данные, которые на самом деле должны там быть. Во-вторых, используя четвертую группу формата, можно из число­вого поля сделать «как бы текстовое», т. е. позволить программе заполнять ячейку неким текстом при отсутствии числовых данных. Соответствующий пример был показан выше, в формате температуры.

 

Формат «дата/время»

По умолчанию Access не использует никакой формат, допуская наличие сразу нескольких форматов. В этом случае разнородные данные будут существовать вместе в одном поле. Если в дальнейшем для такого поля будет определен формат, то часть данных может быть представлена в искаженном виде. При этом сами данные не изменятся, но поменяется их вид на экране. Поэтому формат поля данного типа надо выбирать заранее. Остальные свойства у него такие же, как у текстового поля.

Денежный формат

По умолчанию денежный формат представляет собой числа, записанные с двумя знаками после запятой, с разделением групп разрядов и обозначением «р» в конце. Можно записать в строке Формат поля шаблон для своего формата. Допустим, необходимо вводить суммы в долларах. Тогда надо установить курсор на слово «Денежный» в указанной строке и заменить его шаблоном формата, например, таким: # ###$.

Этот формат предполагает, что сумма записана как целое число, с разделением групп из трех разрядов пробелами и знаком доллара в конце числа. Это один из вариантов, которых может быть множество. Остальные свойства не отличаются от описанных ранее.

 

Формат «счетчик»

Такие поля выпол­няют вполне определенную функцию — автоматическую идентификацию за­писей таблицы.

Поэтому свойств, которые можно было бы изменить, у такого поля немного. Во-первых, счетчик — это всегда число. Во-вторых, наращи­вание его значения происходит автоматически. Ассеss предлагает два вариан­та изменения счетчика: последовательный и случайный. Первый вариант удобен тем, что позволяет нумеровать записи. Назначение второго варианта не так очевидно. Его можно использовать, если надо создать систему кодиро­вания записей в таблице, защищенную от неосторожных действий оператора. Если нумеровать записи последовательно (1,2,3, и т. д.), то опечатка при вводе может легко превратить один код в другой, и обнаружить такую ошиб­ку будет трудно. Иначе обстоит дело, если коды выбираются случайным об­разом (например, 1193517479, 442230790, 1742918387, и т.д.). Поскольку случайные значения счетчика представляют собой много разрядные числа, то вероятность того, что один код будет введен вместо другого, меньше, чем в первом случае. Кроме того, имея список всех кодов, легко проверить сколь угодно большую таблицу на наличие опечаток. Остается добавить, что ис­пользовать этот прием можно, если заменить в дальнейшем тип «счетчик» на другой, потому что изменять данные в поле счетчика оператор не может.

 

Логический формат

Ячейка в поле логического типа может содержать только одно из двух значений: Да или Нет. Асееss предлагает еще два варианта названий логи­ческого типа: Истина/Ложь и Включено/Выключено. Вид формулировки можно выбрать из списка в строке Формат поля на вкладке свойств. Использование логических полей может быть самым различным, например, в анкетах или для создания элементов управления. Самым цен­ным качеством логических полей является способ их пред­ставления в таблице.

Вне зависимости от того, какой формат будет выбран, в таблице логическое поле будет представлено в виде набора флажков. Изображение галоч­ки в квадрате соответствует логическому значению Да. Сброс флажка означает при­своение ячейке поля логического значения Нет. Использование флажков — это современный дизайнерский прием.

 

Гиперссылка

Использовать форматы для этого поля теоретически возможно, но на самом деле они не определены. В реальной задаче вероятнее всего необходимо, чтобы это поле допускало произвольный формат, поскольку ссылки на файлы могут быть самыми разными. Для создания гиперссылки надо выбрать команду из главного меню Вставка/Гиперссылка или команду из контекстного меню Гиперссылка/Изменить гиперссылку. Поиск адреса документа производится в диалоговом окне. В этом окне можно указать не только путь к документу, но и адрес объекта внутри файла. Доступ к данным осуществляется путем запуска приложения, позволяющего просмотреть указанный файл.

 

Поле МЕМО

Поля этого типа подобны текстовым, но могут содержать до 65535 сим­волов. Вкладка свойств поля МЕМО такая, как у поля логического типа за исключением последней строки, где вместо строки Индексированное поле используется строка Пустые строки.

Такие поля могут выполнять разные функции. Во-первых, они обеспечивают совмести­мость с базами данных других СУБД, поддерживающих такие поля (напри­мер, «dВА5Е или FохРго). Это может оказаться важным при выполнении опе­раций импорта или экспорта баз данных. Во-вторых, поле МЕМО может служить хранилищем текста. Но увидеть такой текст можно будет только в форме или отчете, если для поля МЕМО будет создан элемент управления «поле». Лучше всего создавать его при помощи Мастера. Область для вывода текста может иметь размеры, позволяющие увидеть сразу несколько строк, а если весь текст не уместится в границах элемента управления, то будет созда­на полоса вертикальной прокрутки.

 

Мастер подстановок

Последний элемент в списке типов полей — Мастер подстановок — не яв­ляется названием типа, а представляет собой команду для запуска Мастера, позволяющего создать связь между таблицами. Для пояснения работы Мас­тера рассмотрим небольшой пример. Допустим, в базе данных имеются две таблицы, одна из которых (Таблица1) имеет три поля: два числовых и одно текстовое, а вторая таблица (Таблица2) имеет два числовых поля. В таблице1 поле Код1 ключевое. Содержимое таблиц показано на рис. 1. Для облегчения понимания существа дела в одну из них — Таблица1 — введены числа, начинающиеся с цифры 1, а в другую — Таблица2 — числа, начинающиеся с цифры 2. Имена полей также снабжены соответствующими цифрами. Задача: выполнить под­становку поля Текст1 из Таблица1 в Таблица2.   

Таблица1

Код1	Числа1	Текст 1
10	115	Телевизоры
11	116	Ведра
12	117	Гвозди
13	118	Кабель
14	119	Обувь
15	120	Магнитолы
16	121	Мебель

Таблица2

Код2	Числа2
20	221
21	222
22	223
23	224
24	225
25	226

Рис.1. Исходные данные для операции подстановки

 

В первую очередь необходимо создать новое поле в Таблице2, использовав конструктор, назвав его Подстановка. Как только из списка выбрана строка Мастер подстановки, этот Мастер активизируется.. На первом шаге только подтверждается, что для подстановки используется данные из другой таблицы, а не фиксированный список констант.

На втором шаге необходимо выбрать таблицу – источник данных. Необходимо подчеркнуть, что выполнить подстановку в пределах одной таблицы нельзя, то есть подстановка – межтабличная операция. На этом шаге можно указать, какие источники данных могут быть использованы для подстановки: таблицы, запросы или то и другое вместе. В рассматриваемом случае нужно выбрать Таблица1.

На третьем шаге необходимо выбрать список доступных полей выбранной таблицы. В данном случае это поле Текст1.

Четвертый шаг Мастера подстановок предос­тавляет пользователю возможность отрегулировать границы колонок выбран­ных полей. Сделать это можно обычным способом, при помощи мыши, или же дважды щелкнуть на границе заголовка таблицы для автоматического подбора ширины поля.

Несмотря на то, что в колон­ках присутствует мигающий курсор и имеется возможность выделять поля и записи, отредактировать данные в этот момент невозможно. Можно только изменять ширину колонок.

На пятом шаге Мастера подстановок можно задать подпись для столбца постановки. Про­грамма первоначально использует в качестве нее имя поля подстановки, ко­торое было задано при конструировании таблицы. Пользователь волен изменить подпись на другую, что, впрочем, можно будет сделать и впоследствии. Таким образом, последний шаг Мастера подстановок — скорее формальность, чем необходимость.

После окончания работы Мастера можно проанализировать его рабо­ту в окне конструктора таблицы. Итак, что сделал Мастер? Во-первых, он заменил имя поля подстановки, заданное пользователем первона­чально, на имя ключевого поля (Код1) таблицы, являющейся источником данных. Разумеется, это не пустая формальность. Этот факт свиде­тельствует о том, что между двумя таблицами установлена связь. Во-вторых, ново­му полю таблицы Мастер подстановки присвоил числовой тип. Не надо ду­мать, что так случилось потому, что в Таблица1 было выбрано числовое поле для подстановки. Числовой тип в данном случае относится к полю Таблица1.Числа1. В-третьих, старое имя поля подстановки Мастер использовал для создания подписи. Это значит, что при просмотре таблицы данное поле будет обозначаться своим старым именем, а не тем, которое стоит в графе Имя поля. Остальные свойства оставлены без изменения, но они доступны для редактирования.

Некоторые из свойств поля подстановки (например, Присоединенный столбец) носят справочный характер, и менять их не имеет смысла. Другие свойства могут быть изменены по желанию пользователя.

Если необходимо удалить поле подстановки, то нужно вначале ликвидировать связь между таблицами. Для этого командой Сервис/Схема данных вызывается графическое представление связи, щелкается по соединяющей линии, чтобы она стала жирной и выбирается команда Удалить из контекстного меню. После этого поле подстановки можно удалить в режиме конструктора.

 

МАСТЕР ТАБЛИЦ

Еще одним способом создания таблицы является использование заготовок, которые доступны в Мастере таблиц, когда можно использовать различные заготовки. Все заготовки разбиты на две большие группы: для делового и личного применения. Из всех существующих полей надо отобрать те, которые должны входить в создаваемую таблицу. Если предлагаемое поле не в полной мере соответствует предъявляемым требованиям, то его свойства можно будет изменить позднее в режиме конструктора.

Шагая по подсказке Мастера можно изменить имя таблицы, присвоенное по умолчанию; определить ключевое поле в создаваемой таблице; связать ее с другими таблицами базы данных; определить режим, который будет активизирован после завершения работы Мастера переход в режим: конструктора, если необходимо внести изменения в структуру созданной таблицы; непосредственного ввода данных в таблицу; ввода данных через форму, созданную мастером.

Работа с Мастером таблиц в целом не вызывает больших сложностей. Поля, предлагаемые Мастером, не могут служить решением на все случаи жизни. Но, тем не менее, их можно использовать в качестве исходного материала для дальнейшей разработки.

 

 

ИМПОРТ ТАБЛИЦ

Access может импортировать данные из файлов самых разных форматов. Окно диалога, позволяющее выполнить импортирование, внешне похоже на окна открытия и сохранения файлов. В нем необходимо определить тип файла, который будет служить источником данных, и найти необходимый файл. Окно Импорт имеет стандартные для программ Microsoft средства поиска файлов.

Наиболее просто импорт выполняется из баз данных, например, dBASE, FoxPro, Paradox. Это объясняется тем, что в файлах разных СУБД определены одинаковые по смыслу элементы, имеющие схожие свойства. Импорт электронной таблицы Excel проходит не так гладко и требует определенного диалога с пользователем для настройки алгоритма преобразования. Но если даже правильно ответить на все вопросы программы, нет гарантии, что данные будут импортированы без потерь и искажений. В результате может понадобиться несколько приемов переноса.

Импорт из текстовых файлов осуществляется с использованием специального Мастера. В процессе его работы необходимо объяснить, каким образом разделяются колонки в тексте, задать тип разделителя полей, определить таблицу для сохранения импортируемых данных (новая или уже существующая), в случае необходимости изменить некоторые свойства будущих полей, как в режиме конструктора и задать ключевое поле, задать имя новой таблицы.

В заключение работы Мастера можно установить флажок Проанализировать таблицу после импорта данных, который запустит другой Мастер, цель которого – установить, достаточно ли рационально организованы данные в новой таблице. Возможно, лучше будет разбить ее на несколько таблиц.

 

СВЯЗЬ С ТАБЛИЦАМИ

 

Существует несколько форматов баз данных, которые поддерживаются в Access, поэтому в некоторых случаях нет необходимости импортировать базу данных, а достаточно установить связь с файлом. Такой способ позволяет работать с файлом базы данных, используя «родную» для него СУБД.

 

ЗАДАНИЕ

1. Создать новую базу под именем новая и записать ее в папку новая папки Мои документы.

2. Используя режим таблицы создать таблицу под именем Зарплата, имеющую поля: номер п/п (числовой Байт), табельный номер (числовой Целый), фамилия (текстовый 15), имя (текстовый 10), отчество (текстовый 15), оклад (денежный), % премии (числовой Целый), фактически отработанные часы (часы) (Числовой Байт), совмещение и начисления (денежный).

3. Используя режим конструктора, создать таблицу под именем Сведения, имеющую поля:

- табельный номер – числовой тип,

- домашний адрес – текстовый 20,

- домашний телефон – текстовый 8,

- дата рождения – дата/время,

- семейное положение – текстовый 6,

- количество иждивенцев – числовой байт.

4. Установить форматы полей: табельный номер, оклад, % премии, часы, домашний телефон. В поле количество иждивенцев установить значение по умолчанию 0. В поле дата рождения установить маску ввода.

5. Ввести в таблицы Зарплата и Сведения произвольный набор данных (не менее 10 записей), имея в виду, что в этих таблицах содержатся сведения об одних и тех же лицах.

6. Просмотреть вкладки по всем полям таблицы Зарплата.

7. Поэкспериментировать с таблицами, используя контекстные меню.

8. Таблицу1, изображенную на рис.1. дополнить полем Цена. Мастером подстановок реализовать подстановку, используя данные таблиц1 и 2, (рис. 1.). В таблицу2 должно подставляться поле Текст1, а высвечиваться три поля: Код1, Текст1 и Цена.

9. Создать таблицы Зарплата1 и Сведения1, используя Мастер таблиц.

10. Используя Блокнот набрать текст в виде таблицы:

      

Первая	строка	1	123	4567
Вторая	строка	2	234	5678
Третья	строка	3	345	6789
Четвертая	строка	4	567	8901
Пятая	строка	5	890	1234

Ставить разделительные линии не надо. Сохранить ее под именем Text1.txt в папке новая.

11. Используя, Мастер импорта импортировать данные из файла text1.txt в новую таблицу с именем Text1.

12. Связать таблицы Зарплата и Сведения между собой по полю табельный номер.

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какие действия необходимо выполнить для создания новой базы данных ?

2. Какие режимы можно использовать для создания новой таблицы ?

3. Чем отличается режим таблица от режима конструктора ?

4. Какие основные операции можно выполнить используя контекстные меню ?

5. Укажите основные символы, используемые в формате поля и маске ввода.

6. Какие свойства имеет числовой формат ?

7. В чем особенность формата “дата/время” ?

8. Какие уставки имеет денежный формат ?

9. В чем особенность логического формата ?

10. Какова последовательность работы с Мастером подстановок ?

11. Как работать с Мастером таблиц ?

12. Как осуществляется импорт данных из других файлов ?

13. Для какой цели используется режим связи с таблицами других баз данных ?

 

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА N 2

РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ

Цель работы: Освоить приемы работы с таблицами.

 

ВВЕДЕНИЕ

Реляционные базы данных, как правило, состоят из большого ко­личества нормализованных отношений, связанных между собой.

Access поддерживает четыре типа отношений между таблицами: один-к-одному, один-ко-многим, много-к-одному, много-ко-многим.

Для создания многотабличной базы данных используются ключе­вые поля. В качестве общего ключевого поля лучше использовать произвольные величины, такие как номер служащего или его табель­ный номер, код товара и т.д. Оно должно однозначно идентифициро­вать объект. В таблицах, которые имеют отношение один - ко - мно­гим, таблица со стороны один отношения иногда называется справоч­ной таблицей. В ней значения общего поля не могут повторяться. Та таблица, где возможно повторение, является стороной "много" отно­шения один - ко - многим. Ее называют подчиненной.

Обязательным условием нормальной работы с базой данных явля­ется однозначная идентификация каждой записи. Для этого каждой записи Access автоматически назначает индивидуальный номер. Авто­матическая нумерация записей выполняется в том случае, если таб­лица включает поле с типом данных Счетчик. Чтобы значение в таком поле увеличивалось на 1 для каждой новой записи, свойство Новые значения должно иметь значение Последовательные.

Запись таблицы активизируется при выполнении на ней щелчка. Переходить от записи к записи и от поля к полю таблицы позволяют также клавиши управления курсором. С помощь клавиш Tab и En­ter можно перемещаться по полям слева направо, а посредством комбинации клавиш Shift+Tab - в обратном направлении.

Наиболее удобным средством перемещения по таблице являются кнопки из области кнопки перехода, расположенной в левом нижнем углу листа данных. С их помощью можно быстро перейти к любому блоку данных. Эти кнопки соответствуют командам из подменю Перей­ти меню Правка. Для активизации записи с известным номером доста­точно ввести этот номер в специальное поле (которое в системе по­мощи называется Между кнопками перехода) и нажать клавишу En­ter.

В программе Access по умолчанию содержимое поля полностью выделяется, если переход произведен с помощью клавиш управления курсором или клавиши Tab. Если же поле активизировано путем вы­полнения на нем щелчка, то в нем появляется курсор ввода. Это связано с наличием в Access двух режимов обработки данных таблицы - режима замены и режима вставки.

 

Режим замены

В режиме замены содержимое активизированного поля полностью маркируется и удаляется в момент ввода новых данных.

 

Режим вставки

В режиме вставки внутри активизированного поля появляется курсор ввода. При вводе новых данных старые не удаляются, а сме­щаются вправо. Ввод осуществляется в ту позицию, в которой был выполнен щелчок.

Переходить из режима вставки в режим замены и наоборот поз­воляет клавиша Ins. Режим замены обозначается индикатором ЗМЩ в строке состояния окна Access.

В активизированном поле появляется мерцающий курсор ввода, свидетельствующий о том, что можно начинать ввод. Переход в дру­гое поле расценивается программой как подтверждение ввода, выпол­ненного в предыдущем поле.

После активизации поля записи в строке состояния появляется комментарий, который введен пользователем в поле Описание при составлении таблицы.

 

Примечание: Поскольку программа автоматически сохраняет каждую запись по завершении ее обработки, необходимости в промежуточном сох­ранении таблицы нет.

 

ОПЕРАЦИИ ПОИСКА

 

Поиск данных в таблице большого объема, выполняемый с по­мощью кнопок перехода, может занять много времени. Поэтому, если содержимое искомого поля известно, к нему следует переходить, ис­пользуя функцию поиска. При этом Access проверяет всю таблицу на наличие в ней полей, удовлетворяющих критерию поиска.

Диалоговое окно поиска открывается в результате активизации команды Найти из меню Правка или щелчка на кнопке с изображением бинокля.

В поле Образец диалогового окна поиска указывается искомый объект (содержимое поля). Если не будут выполнены другие установ­ки, Access исследует все поля активной колонки на предмет совпа­дения их содержимого с объектом поиска. По умолчанию регистр при поиске не учитывается. Чтобы программа нашла только те поля, со­держимое которых соответствует объекту поиска и по способу напи­сания, надлежит активизировать опцию С учетом регистра.

Существенно расширить круг поиска можно, применив символы подстановки * и ?. Звездочка заменяет любое количество символов, а знак вопроса - только один символ.

По умолчанию в диалоговом окне поиска установлена опция Только в текущем поле, вследствие чего поиск осуществляется толь­ко в активном поле. Это позволяет быстрее получить результат. Название активного поля появляется в строке заголовка окна поис­ка. Если необходимо выполнить поиск во всей таблице, следует отк­лючить опцию Только в текущем поле. Программа начинает выполнять поиск после нажатия кнопки Найти. При обнаружении искомого объекта Access выделяет его, а в строке состояния появляется сообщение Образец поиска обнаружен. С помощью кнопки Найти далее можно про­верить остальные поля на наличие в них объекта поиска.

Диалоговое окно поиска находится на экране во время поиска, и пользователь в любое время может изменить установки в нем. В случае необходимости внести изменения в найденное поле таблицы, операцию поиска следует завершить с помощью кнопки Закрыть.

Другое ограничение сферы поиска устанавливается с помощью опции С учетом формата полей, которую можно использовать только совместно с опцией Только в текущем поле. Например, пользователю необходимо отобразить в поле День рождения даты рождения за июнь. Если он использует в качестве объекта поиска сочетание букв июн, он ничего не добьется, так как внутренние форматы даты и времени отличаются от форматов их отображения. Однако объектом поиска июн все же можно воспользоваться, если установить опцию С учетом фор­мата полей. При ее активизации объект поиска сопоставляется с со­держимым поля в формате отображения. (При этом должно быть задано Совпадение объекта поиска с любой частью поля, поскольку название месяца является лишь частью содержимого поля День рождения.) Су­ществует другой способ решения данной задачи: указать в качестве объекта поиска порядковый номер месяца июнь - 06. Другим средством быстрого перехода к нужным записям являются фильтры.

 

ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ В ТАБЛИЦЕ

 

Для применения фильтра необходимо:

1. Раскрыв таблицу для просмотра, нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов. В окне таблицы будет видна только пустая запись для ввода критериев фильтрации.

2. Ввести в нужное поле необходимый критерий (это могут быть первые цифры кода, первые буквы или фамилия целиком, адрес и т.д.)

3. Нажать кнопку Применить фильтр на панели инструментов или команду Записи/Фильтр/Применить фильтр.

4. Для возврата к прежнему состоянию необходимо нажать кнопку Удалить фильтр на панели инструментов.

При фильтрации можно ввести критерии на каждый столбец таблицы. Фильтрация отбирает записи, удовлетворяющие всем заданным условиям (объединение по И). Если ни одна из записей не удовлетворяет критерию, то строка таблицы остается пустой и никаких сообщений при этом программа не выводит.

В тех случаях, когда условие фильтрации формируется достаточно сложно, применяется расширенный фильтр. Его окно активизируется нажатием кнопки Расширенный фильтр или командой Записи/Фильтр/Расширенный фильтр. Окно разбито на две панели. На верхней размещается список полей, а на нижней бланк для формирования условия фильтрации. Каждый столбец бланка предназначен для одного поля таблицы. Строки Условия отбора предназначены для ввода одного или нескольких значений поля. Фильтрация для одного поля выполняется для каждого введенного в бланк значения поля (объединение по ИЛИ). Здесь же можно задать сортировку. Сортировка может быть задана по любому полю независимо от того, по какому полю производится фильтрация.

Со строкой Условия отбора связано контекстное меню, позволяющее командой Построить запустить построитель выражений для облегчения составления сложного условия отбора.

Отбор записей для расширенного фильтра выполняется по команде Применить фильтр контекстного меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши вне бланка. Здесь же имеется команда Очистить бланк, для его очистки.

 

ПОИСК И ЗАМЕНА

 

В процессе обработки базы данных может возникнуть необходи­мость заменить один объект другим во всей таблице. Быстро выпол­нить такую операцию позволяет команда Заменить из меню Правка. Диалоговое окно замены очень похоже на диалоговое окно поиска.

В поле ввода Образец указывается заменяемый объект, а в поле Заменить на - новые данные. Программа начинает выполнять замену в результате нажатия кнопки Найти далее. Она находит и маркирует подлежащий замене объект, но саму замену не производит. В этом случае пользователь может решить сам, стоит ли заменять содержи­мое данного поля. Подтвердить замену позволяет кнопка Заменить, а отменить ее и продолжить поиск следующего объекта замены - кнопка Найти далее.

Сферу поиска и замены можно ограничить с помощью опций С учетом регистра и Только поле целиком. Только в том случае, если пользователь абсолютно уверен в необходимости замены всех искомых объектов, можно воспользоваться кнопкой Заменить все, предназна­ченной для выполнения замены во всей таблице без консультации с пользователем.

 

УДАЛЕНИЕ ДАННЫХ

 

В Access для удаления данных предназначена команда Удалить из меню Правка. Удаляемую запись необходимо маркировать, иначе указанная команда не будет доступна. Выделение записей осущест­вляется посредством колонки маркировки,

Для удаления маркированных записей наряду с командой Удалить из меню Правка можно применять клавишу Del. После попытки уда­лить запись программа открывает окно для подтверждения удаления, так как удаленные данные будут безвозвратно утеряны.

Поле таблицы маркируется при выполнении щелчка на его заго­ловке, но удалить такое поле нельзя. Удаление полей осуществляет­ся в окне конструктора таблицы.

                       ИЗМЕНЕНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ

 

Изменение структуры таблицы (типа данных полей, порядка их следования и т.д.) выполняется в режиме конструктора таблицы.

Внимание! Изменения в структуре записи заполненной таблицы чреваты по­терей данных. Поэтому к таким изменениям следует прибегать только в случае крайней необходимости.

 

ЗАДАНИЕ

 

1. В ранее созданные таблицы Зарплата и Сведения ввести новые записи, доведя их число до 20.

2. Освоить приемы перемещения курсора по таблице.

3. Ввести изменения в таблицу в строках 5, 8, 10, 12, 15, используя клавиши для редактирования.

4. Осуществить поиск по фамилии, по окладу.

5. Осуществить поиск и замену по имени, по окладу, по проценту премии.

6. Отсортировать таблицу по полю Фамилия, затем по полю Оклад как по возрастанию, так и по убыванию.

7. Отсортировать таблицу по двум полям.

8. Изменить структуру таблицы Зарплата для чего: добавить новые поля “Домашний адрес” и “Дата приема”; переместить поле "процент премии" после по­ля "оклад"; переименовать поле “% премии" в "процент премии"; удалить поле "Дом. адрес"; изменить ширину поля "Фамилия"; добавить новое поле "Примечание" типа Текстовое 100.

9. Ввести в таблицу Зapплaтa (ошибочно) запись с существующим Табельным номером.

10. Выполнить п.п. 4 и 5 используя Фильтр и Расширенный фильтр.

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

 

1. Каким образом создается таблица?

2. Укажите способы ввода и редактирования данных.

3. Как осуществить поиск данных в таблице?

4. Каким образом осуществляется поиск и замена данных в таб­лицах ?

5. Каким образом осуществляется сортировка данных в таб­лице?

6. Укажите приемы изменения структуры таблицы.

7. В каких случаях возникает необходимость создания многотаблич­ной базы данных?

8. Какие типы отношений существуют между таблицами в многотаблич­ной базе данных? Приведите примеры.

9. Каким образом осуществляется связь между таблицами в многотаб­личной базе данных?

10. Какого типа отношения характеризуют справочную таблицу? Какая таблица является подчиненной?

11. Какой режим используется при вводе и редактировании данных в справочную таблицу, в подчиненные таблицы?

12. Как можно использовать Фильтр и Расширенный фильтр ?

 

 

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА N 3

ИЗМЕНЕНИЕ ОБРАЗА ТАБЛИЦЫ

Цель работы: Ознакомиться с приемами изменения экранного об­раза таблицы. Освоить работу с графиками.

 

ВВОДНЫЕ ЗАМЕЧАНИЯ

 

Существует несколько способов изменения внешнего вида (обра­за) таблицы. Можно изменить порядок, в котором располагаются столбцы, изменить ширину отдельных столбцов или изменить способ представления дат и числовых полей. Настроив образ можно его сох­ранить. В этом случае Access будет автоматически отображать таб­лицу в заданном виде при всякой последующей работе с таблицей, пока снова не будет изменен и сохранен новый образ.

Внешний вид таблицы мало зависит от ее структуры. Его можно изменить, не изменяя структуру таблицы и не переходя в режим конструктора.

В таблице, созданной Access, поля имеют одинаковую ширину. Для одних полей эта ширина слишком велика, а для других - слишком мала. В последних часть информации не отображается на экране.

В такой ситуации ширину полей следует привести в соответс­твие с объемом содержащихся в них данных. Ширина колонок устанав­ливается на листе данных путем перемещения разделительных линий в области заголовков полей. В режиме изменения ширины столбцов ука­затель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки с вертикаль­ной чертой посредине.

Если расположенные рядом поля должны иметь одинаковую шири­ну, ее можно установить за один раз. Достаточно маркировать все поля и задать требуемую ширину для одного из них. При перемещении разделительной линии одного поля соответствующим образом изменя­ется ширина остальных выделенных полей.

Чтобы, учитывая объем данных в поле, подобрать для него оп­тимальную ширину, надлежит установить указатель мыши на правой границе заголовка столбца и выполнить двойной щелчок. Можно также воспользоваться командой Ширина столбца из меню Формат и в окне Ширина колонки нажать кнопку По ширине данных. В поле Ширина ко­лонки определяется точная ширина поля. В нем указывается коли­честве символов, отображаемых на экране в маркированном поле.

Примечание: Подобным образом подбирается высота строки, которая в Access измеряется в пунктах. Разделительные линии между строками перемещаются в колонке маркировки. Установить точные значе­ния высоты строк позволяет команда Высота строки из меню Формат.

УСТАНОВКА ПАРАМЕТРОВ ШРИФТА

Размер площади, занимаемой полем, во многом зависит от вида и размера применяемого шрифта. Для установки параметров шрифта предназначена команда Шрифт из меню Формат. Выбранные вид, размер и начертание шрифта применяются ко всем записям таблицы.

 

ПАРАМЕТРЫ ЯЧЕЕК

 

Для установки параметров ячеек в Access предназначено специ­альное диалоговое окно Вид сетки, которое открывается вследствие активизации команды Ячейки из меню Формат.

В области Вид сетки можно выбрать способ оформления ячеек:

- Обычное - стандартное оформление;

- Приподнятое - невыделенные ячейки таблицы напоминают выпук­лые кнопки, а маркированные - нажатые кнопки;

- Утопленное- этот способ оформления противоположен предыду­щему.

В случае выбора первого способа оформления ячеек становятся активными опции По горизонтали и По вертикали в области Линии сетки, которые позволяют отменять и восстанавливать отображение разделительных линий в таблице.

Поля Цвет линий сетки и Цвет фона служат для выбора цвета разделительных линий и фона ячеек.