Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Найти далее. Первая запись. Поиск записи Последняя запись. Предыдущая запись. Следующая запись.
Категория «Обработка записей»
Восстановление записи. Добавление записи. Дублирование записи. Печать записи. Сохранение записи. Удаление записи.
Категория «Работа с формой»
Закрытие формы. Изменение фильтра. Обновление данных. Открытие формы. Печать текущей формы. Печать формы. Применение фильтра.
Категория «Работа с отчетом»
Вывод отчета в файл. Отправка отчета. Печать отчета. Просмотр отчета.
Категория «Приложение»
Выход из приложения. Запуск MS Excel. Запуск MS Word. Запуск блокнота. Запуск приложения.
Категория «Разное»
Запуск запроса. Запуск макроса. Набор номера. Печать таблицы.
После выбора кнопки пользователь определяет изображение на кнопке. Это может быть произвольный текст или рисунок. Мастер предлагает набор стандартных рисунков, но разработчик может выбрать графический файл, нажав кнопку Обзор. На следующем шаге определяется имя кнопки. Имя кнопки представляет собой переменную и его не надо путать с подписью – текстом, изображенном на кнопке. На этом работа мастера кнопок заканчивается.
Списки в формах
В Access существуют две разновидности списков как элементов управления: Список и Поле со списком. Рассмотрим работу с ними на примере поля со списком. Для создания этого элемента в форме надо выполнить следующую последовательность действий:
1. В режиме конструктора формы нажать кнопку Поле со списком и нарисовать мышью прямоугольник — место будущего списка. Запустится мастер полей со списком.
2. На первом шаге мастера установить переключатель в положение «Поле со списком использует значения из таблицы или запроса».
3. На втором шаге мастера указать необходимую таблицу или запрос.
4. На третьем шаге мастера задать поля таблицы. Порядок выбора полей определяет порядок следования их в списке, когда последний раскрывается в форме.
5. На четвертом шаге мастера необходимо настроить ширину колонок списка.
6. На следующем шаге мастера определяется, каким образом предполгается использовать список. Первое положение переключателя («Запомнить») предполагает, что выбранное из списка значение будет применяться для управления формой или другим объектом. Второе положение переключателя («Сохранить в поле») подразумевает заполнение поля базы данных путем выбора значений из списка. Этот выбор целиком зависит от конкретной задачи.
7. На последнем шаге мастера надо определить подпись для списка. После того как мастер закончит работу, необходимо задать обязательные свойства списка. Высоту рамки списка целесообразно выбрать равной высоте строки в форме.
Раскрыв контекстное меню, относящееся к списку, выбрать команду Свойства и посмотреть, какое имя программа дала списку. Имена назначаются так, чтобы избежать повторений. Затем на вкладке Макет найти свойство Заглавия столбцов. По умолчанию там стоит Нет, то есть заголовки не выводятся. Установить это свойство как Да, потому что списки, состоящие из нескольких столбцов, лучше смотрятся, когда у последних есть заголовки. Выбрать вкладку События. Она предназначена для создания подпрограмм, которые позволят списку нормально функционировать. Необходимо выбрать строку Нажатие кнопки. Ясно, что в приложении должно что-нибудь происходить, когда пользователь раскроет список и щелкнет мышью один из его элементов. Поэтому для такого события надо предусмотреть реакцию системы. Справа от строки свойства имеется кнопка с тремя точками, которая позволяет раскрыть окно модуля (окно построителя) для редактирования подпрограмм. Щелкнем эту кнопку и выберем Программы. В списке Процедура укажем Click, что соответствует обрабатываемому событию, и введем команду
MsgBox "Выбрано из списка; " & ПолеСоСпискомN
Здесь N – номер, который присвоила программа.
Это приведет к тому, что в дальнейшем при выборе элемента списка будет раскрываться окно сообщения. Далее необходимо закрыть окно, где вводился код.
В реальной программе в качестве элементов списка лучше использовать текстовые поля для удобства в работе.
Размещение в форме графического объекта
Для размещения присоединенного объекта в форме необходимо выполнить следующие действия:
1. Для добавления графического поля типа OLE в форму нужно выбрать инструмент Присоединенная рамка объекта на панели элементов.
2. Нажать мышью место, где нужно добавить поле. Удерживая кнопку мыши в нажатом состоянии, переместить указатель по диагонали так, чтобы получилась рамка требуемого размера.
3. Открыть окно свойств созданного объекта.
4. Чтобы связать созданное поле с полем таблицы, выбрать свойство Данные. В поле ввода свойства необходимо воспользоваться кнопкой раскрытия списка и из списка полей открытой таблицы выбрать поле типа OLE.
5. Просмотреть форму в режиме формы. Если рисунок не помещается в рамке целиком, нужно вернуться в режим конструктора и увеличить размер поля.
Использование линий и прямоугольников
Использование линий и прямоугольников в экранной форме применяется для улучшения внешнего вида формы и восприятия информации, а также для объединения в группу схожих по смыслу объектов.
Для добавления в экранную форму линий используется инструмент Линия на панели элементов. Чтобы нарисовать вертикальную или горизонтальную линию на экране нужно выбрать данный инструмент, установить указатель мыши в то место, где должна начинаться линия, и переместить его до получения линии нужной длины. Настройка параметров линии осуществляется с помощью ее свойств.
Свойство Цвет границы задает цвет линии, а свойство Тип границы позволяет указать стиль линии. Свойство Ширина границы предназначено для задания толщины линии.
Для добавления в экранную форму прямоугольников используется инструмент Прямоугольник на панели элементов. Чтобы нарисовать прямоугольник нужно выбрать данный инструмент, установить указатель мыши в место расположения одного из углов прямоугольника, и переместить указатель мыши до получения прямоугольника нужного размера.
Свойство Тип фона объекта позволяет задать, будет ли объект прозрачным или нет. Свойство Цвет границы и Ширина границы задают цвет и толщину прямоугольника соответственно.
ДИСПЕТЧЕР КНОПОЧНЫХ ФОРМ
В Access существует надстройка, которая позволяет создать своеобразный путеводитель по формам и отчетам базы данных — кнопочную форму. Когда форм и отчетов становится слишком много, полезно иметь систему указателей, которая позволит ориентироваться среди множества объектов. Создадим для примера кнопочную форму в базе данных L1T1. Разобьем, как обычно, весь процесс на этапы.
1. Выбрать команду Сервис/Надстройки/Диспетчер кнопочных форм. Программа не найдет ни одной кнопочной формы в базе данных и выведет соответствующее сообщение. Необходимо подтвердить, что мы хотим создать новую кнопочную форму.
2. На экране появится окно Диспетчер кнопочных форм. Нажать в нем кнопку Изменить. Откроется окно Изменение страницы кнопочной формы.
3. Теперь можно определить элементы кнопочной формы. Нажать кнопку Создать. Откроется окно Изменение элемента кнопочной формы. Здесь надо указать название кнопки, записав его в строку Текст; выбрать из списка команду и выбрать из списка форму или отчет. Нажать кнопку ОК.
4. Теперь надо определить остальные элементы кнопочной формы для всех форм и отчетов базы данных, нажимая кнопку Создать в окне Изменение страницы кнопочной формы. Для форм можно выбирать команду Открытие формы в режиме редактирования, а для отчетов — Открытие отчета. Можно разработать и свои команды на основе макросов.
5. Открыть кнопочную форму в режиме конструктора и изменить подпись в заголовке формы на более осмысленную, например, «Издания Питер Пресс». Закрыть форму.
6. Выбрать команду Сервис/Параметры запуска, В списке Форма указать имя созданной кнопочной формы.
При открытии базы данных LITI созданная форма будет запускаться автоматически, давая возможность сразу выбрать форму или отчет базы данных.
ЗАДАНИЕ
1. Создать по таблице Зарплата все виды форм, в которой разместить всю информацию из таблицы.
2. Создать форму ленточного типа используя мастер форм.
3. Последнюю форму перекомпановать в следующий вид:
Табельный номер - верхний правый угол формы (1-ая строка);
Фамилия,Имя,Отчество - в одну строку (2-ая строка);
Дата приема - в центре (3-ья строка);
Часы, % премии - в центре (4-ая строка);
Оклад,Совмещение,Начисления - в одну строку (5-ая строка).
4. Сохранить полученную форму.
5. Просмотреть записи из таблицы Зарплата через созданную форму.
6. Используя различные фильтры отобрать из таблицы Зарплата записи по следующим критериям:
1 - имеющих оклад 500 и 1000 рублей (для этого в таблице Зарплата должны присутствовать записи с такими окладами);
2 - имеющих одинаковый процент премии;
3 - имеющих разный процент премии.
7. Создать по таблице Зарплата диаграмму по полю Оклад.
8. Создать составную форму по двум таблицам Зарплата и Сведения, включающую поля: Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Домашний адрес и Дата рождения.
9. Просмотреть данные из двух таблиц, используя созданную форму.
10. В форму встроить кнопки Переход и Выход.
11. Составить кодировочную таблицу из нескольких строк, содержащую поля табельный номер и фамилия.
12. Вставить в форму список из последней таблицы.
13. Вставить в форму рисунок.
14. Заключить элементы формы в рамку и подобрать ее свойства.
15. Создать кнопочную форму, в которую включить все ранее созданные формы и отчеты.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Укажите порядок создания различных форм.
2. Как использовать в форме фильтры ?
3. Как осуществляется перемещение и редактирование полей ?
4. Опишите порядок создания формы ленточного типа.
5. Как создается диаграмма ?
6. Укажите порядок создания составных форм.
7. Укажите порядок встраивания в форму управляющих элементов.
8. Как встроить в форму список ?
9. Укажите порядок вставки в форму рисунка.
10. Как заключить необходимые элементы формы в рамку и задать ее свойства.
11. Укажите порядок создания кнопочной формы.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА N 7
ОТЧЕТЫ В ACCESS
Цель работы:Освоить различные методы построения отчетов.
ВВОДНЫЕ ЗАМЕЧАНИЯ
В Access отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать.
В Access существует несколько способов создания отчетов:
- Конструктор - самостоятельное создание отчетов;
- Мастер отчетов - автоматическое создание отчета на основе выбранных полей;
- Автоотчет: в столбец - автоматическое создание отчетов с полями, расположенными в один столбец;
- Автоотчет: ленточный - автоматическое создание ленточных отчетов;
- Мастер диаграмм - создание отчета с диаграммой;
- Почтовые наклейки - создание отчета, отформатированного для печати почтовых наклеек.
В работе более подробно рассмотрим работы с мастером отчетов, но вначале кратко рассмотрим другие способы построения отчетов.
АВТООТЧЕТЫ
Самый простой способ создать отчет – поручить сделать это программе. Access позволяет строить автоотчеты двух типов: «в столбец» и «ленточные». В отчетах первого типа поля распологаются по вертикали, а в отчетах второго типа – по горизонтали. Для построения автоотчета достаточно нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты, выбрать соответствующий автоотчет и указать имя таблицы, по которой создается отчет. Следует отметить, что получить хороший ленточный отчет можно только для таблиц или запросов, имеющих небольшое количество полей.
КОНСТРУКТОР ОТЧЕТОВ
Режимы конструктора форм и отчетов очень похожи. Вся область отчета разделена несколькими горизонтальными линейками на зоны: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул, Примечание отчета. Высоту зон можно менять при помощи мыши. Все элементы отчета представлены в режиме конструктора в качестве объектов. После выбора объекта он окружается рамкой с черными квадратиками, служащими для изменения размеров объекта. Пользователь может перемещать объекты, задавать их свойства и программировать обработку событий, связанных с объектом. Каждый объект снабжен контекстным меню, которое позволяет выполнять указанные действия. Кроме того, объекты можно копировать через буфер обмена. Для удобства позиционирования в поле отчета выведена сетка. Программа позволяет автоматически выравнивать объекты по сетке. Соответствующие команды находятся в меню Формат.
Для создания в отчете новых объектов – элементов управления – в этом режиме на экран выводится Панель элементов.
Следует отметить, что режим конструктора доступен для любого созданного отчета.
МАСТЕР ДИАГРАММ
Мастер диаграмм, как и любой мастер, руководит процессом создания диаграммы. Созданная мастером диаграмма может не удовлетворить пользователя. Для внесения изменений в полученную диаграммы нужно перейти в режимом конструктора, раскрыть контекстное меню, связанное с диаграммой, и выбрать из него команду Объект Диаграмма/Изменить. В результате будет запущена программа Graph, с помощью которой можно внести необходимые изменения в диаграмму.
МАСТЕР ОТЧЕТОВ
Рассмотрим основные этапы процесса проектирования отчета. Предположим, что необходимо подготовить отчет, в котором будут просуммированы и сгруппированы данные об объемах продаж разными клиентам.
Для создания такого отчета достаточно информации, содержащейся в таблице Торговля. Однако для улучшения качества отчета вместо номеров записей, применяемых в данной таблице, укажем соответствующие фамилии клиентов из таблицы Адреса.
- Нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты окна базы данных.
- Запустить Мастер отчетов.
- В первом диалоговом окне мастера скопировать в список Выбранные поля поле Фамилия из таблицы Адреса, а также поля Продавец и Объем операций из таблицы Торговля.
- Перейти во второе окно мастера отчетов.
- В этом окне изменяется представление данных в отчете путем выбора различных элементов в списке Выбрать тип представления данных. По умолчанию данные отчета группируются по полю Фамилия (выделен элемент по Адреса). Нажать кнопку Далее, чтобы подтвердить предложенный вариант и перейти к следующему окну.
- В этом окне Добавить уровни групперовки ? можно добавить новые уровни группировки данных в отчете. В окне, которое открывается посредством кнопки Группировка, определяются уровни группировки числовых и текстовых данных. Числовые данные могут группироваться по десять, сто и т.д. Для текстовых полей предоставляется возможность группировки по первой букве, первым трем буквам и т.д. В нашем случае дополнительная группировка не обязательна, поэтому необходимо нажать кнопку Далее.
- В открывшемся окне мастера определяется способ сортировки данных в отчете. Необходимо задать сортировку данных в отчете по полю Продавец
В отчете следует создать поля для итоговой информации. Параметры итоговой информации устанавливаются в диалоговом окне Итоги , открываемом одноименной кнопкой. В этом окне можно задать вычисление в отчете суммы нескольких значений ( Sum ) и среднего арифметического ( Avg ), а также определение минимального ( Min ) и максимального (Мах) значений.
- Нажать кнопку Итоги и в открывшемся окне активизировать переключатель Sum для поля Объем операций, чтобы включить в отчет итоговые данные о продаже.
- В следующем окне выберается вид макета для отчета и ориентация его страниц при печати. Для оформления создаваемых мастером отчетов предназначены шесть стандартных стилей, перечисленных в поле Макет. В левой части окна отображается образец отчета, оформленного посредством выбранного стиля.
- Можно поэкспериментировать, задавая различные варианты форматирования отчета, и выбрать понравившийся.
- В следующем окне выбора стиля отчета можно остановитесь на стиле оформления Строгий.
- В последнем окне мастера ввести заголовок отчета Обзор операций с клиентами и нажать кнопку Готово.
В режиме Просмотр отчет отображается в том виде, который он будет иметь на бумаге после печати. Масштаб отображения отчета в этом режиме изменяется при выполнении щелчка на документе.
Поскольку данные группируются по полю Фамилия, на странице отчета фамилии клиентов будут печататься только один раз - как заголовки групп, за которыми следуют списки отдельных торговых операций. Аналогичные результаты можно получить, создав соответствующие формы, однако отчет более удобен для просмотра и анализа.
Мастер отчетов позволяет создавать стандартные итоговые отчеты. Составив такой отчет, можно отредактировать его и изменить оформление по своему усмотрению, используя режим Конструктор. Создание нестандартных и более сложных отчетов лучше начинать с незаполненного шаблона.
ВЫЧИСЛЕНИЯ В ОТЧЕТЕ
Вычисления в отчетах можно производить с использованием вычисляемых элементов управления, отображающие значение, вычисленное на основе данных из одного или нескольких полей базовой таблицы или из других элементов управления.
Вычисляемым можно сделать любой элемент управления. Для этого его нужно маркировать на панели элементов в режиме Конструктор, вставить элемент в отчет и ввести подлежащее вычислению выражение. В формуле для вычисления вначале ставится знак "=", а наименования полей, участвующих в вычислениях, заключаются в квадратные скобки.
Рассмотрим пример.В отчет по таблице Зарплата необходимо вставить поле Доход.
Последовательность действий в этом случае может быть следующей:
- Маркировать ранее созданный отчет.
- Перейти в режим Конструктор.
- На панели элементов щелкнуть по кнопке Поле (кнопка аб).
- Вставить это поле в верхний колентитул отчета.
- На панели элементов щелкнуть по кнопке Надпись (кнопка Аа).
- Вставить этот элемент в Поле.
- Вписать надпись Доход.
- Анологично вставить элемент управления Поле в поле Доход в области данных.
- В случае необходимости убрать лишнее из вставленных полей и надписей.
- В последнее поле ввести формулу:=[Часы]*[Оклад]/165+[Процент премии]*[Часы]*[Оклад]/165/100+[Совмещение]+[Начисления].
Внимание!
При написании формул необходимо следить за тем, чтобы названия вводимых полей полностью соответствовали названиям в таблице.
ПЕЧАТЬ ОТЧЕТА
Печать таблиц, запросов, форм и отчетов в Access практически не отличается от печати документов в других приложениях Microsoft Office 97. Формат и ориентация страницы, размеры полей и колонок, а также параметры принтера устанавливаются в диалоговых окнах Параметры страницы и Печать.
Предварительный просмотр
Перед печатью рекомендуется переходить в режим предварительного просмотра для выполнения окончательной проверки документа. В этом режиме можно увидеть, как созданный документ будет выглядеть на бумаге. В случае использования TrueType-шрифтов достигается практически полное соответствие изображения на экране напечатанному документу. Для активизации режима предварительного просмотра предназначены команда Предварительный просмотр из меню Файл и одноименная кнопка панели инструментов База данных.
В режиме предварительного просмотра страница может иметь разные масштабы отображения. Масштаб отображения изменяется в результате выполнения щелчка на странице документа или с помощью кнопки Размер панели инструментов Формат (форма/отчет). В поле Размер этой же панели можно задать точное значение масштаба отображения страницы.
В режиме Предварительный просмотр возможен одновременный просмотр нескольких страниц. Для этого нужно активизировать кнопку Две страницы или Несколько страниц панели инструментов Предварительный просмотр либо выбрать в меню Вид команду Число страниц и задать в появившемся подменю отображение 1,2,4,8 или 12 страниц.
Опции печати
Чтобы напечатать документ, достаточно выполнить щелчок на кнопке Печать панели инструментов База данных. В этом случае используются установленные по умолчанию параметры печати: формат страницы, размер полосы набора и полей, ориентация листа бумаги (книжная или альбомная), принтер и т.д. Все перечисленные параметры можно изменить в диалоговом окне Параметры страницы, которое открывается в результате активизации одноименной команды из меню Файл. Рассмотрим назначение элементов этого окна.
Размеры полей страницы (по умолчанию единицей измерения являются миллиметры) определяются на вкладке Поля. По умолчанию все поля страницы равны 25,4 mm (один дюйм). Установки, выполняемые в полях вкладки Поля, распространяются только на активный документ. При этом Access сохраняет информацию о полях страницы только отчетов и форм. Параметры страниц таблиц, запросов и модулей (если они отличаются от принятых по умолчанию) необходимо задавать при каждом выводе на печать.
Примечание:
Размеры полей, установленные по умолчанию для таблиц, модулей, а также новых форм и отчетов, можно изменить на вкладке Общие диалогового окна Параметры меню Сервис.
Если при печати форм и отчетов применяются готовые бланки, то на вкладке Поля надлежит активизировать опцию Печатать только данные. В результате программа выведет на печать только данные. При печати таблиц и результатов выполнения запросов эта опция недоступна.
Теперь перейдем к элементам вкладки Страница. В области Ориентация определяется ориентация листа бумаги - Книжная или Альбомная. В области Бумага устанавливается размер бумаги Размер и источник ее подачи Подача. На этой же вкладке осуществляется выбор принтера - текущий принтер или другой принтер.
Вкладка Столбцы предназначена для выполнения установок при выводе на печать страниц, сверстанных в несколько колонок.
Иногда записи из одной группы отчета не помещаются на одной странице. Access позволяет задать принудительный переход на следующую страницу, чтобы избежать появления висячих записей. Для этого необходимо перейти в режим конструктора отчетов и нажать кнопку Сортировка и группировка или выбрать в меню Вид команду с таким же именем.
В открывшемся окне Сортировка и группировка указать группу (поле), записи которой нельзя разрывать.
В строке Не разрывать устанавливется значение Полную группу.
Если требуемые параметры принтера отличаются от используемых по умолчанию, необходимо выбрать в меню Файл команду Печать и открыть одноименное диалоговое окно.
В этом окне можно задать печать нескольких экземпляров Число копий, направить печать в файл, задать печать всего документа, нескольких страниц или выбранных данных. Номера печатаемых страниц указываются в полях Страницы с.. и по...
Примечание:Опция Выбранные записи доступна только в том случае, если в документе маркированы записи.
ЗАДАНИЕ
1. Создать отчет по таблице Зарплата под названием "Ведомость", куда должны быть включены поля: Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество.
2.Вставить в отчет вычисляемые поля: Всего начислено, Всего удержано, К выдаче.
3.Провести группировку данных в отчете по 10 человек.
4.Сгрупперовать данные в отчете по первой букве фамилии.
5.Определить суммы по полям: Всего начислено, Всего удержано, К выдаче.
6.Определить указанные суммы по группам.
7.Установить порядок сортировки по группам по убыванию.
8.Произвести установку параметров отчета.
9.Просмотреть возможности создания отчетов другими способами.
10. Вставить в отчет кнопки Переход и Выход.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Какие типы отчетов формирует Access ?
2. Укажите порядок создания отчета.
3. Какие способы группировки данных в отчете можно использовать ?
4. Как ввести в отчет вычисляемые поля ?
5. Укажите возможности установки параметров отчета.
6. Как вставить в отчет кнопки ?
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 8
Дата: 2018-12-28, просмотров: 260.