Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Выберите тип работыЧасть дипломаДипломная работаКурсовая работаКонтрольная работаРешение задачРефератНаучно - исследовательская работаОтчет по практикеОтветы на билетыТест/экзамен onlineМонографияЭссеДокладКомпьютерный набор текстаКомпьютерный чертежРецензияПереводРепетиторБизнес-планКонспектыПроверка качестваЭкзамен на сайтеАспирантский рефератМагистерская работаНаучная статьяНаучный трудТехническая редакция текстаЧертеж от рукиДиаграммы, таблицыПрезентация к защитеТезисный планРечь к дипломуДоработка заказа клиентаОтзыв на дипломПубликация статьи в ВАКПубликация статьи в ScopusДипломная работа MBAПовышение оригинальностиКопирайтингДругое

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

 

В процессе работы с готовой таблицей часто приходится встав­лять, переносить и удалять поля. Желание пользователя получить удобную в применении таблицу (например, упорядочить ее поля таким образом, чтобы наиболее часто используемые из них располагались ближе к левому краю) является вполне естественным. Выполнение та­кого требования влечет за собой изменение структуры таблицы.

Поставленную задачу можно легко решить с помощью мыши. Для этого необходимо маркировать поле, установить указатель мыши на заголовке маркированного поля, удерживая нажатой левую кнопку ма­нипулятора, переместить поле в позицию перед полем, куда необходи­мо его вставить и отпустить кнопку мыши.

Изменить расположение полей можно и в окне конструктора таб­лицы. Для этого необходимо переместить строки в проекте таблицы.

Иногда целесообразно не перемещать поля, а копировать их, что позволяет сократить время, необходимое для создания таблицы, в которой многие поля имеют идентичные параметры. Чтобы, создавая очередное поле, не производить установку параметров повторно, следует скопировать имеющееся поле. Копирование полей осуществля­ется следующим образом:

- Активизируется режим конструктора таблицы.

- Маркируется копируемое поле.

- Выбирается команда Копировать в меню Правка.

- Установливается курсор в строке проекта таблицы, соответс­твующей полю, перед которым нужно вставить копию.

- Вставляется пустая строка перед строкой, куда необходимо скопировать запись, для чего активизируется команда Вставка строки из меню Правка.

После вставки копии необходимо изменить ее имя, поскольку Access-таблица не может содержать поля с одинаковыми именами.

Примечание:Поскольку в среде Windows буфер обмена общий для всех прило­жений, сохранность его содержимого зависит от выполнения ко­манд Копировать и Вырезать и в других приложениях (например, в Paintbrush или в Excel).

Различие между командами Вырезать и Удалить заключается в том, что при использовании команды Удалить маркированная область не помещается в буфер обмена, и старое содержимое буфера сохраня­ется.

При копировании полей из одной таблицы в другую нет необхо­димости в изменении имен, поскольку речь идет о двух независимых таблицах.

Внимание!

Записи, которые не могут быть вставлены в целевую таблицу, временно сохраняются в таблице с именем Paste Errors (Ошибки вставки). Позднее их можно вставить в целевую таблицу, например, после изменения ее структуры.

 

ИЗМЕНЕНИЕ ТИПА ПОЛЯ

 

Изменение типа поля в таблице, в которую введены данные, мо­жет привести к появлению ошибок, поскольку программе Access при­дется конвертировать данные, что не всегда может быть выполнено однозначно. Существуют ограничения на ввод информации в поля оп­ределенного типа. Так, в числовые поля или поля даты нельзя вво­дить буквы.

Примечание:При изменении имени поля данные не конвертируются.

 

Внимание!

В программе Access запрещено конвертирование данных всех ти­пов в данные типа Счетчик. Данные этого типа используются и обрабатываются программой особым образом. Если при состав­лении таблицы не создано поле счетчика, его можно вставить в таблицу в любое время.

Проблемы возникают и при преобразовании текстового поля в числовое. В этом случае удаляется содержимое всех полей, которые включают хотя бы одну букву. (Перед удалением данных Access, ко­нечно, выдает соответствующее сообщение.) Числовые же поля сво­бодно конвертируются в текстовые, поскольку последние могут со­держать как цифры, так и буквы.

В случае преобразования поля Memo в текстовое поле могут быть потеряны данные, если размер текстового поля окажется недос­таточным для размещения всего содержимого поля Memo. Часть симво­лов может быть утеряна и при уменьшении размера текстового поля без изменения типа.

 

ОТОБРАЖЕНИЕ ПОЛЕЙ

 

В таблицах с большим количеством полей часть информации не видна на экране. С целью решения этой проблемы можно уменьшить размер шрифта или упорядочить поля, сгруппировав самые необходи­мые.

Еще одно решение заключается в отмене отображения ненужных в данный момент полей. Скрытые поля легко сделать видимыми, если понадобится информация, содержащаяся в них.

Отображение одной или нескольких полей отменяется таким об­разом:

- Выделяются поля, отображение которых необходимо отменить.

- Выбирается команда Скрыть столбцы в меню Формат.

В результате выделенная область будет удалена с экрана (но не из таблицы). Access позволяет скрыть любое количество полей (даже все).

Внимание!

Скрытые поля не используются при выполнении поиска и обра­ботке запросов.

Для восстановления отображения скрытых полей предназначена команда Отобразить столбцы из меню Формат. Диалоговое окно этой команды содержит список полей активной таблицы, в котором видимые поля отмечены. В этом окне можно как отменить, так и восстановить отображение полей - достаточно удалить или установить флажок нап­ротив их имен и нажать кнопку Закрыть.

Другой способ повышения удобочитаемости таблицы - фиксация полей. Зафиксированные поля всегда отображаются на экране в левой части таблицы, они не смещаются при перемещении по ней. Рекомен­дуется фиксировать поля, содержащие сведения, которые нужны поль­зователю постоянно.

Фиксация полей осуществляется следующим образом:

- Маркируется поле в таблице, которое необходимо зафик­сировать.

- Выбирается в меню Формат команда Закрепить столбцы.

После активизации указанной команды маркированное поле пере­мещается в левую часть таблицы и даже после перехода в последние поля остается видимым.

Отменить фиксацию позволяет команда Освободить все столбцы меню Формат. После отмены фиксации автоматический возврат поля в его исходную позицию не выполняется. Пользователь должен сам пе­реместить его с помощью мыши.

ЗАДАНИЕ

1. Просмотреть таблицы Зарплата и Сведения.

2. Поменять местами столбцы таблицы Зарплата.

3. Изменить ширину столбцов исходной таблицы таким обра­зом, чтобы вся таблица Зарплата уместилась на одном экране.

4. Изменить форматы числовых полей и полей дат.

5. Изменить шрифт и параметры ячеек.

6. Зафиксировать поле Фамилия в таблице Зарплата.

7. Освоить приемы скрытия и отображения колонок таблиц.

8. Скопировать поле одной таблицы в другую таблицу.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Как изменить экранный образ таблицы?

2. Укажите способы перестановки столбцов таблицы.

3. Каким образом изменить ширину столбца?

4. Укажите форматы для числовых полей.

5. Как осуществить копирование полей ?

6. Как скрыть колонки и снова отобразить их ?

 

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА N 4

ГЛАВНОЕ МЕНЮ ACCESS

Цель работы: изучить основные пункты меню, инструментальные панели и настройки.

 

КРАТКИЙ ОБЗОР МЕНЮ ACCESS

 

Взаимодействие с MS Access осуществляется посредством выбора ко­манд из текущего меню. Большинство команд является иерархическими. В результате выбора одной из таких команд на экране появляется ее ниспадаю­щее меню.

Аналогично другим программам, функционирующим под Windows, меню MS Access изменяется в зависимости от конкретной ситуации. Окну каж­дого типа соответствует свой собственный набор команд и функций, примени­мых только к объекту данного типа.

 

Выбор команд меню

Для выбора команды из строки меню можно воспользоваться любым из следующих способов:

- Наиболее простой способ предполагает использование мыши. Для вы­полнения команды необходимо поместить курсор мыши на требуемую команду и нажать кнопку мыши.

- При использовании клавиатуры, вначале необходимо переместить курсор в строку меню, нажав клавишу F 10 или Alt . Затем помес­тить световой указатель на требуемую команду и нажать Enter .

 - В качестве альтернативного способа выбора команды меню c помощью клавиатуры можно нажать одновременно клавиши Аlt и подчеркнутый символ ее имени. При таком выборе команда будет выполняться сразу же после нажатия без последующего нажатия клавиши Enter .

Опции ниспадающего меню также могут иметь ниспадающее меню следующего уровня. Такие опции помечены символом треугольника. Кроме того, ряд опций после наименования содержат многоточие (...). Это означает, что в результате выбора такой команды для продолжения операции MS Access откроет окно диалога, в котором необходимо указать значения конкретных параметров. И только опции, не имеющие дополнительных символов, будут выполнены сразу в результате их выбора.

Процедура выбора опции из ниспадающего меню аналогична выбору команды меню, за исключением того, что вместо клавиш <— и —> необходимо использовать курсорные клавиши «Вверх» и «Вниз». Если выбрать команду по первой букве ее наименования, то не нужно нажимать клавишу Alt .

 

Отказ от выбора команды

Для отказа от выбора опции ниспадающего меню после его появления на экране, можно воспользоваться одним из следующих способов.

- Нажать клавишу Esc , в результате чего будет осуществлен переход в меню предыдущего уровня. При этом в ниспадающем меню (или меню) световой указатель будет расположен на опции, выбор которой явился причиной вызова ниспадающего меню нижнего уровня.

- Нажать клавишу F 10, в результате все активные ниспадающие меню будут удалены с экрана.

- Нажать мышью любую опцию в одном из ниспадающих меню предыдущего уровня. Выбранная команда будет выполнена, а все ниспадающие меню нижних уровней будут удалены с экрана.

- Нажать мышью команду из строки меню. В результате все активные ниспадающие меню будут удалены с экрана, а выбранная команда будет выполнена.

- Нажать мышью в любом пустом месте рабочей области.

 

Команды меню Файл

 

Команды Создать базу данных и Открыть базу данных этого меню предназначены для создания новой или открытия уже существующей базы данных. Кроме команд печати, предварительного просмотра, закрытия окон меню содержит команды экспорта и импорта данных, а также установления связи с внешними таблицами (MS Access, dBASE, MS Visual FoxPro и т.д.).

В нижней части меню находятся имена баз данных, с которыми недавно работал пользователь. Если нужно открыть базу данных, сначала необходимо просмотреть данный список. Если она находится в этом списке, то нет нужды искать ее в окне диалога «Открытие файла базы данных». Просто нужно выбрать пункт меню с именем базы данных или ввести ее номер, и база данных откроется.

В нижней части меню Файл находится команда Выход. Она означает выход из Access вообще, а не из текущего окна. Если нужно просто закрыть окно, то надо выбрать команду Закрыть.

 

Меню Правка

 

В окне базы данных меню Правка содержит команды Вырезать, Копировать, Вставить, Удалить, Переименовать известные по другим приложениям, работающим под Windows. В других режимах работы в этом меню появляются новые команды для редактирования активных объектов. Например, в окне таблицы в меню добавляются команды добавления новой записи и удаления текущей.

 

Меню Вид

 

Меню Вид больше зависит от конкретного приложения, поэтому в этом меню вы почти не найдете знакомых вам команд, за исключением команды Панели инструментов. Например, меню содержит команду Свойства, которая выводит на экран дополнительную информацию о выбранном объекте базы данных, такую как дата и время их создания.

В этом же меню можно выбрать команду Таблица, которая выводит подробную информацию об объектах базы данных в виде таблицы. Если такая информация не нужна, то нужно выбрать меню Список и подробная информация исчезнет. Можно также выбрать команду Крупные значки для окна базы данных.

 

Меню Вставка

 

Меню Вставка в окне базы данных используется для добавления новых объектов — таблиц, запросов, форм, отчетов — в окне базы данных. Быстрее и проще это сделать с помощью кнопки Создать, находящейся в правой части окна диалога. Альтернативную возможность добавления объектов в базу данных предоставляют команды меню Вставка.

 

Меню Сервис

 

В этом меню, кроме известных команд Орфография и Автозамена, присутствуют команды управления базой данных. Со многими из них можно познакомимся в следующих работах, а сейчас рассмотрим одну из этих команд — Параметры. При выборе этой команды на экране откроется окно диалога. Нажимая мышью ярлыки, можно выбирать вкладки, каждая из которых содержит логически сгруппированные параметры системы.

 

Меню Окно

 

Меню Окно является стандартным для приложений Windows и содержит команды, которые управляют открытыми окнами на экране. С его помощью можно упорядочивать, свертывать и восстанавливать окна, а также осуществлять перемещение между окнами. Если открыть таблицу, то будет два окна на выбор: окно базы данных, представляющее саму базу данных, и окно выбранной таблицы. Можно открыть и другие объекты, но все они должны находиться в одной и той же базе данных.

 

Команды меню ?

 

Подобно большинству наиболее популярных программ, MS Access имеет контекстно-зависимую справочную систему. Это означает, что можно получить справку по использованию средства, с которым работает в настоящий момент пользователь.

? — последняя команда системного меню, предназначенное для получения разнообразной справочной информации. Назначение команд следующее.

Справка по Microsoft Access – запускает помощника.

Вызов справки – позволяет получить справочную информацию.

Что это такое ? – позволяет получить информацию о любой команде.

Microsoft на Web - открывает доступ к наиболее полезным страницам Web - страниц Microsoft.

О программе – кроме служебной информации об авторских правах, выводится разнообразная информация о компьютере, ресурсах системы.

Для получения справочной информации можно воспользоваться одним из следующих способов:

- Выбрать команду меню ? Microsoft Access .

- Выбрать команду меню ? Вызов справки.

- Нажать F 1 в любой момент сеанса работы с MS Access. На помощь придет помощник.

- Выбрать команду Что это такое ? и щелкнуть по пункту меню, информацию о котором необходимо получить.

- Некоторые из окон диалога содержат кнопку Справка на панели инструментов. Если кнопка Справка была нажата при работе в одном из окон диалога, MS Access снабдит информацией о том, как пользоваться этим окном диалога.

 

Контекстное меню

 

Одним из новых достоинств Windows 95 является широкое использование контекстного меню, которое раскрывается нажатием правой кнопки мыши. Одно из основных правил Windows 95 гласит следующее: «Когда вы не знаете что делать, нажмите правую кнопку мыши». То же самое относится и к MS Access. Обычно более удобно ис­пользовать контекстное меню, чем строку меню или панель инструментов. Чтобы выйти из меню без выбора команды, достаточно нажать левую кнопку мыши за его пределами.

Список команд всплывающего меню в MS Access, вызываемого при нажатии правой кнопки мыши, зависит от положения указателя мыши.

 

ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ ACCESS

 

Каждому режиму работы соответствует собственная панель инстру­ментов. Панели инструментов, используемые при создании форм, отчетов и запросов, будут рассмотрены в соответствующих работах. Сейчас познакомимся с наиболее часто используемой панелью инструментов — «База данных».

Кнопки панели инструментов имеют следующие назначения:

Создать базу данных - создает новую базу данных.

Открыть базу данных - открывает существующую базу данных.

Сохранить - сохраняет текущий объект.

Печать - печатает содержимое документа.

Предварительный просмотр - открывает окно предварительного про-                смотра документа.

Орфография  - проверяет орфографию.

Вырезать - удаляет выделенный текст или выделен­ные объекты и помещает их в буфер.

Копировать - копирует в буфер выделенный текст или выделенные объекты без удаления.

Вставить – вставляет содержимое буфера. Конкретное действие этой кнопки зависит от режима работы.

Формат по образцу - копирует текущий формат для выбранного объекта

Отменить - отменяет последнее действие.

Связи с Office - осуществляет связь с другими приложе­ниями Microsoft Office.

Анализ - анализирует структуры таблиц базы дан­ных и быстродействие выбранных объ­ектов.

Крупные значки - показывает пиктограммы объектов в уве­личенном виде.       

Мелкие значки - показывает пиктограммы объектов в уменьшенном виде.

Список - выводит перечень объектов в виде списка без дополнительных параметров.

Таблица - выводит перечень объектов в виде таб­лицы, содержащей дополнительные пара­метры.

Программа - открывает окно модуля.

Свойства – открывает, или закрывает окно свойств выбранного объекта.

Схема данных - создает и редактирует связи между табли­цами.

 Новый объект - создает новый объект базы данных .

 Помощник - вызывает Помощник.

 При работе в любом окне можно определить назначение кнопки на панели инструментов, указав на нее курсором мыши. В результате под курсором мыши появится ее название.

Как и для большинства объектов MS Access, можно по своему усмотрению настроить внешний вид панели инструментов. Для этого надо использовать команду Вид /Панели инструментов, в результате чего на экране появится меню, в нижней части которого находится команда Настройка. При выборе этой команды на экране появляется окно диалога «Настройка», которое содержит список всех возможных панелей инструментов. Отображаемые в данный момент панели инструментов отмечены галкой.

В случае необходимости можно добавить на экран новую панель инструментов, выбрав кнопку Создать, после чего настроить выбранную панель. По умолчанию панели инструментов размещаются в верхней части экрана, но можно изменить положение панели инструментов простым перемещением ее в любое место экрана. При этом можно изменять ее размер.

 

ПОМОЩНИК

 

Помощник представляет собой новый подход к предоставлению помощи непосредственно в процессе работы. Помощник имеет свое лицо, которое всем своим видом показывает отношение к действиям пользователя и предлагает советы и возможные варианты дальнейших действий.

Помощник действует во всех приложениях Microsoft Office 97. Его главным назначение является раскрытие всех функциональных возможностей конкретного приложения и оказание помощи в эффективном решении задач.

Помощник анализирует стоящие перед вами задачи и предлагает наиболее простые пути их решения. При выборе предлагаемого совета Помощник отслеживает предыдущие действия пользователя.

 

гибкость и настраиваемость

Помощник позволяет взаимодействовать с компьютером наибо­лее естественным способом. Как и большинство средств Microsoft Office, его можно настроить в соответствии с пожеланиями пользователя. Для этого надо открыть окно диалога «Помощник». На вкладке «Параметры» с помощью флажков можно установить параметры использования Помощника. На вкладке «Коллекция» можно выбрать любое из девяти возможных типов анимационных изображений Помощника.

 Окно справочной системы имеет собственную панель инструментов. Кнопки панели инструментов в главном окне справочной системы имеют следующее назначение:

Разделы - открывает окно диалога «Справочная система», содержащее вкладки: «Содержание», «Предметный указатель» и «Поиск».

Назад - выводит на экран последний просмотренный раздел Справки.

Параметры - выводит на экран меню параметров текущего окна справки.

Если иметь представление, в каком из разделов Справки может находиться интересующая информация, наиболее эффективным средством ее поиска является использование вкладки «Предметный указатель» окна диалога «Справочная система», открываемого при нажатии кнопки Разделы. Это окно диалога содержит три вкладки поиска информации. Вкладка «Предметный указатель» предназначена для поиска тем по начальным буквам названия темы, вкладка «Поиск» осуществляет поиск ключевых слов в темах и позволяет осуществлять поиск по значениям этих ключевых слов, а вкладка «Содержание» содержит оглавление справочной системы.

 Для поиска во вкладке «Предметный указатель» нужно ввести начальные буквы темы, которую необходимо найти.. Если справочная система обнаружит в списке темы, начинающиеся на указанные буквы, ее наименование будет выделено цветом или яркостью. После того как нужная тема будет найдена нужно нажать кнопку Вывести. Справочная система поместит информацию об указанной теме в окно справочной системы.

 При поиске по ключевым словам при первом вызове поиска справоч­ная система формирует список ключевых слов, содержащихся в справоч­ном файле. После этого на экран выводится окно диалога, ко­торое содержит поле ввода ключевого слова или его первых букв. После ввода значения поиска во второй области окна диалога выводится список ключевых слов, начальные буквы которого содержат введенное значение. Можно выбрать подходящее ключевое слово, а затем и тему, которая содержит данное ключевое слово.

Можно последовательно получить справку по нескольким темам одного раздела, не прибегая к кнопкам справочной системы. Для этой цели в тексте справки слова, по которым может быть осуществлен пере­ход, выделены зеленым цветом. В справочной системе MS Access возможны переходы четырех типов:

Полные переходы и Временные переходы - слова, соответствующие полным и временным переходам, выделяются зеленым цветом и подчеркнуты сплошной линией. В этом случае раздел, к которому осуществлен переход, остается на экране до тех пор, пока не будет осуществлен переход к другому разделу.

Всплывающие списки и Всплывающие определения – слова, соответствующие всплывающим спискам и определениям, выделяются зеленым цветом и подчеркнуты пунктирной линией. В этом случае информация остается на экране до нажатия кнопки мыши.

Если не знать, где искать интересующую информацию, нужно обра­титься к вкладке «Содержание». Темы справки упорядочены по разделам, каждый из которых обозначен пиктограммой с изображением книги. Двойное нажатие мышью на данной пиктограмме открывает оглавление следующих подразделов. При  этом пиктограмма принимает вид открытой книги. Таким образом, открывая книгу курсором мыши, пользователь получает доступ к ее оглавлению.

Закрытие окон справочной системы осуществляется стандартным способом. Для этого можно выбрать команду Закрыть из системного меню или нажать Alt + F 4.

НАСТРОЙКА ПАНЕЛЕЙ  ИНСТРУМЕНТОВ ACCESS

 

Каждая встроенная панель инструментов содержит кнопки для выполнения наиболее часто используемых действий. MS Access позволяет настроить панели инструментов. Можно добавлять на панели инструментов стандартные кнопки, а также удалять кнопки с панелей инструментов. При необходимости можно создать новую панель инструментов и разместить на ней кнопки.

Для настройки панели инструментов необходимо выбрать команду Вид /Панели инструментов, выбрать из меню Настройка и в окне диалога «Настройка» установить флажки для вывода на экран настраиваемых панелей инструментов, если требуемые панели в данный момент не отображаются на экране. Затем перейти на вкладку «Команды», которая содержит список категорий кнопок, а для текущей категории отображает кнопки в области «Команды».

Для размещения кнопки на панели инструментов вначале надо выбрать категорию, а затем — требуемую кнопку. Далее установить указатель мыши на изображение кнопки, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, перенести требуемую кнопку на настраиваемую панель инструментов.

Для удаления кнопки с панели инструментов установить указатель мыши на кнопку, которую нужно удалить с экрана. Затем на­жать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить кнопку в произвольное место экрана, свободное от панелей, после чего отпустить кноп­ку мыши. Кнопка будет удалена с панели инструментов.

Если нужно восстановить исходное состояние встроенных пане­лей, то необходимо нажать кнопку Сброс на вкладке «Панели инструментов» окна диалога «Настройка».

Окно диалога «Настройка» можно открыть с помощью любой панели инструментов. Для этого нажимается правая клавиша мыши, когда ее указатель находится на какой-нибудь панели инструментов. Появится кон­текстное меню, в котором для вызова окна диалога выбирается команда Настройка.

Для создания собственной панели нужно нажать кнопку Создать на вкладке «Панели инструментов», а затем в окне диалога «Создание па­нели инструментов» ввести имя создаваемой панели. При нажатии кнопки ОК создается пустая панель инструментов. Перейти на вкладку «Команды» и разместить на новой панели инстру­ментов, требуемые кнопки. Для окончания работы с панелью нажать кнопку Закрыть.

Для удаления пользовательской панели инструментов на вкладке «Панели инструментов» нужно выбрать удаляемую панель инструментов и нажать кнопку Удалить. Удалить можно только пользовательские панели.

 

НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ ACCESS

 

MS Access содержит множество разнообразных параметров наст­ройки. Можно указать расположение системных файлов, параметры шрифта, используемого по умолчанию и многое другое. Для настройки параметров используется окно диалога «Параметры», которое открывается в результате выполнения команды Сервис/Параметры.

Для облегчения настройки параметров они сгруппированы по функ­циональному признаку, причем каждая группа отображается на от­дельной вкладке. Ниже приведены перечень вкладок и их назначение:

Вид - содержит флажки, определяющие будут ли отображаться на экране строка состояния, системные и скрытые объ­екты, окно запуска, а также столбцы имен и условий конструктора макросов.

Общие - содержит параметры границ печатного поля, порядок сортировки базы данных, наименование рабочего ката­лога.

HTML - определяет параметры отображения гиперссылок, шаблон HTML и параметры вывода файлов ASP.

Правка/поиск - осуществляет настройку параметров поиска и замены, подтверждения и параметров фильтра

Клавиатура - настройка перехода при входе в поле, нажатии Enter и нажатии кливиши-стрелки

Режим таблицы - настраивает параметры шрифта, сетки и ширины столбцов

Таблицы/запросы - настраивает конструкторы таблиц и запросов.

Формы/отчеты - содержит параметры выделения объектов, шаблоны формы и отчета

Модуль - содержит параметры программирования, а также шрифта, цвета и окна

Другие - задает режим открытия и блокировку по умолчанию, операции DDE, перехват ошибок и т.д.

После настройки параметров можно нажать кнопки ОК или Применить. При нажатии кнопки ОК установленные значения будут действовать только в текущем сеансе работы с MS Access, а при нажатии кнопки  Применить — во всех последующих сеансах.

 

ВЫХОД ИЗ ACCESS

 

. Для входа из Access можно воспользоваться одним из следующих способов:

- Выбрать команду Файл/Выход.

- Выбрать команду Закрыть системного меню главного окна MS Access.

- Указать на кнопку системного меню в главном окне MS Access и дважды нажать кнопку мыши

Если в каком-либо из открытых окон содержится не сохраненная информация, MS Access предложит указать, как поступить с ней. Для этого на экране появится окно диалога, содержащее кнопки Да, Нет, Отмена.

Для продолжения операции нужно выбрать одну из опций:

Да - сохраняет изменения и выходит из MS Access.

Нет - осуществляет выход из MS Access без сохранения изменений.

Отмена - закрывает текущее окно диалога и возвращается в MS Access.

Никогда не выключайте ваш компьютер, предварительно не выйдя из MS Access, поскольку в этом случае существует потенциальная возможность потери данных.

 ЗАДАНИЕ

1. Изучить команды главного меню Access.

2. Вывести и убрать с экрана различные панели инструментов.

3. Ознакомиться со справочной системой Access. Ознакомиться с различными способами получения справочной информации.

4. Ознакомиться с возможностями работы Помощника.

5. Добавить на стандартные панели различные кнопки. Убрать с панелей добавленные кнопки.

6. Создать собственную панель инструментов, разместив на ней 10 различных кнопок. Удалить созданную панель.

7. Произвести настройку параметров Access.

8. Изучить различные контекстные меню.

 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какие пункты главного меню имеет Access ?

2. Какие действия можно осуществить, используя команды главного меню?

3. Какие действия можно выполнить используя различные контекстные меню ?

4. Как вызвать и убрать различные инструментальные панели ?

5. Как пользоваться справочной системой ?

6. Какие возможности предоставляет Помощник ?

7. Как добавить и убрать со стандартной панели кнопки ?

8. Как создать собственную панель ?

9. Каким образом производится настройка параметров Access ? Какие существуют возможности настройки ?

 

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА N 5

                             СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ

 

Цель работы: Освоить приемы создания различных запросов.

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

 

Вопросы, формулируемые по отношению к базе данных, называют­ся запросами.

Запросы предназначены для просмотра, изменения и анализа данных. Они используются также в качестве источника записей при создании форм и отчетов. Одним из наиболее распространенных зап­росов является запрос на выборку, который выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц в соответствии с заданными пользо­вателем критериями.

В Access, как и во многих современных СУБД, для формирования запросов используется "Запрос по образцу" (Query by Example или QBE).

Запрос по образцу - это таблично-ориентированный язык для выбора данных из одной или нескольких таблиц.

Для создания запроса необходимо открыть базу данных, в окне базы перейти на вкладку Запросы и щелкнуть по кнопке Создать.

На экране появится диалоговое окно Новый запрос, предназна­ченное для выбора способа построения запроса. Могут быть испольованы следующие способы создания запросов:

Конструктор – самостоятельное создание нового запроса;

Простой запрос – создание запроса на выборку из определенных полей;

Перекрестный запрос – создание запроса, выводящего данные в компактной форме, подобном формату электронной таблицы;

Повторяющиеся записи – создание запроса на поиск повторяющихся записей в простой таблице или запросе;

Записи без подчиненных – создание запроса на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице.

Мастер Простой запрос служит для создания простых запросов. Запрос создается при помощи Мастера по шагам. При этом имеется два варианта запроса: в запрос включаются все поля таблицы, включая и поля связанных между собой таблиц; в запрос включаются итоговы значения из таблицы (например, подсчитаны суммы по записям, определены средние арифметические и т.д.). Выбор варианта запроса производится на втором шаге Мастера установкой флажка Подробный или Итоговый.

Мастер Перекрестного запроса работает тоже по шагам, создавая перекрестный запрос.Такой запрос – это операция построения таблицы для вычисления итоговых значений на основе существующей таблицы или запроса. Перекрестный запрос создается в предположении, что исходная таблица содержит необходимые данные для формирования заголовков строк и столбцов.

Запросы для выборки повторяющихся записей и записей, которым не соответсвует ни одна запись в подчиненной таблице не требуют особых пояснений. Смысл их очевиден из названия.

Конструктор запросов является основным средством по работе с запросами, поэтому рассмотрим более подробно работу с ним.

.Для запуска его необходимо выбрать значение Конструктор в окне Новый запрос и на­жать на кнопку ОК.

В результате на экране появятся два окна: окно конструктора запросов Запрос на выборку и окно выбора таблиц Добавление табли­цы.

 Окно Добавление таблицы состоит из трех вкладок, содержащих перечни объектов предлагаемых программой для проектирования зап­роса: Таблицы, Запросы и Таблицы и запросы. Выбрав соответствующую вкладку необходимо выбрать нужную таблицу и затем щелкнуть по кнопкам Добавить и Закрыть.

В окне конструктора запросов появится небольшое окно с заго­ловком таблицы и списком ее полей.

Для переноса нужного поля в бланк запроса необходимо выпол­нить двойной щелчок на нем. В результате имя этого поля будет по­мещено в строку Поля бланка запроса (нижняя половина окна конс­труктора запросов). В бланке запроса указываются параметры запро­са и данные, которые нужно отобрать, а также определяется способ их отображения на экране.

Примечание: Имя поля (и даже несколько маркированных имен) можно пере­нести в бланк запроса методом Drag and Drop.

Для упорядочения отобранных записей по алфавиту целесообраз­но воспользоваться возможностями сортировки самого запроса. Для этого в строке Сортировка нужно щелкнуть в первой колонке, отк­рыть список значений и задать способ сортировки данных.

Если больше никаких условий не требуется, то создание запроса можно завершить, закрыв окно конструктора запросов и присвоив зап­росу имя, в появившемся окне Сохранение .

Имя сохраненного запроса программа включает в список, нахо­дящийся на вкладке Запросы окна базы данных. Результат выполнения запроса отображается после нажатия кнопки Открыть в окне базы данных или кнопки Запуск (кнопка с изображением восклицательного знака) на панели инструментов Создание запросов, а также после двойного щелчка на имени запроса. При этом не имеет значения, открыта таблица с данными или нет.

В таблице с результатами выполнения запроса данные обрабаты­ваются так же, как и в обыкновенной таблице. При этом можно ис­пользовать команды как из контекстного меню окна запроса, так и из меню Формат.

Access позволяет отменить отображение полей в запросе еще при его создании. Для этой цели предназначены контрольные индика­торы в строке Вывод на экран бланка запроса. После выполнения запроса на экране отображаются только те поля, для которых в бланке установлены флажки.

 

СОРТИРОВКА ДАННЫХ В ЗАПРОСЕ

 

В Access существует несколько способов сортировки данных, отобранных посредством запроса. Быстро выполнить сортировку в ок­не запроса позволяют команда Сортировка из меню Записи, а также кнопки По возрастанию и По убыванию панели инструментов. Для это­го следует включить в запрос поля таблицы, по которым будут рас­сортированы записи, и определить способ сортировки - по возраста­нию или по убыванию. Данные можно упорядочить по алфавиту, а так­же по убыванию или возрастанию. При алфавитно-цифровой сортировке по возрастанию данные сортируются в таком порядке: сначала - эле­менты, начинающиеся со знаков пунктуации или специальных симво­лов, затем - элементы, начинающиеся с цифр, а затем - элементы, которые начинаются с букв.

Сортировка данных в таблице по содержимому только одного столбца не всегда приводит к желаемым результатам, поэтому иногда требуется осуществлять сортировку по содержимому нескольких по­лей.

Примечание:Чтобы ускорить сортировку, следует размещать рядом поля, данные которых необходимо рассортировать.

Через окно запроса в исходную таблицу можно вставить новые записи, как при заполнении таблицы. Добавляемые или изменяемые данные помещаются в таблицу, на основе которой создан запрос. В результате ввода новых данных в таблицу может нарушиться порядок следования данных в запросе. Для восстановления порядка необходи­мо повторить вызов запроса и сортировку данных.

Выполнить сортировку данных можно и в окне конструктора зап­росов. Для этого необходимо нажать кнопку Открыть на вкладке Зап­росы окна базы данных. В окне выбора таблиц отметить имя таблицы, в которой следует выполнить сортировку данных, после чего нажать кнопки Добавить и Закрыть. Отметить в списке все имена полей, дважды щелкнув на заголовке списка, и переместить его в QBE-об­ласть. Для нужного поля задать в строке Сортировка способ сорти­ровки. Сохранить запрос.