До сих пор мы рассматривали запросы, выполняющие отбор полей таблицы. При создании запроса можно задать дополнительные крите­рии, вследствие чего он будет осуществлять отбор только нужных сведений в каждом поле .Для формирования такого запроса необходимо в QBE-области ввести значение в ячейку, расположенную на пересе­чении строки Условия отбора и колонки с нужным именем.

Критерии, устанавливаемые в QBE-области, необходимо заклю­чать в кавычки. Если Access идентифицирует введенные символы как критерий отбора, то заключает их в кавычки автоматически, а если нет, то сообщает о синтаксической ошибке. Программа Access не мо­жет распознать как критерий комбинацию символов и знаков подста­новки.

Примечание:В запросах символы подстановки * и ? применяются так же, как и во всех приложениях Microsoft Office 97. Символ звездочки заменяет любое количество букв или цифр, а знак вопроса - только один символ.

Все строки в QBE-области, расположенные под строкой Условия отбора, служат для задания критериев отбора. Таким образом, для одного поля можно определить два, три и более критериев отбора данных. По умолчанию все элементы критерия объединяются операто­ром ИЛИ. Это значит, что запрос выберет те записи, которые соот­ветствуют хотя бы одному критерию.

Чтобы объединить несколько условий отбора оператором И, сле­дует привести их в одной строке. Например, если необходимо выб­рать записи из таблицы Зарплата, в которых указаны оклады от 310 до 1500, то в столбце Оклад надлежит ввести следующий критерий: Bet ­ ween 310 and 1500. Другой формой записи этого критерия является выражение >310 And <1500.

В результате будут отобраны только те записи, которые удов­летворяют обоим условиям, т.е. оклады, значения которых находятся в интервале от 310 до 1500.

Если необходимо отобрать несколько диапазонов значений, то кри­терий для каждого диапазона следует указать в отдельной строке.

Исключить группу данных из состава анализируемых запросом записей (например, оклад 400) позволяет следующий критерий: Not 400. Другая форма записи этого критерия: <>400. В этом случае можно не использовать кавычки.

Операторы And и Or применяются как отдельно, так и совместно. Следует помнить, что условия, связанные оператором And, выполняются раньше условий, объединенных оператором Or .

ВЫЧИСЛЕНИЯ В ЗАПРОСЕ

Запросы становятся еще эффективнее, если в них включены вы­числения. Над полученными в результате выполнения запроса данными можно провести вычисления, используя предоставляемые Access функ­ции.

Предположим, в таблице, содержащей сведения обо всех торго­вых операциях фирмы, необходимо определить объемы продаж, а также их средние значения для отдельных продавцов. Воспользуемся приведенной ниже таблицей (ее последний столбец содержит номер записи в таблице клиентов).

Эта несложная таблица позволит проиллюстрировать технику применения вычислительных возможностей Access. Для этого необходи­мо:

Создать таблицу Торговля и заполнить ее приведенными значе­ниями. Для поля Объем операций задать тип данных Денежный, а для поля Номер записи - тип Числовой с форматом Длинное целое.

Создать новый запрос на основе таблицы Торговля.

Нажать кнопку со знаком суммы на панели инструментов. В ре­зультате в бланке запроса появится новая строка с именем Группо­вая операция.

В QBE-области активизировать ячейку, которая расположена на пере­сечении строки Групповая операция и колонки Объем операций.

Открыть список функций и выберать функцию Sum . Запросу присвоить имя Запрос по таблице Торговля.

Запустить запрос.

После выполнения запроса в окне Запрос на выборку отобразят­ся все значения объемов продаж у отдельных продавцов. Такое упо­рядочение является результатом применения функции группировки.

Эта функция автоматически вставляется в каждое поле строки Групповая операция бланка запроса сразу после нажатия кнопки со знаком суммы на панели инструментов. В рассматриваемом примере с помощью этой функции проверяется содержимое полей Продавец и Но­мер записи во всех записях. Записи с совпадающими значениями объ­единяются в одну группу. Затем определяется сумма значений во всех полях Объем операций, составляющих группу. Результат помеща­ется в столбец Sum_Объем операций.

Внимание!

Функция Групповая операция применяется по умолчанию. Она служит для объединения идентичных записей и исключения дублирова­ния. Если в таблице есть поле счетчика, то все записи различны, так как каждая из них содержит уникальный номер.

Объединив в одном запросе несколько критериев и функций, можно получить ответы на следующие вопросы:

- Каков объем торговых операций у отдельного продавца?