Для вставки диаграммы в документ можно использовать возможности Microsoft Graph, специальной программы из состава Microsoft Office. В основе построения диаграммы средствами Microsoft Graph лежит использование данных из таблицы Word. Чтобы построить диаграмму выполните следующие действия:

1. Подготовьте исходные данные в форме таблицы и выделите её.

2. Выберите команду Вставка | Рисунок | Диаграмма или нажмите кнопку Добавить диаграмму  на панели инструментов. При этом на экране появятся два окна приложения Microsoft Graph, одно из которых содержит копию выделенной таблицы, а другое – диаграмму, построенную на базе установок, заданных по умолчанию. 

3. В дальнейшем при редактировании данных изменения следует вводить в таблицу данных диаграммы, а не в исходную таблицу Word, которую можно просто удалить.

4. Внедрённую диаграмму можно легко изменить. Для этого к вашим услугам меню и панель инструментов Microsoft Graph. Чтобы начать редактирование диаграммы сделайте двойной щелчок в её области. В этот момент изменится содержание и название первого пункта меню Справка. Теперь это будет Справка: Microsoft Graph и вы сможете получить подробную справочную информацию об особенностях работы с программой.

5. Опции меню и инструменты панели позволяют изменять тип диаграммы (кнопка ), исключать из построения данные отдельных строк или столбцов таблицы (команда Данные | Исключить строку/столбец, Включить строку/столбец), задавать параметры построения и оформления диаграммы (команда Диаграмма | Параметры). Вообще Microsoft Graph позволяет изменить формат любого элемента диаграммы – области построения, области диаграммы, осей, надписей и т.д. – достаточно выделить нужный элемент, щёлкнув по нему мышью, открыть связанное с этим элементом контекстное меню (открывается правой кнопкой мыши) и выбрать в нем команду Формат.

6. Изменить размеры или пропорции диаграммы можно, перетаскивая маркеры размера, расположенные по периметру внедрённого объекта.

7. По окончании редактирования сделайте щелчок вне области диаграммы. Исчезнет таблица данных, и панель инструментов примет свой обычный вид, диаграмма, разумеется, останется (рис. 12.6).

Рис. 12.6. Диаграмма на основе данных из таблицы Word

Работа с таблицами в Microsoft Word

Способы создания таблиц

Наиболее удобный способ создать таблицу – это воспользоваться командой Вставить | Таблица из меню Таблица. При этом откроется диалоговое окно Вставка таблицы. В этом окне можно задать количество строк и столбцов создаваемой таблицы, а также ширину столбцов.

Можно воспользоваться и кнопкой Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная и указать количество строк и столбцов таблицы мышью.

Для создания новой таблицы в меню Таблица есть также команда Нарисовать таблицу. Ей удобно пользоваться, если в таблице не слишком много столбцов и строк, и структуру таблицы вы хорошо представляете. При активизации этой команды указатель мыши принимает вид карандаша. Сначала растягивается прямоугольник по размерам всей таблицы, затем внутри него мышью, как карандашом, расчерчиваются вертикальные и горизонтальные линии - разделители ячеек.

В таблицу можно помещать любую информацию, все, что можно помещать в документ Microsoft Word (текст, графику, числа, знаки и т.д.).

Перемещение по таблице

Чтобы начать ввод данных в таблицу, достаточно поместить курсор в любом месте заполняемой ячейки и начать ввод. При вводе текста Microsoft Word автоматически переносит текст на следующую строку (увеличивается высота строки). Чтобы перейти к следующей ячейке, нажмите клавишу Tab, а к предыдущей – Shift + Tab. Для перемещения вверх и вниз используются клавиши стрелок. В табл. 5 приведены еще некоторые полезные сочетания клавиш для перемещения по таблице.

Сочетания клавиш для перемещения по таблице                  Таблица 5

Добавление и удаление ячеек

Для вставки строки в конец таблицы нужно перейти в самую последнюю ячейку таблицы (правый нижний угол) и нажать клавишу Tab.

Для вставки строки или столбца в любое место таблицы используется команда Таблица | Вставить или соответствующие кнопки панели инструментов  (если эти кнопки отсутствуют на панели инструментов, добавьте их туда).

Добавить строки или столбцы можно также с помощью контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопкой на выделенных строках (столбцах) таблицы.

э

Для вставки одной или нескольких ячеек без добавления строк или столбцов целиком выделите группу ячеек того же количества, что вы намерены вставить, и выберите команду Вставить | Ячейки в меню Таблица. В открывшемся диалоговом окне установите нужный переключатель.

Чтобы удалить ячейки, их нужно выделить (строку или столбец или просто некоторую область ячеек) и выбрать из контекстного меню соответствующую команду. Можно также выбрать команду Таблица | Удалить, а затем в открывшемся подменю выбрать команду, соответствующую удаляемому элементу. При выборе в этом подменю команды Таблица будет удалена вся таблица. При нажатии клавиши Delete удаляется только содержимое выделенных ячеек, сами же ячейки остаются.