Функция «Документы на контроле» обеспечивает автоматическую проверку изменений в важных для пользователя документах. Поставить на контроль можно документы из разделов «Законодательство» и «Законопроекты», так как именно в них происходят постоянные изменения. Операцию можно выполнить, находясь либо в тексте документа, либо в списке документов. Данная операция может быть осуществлена с помощью кнопки  пиктографического меню, пункта «Документ/На контроль: поставить/снять» главного меню в окнах со списком документов и с текстом документа или пункта «На контроль: поставить/снять» контекстного меню.

При выполнении данной операции документ автоматически заносится в специальную папку «Документы на контроле», а справа от названия документа в списке появляется значок . Если документ уже поставлен на контроль, то при повторном действии «На контроль: поставить/снять» (одним из описанных способов) появится сообщение (см. рис. 3.21).

Рис. 3.21. Снятие документа с контроля

Документ можно снять с контроля следующим образом: 1) в списке документов установить курсор на таком документе; 2) вызвать контекстное меню (правой клавишей мыши); 3) выбрать пункт «Удалить из папок»; 4) в появившемся списке папок установить курсор на папке «Документы на контроле» и нажать кнопку «Удалить».

Проверка документов на контроле осуществляется автоматически после каждого пополнения системы при первом запуске. Если в документах, поставленных на контроль, произошли изменения, то при первом запуске СПС после данного события появится сообщение (см. рис. 3.22):

Рис. 3.22. Сообщение о постановке документов на контроль

Можно занести изменившиеся документы в папку «Последние изменения в документах на контроле», либо заменить ими уже лежащие в указанной папке документы, а также просмотреть эту папку.

Дополнительно о постановке документов на контроль. В документах раздела «Законодательство» функция «Документы на контроле» отслеживает изменения: документ на контроле утратил силу; документ на контроле вступил в силу (если на контроль поставлен документ со статусом «Не вступил в силу»); в информационный банк введен документ, вносящий изменения в документ на контроле; в информационный банк введена новая редакция документа на контроле; в информационный банк введена новая редакция документа на контроле с изменениями, не вступившими в силу; ранее созданная редакция с изменениями, не вступившими в силу, стала действующей; документ на контроле прошел регистрацию в Министерстве юстиции РФ; документ на контроле не применяется.

Если в документах на контроле произошли изменения, то помимо появления окна с информацией, о котором шла речь выше, кнопка  в пиктографическом меню изменит свой вид на «активный» , сигнализирующий, что в документах на контроле произошли изменения. Этот вид кнопка будет сохранять до тех пор, пока в папке «Последние изменения в документах на контроле» есть хотя бы один документ, вне зависимости от того, просматривался в папке этот документ или нет. Для того чтобы вернуть кнопку  в неактивное состояние , необходимо самостоятельно удалить все документы из папки «Последние изменения в документах на контроле».

Пример 1. Агентство недвижимости оказывает юридическую помощь (консультации) гражданам по вопросам приватизации жилья. В связи с тем, что указанное направление является одним из основных видов деятельности, юридическому отделу данной организации требуется отслеживать изменения в правовых актах, регулирующих вопросы приватизации жилья.

Решение:

1. Войдите в Карточку поиска раздела «Законодательство», при необходимости очистите её с помощью кнопки «Очистить карточку».

2. В поле «Тематика» в поисковой строке наберите: ПРИВАТИЗАЦИЯ ЖИЛИЩНОГО ФОНДА и выберите рубрику ПРИВАТИЗАЦИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО ЖИЛИЩНОГО ФОНДА.

3. В поле «Поиск по статусу» выберите значение: ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ УТРАТИВШИХ СИЛУ И НЕ ВСТУПИВШИХ В СИЛУ.

4. Постройте список документов (F9).

5. Просмотрите полученные документы ИБ «Версия Проф» (сортировка комплексная). Выберите первые 11 документов списка, представляющие основополагающие правовые акты, регулирующие вопросы приватизации государственного и муниципального жилищного фонда и занесите их в папку.

6. Выделите указанные НПА и нажмите кнопку  пиктографического меню.

7. В открывшемся окне «Добавление документа в папку» нажмите кнопку «Создать папку», введите название папки ПРИВАТИЗАЦИЯ ЖИЛЬЯ. Нажмите кнопку ОК.

8. Поставьте документы созданной папки на контроль. Для этого выделите в папке ПРИВАТИЗАЦИЯ ЖИЛЬЯ все документы, нажмите на кнопку «Документы на контроле» пиктографического меню и выберите вариант «Поставить на контроль».

9. Если в папке «Последние изменения в документах на контроле» документов немного, то найдите требуемые документы в списке визуально и изучите последние изменения. Если же в папке «Последние изменения в документах на контроле» накопилось много документов, то выполните пересечение этой папки с папкой «Приватизация жилья». Полученный список будет содержать только измененный (ые) документ (ы).