Для ускорения всех процессов перевозочного процесса потребовался полный переход на безбумажный электронный документооборот с целью исключения дублирования на бумажных носителях и обеспечения юридическойзначимости электронного документооборота в системе ЭТРАН ОАО «РЖД». ОАО «РЖД» совместно с ЗАО «Компания ТрансТелеКом» и разработчиком системы ЗАО «ИнтэлЛекс» выполнили работы по внедрению в систему ЭТРАН электронной цифровой подписи (ЭЦП). В августе 2006 года первым вице-президентом компании ОАО «РЖД» было подписано распоряжение «Об утверждении типовой формы соглашения об обмене при перевозке грузов электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью».

ЭЦП служит средством подтверждения достоверности отсылаемого электронного документа и придания ему юридической силы наравне с бумажными документами, подписываемыми руководителями и другими ответственными лицами.

Главной особенностью электронного документооборота с поддержкой ЭЦП является то, что электронные документы, получаемые в результате работы информационных систем или вручную с помощью электронных таблиц-шаблонов, снабжаются ЭЦП. Они являются доказательными документами, то есть четко фиксируют принятое решение или какой-либо факт, констатирующий фактически произошедшее событие в эксплуатационной работе железной дороги.

Например, подача локомотива на подъездной путь, погрузка, перевод локомотива в неисправные, постановка вагона в поезд и т.д. - это будет как эталон версии произошедших событий.

Благодаря системе фиксации происшедших событий становится возможным:

· ?повышение достоверности данных в информационных системах ОАО «РЖД», являющихся основой для контроля, анализа, оперативного управления и прогнозирования эксплуатационной работы компании, и, как следствие -улучшение планирования срочных, оперативных, среднесрочных и стратегических мероприятий и работ;

· ?улучшение технологической дисциплины и управляемости ОАО «РЖД» в целом;

· повышение качества представления аналитической информации для всей вертикали управления;

· появление возможности создания управляющих информационных систем нового поколения на основе более достоверных данных как часть реализации бизнес-целей компании в условиях ее реформирования.

Таким образом, ЭЦП - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Являясь сертифицированным программным средством, ЭЦП позволяет осуществлять юридически значимое взаимодействие при обмене сообщениями в электронном виде без предоставления бумажного документа, заверенного подписью должностного лица и печатью. Главным ее достоинством является то, что подписание юридически важных бумаг может происходить в электронном виде, где бы не находился владелец ключа ЭЦП. Применение ЭЦП устраняет большинство проблем, свойственных подписи на бумажном документе, и обеспечивает электронный документ следующими важнейшими характеристиками:

· подлинность - подтверждение авторства документа;

· целостность - документ не может быть изменен после подписания;

· неотрицание авторства (неотрекаемость) - автор впоследствии не сможет отказаться от своей подписи.

Существуют две схемы ЭЦП:

· подписание электронного сообщения при его передаче и проверка подписи отправителя после получения (защищенная передача документа) - не характеризует систему электронного документооборота (СЭД) как юридически значимую;

· использование ЭЦП во всем жизненном цикле электронного документа (создание, согласование, утверждение, ознакомление с документом и т. д.) - наделяет СЭД юридической значимостью.

Результатом внедрения системы электронного технологического документооборота должно стать:

· повышение достоверности данных в информационных системах ОАО «РЖД», являющихся основой для контроля, анализа, оперативного управления и прогнозирования эксплуатационной работы компании;

· снижение количества непроизводительных операций при выполнении производственной деятельности на линейном уровне;

· повышение качества профилактики аварийности во всех хозяйствах ОАО «РЖД»;

· улучшение планирования срочных, оперативных, среднесрочных и стратегических мероприятий и работ;

· повышение информированности руководства ОАО «РЖД»;

· улучшение технологической дисциплины и управляемости ОАО «РЖД» в целом;

· повышение качества представления аналитической информации для всей вертикали управления;

· появление возможности создания управляющих информационных систем нового поколения, на основе более достоверных данных, как часть реализации бизнес-целей компании в условиях ее реформирования.

Таким образом, внедрение качественно новых процессов автоматизации технологического документооборота приведет к повышению эффективности и управляемости компании.