С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

214. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Электронные носители с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у секретаря коллегиального органа. Отметки о дате заседания и времени записи делаются на упаковке носителей.

215. Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам.

Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения.

Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации.

Выдача документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа.

216. Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель, оформляемый по форме согласно приложению 18. Для контроля за возвратом дел составляется карта-заместитель дела, оформляемая по форме согласно приложению 19.

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ.

Передаче на архивное хранение подлежат не все документы, а лишь документы, завершенные делопроизводством и имеющие ценность для организации.

Экспертиза ценности документов – это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (далее – ЭК). В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные организации, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (далее – ЦЭК).

Непосредственный отбор документов на архивное хранение и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.

По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации. Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после завершения их делопроизводства, по описям дел структурных подразделений.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации и может осуществляться по согласованию с архивом организации в соответствии с номенклатурой дел.

Дела передаются в архив организации по графику в присутствии работника структурного подразделения. График составляется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

АРХИВ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОРГАНА, УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ И ПРЕДПРИЯТИЯ, ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ, ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ.

Согласно ст. 2 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон об архивном деле) архив — организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных до­кументов.

Архив государственных органов, иных организаций (далее — архив) содержится за счет:

· средств создавших их органов и органи­заций;

· иных источников, не запрещенных законодательством.

Архив создается по решению руководителя государственного органа, иной организации. Архив осуществляет прием и хранение документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности этих государственного органа, иной орга­низации.

Цель создания архива -  накопление, хранение, учет и использование архивных документов государственных органов, иных организаций.

Основными направлениями деятельности в сфере архивного дела и делопроизводства являются:

формирование Национального архивного фонда;

постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда, их учет и использование;

установление общих требований к документированию и организации работы с документами;

осуществление контроля в сфере архивного дела и делопроизводства в государственных органах, иных организациях, оказание им методической помощи;

подготовка и повышение квалификации кадров.

Архивы в Республике Беларусь создаются в виде государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов, архивов государственных органов, иных организаций. Организации имеют право на создание объединенных архивов.

Государственными архивами в Республике Беларусь являются республиканские, областные (г. Минска) и зональные архивы.

Государственные архивы являются научно-исследовательскими и методическими центрами по работе с документами Национального архивного фонда.

Территориальные (городские или районные) архивы осуществляют прием и хранение документов Национального архивного фонда реорганизованных, ликвидированных организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей и представительств иностранных организаций

Архив государственного органа, иной организации создается по решению руководителя этих государственного органа, иной организации.

Архив государственного органа, иной организации осуществляет прием и хранение документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности этих государственного органа, иной организации, а в случаях, предусмотренных статьей 19 настоящего Закона, - архивных документов подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций.