Общая классификация систем документооборота:

1. Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации.

2. Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

3. Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть, как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов.

4. Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы.

5. Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Основной автоматизированной системой, обеспечивающей автоматизацию документооборота государственных органов, являются АСДОУ «Делопроизводство» системы «ППП КАНЦЛЕР», разработанная СП ЗАО «Международный деловой альянс». К другим наиболее используемым в организациях системам относятся LanDocs, «Дело» (ЭОС), DWARF.

LanDocs. Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.

«Дело». Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому «приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных.

Инфраструктурный оператор beCloud является оператором Республиканской платформы (РП), действующей на основе технологий облачных вычислений, и отвечает за ее создание и функционирование. Это закреплено в Указе Президента Республики Беларусь от 23 января 2014 г №46 "Об использовании государственными органами и иными государственными организациями телекоммуникационных технологий".

Республиканская платформа - это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий хранение и резервирование данных клиентов, предоставление повсеместного и удобного сетевого доступа к программным продуктам, приложениям, сервисам, системам хранения - станет благоприятной средой для оптимального использования ИТ-ресурсов.

 Облачная платформа beCloud – это совершенно новый способ предоставления программного обеспечения, помогающий коммерческим компаниям и государственным организациям повысить эффективность работы и снизить затраты на информационные технологии. beCloud обеспечивает полный цикл технического обслуживания сервисов, от внедрения до техподдержки 24/7. Платформа создана для хранения и резервирования данных клиентов, предоставления удобного сетевого доступа к программным продуктам, приложениям, сервисам, системам хранения.

Преимущества облачных услуг beCloud:

1. Доступность. Для использования любой услуги, созданной на основе облачных технологий, пользователю достаточно иметь компьютер, планшет или смартфон с подключением к интернету.

2. Мобильность. Работа с облаками без привязки к рабочему месту.

3. Экономичность. Облачные технологии –ключ к снижению затрат на покупку и обслуживание оборудования, оплаты дополнительных рабочих мест и ресурсов.

4. Настройка пакета услуг.

5. Гибкость обслуживания. Изменение настроек происходит автоматически, либо с привлечением специалистов технической поддержки.

6. Прозрачность и измеримость. Облачные услуги оптимизируют ресурсы с помощью заданных параметров, которые зависят от типа выбранной услуги. Например, размер хранилища данных, вычислительная мощность, число активных записей.

7. Обеспечение надежности уровня 99,9%. Многоуровневое резервирование мощности, дублирование информационных каналов, резервное копирование, децентрализация. Сервисы облачной платформы beCloud размещены и функционируют в Республиканском центре обработки данных beCloud, а также на базе Единой сети передачи данных (ЕРСПД).