Нам известно, что в библиотеке хранятся книги. Каждая из этих книг написана каким-то автором на основании каких то фактов, которым писатель стал свидетелем или узнал о них от других людей или из документов, в книге может описываться личный опыт человека или его фантазии и его личное отношение ко всему выше перечисленному. Большое количество самых разных книг систематизируется в библиотеке по двум параметрам. По фамилии автора, то есть имеется именной каталог, в котором информация о книгах расположена согласно фамилиям авторов в алфавитном порядке. В библиотеке имеется так же систематический каталог, в котором сведения о книгах расположены по темам. Например, книги по истории, по краеведению, по географии и т.д. Внутри систематического каталога книги так же располагаются в алфавитном по рядке по фамилии автора или по названию.

В архиве могут хранится самые разнообразные объекты хранения, в основном там хранятся различные документы. Эти документы написаны разными людьми, которые чаще всего и не подозревали, что пишут историю. Это и чиновники, пишущие отчеты или заполняющие те или иные бланки, доносчики, пишущие кляузы, доктора, военные, писари, крестьяне, цари и т.д. и т.п. Совершенно разные люди. Как же систематизируется это море столь разной информации. Документы, относящиеся к деятельности ведомства или организации, объединяются в фонд. Внутри фонда дела объединяются по временному или тематическому признаку в описи, которые представляют из себя тетради, в которых записаны названия дел включенных в эту опись. Соответственно каждому делу присваивается номер. Дело, представляет из себя один или ряд документов. Например, РГВИА. Ф. 2581, оп. 2, д. 938. Приказы по Лейб-гвардии Павловскому полку 1916-1917гг.

Соответственно, что бы заказать дело надо знать номер дела, номер описи и номер фонда.

Справочный аппарат в архивах развит по-разному, и обычно очень далек от потребностей исследователей. Но имеющиеся картотеки созданные самоотверженной работой работников архивов, могут оказаться очень полезным.

Придя в архив с намерением проводить исследование самостоятельно, Вы приносите личное заявление или отношение, в котором определена тема Вашего исследования, которое Вы предполагаете проводить в этом архиве. Вы, обычно, проходите собеседование с директором архива или заведующим читальным залом. На собеседовании работники архива определяют, насколько Вы понимаете, куда Вы попали, насколько заявленная Вами тема и исследуемый период времени соответствует профилю архива. Лучше, по возможности заявить как можно более широкую и расплывчатую тему исследования, т.к. если у Вас заявлена тема, например, "История рода крестьянина В.Васильева родившегося в 1889 г.", то при возникновении необходимости отследить историю рода в 20 веке или родственную связь с купеческими или дворянскими родами работники архива могут Вам отказать, и Вам придется обращаться с новым заявлением по новой теме. В данном примере предпочтительней заявить тему "История семей такой-то губернии в 19-20 вв."

Заявление пишется в свободной форме. Указывается, кому оно предназначено.

"Директору такого-то архива И.И.Иванову от П.П.Петрова, проживающего, паспортные данные".
"Глубоко уважаемый Иван Иванович, прошу Вас разрешить мне работать в Вашем архиве по теме "История семей такой-то губернии в 19-20 вв."
С уважением, дата, подпись"

В случае с отношением от организации используется бланк этой организации с реквизитами организации и текст будет примерно выглядеть следующим образом:

"Глубоко уважаемый Иван Иванович,
ООО "Заготрогаикоп" просит Вас разрешить нашему работнику Петру Петровичу Петрову работать в Вашем архиве по теме "История семей такой-то губернии в 19-20 вв."
С уважением директор ООО "Заготрогаикоп" С.С.Сидоров, дата, подпись"

Сейчас в стране почти в каждом крупном городе и во многих мелких имеются генеалогические общества и объединения или их филиалы. Процесс объединения исследователей и возникновения новых обществ продолжается в соответствии с ростом интереса к истории своего рода. Эти общества объединяют людей, занимающихся генеалогическими разысканьями и могут выдавать исследователям отношения для обращения в архив.

Еще до прихода в архив необходимо очень внимательно и вдумчиво ознакомится с путеводителем по этому архиву. Из путеводителя Вы можете узнать, документы за какой период времени хранятся в этом архиве. Какие фонды имеются в этом архиве, что хранится в этих фондах и за какой период времени. Изучив путеводитель по фондам архива, Вы сможете составить предварительный план работы.

Путеводитель по архиву может быть в центральной районной библиотеке, в центральных библиотеках крупных городов. Если Вы не смогли обнаружить путеводитель, то просьба ознакомится с ним, должна быть первой после Вашего прихода в читальный зал, где он точно есть. И только после внимательного и вдумчивого ознакомлением с путеводителем по архиву следует спрашивать совета и помощи у заведующего читальным залом. Заведующие читальными залами архивов обычно доброжелательные, квалифицированные и знающие специалисты, но надо понимать, что в их служебные обязанности не входит проведение поиска для Вас. К тому же их зарплата не зависит от того, будет Ваше исследование успешным или нет. Вы можете рассчитывать на пару добрых советов и пару ценных подсказок, дальше придется работать самостоятельно.

Итак, после того как Вы внимательно ознакомитесь с правилами работы читального зала и распишитесь в этом, Вы сможете заказать интересующие Вас описи и если Вы найдете заинтересовавшие дела, то сможете их заказать, а затем получить.

Интересующую Вас информацию Вы можете выписывать. При желании вы можете заказать копирование документов, согласно правилам и тарифам имеющимся в архиве.