Рабочие системы знания (KWS) и автоматизации делопроизводства (OAS) обслуживают информационные потребности на тактическом и функционально-оперативном уровнях управления организацией.

Ключевые вопросы управления знаниями:

Как формировать и актуализировать знания?

Как сделать знания используемыми?

Как измерить знания?

Как оценить людей, владеющих знаниями?

Как мотивировать владельцев знаний?

Как заставить сотрудников делиться знаниями?

Как выявить скрытые знания и поставить их на службу бизнесу?

Рабочие системы знания используют разнородные, многопрофиль­ные данные различной степени формализации. Их цель — аккумулиро­вать знания и опыт, сформировать «рабочее» знание для сопровождения основной деятельности и для получения дополнительных оригинальных знаний, необходимых для выполнения, например, перепроектированных бизнес-процессов или для формирования подхода при оценке нестан­дартной ситуации, а также находить новые области применения для уже использованных данных. Они способствуют систематизации данных и созданию новых знаний. Задача руководителя подразделения KWS — га­рантировать, чтобы новые знания и технический опыт были востребова­ны и должным образом интегрированы в бизнес. Рабочие места KWS вы­полняются в виде научных или инженерных АРМов (Workbench, Workstation) и являются частью КИС. Работники знания — высококвали­фицированные специалисты с широким научным и техническим кругозо­ром и хорошей профессиональной подготовкой.

Несколько примеров известных программных продуктов по форми­рованию и управлению корпоративными знаниями:

продукт « Microsoft Share Point Portal* как средство управления зна­ниями (www.microsoft.ru);

продукт «Система формирования и управления знаниями Excalibur Retrieval Ware» группы компаний АСК (http://www.ask.ru);

• линейка продуктов eDOCS компании Hummingbird (www.hum-mingbird.ru).

Пользователи системы автоматизации делопроизводства работа­ют с почти формализованными данными, их функции — дополнять и контролировать работу систем TPS на эксплуатационном уровне, а также делопроизводство и документооборот, которые образуют подси­стему документационного обеспечения (ДОУ) на уровне организации (рис. 7.3.3). Это менеджеры среднего звена, делопроизводители, тех­нологи, разработчики и т. д. Решения являются в большой степени структурированными, и поэтому результаты легко прослеживаются. Локальные и сетевые OAS имеют развитый графический интерфейс, позволяющий успешно работать сотруднику с минимальной информа­ционной подготовкой.

Подсистемы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов, шаблонами и реквизитами учетно-контрольных форм в соответствии с правилами и стандартами делопроизводства, при­нятыми в России и в организации. Подсистемы документооборота обеспе­чивают строго регламентированное и контролируемое движение докумен­тов внутри и вне организации на основе информационных и коммуника­ционных технологий. Процессы делопроизводства и документооборота являются процессами, документально отражающими и обеспечивающими управленческие процессы.

Основные задачи подсистемы ДОУ применительно к программным системам автоматизации управленческой деятельности:

• документирование — создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность (подготовка, оформление, согласование и изготовление);

разработка правил и организация документооборота — обеспече­ние поиска, движения, хранения и использования документов;

систематизация архивного хранения документов — определение правил отбора, систематизации, хранения данных и информации, поиск в базах и хранилищах данных и использование для под­держки принятия управленческих решений и производственных процедур.

Функции корпоративной автоматизированной подсистемы доку­ментационного обеспечения управления:

организация единого порядка работы с документами в подразделе­ниях;

подготовка, изготовление, оформление в соответствии с шаблона­ми, согласование, корректировка, доставка, регистрация, учет до­кументов;

использование унифицированных форм представления и обработ­ки документов;

обмен документами внутри и между структурными подразделения­ми организации и с внешней средой;

своевременное обеспечение сотрудников организации полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и ис­полнения документов, решений и поручений руководства органи­зации;

проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения;

обеспечение защиты процессов документооборота и делопроиз­водства;

формирование отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах, их местонахождении и состоянии их исполнения.

Примеры фирм и программных продуктов, реализующих подсисте­му ДОУ:

компания Lotus (дочерняя компания корпорации IBM) имеет 10-летнюю историю работы на российском рынке с продуктами, реа­лизующими ДОУ в среде Notes — многие российские партнеры Lotus создали собственные корпоративные приложения в среде Notes, которые автоматизируют сложные процессы делопроизвод­ства и работы с документами;

•     среди наиболее известных отечественных продуктов этого класса можно назвать продукты «Босс-Референт» (АйТи), семейство про­дуктов «Золушка» и «D1S-Assistant» (Институт развития Москвы), ЭСКАДО (Интерпроком Лан), «CompanyMedia» и «OfficeMedia» (ИнтерТраст);

• основными известными игроками российского рынка ДОУ, поми­мо партнеров Lotus, являются следующие компании с соответству­ющими продуктами: Ланит («LanDocs»), Оптима («Optima Workflow*), Электронные Офисные Системы («Дело») и ряд других поставщиков.