В современных компаниях имеются различные уровни управления, для каждого из которых необходимы конкретные виды информационной поддержки. В связи с этим использование информационных технологий относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий, даже понимая, что такие проблемы есть, часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения, в лучшем случае, возлагаются на руководителей информа­ционных служб или специализированные внешние организации, кото­рые не всегда заинтересованы в быстром разрешении информационных проблем своего заказчика.

Информационные ресурсы требуют квалифицированного управле­ния. Отметим, что до сих пор нет общепринятых методологий и метрик для количественной и качественной оценок эффективности информационных ресурсов, а также прогнозирования потребностей в них. И тем не менее на уровне предприятия можно и нужно изучать информационные потребнос­ти, выстраивать информационный контур, формировать информационное поле, измерять (разрабатывать соответствующие метрики), планировать и управлять информационными ресурсами. Это предполагает:

Ø оценку информационных потребностей на каждом управленчес­ком уровне и в рамках каждой функции управления;

Ø решение проблемы несовместимости типов данных;

Ø создание системы управления данными, базами и хранилищами данных;

Ø организацию поиска, обработки, преобразования, анализа данных;

Ø разграничение доступа и обеспечение безопасности;

Ø доставку информации конечному потребителю.

Данные, информация, документы, циркулирующие внутри предприятия и отражающие суть его деятельности, образуют переплетающиеся и взаимодействующие потоки. Можно выделить основные виды: финансо­вые потоки (Cash Flow), управленческие потоки (Control Flow), потоки работ (Work Flow), потоки документов (Document Flow), базирующиеся на потоках данных (Data Flow).

Наиболее четко обозначены, формализованы и измеримы финансо­вые потоки, так как для них существует развитая законодательная база, бизнес-правила, нормативная документация, внутренний и внешний контроль. В то же время финансовые потоки образуют самую хрупкую часть механизма реализации деятельности компании — сбой в работе это­го механизма немедленно приведет к самым печальным последствиям. Вследствие этого организации финансовых потоков, их защите и инфор­мационной поддержке следует уделять самое пристальное внимание.

Если предприятие имеет хорошо спланированную организацион­ную структуру — уровни управления разделены, функции подразделений определены и четко очерчены, — то это дает возможность эффективно организовать управленческие информационные потоки и автоматизировать документооборот.

И финансовые, и организационные потоки имеют много общих черт у различных компаний, и поэтому при информатизации часто достаточно воспользоваться доступными на рынке средствами. Труднее всего спла­нировать и сформировать потоки работ, так как они реализуются в самой сложной для автоматизации области деятельности компании — процесс-но-процедурной области. Точно так же потоки данных, сопровождающие потоки работ, состоят из данных различных типов, требующих постоян­ного согласования, увязки и конвертации. Тем не менее, автоматизиро­ванные системы управления производством (АСУП) и аналогичные сис­темы управления технологическими процессами (АСУТП) уже четверть века успешно работают на многих промышленных предприятиях.

В процессе деятельности предприятия происходит постоянное пере­распределение и изменение информационного наполнения потоков. Эти изменения вызывают необходимость управления. Система управления де­ятельностью предприятия (Managerial Enterprise System), реализованная на базе информационной системы, позволяет отслеживать изменения, адекватно на них реагировать, стабилизировать ситуацию, сохранять ка­чественную определенность процессов, совершенствовать внутреннюю среду, поддерживать динамическое равновесие с внешней средой в целях достижения тех или иных преимуществ.

Управляющая часть организации оказывает на управляемый объект или процесс управляющее воздействие (рис. 6.4.1). Чтобы управляющая система могла реально осуществлять управление, ей требуется сопостав­лять фактическое состояние управляемого объекта с конечной целью управляющего воздействия. Взаимодействие органа управления с уп­равляемым объектом происходит в виде циркуляции информации по некоторому замкнутому контуру, называемому локальным информацион­ным контуром.

Локальные контуры, образованные суммой управляющих сигналов и информационных откликов по всей процессной области, складывают­ся в сложную замкнутую конфигурацию управляющих потоков и потоков данных внутри предприятия.

Верхняя граница этой конфигурации, отделяющая внутреннюю сре­ду от внешней, образует информационный контур предприятия. Совокуп­ные объемы деловой информации формируют внешнее и внутреннее ин­формационные поля. Собственное информационное поле объе­диняет информацию, зарождающуюся внутри предприятия.

К такой информации следует относить:

Ø приказы и распоряжения высших руководителей и менеджеров всех звеньев (в бумажном и электронном видах);

Ø текущие и перспективные планы;

Ø базы данных о номенклатуре выпускаемой продукции, поставщи­ках, состоянии запасов, готовых продуктах;

Ø первичные документы управленческого, бухгалтерского, торгового и оперативного учета;

Ø данные бухгалтерского учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды;

Ø данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного);

Ø результаты собственного анализа финансово-хозяйственной дея­тельности и результаты внешнего аудита;

Ø другие данные (например, результаты анкетирования сотрудников предприятия, сведения о повышении квалификации).

Важно отметить, что качество собственного информационного поля предприятия в основном определяется самим предприятием (в первую очередь — его руководством!).

Например, информационные системы управления конкуренцией ори­ентированы, собственно, не на информационные технологии, а на форму­лу конкуренции (Competition Formula) —на входящие в нее ключевые фак­торы успеха и соответствующие им «информационные пучки» (узкие остро­направленные потоки информации с жесткой адресацией получателей, в которых собирается, обрабатывается и аккумулируется информация, важная для ключевого фактора успеха в определенном направлении).

Для понимания всего этого не нужно разбираться в информацион­ных технологиях — достаточно понимания природы конкурентного преимущества, к которому стремится компания. А понимать это обязаны ме­неджеры, управляющие производством. Если в этом понимании есть про­валы, то не помогут никакие электронные системы обработки данных. Чаще всего управленцам не хватает стратегического мышления в исполь­зовании информационных технологий, а вовсе не самих технологий.

Внедрение оптимальной информационной технологии для под­держки хорошо продуманной стратегии является непростой задачей. До­полнительные сложности выбора системы или разработки пакетов при­кладных программ создают быстрое изменение информационных техно­логий и догматизм «экспертов», который прямо пропорционален неопределенности будущего информационной технологии.

Четкая организационная структура управления, рациональное распределение функциональных обязанностей среди персонала, надежный и удобный учет на базе современных автоматизированных систем, продуманная схема документооборота способствуют улучшению и развитию информационного поля, что в свою очередь приводит к повышению качества принимаемых управленческих решений. Напротив, пренебрежение к проблемам сбора, обработки и анализа внутренней информации чревато тяжелыми проблемами при управлении бизнес-процессами на предприятии.

Организация службы информации существенно зависит от размера предприятия. Для небольших предприятий можно ограничиться одним или несколькими специалистами, специально выделенными для работы с информацией. На крупных и средних предприятиях с высокой степенью дифференциации бизнеса или с большим объемом документооборота представляется целесообразным создать собственный информационный отдел или подразделение (департамент) для сбора, хранения и обработки информации, разграничения и контроля прав доступа к ней, координации информационных потоков и пучков.

Размытость полномочий и ответственности в информационной работе приводит к невозможности реального контроля состояния информационного поля предприятия. При этом следует понимать различие между компьютерным и информационным подразделениями. Весьма опасна иллюзия по поводу того, что специалисты по программному обеспечению и поддержке телекоммуникационных сетей являются хорошими информационными работниками. Для сбора и анализа информации нужны совсем другое образование, подготовка, навыки и способности, чем для программирования и наладки техники.

Отдельная информационная служба нужна, прежде всего, для четкого определения круга лиц, ответственных за сбор и обработку информации, за обеспечение ее полноты и достоверности.