7.5.3.1. Управление документацией в соответствии с процедурой ХХХХ Управление документацией ИСМ.

        7.5.3.1.1 Подлинники документов СУООС хранятся у Представителя руководства по ИСМ.

7.5.3.1.2. Вся документация ИСМ в электронном виде хранится в корпоративной программе базы данных __________________.

7.5.3.1.3. Все бумажные копии документов хранятся в подразделениях в специально предназначенных для этого местах, обеспечивающих их сохранность и исключающих несанкционированный доступ к докумен­там. Поддержание документов в рабочем состоянии обеспечивается путем замены экземпляров, пришедших в негодность. Документы, пришедшие в негодность, изымаются из обращения представителем руководства по ИСМ и уничтожаются после получения новой копии.

7.5.3.2.  Управление записями.

7.5.3.2.1 Записи СЭМ – это документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства выполнения какой-либо деятельности: записи в журналах, графики, акты, отчеты, протоколы и др. документы, относящиеся к функционированию СЭМ.

7.5.3.2.2 Управление записями СЭМ осуществляется в соответствии с данным разделом настоящего Руководства.

7.5.3.2.3 Записи должны быть:

- четкими;

- идентифицируемыми;

- восстанавливаемыми.

7.5.3.2.4 Записи должны храниться в подразделениях по месту их формирования в доступных местах, в условиях, обеспечивающих их идентификацию и исключающих порчу, утерю, несанкционированное изменение или ухудшение состояния.

7.5.3.2.5 При хранении записей в электронном виде защита записей от несанкционированного доступа и изменений обеспечивается личным паролем работника, ответственного за ведение записей.  Сохранность записей в этом случае обеспечивается:

- хранением записей на сетевом ресурсе;

- защитой от физического повреждения;

- антивирусной защитой.

Обеспечение восстановления записей в случае возникновения аварийных ситуаций происходит за счет создания их резервных копий.

7.5.3.2.6 Сроки хранения записей устанавливаются с учетом законодательных и других требований в установленных процедурах, а при их отсутствии - исходя из практической целесообразности.

7.5.3.2.7 Передача документов, содержащих записи по СЭМ, в архив осуществляется в соответствии с СМК АО   

7.5.3.2.8 В АО   в обязательном порядке ведутся следующие записи по СЭМ:

- записи об определении потребности в обучении, об образовании, подготовке, навыках и опыте работников (данные об образовании, подготовке, навыках (мастерстве) и опыте (стаже работы) работников в области ООС), заявки на обучение, сертификаты и др. документы, подтверждающие прохождение обучения) (срок хранения 5 лет за исключением сертификатов и др. документов, подтверждающих прохождение обучения, срок хранения которых 75 лет);

- результаты мониторинга и производственного экологического контроля (срок хранения – 5 лет);

- записи о предпринятых корректирующих действиях (срок хранения – 3 года);

- записи по результатам проведенных аудитов (срок хранения – 3 года);

- протоколы совещаний у высшего руководства по анализу функционирования СЭМ (срок хранения – 5 лет);

- записи, определенные АО   как необходимые для обеспечения эффективного планирования и контроля процессов, связанных с существенными экологическими аспектами (срок хранения – 3 года).

7.5.3.2.9 Общая ответственность за организацию работ по управлению записями АО    возлагается на Представителя руководства по ИСМ.

7.5.3.2.10 Руководители подразделений АО   несут ответственность за:

- идентификацию записей;

- правильность оформления записей в местах их ведения;

- подлинность и достоверность данных;

- хранение записей и защиту от несанкционированного использования;

- сохранность записей в соответствии с установленными сроками;

- создание условий, исключающих приведение в негодность и утрату записей;

- изъятие и архивирование записей по истечении срока хранения;

- определение должностного лица, ответственного за управление записями в подразделении. 

7.5.3.2.11 Состав, форму и перечень записей определяет разработчик записи.

  7.5.3.2.12 Записи могут быть представлены на носителях любого вида - электронных и на бумаге, в частности, печатные копии с электронных носителей.

Функционирование

8.1 Операционное планирование и контроль

8.1.1  В АО   осуществляется управление операциями, связанными со существенными экологическими аспектами в том числе, путем:

- внесения требований по ООС в инструкции по охране труда по специальностям и видам работ, в технологические документы (технологические регламенты и технологические инструкции, технические условия, маршрутные карты);

- разработки инструкций, регламентов и других документов по конкретным природоохранным процессам (например, инструкция о порядке сбора, хранения, учета ртутьсодержащих ламп, процедура по обращению с отходами производства и потребления и др.);

- указания в должностных инструкциях работников АО   обязанностей, ответственности и полномочий при выполнении операций;

- доведения до поставщиков и подрядчиков требований по ООС путем внесения этих требований в договоры.

8.1.2 Ответственность за разработку инструкций, регламентов и других документов по конкретным природоохранным процессам АО  , требований по ООС несет должностное лицо/подразделение в соответствии с приказом «Об организации природоохранной деятельности и производственного экологического контроля.

8.1.3 Ответственность за включение требований по ООС в указанные выше технологические документы несут непосредственные разработчики АО  .

8.1.4 Ответственность за соблюдение требований по ООС при выполнении операций, связанных со существенными экологическими аспектами, несут руководители подразделений, выполняющих указанные операции.

8.1.5. Ответственность за контроль выполнения поставщиками и подрядчиками установленных процедур и требований СЭМ АО  , в т.ч. по управлению операциями, связанными со существенными экологическими аспектами, несут руководители подразделений, курирующих деятельность поставщиков и подрядчиков в соответствии с процедурой ХХХХХ «Процедура взаимодействия с поставщиками и подрядчиками (включая соисполнителей работ), в области системы экологического менеджмента».

8.1.6 В АО   разработана процедура ХХХХ «Процедура оперативного управления», содержащая требования к обеспечению идентификации, планирования и установления порядка выполнения операций, которые связаны с выявленными рисками и возможностями предприятии, существенными экологическими аспектами для гарантии контроля и/или снижения связанных с ними вредными воздействиями на окружающую среду и здоровье сотрудников.

8.1.7.Деятелность по обращению с отходами осуществляется в соответствии с процедурой ХХХХ «Процедура управления отходами».