В зависимости от сферы распространения и применения организа­ционно-методических документов они подразделяются на две группы: общероссийские документы систем сертификации (обязательной, доб­ровольной) и документы участников этих систем.

Общероссийские документы по сертификации

Основой для разработки общероссийских документов по сертификации являются соответствующие законодательные акты и нормативные правовые акты правительства Российской Федерации. Их положения развиваются в общих правилах и рекомендациях, которые разраба­тываются специально уполномоченным федеральным органом испол­нительной власти в области сертификации.

Остановимся более подробно на основных общероссийских доку­ментах. Основополагающим документом этого уровня являются «Правила по проведению сертификации в Российской Федерации». Этот документ в равной степени распространяется на все объекты cертификации, определенные Законом РФ «О сертификации продукции и услуг».

Документ «Порядок проведения сертификации продукции в Российской Федерации» с Изменением № 1 распространяется на процедуры и схемы сертификации продукции.

Требования к участникам сертификации отражены в ГОСТ Р 51000.3-95 «Общие требования к испытательным лабораториям» и в ГОСТ Р 51000.5-96 «Общие требования к органу по сертификации продукции и услуг».

Требования к добровольным системам сертификации и их регистрации установлены в ГОСТ Р 40.101-95 «Государственная регистрация добровольных систем сертификации».

Необходимыми общероссийскими документами являются правила ведения государственного реестра, порядок признания результатов сертификации, порядок регистрации систем и знаков сертификации и т.д.

Документы систем сертификации

Основой для разработки документов систем сертификации является общероссийские документы. Направленность документов устанавливается в соответствии с целями создания системы.

Каждая система сертификации должна иметь основополагающий документ - общие положения системы, а также знак соответствия. Именно они должны проходить государственную регистрацию.

Другие документы системы целесообразно оформлять в виде правил и рекомендаций по сертификации. Для больших систем, таких как Система сертификации ГОСТ Р, разрабатываются правила сертификации однородной продукции в соответствии с едиными принципами построения, оформления, утверждения и регистрации.

Документы системы, носящие межотраслевой характер, должны пройти регистрацию в Минюсте России.

Наиболее емким примером структуры и состава комплекса документов системы является комплекс документов Системы ГОСТ Р.

Нормативной базой этой Системы является комплекс организационно-методических документов, определяющих построение, функционирование и различные аспекты деятельности Системы в целом участников.

Этот комплекс документов содержит пять классификационных групп:

1 - общесистемные положения;

2 - общие правила сертификации применительно к категориям объектов;

3 - правила сертификации однородной продукции (услуг);

4 - правила сертификации специфических по производству, обращению и применению объектов;

5 - отдельные процедуры сертификации.

Документы первой группы устанавливают положения по составу

структуре, принципам организации и функционирования Системы ГОСТ Р, также отдельные положения, в равной степени относящиеся к сертификации продукции, услуг, систем качества, производств и других объектов.

Документы второй группы устанавливают правила сертификации различных категорий объектов: продукции, услуг, систем качества, производства.

Документы третьей группы конкретизируют вышеназванные пра­вила сертификации применительно к однородным видам продукции, услуг. В этих документах должны устанавливаться:

номенклатура продукции (услуг), подлежащей сертификации в дан­ной системе;

нормативные документы, на соответствие которым проводится сер­тификация, проверяемые требования и используемые методы испыта­ний;

структура системы, функции ее участников;

схемы сертификации, применяемые в данной системе;

правила отбора образцов для испытании;

требования к проведению обследования производства для схем, предусматривающих анализ его состояния;

порядок проведения инспекционного контроля;

условия и правила признания (использования) протоколов испыта­ний и сертификатов соответствия, выданных зарубежными организа­циями;

порядок рассмотрения апелляций.

В правилах сертификации однородной продукции может быть не­сколько порядков сертификации отдельных видов продукции.

Такие правила утверждаются Госстандартом России и чаще всего регистрируются в Минюсте России.

Документы четвертой группы определяют особенности сертифи­кации объектов, объединенных общей спецификой в сфере производства, обращения, применения. К таким особенностям относятся, например, малый объем выпуска, индивидуальный характер производства, значимость условий хранения, транспортирования, импорта и т.п.

Документы пятой группы конкретизируют отдельные процедуры (операции) сертификации, такие как: инспекционный контроль, отбор и идентификация образцов, аттестация методик испытаний для целей сертификации, анализ состояния производства и др.

Документы первой группы, являющиеся основополагающими, раз­рабатываются в виде правил по сертификации, утверждаются Госстан­дартом и регистрируются в Минюсте России.

Документы второй группы разрабатываются в виде правил по сертификации или государственных стандартов и утверждаются Госстандартом. Документы третьей группы разрабатываются в виде правил по сертификации, утверждаются Госстандартом, а в случае создания системы сертификации однородной продукции каким-либо другим федеральным органом исполнительной власти утверждается этим органом.

Документы четвертой и пятой групп разрабатываются, как правило, в виде рекомендаций, утверждаемых Госстандартом России или по его разрешению разработчиком документа.

Все документы Системы ГОСТ Р имеют групповое наименование «Система сертификации ГОСТ Р». Государственные стандарты входят в группу 40. Правила и рекомендации обозначаются в соответствии с ГОСТ Р 1.10.

Все изменения в правила по сертификации после их утверждения вносятся со сроком введения в действие, достаточным для проведения необходимых мероприятий.

Изменения должны доводиться своевременно и официально с помощью публикаций или средств связи до сведения участников Cистемы, территориальных органов, институтов Госстандарта России и других заинтересованных органов и организаций.

Регламентация функционирования Системы ГОСТ Р, помимо документов системы, осуществляется также:

общероссийскими документами по сертификации;

стандартами и другими организационно-методическими документами по аккредитации в Российской Федерации;

документами по порядку ввоза на территорию Российской Федерации товаров, подлежащих обязательной сертификации;

межгосударственными соглашениями с государствами СНГ по вопросам сертификации;

международными соглашениями, к которым присоединилась Россия;

документами международных организаций по вопросам сертификации.

В качестве методической основы работ по сертификации продукции используются документы Системы ГОСТ Р, а также общетехнические стандарты:

Государственной системы стандартизации (ГСС);

Государственной системы обеспечения единства измерений (ГСИ);

Системы разработки и постановки продукции на производство (СРПП);

Единой системы конструкторской документации (ЕСКД);      

Единой системы технологической документации (ЕСТД);      

по испытаниям надежности и т.п.

Нормативную базу сертификации в Системе ГОСТ Р составляют государственные стандарты и другие нормативные документы, определяющие процедуру подтверждения выполнения этих требований. Нормативные документы, применяемые в системах сертификации однородной продукции, устанавливаются в документах этих систем, а в органах по сертификации и испытательных лабораториях (центрах) - в документах, определяющих область их аккредитации.

Документы участников систем сертификации

Все участники (центральные органы, научно-методические центры, органы по сертификации и испытательные лаборатории) систем серти­фикации должны иметь документы, устанавливающие их юридический статус, инструкции по проведению работ и систему качества выполне­ния этих работ.

Документы, отражающие юридический статус участника, как правило, называются положениями.

В положение обычно включают:

краткое описание юридического статуса организации;

информацию об области аккредитации (функционирования);

функции, права и обязанности;

организационную структуру;

взаимодействие с другими организациями;

финансовую деятельность;

сведения о персонале.

Система обеспечения качества, как правило, устанавливается в до­кументе, называемым в соответствии с Руководством ИСО/МЭК 40 и европейским стандартом EN 45011 Руководством по качеству.

Руководство по качеству испытательной лаборатории должно со­держать:

организационную схему;

функциональную схему;

требования к испытательному оборудованию и средствам измере­ний;

требования к документации (ведению архивов, протоколированию и регистрации);

методику внутреннего контроля результата.

К документам испытательной лаборатории относится также пас-порт, в котором в табличном виде приведены сведения о нормативных документах, средствах испытания, стандартных образцах, помещениях и персонале.

Требования к документам ИЛ изложены в ГОСТ Р 51000.3-95 и 51000.4-96.

Орган по сертификации должен иметь организационно-методические документы, устанавливающие правила и порядок серти­фикации однородной продукции, в том числе правила рассмотрения

апелляций и отмены (временного приостановления) действия сертификатов и лицензий на применение знака соответствия.

Кроме того, необходимо иметь Руководство по качеству, которое содержит:

заявление о политике в области качества;

положение об органе, утвержденное Госстандартом, которое включает краткое описание его юридического статуса, сведения об oрганизации деятельности с подробными данными об уставе, полномочиях и правилах процедуры;

фамилии, квалификацию, практический опыт работы и полномочия персонала органа по сертификации, как штатного, так и нештатного;

подробные сведения об обеспечении и повышении квалификации персонала, занятого в области сертификации;

организационную схему, отражающую подчиненность, ответственность и распределение обязанностей персонала;

сведения о процедуре оценки результатов первичных и последующих испытаний продукции;

сведения об используемых средствах испытаний;

сведения о порядке инспекционного контроля;

перечень субподрядчиков и подробные сведения о процедурах оценки и проверки их компетенции;

должностные инструкции персонала, содержащие его служебные обязанности и ответственность;

подробные сведения о порядке подачи и рассмотрения апелляций;

порядок внутреннего аудита деятельности органа по сертификации;

порядок ведения архивов.

Для комплектации Руководства по качеству и включения в него других необходимых сведений могут быть использованы документы испытательных лабораторий, должностные инструкции, программы обучения и т.д. или их подробные перечни и описания. Заявление о политике в области качества включается в Руководство в виде отдельного документа. Орган по сертификации должен поддерживать в рабочем состоянии систему регистрации и протоколирования. Протоколы и регистрационные записи должны показывать, каким образом была выполнена каждая процедура сертификации, включая отчеты об испытаниях и инспекционном контроле. Все протоколы и регистрационные записи должны надежно храниться в течение установленного срока при соблюдении конфиденциальности по отношению к интересам заказчика, если это не противоречит действующему законодательству.

Орган по сертификации должен располагать системой контроля за документацией, используемой в системе сертификации, и обеспечивать:

наличие на рабочих местах действующих в настоящее время документов;                                                                                              

внесение изменений или поправок в документы на основе соответствующего разрешения;

изъятие устаревшей документации как в самом органе по сертифи­кации, так и в организациях, работающих под его руководством;

заблаговременное оповещение изготовителей и других пользовате­лей системы о внесении изменений и поправок в документацию;

ведение реестра сертифицированной продукции.

Все заявители должны иметь беспрепятственный доступ к инфор­мации об услугах органа по сертификации. Процедуры, с помощью которых указанный орган осуществляет свою деятельность, не должны носить дискриминационного характера.

Орган по сертификации обязан обеспечивать конфиденциальность информации, составляющей коммерческую тайну, и осуществлять внутренние проверки (аудит) для установления своего соответствия требованиям настоящего документа. Такие проверки необходимо реги­стрировать, а их данные должны быть доступны лицам, осуществляю­щим инспекционный контроль за деятельностью органа по сертифика­ции.

Требования к документам органа по сертификации изложены в ГОСТ 51000.5-95 и 51000.6-96.