Разговор должен быть коротким, вежливым, касаться существа дела. Представляясь по телефону, четко называйте не только фамилию, но имя и отчество.

Если разговор должен быть обстоятельным, поинтересуйтесь, имеет ли собеседник время вас выслушать.

Сняв трубку по звонку, назовите организацию или свою фамилию. В случае занятости попросите перезвонить в удобное для вас или абонента время.

Никогда не ведите частных переговоров в присутствии постороннего лица. Помните, что если телефонная связь прервалась, перезванивает тот, кто звонил. Заканчивать разговор должен его инициатор.

Не следует звонить по делам в выходные дни.

Деловой протокол.

Деловой протокол – это порядок проведения деловых встреч. Он особенно важен при ведении переговоров.

Условливаться о встрече или переговорах принято не менее, чем за 2 – 3 дня, при этом заранее следует уточнить вопросы, выносимые для обсуждения, а также продолжительность встречи. В этот же момент стороны договариваются о материалах, необходимых для обсуждения, а также об итоговых документах или устных декларациях. Время начала переговоров принято неукоснительно соблюдать обеим сторонам.

Деловые встречи, в особенности переговоры, проводятся в специально отведенном и приспособленном помещении. Перед каждым участником переговоров желательно поставить карточку, на которой указанны фамилия, имя и отчество, организация, которую он представляет.

На столах участники должны найти бумагу и письменные принадлежности.

Организацию деловых встреч целиком берет на себя сторона-инициатор либо по договоренности одна из сторон, становящаяся принимающей стороной. Зачастую переговоры проводятся в форме таких протокольных мероприятий, как коктейль, ланч, ужин и иного рода приема.

Если вы получили письменное приглашение на прием, на него необходимо ответить. Положительный ответ означает, что посещение приема является обязательным. Приходить следует точно в указанное в приглашении время.

Деловые подарки.

Деловые подарки, дарить сувениры, преподносить вещи с фирменными знаками принято в деловом мире. Но здесь нужна мера и такт. Нельзя дарить слишком дорогие вещи – это может поставить коллегу в неловкое положение. Зато очень хорошо подарить то, что отвечает желанию и стилю партнера, несет отпечаток вашего личного к нему отношения.

Дарить надо тактично, сопровождая дарение приятными словами, краткими пожеланиями, шуткой.

Принимать подарок тоже надо тактично: поблагодарить, распаковать, если ситуация позволяет, оценив внимание и вкус дарителя, выразить удовлетворение.

Отказаться от подарка можно лишь в том случае, когда принять его неприлично, или подарок настолько ценен, что вынуждает вас чувствовать себя должником. При отказе подчеркните признательность за внимание и мотивируйте свой отказ. Отказывайтесь вежливо и непоколебимо.

Культура речи.

Помните, что грамотность, логичность, эмоциональная окраска речи является обязательным условием любого делового контакта. Следите за правильным употреблением слов, их произношением, ударениями. Если вы не уверены в правильности произношения или употребления какого-либо слова, обратитесь к словарям.

Не употребляйте без необходимости иностранные слова (вместо разнообразие – диверсификация).

Не забывайте, что безличные конструкции часто прикрывают нежелание брать на себя ответственность, самостоятельно думать (думается, что… - я думаю… и т.д.).

Избавляйтесь от слов паразитов: так сказать, понимаете, значит и т.п. – они раздражают слушателей.

Избегайте заносчивого, самонадеянного, категоричного тона в разговоре, выступлении – в нем сквозит переоценка собственной персоны и пренебрежение к окружающим.