Текстовое данное представляет собой произвольную последовательность, состоящую из букв, цифр и специальных знаков. Отсюда следует, что любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, дата, время, логическое значение, формула или значение ошибки интерпретируется как текст.

Теоретически существует ограничение на длину текста, он не может превышать 32000 символов. Однако на печать можно вывести не более 1024 символов из каждой ячейки.

В некоторых случаях требуется ввести числовое данное как текст: для реализации такой возможности перед вводом числового данного требуется ввести апостроф « ' ». Другой способ предусматривает использование соответствующего форматирования для ячейки, в которую вводится такой текст.

Для упрощения процедуры ввода текстовых данных Excel предусматривает следующие инструменты: автозавершение, выбор из списка.

Автозавершение означает, что при вводе Excel анализирует все имеющееся значения (введенные ранее) в столбце, в котором расположена рассматриваемая ячейка, чтобы обнаружить какой–либо текст, имеющий такие же начальные символы, что и вводимые. Если таковые находятся, то Excel дополнит (автозавершит) введенные символы до этого значения. Пользователь может принять такое автозавершение, нажав клавишу ввода (Enter) или его отвергнуть, продолжив ввод.

Включение и отключение такого инструмента осуществляется следующей последовательностью действий: меню Сервис Þ команда Параметры Þ вкладка Правка Þ флажок Автозаполнение значений ячеек.

Выбор из списка означает возможность выбора всех текстовых значений, которые уже были введены в столбец, в котором расположена рассматриваемая ячейка. Для запуска этого инструмента требуется перед началом ввода текста щелкнуть в ячейке правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Выбрать из списка.

Форматы данных

Данные в Excel выводятся на экран в соответствии с некоторыми указаниями, которые могут содержаться в самом вводимом значении либо отдельно в виде так называемых форматах. Первый случай ввода данных одновременно с инструкциями о том, как следует отображать (форматировать) эти данные в ячейке рассмотрен выше. Например, при вводе некоторого числа в десятичной форме, формально представляющего набор цифр десятичного алфавита, некоторую часть таких указаний дают специальные символы (символ), используемые в качестве разделителей цифр. Если таким символом является "," (запятая), то Excel интерпретирует это данное как десятичную дробь, в противном случае эта последовательность будет рассматриваться как текст.

Другая часть указаний заложена внутри Excel. Например, если ввести число в виде ",1", то Excel проинтерпретирует его как число в виде десятичной дроби и отобразит в виде "0,1", если ввести это же данное в виде "1," , Excel отобразит его в виде целого числа "1". Однако если данное будет содержать две запятые, то это уже текстовое данное. Другой пример, если данное имеет, например, вид 0 1/2, то это число — 1/2 в виде обыкновенной дроби (в качестве разделителей используется пробел и наклонная черта, стоящие на определенных местах), если же последнее число ввести в виде 01/2, то это дата — 01/02/2000 (в ячейке оно отобразится в виде 01.фев).

Использование форматов дает дополнительные возможности по определению указаний, в соответствии с которыми будут отображаться данные в ячейке. Например, данные типа "Дата" и "Время" можно ввести как обычные числа, целые или дробные, а затем отформатировать их так, чтобы они выглядели как значения даты или/и времени. С другой стороны, можно ввести Дату и Время обычным образом, а затем отформатировать, как число — в ячейке отобразится число, используемое для представления Даты и Времени на внутреннем уровне.

Для представления числовых данных используются следующие встроенные форматы — Числовой, Экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный, Дата, Время.

Для представления текстовых данных служит формат Текстовый.

Формат Общий используется для представления как тестовых, так и числовых данных — он включен по умолчанию. Этот формат по умолчанию допускает вывод на экран до 11 цифр числа.

Во время ввода данных в ячейку, которой назначен формат Общий, Excel проверяет соответствие этих данных какому–либо из других встроенных числовых форматов, если такой обнаружиться, то он присваивается данным. Например, при вводе числа с последующим знаком рубля или процента Excel заменяет формат Общий на соответствующий формат— Денежный или Процентный.

Доступ к форматам осуществляется с помощью последовательности действий: меню Формат Þ команда Ячейки Þ диалоговое окно Формат ячеек вкладка Число. В категории Числовые форматы содержится список всех форматов, категория Тип позволяет, кроме того, придать некоторую специфику выбранного формата, например, задать отображение отрицательных чисел красным цветом, задать определенный вид, в котором будет отображаться дата, время и т.п.

Кроме того, Excel предоставляет возможность создание пользовательского формата. Для его создания необходимо выбрать в категории Числовые форматы раздел (все форматы), а затем в категории Тип сформировать из символов форматного кода требуемый пользовательский формат.

Применение форматов.

Для применения формата можно использовать следующие инструменты:

1. Команду Ячейки — меню Формат Þ команда Ячейки.

2. Контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши.

3. Средство Автоформаты.

4. Стили форматирования.

5. Панель форматирования.

Измерение ширины столбцов и высоты. Для изменения ширины столбца перемещайте мышью правую рамку заголовка столбца или дважды щелкните левой кнопкой по ней (двойным щелчком устанавливается ширина столбца, соответствующую самой длинной записи). Кроме того, можно воспользоваться командой

Столбец (меню Формат Þ команда Столбец Þ (Ширина, Автободбор ширины, Стандартная ширина) или командой Ширина столбца контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши, предварительно установив указатель мыши в строке заголовка соответствующего столбца.

Для изменения высота строки необходимо перетащить нижнюю рамку заголовка строки или воспользоваться командами: Строка
(меню Формат Þ команда Строка Þ (Высота, Автоподбор высоты)); Высота строки контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши, при этом предварительно установив указатель мыши в строке заголовка соответствующей строки.

Выравнивание данных. Все ячейки первоначально имеют формат Общий, в котором числа автоматически выравниваются вправо, текст — влево, а логические и ошибочные значения — по центру.

Кроме этого можно также осуществить:

1. Перенос текста, по словам: меню Формат Þ команда Ячейки Þ Панель Выравнивание Þ раздел Отображение Þ флажок переносить по словам;

2. Выравнивание по горизонтали: меню Формат Þ команда Ячейки Þ панель Выравнивание Þ раздел по горизонтали Þ (по значению, по левому краю, по центру, по ширине и т.д.);

3. Выравнивание по вертикали: меню Формат Þ команда Ячейки Þ панель Выравнивание Þ раздел по вертикали Þ (по нижнему краю, по верхнему краю, по центру, по высоте);

4. Выбор ориентации текста: повернуть содержимое ячейки на заданное количество градусов;

5. Объединение ячеек.

Форматирование содержимого ячеек. Можно форматировать отдельные символы в ячейке, для чего необходимо предварительно перейти в рассмотренный выше режим редактирования содержимого ячейки и выделить нужные слова или группы слов. Затем можно обычным образом форматировать выделенные символы с помощью кнопок панели инструментов Форматирование или воспользоваться командой Ячейки (меню Формат Þ команда Ячейки Þ панель Шрифт).

Кроме того, имеется возможность копирования формата отдельной ячейки при помощи кнопки Формат по образцу, расположенной на панели инструментов Стандартная, или с помощью команды Специальная вставка меню Правка. При этом формат первого символа копируемой ячейки переносится в назначенные ячейки.

Применение рамок, узоров и цвета. К отдельным ячейкам и интервалам ячеек можно также применять команды панели инструментов Форматирование:

границы — для обрамления ячейки (ячеек);

цвет шрифта — для назначения соответствующего цвета символам внутри ячейки;

команды панели инструментов Рисование:

цвет линии — для определения цвета линии обрамления;

цвет заливки — для назначения цвета фону ячейки (ячеек).

Для этих же целей можно использовать соответствующие команды контекстного меню или команду Ячейки меню Формат.

2.7. Формирование последовательностей (рядов) данных

Формирование последовательностей можно осуществить двумя способами: на основе одного значения и на основе двух значений.