Все числовые данные подразделяются на типы: рациональные числа, проценты, деньги, дата и время.

Рациональные числа могут вводиться в десятичной форме или в виде обыкновенных дробей.

Десятичная форма в свою очередь предусматривает фиксированный десятичный формат и экспоненциальный (научный) формат чисел.

Фиксированный десятичный формат использует следующий алфавит символов:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + -  ( ) ,

При этом стоящий перед числом знак плюс "+" игнорируются, запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов, отрицательные числа необходимо вводить со знаком минус "-" или заключать их в круглые скобки "( )".

Например, 12353 — целое число;

234,45 — десятичный формат рационального числа;

-324,78 или (324,78) — отрицательное число.

Экспоненциальный формат рациональных чисел дополняет выше рассмотренный алфавит символами: E e.

Например, следующие числа заданы в экспоненциальной форме, 1,23е+2; (1,32Е-3); 3,654Е-5.

Формат обыкновенных дробей использует следующий алфавит символов:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) / "пробел"

Например, следующие числа заданы в виде обыкновенных дробей, 2 3/4; -5 6/7; (6 7/8).

Следует заметить, что перед рациональной дробью, не имеющей целой части, необходимо вводить 0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, дробь 1/2 следует вводить в виде 0 1/2.

При вводе чисел полезно так же следующее мнемоническое правило: если введенные данные не образуют числа, они выравниваются по левому краю ячейки, а если образуют — по правому краю ячейки.

Числовые данные типа "проценты" вводятся аналогично рациональным числам в десятичной форме с тем отличием, что оканчиваться они должны символом "%" (процент).

Числовые данные типа "деньги", вводятся аналогично рациональным числам в десятичной форме с тем отличием, что оканчиваться они должны символом "р." (рубли).

Числовые данные типа "Дата" могут вводиться с использованием десятичных цифр, разделяемых на компоненты символами: "." (точка); "/" (наклонная черта); "-" (минус).

Например, дату 7 апреля 2000 года можно ввести одним из следующих способов, представленных в таблице 2.1. При этом дата будет отображаться в ячейке и в строке формул различным образом.

Таблица 2.1.

На внутреннем уровне (в памяти ПК) данные типа Дата представляются целыми десятичными числами. При этом Excel поддерживает две системы дат: 1900 года и 1904 года. Это означает, что число 1 используется для представления даты 1 января 1900 года в первой системе, соответственно 1 января 1904 года — во второй, число 2 для представления даты 2 января 1900 года в первой системе, соответственно 2 января 1904 года — во второй и т.д. Кроме того, прибавление единицы к числу, используемому для представления некоторой даты, всегда означает прибавление одного дня к этой дате.

Числовые данные типа "Время" могут вводиться с использованием десятичных цифр, разделяемых на компоненты символом ":" (двоеточие). При этом время можно представлять в двенадцатичасовом формате — окончание оформляется символами АМ (время до полудня) и РМ (время после полудня) или в двадцатичетырехчасовом формате — окончание не оформляется.

Например, 6:30 АМ — половина седьмого (утро); 6:00:00 РМ — шесть часов вечера; 17:45 — семнадцать сорок пять или пять часов сорок пять минут вечера.

На внутреннем уровне (в памяти ПК) данные типа "Время" представляются в виде десятичных дробей. При этом имеется в виду следующее. Число 0,00 соответствует времени 00:00:00, одному часу соответствует 1/24 единицы (десятичная дробь 0,041666667), одна минута соответствует 1/(24*60) единицы (десятичная дробь 0,000694444444444444), одна секунда соответствует 1/(24*60*60) единицы (десятичная дробь 1,15741Е-05). Такое представление выглядит вполне логично, поскольку один день состоит из 24 часов, а ему соответствует число 1, следовательно, одному часу должно соответствовать число 1/24. Аналогичные соображения можно также отнести к минутам и секундам, имея в виду, что час состоит из 60 минут, которая в свою очередь состоит из 60 секунд.

Кроме того, данные типа "Дата" и "Время" можно вводить в одну ячейку, разделяя их пробелом. Например, 22/06/99 16:40; 23.06.2000 6:40 АМ

Для внутреннего представления комбинированных значений Даты и Времени используются смешанные десятичные дроби. Например, 4,5 соответствует 12:00:00 часам 4 января 1900 года.

Логические данные. Существуют всего лишь два логических значения: ИСТИНА и ЛОЖЬ. Эти значения вводятся обычным образом, как текстовые значения — истина и ложь. Однако для их ввода рекомендуется использовать строчные буквы, поскольку в этом случае имеется возможность визуально определить правильно ли введено логического значение: если Excel изменить строчные буквы на прописные и осуществит выравнивание по центру — значит действительно введено логическое значение, в противном случае — введено текстовое значение.

Логические значения могут участвовать в математических операциях сложения, вычитания и т.д. В этом случае Excel рассматривает логические значения как числовые значения, а именно: ИСТИНА — 1; ЛОЖЬ — 0.

Следует заметить, что символы, используемые в качестве перечисленных выше разделителей, напрямую зависят от установленных параметров в компоненте Язык и стандарты Панели управления операционной среды Windows.