Цель работы: научиться создавать базу данных, состоящую из одной таблицы.

Основные теоретические сведения

Существует два способа создания таблиц (рис.2). Вкладка Создание – группа Таблицы – кнопка Таблица или Конструктор таблиц

Рис.2 Вид вкладки Создание.

1. Создание в режиме Таблица.

Табличный способ - это очень быстрый способ создания таблиц, однако, здесь нет таких широких возможностей, как у других инструментов формирования таблиц. Этот метод лучше использовать для создания небольших таблиц, структура которых будет настраиваться позже. В таком режиме нельзя определить связи, невозможно настроить многие другие свойства полей.

2. Создание в режиме Конструктор.

Конструктор представляет собой наиболее подходящий инструмент для формирования структуры таблицы. В этом режиме можно добавлять, удалять, переставлять поля, можно получить полную информацию о свойствах таблицы и всех ее полей.

Создание таблицы производится в два этапа:

1 этап - определение структуры таблицы;

2 этап - ввод данных.

При создании новой базы данных MS Access 2010 автоматически входит в режим создания таблицы. Ей присваивается имя Таблица 1.

При необходимости добавить новую таблицу в базу данных: вкладка Создание – группа Таблицы – кнопка Таблицы.

Определение структуры таблицы

Структура таблицы может быть создана с использованием режима Таблицы либо в режиме Конструктора.

 Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора (рис. 3).

При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных (окно Свойство поля). 

Рис.3. Таблица в режиме Конструктора

В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния. 

Типы полей

При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов данных (рис.4). Один из таких типов данных должен быть присвоен каждому полю. Далее представлены типы данных Access и их описание:

§ Текстовый – текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 символов).

§ Поле МЕМО-  для хранения комментариев (до 65535 символов).

§ Числовой - числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов.

§ Дата/время   - для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно.

§ Дене жный   - денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.

§ Счетчик - специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя.

§ Ло гический - может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Истина/Ложь, Да/Нет).

§ Поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access.

Рис.4. Типы полей.

§ Гиперссылка - специальное поле для хранения URL-aдpecoв и WЕВ-объектов Internet.

§ Вложение - можно вкладывать изображения, файлы электронных таблиц, документы, диаграммы и другие файлы поддерживаемых типов точно так же, как в сообщения электронной почты. Можно также просматривать и редактировать вложенные файлы в зависимости от параметров, заданных разработчиком базы данных для поля с типом данных «Вложение». Эти поля дают большую свободу действий, чем поля с типом данных «Поле объекта OLE», и более рационально используют место для хранения, поскольку не создают растровые изображения исходного файла.

§ Вычисляемый - вычисляемое поле

§ М астер подстановок – создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля.

Свойства полей БД

Поля БД определяют структуру базы и групповые свойства данных, записываемых в ячейках, принадлежащие каждому из полей.

Основные свойства полей:

§ Имя поля - определяет, как следует обращаться с данными этого поля при автоматических операциях с базой.

§ Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

§ Размер поля - определяет предельную длину поля (только для числовых и текстовых типов данных).

§ Формат поля - определяет вид информации на экране и на печати.

§ Маска ввода - устанавливает формат, используемый при вводе данных.

§ Подпись - определяет заголовок столбца для данного поля; если надпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля.

§ Число десятичных знаков - устанавливает число десятичных знаков для чисел и денежных полей.

Рис.5. Свойство полей.

§ Значение по умолчанию - данные, автоматически добавляемые в новую запись, но доступные для изменения в режиме таблицы или формы.

§ Условие на значение - логическое выражение, определяющее реакцию Access на ввод данных; если это свойство установлено, пропуск поля запрещен.

§ Сообщение об ошибке: сообщение, выводимое на экран в случае, если информация не удовлетворяет условию, заданному в предыдущем свойстве.

§ Обязательное поле - определяет необходимость ввода данных в поле.

§ Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных.

§ Индексированное поле - определяет, нужно ли создать индекс для ускоренного поиска.